PROCEDIMIENTO REVISIONES DE GERENCIA OBJETIVO: El

PR O C E DIM IE NT O R E VI S IO N E S D E G ER E N CI A
OBJETIVO: El objeto de este procedimiento es señalar la manera en que ADSMUNDO planifica y desarrolla el
proceso de revisión de Gerencia del Sistema de Gestión de Calidad, para asegurar su adecuada efectividad y
la utilización como herramienta para el mejoramiento continuo de la empresa.
I.- DEFINICIONES O ABREVIATURAS
•
SGC: Sistema de Gestión de Calidad.
II.- DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
El desarrollo de este procedimiento se encuentra basado sobre los siguientes requisitos:
a.)
Elaboración del informe de entrada para la revisión de gerencia
Desarrollo de la revisión de gerencia
Desarrollo de acta de los resultados de la revisión de gerencia y su comunicación
Preparación de la información para la revisión de gerencia
El Gerente General o quien lo subrrogue debe agendar al menos una vez al año una revisión de gerencia
citando a la Alta Gerencia con a lo menos 1 semana de anticipación.
A esta reunión, el Gerente General o quien lo subrrogue debe invitar a la alta gerencia del SGC. A su vez, el
Gerente puede invitar a colaboradores que estén relacionados con alguna actividad que se desea analizar. La
citación se realiza a través del envío de un correo electrónico informando el día y el horario de dicha actividad.
Una vez citado al personal, el Gerente General o quien lo subrrogue solicita al Gerencia de cada área la
preparación y entrega de los documentos necesarios para efectuar dicha actividad, a través de la entrega del
informe previo de revisión de gerencia (ver anexo 1), el cual debe contener como mínimo la siguiente
información:
- Cumplimiento de las tareas de la última revisión de gerencia
- Resultado de las auditorías anteriores
- Retroalimentación del cliente externo
- Desempeño de los procesos y conformidad del producto
- Estado de las acciones correctivas y preventivas
- Cambios que podrían afectar al sistema de gestión de la calidad
- Recomendaciones para la mejora, la cual debe incluir la revisión de la política de la calidad y del grado de
cumplimiento de los objetivos de la calidad entre otras.
Cada Gerente o responsable de proceso debe preparar un informe sobre el desempeño de su proceso y las no
conformidades y acciones de mejora, entregando dicha información al Coordinador de Calidad, quien debe
recopilar todos estos antecedentes y preparar el informe previo al Gerente para su revisión, entregando
además una copia a cada participante para su posterior análisis. Esta información debe ser entregada a lo
menos dos días antes de la fecha citada para reunión.
Fecha de vigencia: 04 de Marzo de 2011
Número de versión: 01
Fecha de revisión: 28 de Febrero de 2011
Revisado por: Coordinadora de Calidad de Adsmundo Turismo Receptivo
Aprobado por: Representante de gerencia de Adsmundo Turismo Receptivo
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b.)
Ejecución de la revisión de gerencia
Las personas invitadas expondrán sus respectivos informes e indicadores en el orden que el Gerente decida,
analizando los resultados tanto positivos como negativos. Se hace hincapié que el análisis de los datos no sólo
debe ser cuantitativo si no preferentemente cualitativo para obtener acciones de mejoramiento. A medida que
se avanza en esta reunión, el Coordinador de Calidad debe ir registrando todos los análisis y acuerdos
tomados en el acta de revisión de gerencia (ver anexo 2).
La extensión y frecuencia de las no conformidades, quejas y reclamos deberían ser comparadas con períodos
anteriores y así tomar decisiones para la mejora continua del sistema. La alta gerencia debe también revisar y
analizar la política de la calidad determinando si es necesario re-formularla. Si así lo determinase podrá
establecer entonces nuevos objetivos de la calidad.
c.) Resultados y difusión de los resultados de la revisión de gerencia
Una vez finalizada la revisión de gerencia, el Coordinador de Calidad debe preparar el acta final de la revisión
de gerencia, el cual debe contener el análisis realizado a cada punto del informe previo y un cuadro final con
los acuerdos tomados, responsables y fechas previstas de cumplimiento, así como una conclusión general de
la reunión. Una vez finalizado este registro, el Coordinador de Calidad debe enviarlo al Subgerente de
Operaciones para que éste lo revise y se lo remita a Gerencia General para su aprobación final. Hecho esto, el
Coordinador de Calidad podrá hacer la distribución del informe a los participantes.
El Coordinador de Calidad podrá también realizar un comunicado para la organización, que comprenda un
resumen de la actividad generada para mantener involucrado y consciente al personal sobre el compromiso de
la alta dirección.
IV.- REGISTROS Y DOCUMENTOS RELACIONADOS
•
•
Informe Previo de la revisión de gerencia
Acta de la revisión de gerencia
V.- ALCANCE DE APLICACIÓN
Este procedimiento aplica a la alta gerencia de la organización, y la responsabilidad sobre su ejecución
corresponde al representante de gerencia.
VI.- CUADRO CONTROL DE MODIFICACIONES
Fecha
20 Abr/ 2010
00
N° de Versión
28 Feb/ 2011
01
Motivo de la modificación
Documento original
Responsable
Gerencia
ambas
divisiones
Se cambió concepto de División
Turismo Receptivo, a ADSMUNDO
Turismo Receptivo.
