NODO CENTRAL PARA LA FORMACIÓN VIRTUAL Y A DISTANCIA INFORME TERCER TRIMESTRE 2015 FORMACIÓN TITULADA VIRTUAL NODO SANTANDER Centro Gestión de Mercados, Logística y Tecnologías de la Información Regional Distrito Capital Octubre 2015 Introducción El aprendiz que emprende un proceso de formación virtual por primera vez debe enfrentar muchos retos y curvas de aprendizaje que pueden afectar de manera significativa su desempeño y seguridad para tener éxito en su proceso de aprendizaje. Entre estos retos se cuentan el acceso técnico, la familiarización con el ambiente virtual de aprendizaje, la comunicación sincrónica, los diálogos escritos, las múltiples conversaciones simultáneas, la gestión académica, la sobrecarga de información y el aislamiento. El SENA, dentro de la estrategia de retención para el año 2015, ha consolidado un grupo de profesionales en el nodo central de virtualización, quienes a nivel nacional han desarrollado diferentes acciones en aras de aumentar la certificación de aprendices en los programas titulados virtuales y a distancia; minimizando los factores anteriormente descritos, que afectan la retención de aprendices en ésta modalidad. A continuación, se muestran las estadísticas de la labor realizada por el grupo de consejería académica virtual, seguimiento a instructores y apoyo pedagógico en el tercer trimestre del año 2015. CONTENIDO 1. Línea base de trabajo del Nodo 2. Consejeros académicos 2.1. Resumen de fichas atendidas por Regional 2.2. Detalles de fichas atendidas por Regional 2.2.1. Regional Arauca 2.2.2. Regional Casanare 2.3. Ingreso de los aprendices 2.4. Medios de comunicación utilizados en el trimestre 2.5. Acciones de comunicación aplicadas durante el trimestre 3. Gestores de seguimiento y acompañamiento 3.1. Número de seguimientos por gestor 3.2. Comportamiento detallado por Centro de formación 3.2.1. Centro Agroindustrial y Fortalecimiento Empresarial de Casanare 3.2.2. Centro de Gestión y Desarrollo Agroindustrial de Arauca 4. Comportamiento de los Programas de Formación Titulada 4.1. Informe general 4.2. Información general del Nodo Tolima por Regional 4.3. Principales fortalezas por programa de formación titulada virtual y a distancia 4.3.1. Programa Análisis y Desarrollo de Sistemas de Información 4.3.2. Programa Gestión de Mercados 4.3.3. Programa Gestión Logística 4.3.4. Programa Guianza Turística 4.4. Acciones de mejora por programa de formación 5. Recomendaciones 6. Conclusiones 1. LÍNEA BASE DE TRABAJO DEL NODO Resultados Nodo SANTANDER – Tercer trimestre Regional Cantidad de fichas Centro Porcentaje de retención CENTRO DE GESTIÓN Y ARAUCA DESARROLLO 1 78,05 AGROINDUSTRIAL DE ARAUCA CENTRO AGROINDUSTRIAL Y CASANARE FORTALECIMIENTO 3 95,38 EMPRESARIAL DE CASANARE Total general 4 91,05 Tabla 1. Resultados Nodo Santander – Tercer Trimestre Porcentaje de Deserción Número de instructores de formación titulada con seguimiento Número de fichas de formación titulada con seguimiento 21,95 NR NR* 4,62 4 3 8,96 *NR No registran datos para Convocatoria Regular III 2. Consejeros académicos 2.1. Resumen de fichas atendidas por Regional Regional Matriculados En formación ARAUCA CASANARE 41 107 41 105 Total general 148 146 Tabla 2. Resumen de fichas atendidas por Regional Aprendices que nunca ingresaron 9 2 Aprendices ingresando al LMS 16 109 11 125 % de retención fase lectiva 78,05 95,38 91,05 La Regional Arauca contó con 1 ficha en el tercer trimestre de 2015, podemos observar un porcentaje de retención del 78% a nivel general, logrando resultados aceptables en el Centro de Gestión y Desarrollo Agroindustrial. No obstante las diferentes acciones implementadas por la consejería académica y por el instructor líder de ficha como: correos motivacionales, alertas de ingreso a la plataforma, entre otras, permitieron aumentar de forma paulatina el número de aprendices ingresando al ambiente virtual de aprendizaje. En el caso de la Regional Casanare se atendieron 3 fichas que iniciaron su proceso de formación el 27 de Julio del presente año, con un numero de matriculados de 107 aprendices y a la fecha se encuentran en formación 105 de los cuales 2 aprendices nunca han ingresado, arrojando como resultado el porcentaje de retención superior al 95% lo