tabla de retención documental

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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Dirección General
Tradición
Retención
Documental
(años)
CÓDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Físico
Original
Copia
Disposición
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
Soporte
Electró
nico
Archivo
Gestión
Central
X
5
0
SF
SE
Tecnologia de
Conservación
M
S
X
X
Digitalizar la totalidad de la serie y seleccionar una
Alianza por cada modalidad y por año. Ley 80/93,
Normas Civiles y Comerciales. Ley 23/92, Ley
44/93
X
Cumplido el tiempo de retención se hace una
selección cualitativa, de aquellos contratos cuya
cuantía y objeto incidieron en el cumplimiento de
la misión de la entidad y generan valor
secundario como fuente histórica de consulta.
1-6061
X
005
ALIANZAS
Alianza de Desarrollo de Proyectos
Tecnológicos (Tecno-Parque)
Carta de Presentación
Portafolio de Servicios
Acuerdo de Intención o Alianza
Planes Operativos o de Trabajo
Informes de Seguimiento
Informe Final de Ejecución de Alianza
CONTRATOS
040
01
Contratos de Adquisición de Bienes y
Servicios
(Compraventa,
Suministro,
Mantenimiento,
Obra:
Licitación,
Convocatoria Pública e Invitación Pública)
Etapa Preparatoria Diagnóstico de Necesidades
Solicitud C.D.P.
Disponibilidad Presupuestal
Certificado de Exclusividad
Etapa Precontractual Estudio de Conveniencia y Oportunidad
Autorización Contratación
Anexos de Contratación
Precotización
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
0
20
E
D
X
X
X
X
X
X
X
X
CONVENCIONES
TRADICIÓN DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
SÍMBOLOS
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA
CT= CONSERVACIÓN TOTAL
SF= Soporte Físico
SE= Soporte Electrónico
S=SELECCIÓN
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS
Tecnología de Conservación
D= Digitalización
M= MICROFILMACIÓN
E= ELIMINACIÓN
SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA
Subserie = Mayúscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
DIRECCION DE FORMACION PROFESIONAL
1
Grupo Innovación Tecnológica Para la Formación Profesional Integral
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos
Vo. Bo. Hellman Yesid Rusinque, Coordinador Grupo Innovación de la Formación Profesional
Versión 2012
-
Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Dirección General
Tradición
Retención
Documental
(años)
CÓDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Físico
Original
Aprobación de Coinfo
CONVENIOS
041
06
151
01
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
Central
SF
SE
Tecnologia de
Conservación
M
D
S
E
X
Convenios de Transferencia Tecnológica
-
Copia
Archivo
Gestión
Soporte
Electró
nico
Disposición
X
X
0
20
5
0
X
Una vez terminado el tiempo de retención se
hace una selección por muestreo cualitativo y
representativo con la misión de la entidad y se
digitaliza.
X
Etapa Preparatoria -
Documentos de intención
Anteproyecto de Cooperación
Solicitud de Aprobación por Coinfo
Acta comisión de Proyectos
Acta Consejo Directivo Nacional
Etapa Precontractual Solicitud C.D.P
Disponibilidad Presupuestal
Planes Operativos
Remisión Grupo de Convenios
OLIMPIADAS
X
X
X
X
X
Olimpiadas de Conocimiento
X
X
X
X
X
X
Cumplido el tiempo de retención se elimina
porque solamente soporta la gestión.
X
Divulgación de Lineamientos a Centros de
Formación
Informe de Resultados de Selección en
Centros y Regionales
Aplicación de Prueba Nacional o
Internacional a Participantes
Acta Publicación de Participantes
Seleccionados
Informe de Experiencias de Participantes
X
X
X
X
CONVENCIONES
TRADICIÓN DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
SÍMBOLOS
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA
CT= CONSERVACIÓN TOTAL
SF= Soporte Físico
SE= Soporte Electrónico
S=SELECCIÓN
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS
Tecnología de Conservación
D= Digitalización
M= MICROFILMACIÓN
E= ELIMINACIÓN
SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA
Subserie = Mayúscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
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Vo. Bo. Hellman Yesid Rusinque, Coordinador Grupo Innovación de la Formación Profesional
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Dirección General
Tradición
Retención
Documental
(años)
CÓDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Físico
Original
Copia
03
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
Central
SF
SE
Tecnologia de
Conservación
M
D
S
E
X
Informe Final de Participación
PROYECTOS
171
Archivo
Gestión
Soporte
Electró
nico
Disposición
Proyectos para la Gestión de las
Dependencias
X
Proyectos Tecno Parque
Propuesta de Proyectos por Nodos TecnoParque
Actas Comité de Evaluación
Ficha Comisión Nacional de Proyectos
Ficha Consejo Directivo
Acta Aprobación Consejo Directivo
Nacional
Informe Seguimiento desarrollo a Proyectos
1
9
X
X
Seleccionar cualitativamente aquellos proyectos
que por sus características incidieron
notablemente en el cumplimiento de la misión de
la entidad. Cumplido el tiempo de retención
eliminar con Acta de Eliminación los Proyectos
que no tuvieron ninguna incidencia.
1
9
X
X
Cumplidos los trámites, hacer una selección de
las convocatorias que generaron algún tipo de
convenio.
X
X
X
X
X
X
CONVOCATORIAS DE COOPERACIÓN Y
ASISTENCIA TÉCNICA
042
02
104
Convocatorias en Idiomas a Sectores
Estratégicos de Clase Mundial
X
X
Solicitud de Ministerios
X
Concertación de Términos de la Convocatoria
con Sectores Estratégicos
X
Remisión de Términos al Ministerio
Aprobación de Términos por el Ministerio
Remisión a Centros de Formación Profesional
X
X
X
Evaluación de Resultados de la Convocatoria
X
INFORMES
CONVENCIONES
TRADICIÓN DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
SÍMBOLOS
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA
CT= CONSERVACIÓN TOTAL
SF= Soporte Físico
SE= Soporte Electrónico
S=SELECCIÓN
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS
Tecnología de Conservación
D= Digitalización
M= MICROFILMACIÓN
E= ELIMINACIÓN
SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA
Subserie = Mayúscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
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Dirección General
Tradición
Retención
Documental
(años)
CÓDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Físico
Original
08
Copia
Archivo
Gestión
Soporte
Electró
nico
Informes de Gestión
X
Informes
Anexos al Informe
Informe Indicadores de Gestión Tecno-Parque
Informes
Anexos al Informe
Informe Ejecución Metas en Formación Virtual
Informes
Anexos al Informe
Informe Seguimiento de Cursos Virtuales:
Titulada o Complementaria
Informes
Anexos al Informe
Informe de Seguimiento al Desempeño de
Tutores
Informes
Anexos al Informe
Informe de seguimiento Tutores Virtuales
Informes
Anexos al Informe
Manuales
1
Disposición
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
Central
SF
4
SE
Tecnologia de
Conservación
M
D
S
E
X
Soporta únicamente la gestión anual de la
Entidad. Esta Información está consolidada en
la Dirección de Planeación, por tanto se elimina
una vez culminado el tiempo de retención en el
Archivo de Gestión
X
X
X
X
X
CONVENCIONES
TRADICIÓN DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
SÍMBOLOS
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA
CT= CONSERVACIÓN TOTAL
SF= Soporte Físico
SE= Soporte Electrónico
S=SELECCIÓN
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS
Tecnología de Conservación
D= Digitalización
M= MICROFILMACIÓN
E= ELIMINACIÓN
SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA
Subserie = Mayúscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
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Vo. Bo. Hellman Yesid Rusinque, Coordinador Grupo Innovación de la Formación Profesional
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