Coordinadora
Calidad
Fecha de vigencia: 04 de Marzo de 2011
Número de versión: 01
Fecha de revisión: 28 de Febrero de 2011
Revisado por: Coordinadora de Calidad de Adsmundo Turismo Receptivo
Aprobado por: Representante de gerencia de Adsmundo Turismo Receptivo
de
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INFORME PREVIO DE REVISION DE GERENCIA
(Anexo 1)
Fecha de realización _______________
1.
1.1
DATOS DE ENTRADA REQUERIDOS POR LA NORMA
Cumplimiento de las tareas definidas en la última Revisión por la Gerencia
Tarea
Fecha
de cumplimiento
Cumplido
(Si / No)
Observaciones:
1.2
Resultado de las Auditorías
a) Auditorías internas
NC detectadas
NC cerradas
A la fecha del presente informe
b) Auditorías externas
A la fecha del presente informe
NC detectadas
NC cerradas
1.3
Retroalimentación de clientes
En este punto, se informará sobre el resultado de la evaluación de la satisfacción de los clientes efectuada
desde la última revisión por la gerencia, adjuntando un informe específico si procede.
1.4 Resultado de los procesos y conformidad del producto
En este punto, se entregará una evaluación del comportamiento de los procesos (indicadores de gestión) e
informarán sobre las posibilidades de introducirles mejoras y su apreciación sobre la conformidad del servicio
suministrado al cliente.
1.5
Estado de acciones correctivas y preventivas
Fecha de vigencia: 04 de Marzo de 2011
Número de versión: 01
Fecha de revisión: 28 de Febrero de 2011
Revisado por: Coordinadora de Calidad de Adsmundo Turismo Receptivo
Aprobado por: Representante de gerencia de Adsmundo Turismo Receptivo
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En este punto, se informará en el cuadro que se adjunta, sobre el estado de las acciones correctivas y
preventivas del período. Dando las razones por las cuales existen no conformidades que aún continúan
abiertas
Fuentes de no
conformidad
Acciones correctivas
Total
Cerradas
Acciones preventivas
Abiertas
Total
Cerradas
Abiertas
Auditorías Internas
Auditorías Externas
Reclamos del cliente
externo
Autodetectadas
1.6
Cambios que puedan afectar al SGC.
En este punto, se deben indicar todos aquellos cambios que se estime necesario efectuar en relación con el
SGC de la organización.
Cambios internos
SI/NO
Cambios Externos
Cambios en la estructura organizacional.
Cambios en la segmentación de
clientes
Cambios en los productos
Cambios en el mercado
(competencia)
Cambios en la infraestructura
Cambio en las tecnologías
Cambios en los procedimientos
Cambios en el marco legal y
regulatorio.
Cambios en el diagrama de procesos
Otros
SI/NO
Otros
1.7
Recomendaciones de mejoramiento.
En este punto, se deben indicar todas aquellas recomendaciones de mejora, entre las cuales se deberá
analizar los siguientes puntos:
- Cambios en la política de la calidad.
- Propuesta de nuevos objetivos de la calidad
- Necesidad de capacitaciones.
- Provisión de nuevos recursos, etc...
Nombre y Firma
del Gerente General o quien lo subrrogue
Fecha de vigencia: 04 de Marzo de 2011
Número de versión: 01
Fecha de revisión: 28 de Febrero de 2011
Revisado por: Coordinadora de Calidad de Adsmundo Turismo Receptivo
Aprobado por: Representante de gerencia de Adsmundo Turismo Receptivo
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ACTA DE LA REVISIÓN DE GERENCIA
(Anexo 2)
Acta Nº ________________Fecha de realización _______________
PARTICIPANTES:
Nombre
1.
1.1
Cargo
DESARROLLO DE LA AGENDA:
Cumplimiento de las tareas de revisiones anteriores
1.2
Resultados de las auditorias
1.3
Retroalimentación del cliente
1.4
Resultado de los procesos y conformidad del producto o servicio
1.5
Estado de las acciones correctivas y preventivas
1.6
Cambios que puedan afectar al SGC
Fecha de vigencia: 04 de Marzo de 2011
Número de versión: 01
Fecha de revisión: 28 de Febrero de 2011
Revisado por: Coordinadora de Calidad de Adsmundo Turismo Receptivo
Aprobado por: Representante de gerencia de Adsmundo Turismo Receptivo
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1.7
Recomendaciones de mejora
1.7.1
Progreso en el cumplimiento de los objetivos de la calidad.
1.7.2
Cambios en la política de la calidad
1.7.3
Necesidad de nuevos objetivos de la calidad
1.7.4
Capacitación y/o entrenamientos
1.7.5
Asignación de recursos
Otros
2. RESULTADO DE LA REVISIÓN – DATOS DE SALIDA
TAREA
RESPONSABLE
PLAZO
TIPO DE MEJORA
(A, B, C)
Tipos de mejoras
A.- Mejoras de la efectividad del SGC y sus procesos
B.- Mejoras del producto o servicio en relación con los requisitos del cliente
C.- Necesidades de recursos
3. CONCLUSIONES GENERALES
Nombre y Firma
del Gerente General o quien lo subrrogue
Fecha de vigencia: 04 de Marzo de 2011
Número de versión: 01
Fecha de revisión: 28 de Febrero de 2011
Revisado por: Coordinadora de Calidad de Adsmundo Turismo Receptivo
Aprobado por: Representante de gerencia de Adsmundo Turismo Receptivo
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