que demuestra la efectividad tanto del grupo de instructores como de la labor de consejería, en donde fue clave el ingreso desde la inducción, apoyando a los aprendices con la familiarización de la plataforma desde su primer contacto con el LMS. Las regionales Arauca y Casanare actualmente conforman el Nodo Santander, aunque se registra la mayor cantidad de fichas creadas (3) en la Regional Casanare. En el Nodo hay un total de 148 aprendices matriculados de las cuales 146 continúan en Formación. Con estas cifras se podría deducir que el número de aprendices con solicitud de novedad ha sido mínima. El Nodo Santander presenta un porcentaje de retención superior al 90% el cual se encuentra en un rango bastante considerable en relación a la metas trazadas por el Nodo. 2.2. Detalles de fichas atendidas por Regional 2.2.1. Regional Arauca Regional ARAUCA Centro CENTRO DE GESTIÓN Y DESARROLLO AGROINDUSTRIAL DE ARAUCA Total general FICHA Matriculados Aprendices que aprobaron inducción Aprendices ingresando a la fase lectiva Aprendices que nunca ingresaron 1050039 41 0 32 9 41 0 32 9 Tabla 3. Detalle de la regional Arauca Como se indicó anteriormente, la regional Arauca al tener una sola ficha, muestra un bajo porcentaje de retención. La tabla 3 muestra claramente un mínimo número de aprendices que ingresaron a la fase lectiva. Durante el trimestre se lograron rescatar varios aprendices con el apoyo del instructor líder, sin embargo el proceso de retención y retorno al ambiente virtual de aprendizaje ha sido paulatino. La ficha inicio su proceso de formación el 31 de Agosto del presente año con un número matriculado de 41 aprendices y a la fecha la misma cantidad se encuentra en formación, de los cuales 9 nunca ingresaron a la plataforma, en razón a que no contaban con el tiempo necesario o porque no mostraron interés en iniciar el programa de formación, pese a esto 32 aprendices ingresaron periódicamente al LMS, debido a lo mencionado con anterioridad el porcentaje de retención fue del 78%. Es muy importante resaltar los componentes: Presencial y Virtual (Blending Learning) que se manejan en el programa, ya que si no se define claramente las reglas de juego desde la inducción, podría afectar en algunos casos el ingreso de los aprendices al LMS debido a las actividades que se manejan en la parte presencial. El porcentaje de las actividades que se utiliza de forma virtual es de un 40% mientras en presencial encontramos un 60%. En el cuadro se registra 0 aprendices que aprobaron la inducción ya que esta fase se dio de manera Presencial y a la fecha no se registra la totalidad de las calificaciones en el LMS. 2.2.2. Regional Casanare Regional Centro FICHA Matriculados CASANARE CENTRO AGROINDUSTRIAL Y FORTALECIMIENTO EMPRESARIAL DE CASANARE 1016966 1017027 39 25 Aprendices que aprobaron inducción 38 23 1017107 43 40 39 1 107 101 98 2 Total general Tabla 4. Detalle de la Regional Casanare Aprendices ingresando a la fase lectiva 37 22 De las fichas 1016966, 1017027 y 1017107 del Centro Agroindustrial y Fortalecimiento Empresarial se evidencio que de los 107 aprendices matriculados, 101 aprobaron la Inducción, hay 98 ingresando a la fase lectiva y 2 que nunca ingresaron. Las fichas iniciaron proceso de formación el 27 de Julio del presente año. El apoyo a los aprendices desde la fase de inducción trajo como resultado un alto número de aprendices que aprobaron esta fase, en comparación con el número de aprendices matriculados, ya que las acciones emprendidas desde nuestro rol, apuntaban a fortalecer el conocimiento de la plataforma, el ingreso a las sesiones en línea, el envío de actividades, la participación en los foros y el ingreso al LMS. Aprendices que nunca ingresaron 1 0 Por consiguiente este dato se mantiene muy cercano en los aprendices que participan de la fase lectiva. 