1 XI.02 Estandarización de la operación / Lectura básica

XI.02 Estandarización de la operación /
Lectura básica
La manera correcta de hacer
funcionar una empresa.
La estandarización, es un proceso dinámico
por el cual se documentan los trabajos
a realizar, la secuencia, los materiales y
herramientas de seguridad a usar en los
mismos, facilitando la mejora continua
para lograr altos niveles de competitividad.
Autor: Marco Antonio Jaime Mercado
P
ara que un estándar pueda ser aplicado debe llevar una serie de pasos muy específicos y
claros, cuyo conjunto denominamos procedimiento. El procedimiento está definido por tareas
específicas que buscan cumplir un cierto objetivo y que seguido paso a paso repercutirá en el
resultado deseado independientemente de quién lo realice.
Cuando logre estandarizar mediante procedimientos las actividades de su empresa conseguirá
disminuir tiempos y tener una imagen sólida de empresa eficiente; lograr esto requiere de un poco
de tiempo y paciencia.
El primer paso es analizar y diagnosticar cuáles son los procedimientos que se necesitan para la
operación, qué funciona y qué no funciona actualmente, qué procedimientos existen y cuáles no
existen tanto en forma operativa como en forma escrita y cuáles son las prioridades.
El siguiente paso es elegir y definir los temas que serán convertidos en procedimientos con su
estándar específico. Un ejemplo de esto sería: contestar el teléfono. Al mismo tiempo se debe
diseñar el procedimiento del tema con su estándar mínimo y sus políticas.
Para que todo el personal comprenda el concepto y las ventajas de estandarizar las operaciones
se les debe de dar una capacitación, seguida del entrenamiento de los temas específicos mediante
una enseñanza teórico-práctica donde los participantes deben realizar el procedimiento para
entenderlo perfectamente.
Una vez implementado el tema estandarizado, se debe buscar supervisar el proceso constantemente
para revisar si la aplicación de los estándares es la correcta.
El último paso es evaluar de forma periódica para asegurar la calidad del servicio y detectar
posibles malos entendidos o actitudes que vayan en contra del procedimiento o encontrar errores
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XI.02 Estandarización de la operación /
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de planeación, para poder tomar acción y corregir. Se recomienda realizar evaluaciones del tema
con su estándar y procedimiento, además de evaluar al personal aplicándolo en la realidad cada
mes durante tres meses consecutivos.
Completar este proceso de estandarización puede llevar varios meses, pero el reto es poder aplicar
un tema por semana para poder darle un seguimiento adecuado a su implementación y permitir
que sea comprendido por el personal de manera correcta.
La estandarización de procesos permitirá:
Eliminar la variabilidad de los procesos.
Asegurar resultados esperados.
Optimizar el uso de materiales y herramientas.
Mejorar la calidad y seguridad dentro de la organización.
Acondicionar el trabajo y los sistemas de manera que la mejora continua pueda ser
introducida.
Beneficios.
Seguridad.
Calidad (El trabajo estandarizado tiene un enfoque especial en satisfacer las expectativas
del cliente, y por ende resalta aquellas actividades críticas que están destinadas a cumplir con
los estándares de calidad).
Disminuir costos (Se eliminan los costos por daños, por perdidas de material, y se elimina
en un alto grado el re-trabajo que es tremendamente costo).
Tener capacidad de Respuesta (Disminuye el tiempo de ciclo de cada operación, balancea la
carga operativa, de tal forma que se puede aumentar la velocidad de línea y ganar productividad
al liberar horas/hombre).
Desarrollo Organizacional (Las actividades de trabajo estandarizado son desarrolladas por
la misma gente que realiza el trabajo, lo que inculca mayor organización en el trabajo y
conocimientos de estandarización y mejora continua).
Un ejemplo de estandarización son las empresas
que se encuentran en el sistema de franquicias,
tienen grandes volúmenes de procedimientos y
estándares que permiten a sus clientes tener el
mismo producto o servicio en diferentes países.
Pero la estandarización no es sólo para empresas
internacionales o para franquicias, piense en
ella como un proceso de mejora continua en
el que sus clientes percibirán un alto grado
de profesionalismo y usted tendrá un mejor
control de las acciones, además de poder dar
congruencia a una imagen profesional con un
servicio o producto del mismo nivel.
No debe tratar de convertir a su personal en
robots al momento de definir los estándares,
permítales
realizar
los
procedimientos
establecidos con sus características propias,
sobre todo si son vendedores, pero sí establezca
los pasos a seguir.
Aplicar un estándar puede llevar tiempo y
requiere de un esfuerzo constante hasta que
se queda establecido. No deje un estándar por
siempre, revíselo y modifíquelo o modifique el
procedimiento de ser necesario para que vaya
a la par con el crecimiento de su empresa y
el entorno.
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