2.3. Medios de comunicación utilizados en el trimestre Medios de comunicación Correos electrónico enviados Foro del consejero Total Contactos realizados Tabla 5. Medios de comunicación Aprendices Contactados 899 55 955 A manera de brindar un acompañamiento seguro y eficaz al aprendiz, el equipo de consejería siempre ha optado por brindar diversas alternativas en temas de comunicación, buscando de esta forma brindar respuesta a inquietudes en tiempo adecuado. En la anterior tabla se refleja las diferentes herramientas que actualmente se utilizan en el Nodo Santander. Como primera opción, se realiza el contacto con el aprendiz mediante las herramientas integradas en el LMS, buscando centralizar de esta forma las respuestas a todas las inquietudes en un solo lugar. Es por eso que en el cuadro se refleja las siguientes herramientas de mayor uso: “Correo Electrónico”, “Foro del Consejero”. Según la tabla 5 podemos ratificar el envió de 899 mensajes por medio de la herramienta del LMS “Correo Electrónico”, para un porcentaje del 94% del contacto realizado. Un total de 55 publicaciones en el Foro de Consejería que equivale al 5%. En este caso la herramienta de mayor de aceptación por los aprendices fue el uso del Correo Electrónico, ya que también les permite revisar y comunicarse sin la necesidad de ingresar al ambiente virtual del aprendizaje por medio de sus teléfonos inteligentes, tabletas, etc. De menor uso encontramos el Foro de Consejero. Esta herramienta también es importante ya que los aprendices pueden visualizar las preguntas y respuestas a todas las inquietudes que fueron publicados en este espacio, solventando de esta forma muchas de sus dudas. 2.4. Acciones de comunicación aplicadas durante el trimestre Acción aplicada Aprendices Contactados Bienvenida y orientación AVA Fecha de finalización de la etapa de inducción Ingresa pero no participa 235 148 83 Apoyo a dudas Nunca ha ingresado Motivación Encuestas caracterización Apoyo en manejo de plataforma Noticias de interés 52 33 296 148 159 397 Total Contactos realizados 1551 Tabla 6. Acciones de comunicación En la Tabla 6 se observa las diferentes acciones de comunicación aplicadas durante el trimestre en las fichas a cargo de la consejería académica, la acción que obtuvo mayor grado de efectividad fue la de noticias de interés con 397 aprendices contactados equivalentes al 25%, seguida por la de motivación con 296 equivalentes al 19%, y en menor proporción de nunca ha ingresado con 33 aprendices contactados equivalentes a un 2%. Las noticias de Interés se utilizan frecuentemente ya que les permiten estar informados en distintos aspectos que pueden ser de gran importancia tanto a nivel académico como personal. En el caso de contacto de lo que nunca han ingresado, su uso es menor ya que de ella depende el numero de aprendices que ingresan al ambiente virtual de aprendizaje. 3. Gestores de seguimiento y acompañamiento 3.1. Número de seguimientos por gestor Gestor de Acompañamiento y Seguimiento JANETH MUÑOZ ALMEYDA ERIKA YOHANA MORENO CARTAGENA MILLER MONTENEGRO JONATHAN ROJAS MORENO Numero de Instructores de formación titulada con seguimiento 15 13 9 8 Número de fichas de formación titulada con seguimiento 11 11 8 6 Para el mes de Julio las acciones de los Gestores de seguimiento, comprendían cada una de las modalidades de formación. Para el mes de Agosto se establece un nuevo modelo de operación distribuyendo los gestores de manera uniforme para los programas de formación titulada y complementaria en todo el equipo. En el mes de septiembre se establece una nueva acción que comprende la aplicación de las lista de chequeo, lo cual redundo directamente en la cobertura del seguimiento a instructores, en la cantidad de fichas y en el número de alertas. El Número de Instructores de formación titulada con seguimiento de la Tabla dos vs. La Tabla uno, difiere al total de instructores por Regional, debido a la nueva distribución de Gestores por Nodo. 3.2. Comportamiento detallado por Centro de formación Nodo Santander – Tercer trimestre Regional Centro 9224-CENTRO INDUSTRIAL DE MANTENIMIENTO INTEGRAL 68REGIONAL SANTANDER Número de fichas de formación titulada con seguimiento 3 3 9225-CENTRO INDUSTRIAL DEL DISE?O Y LA MANUFACTURA 3 1 9541-CENTRO AGROTURISTICO 11 11 9546-CENTRO DE GESTION AGROEMPRESARIAL DEL ORIENTE 5 6 22 21 4 3 18 15 TOTAL REGIONAL SANTANDER 85REGIONAL CASANARE Número de instructores de formación titulada con seguimiento 9519 CENTRO AGROINDUSTRIAL Y FORTALECIMIENTO EMPRESARIAL DE CASANARE TOTAL REGIONAL SANTANDER En el Nodo Santander, se acompañaron a un total de 40 instructores de formación titulada, relacionados en 36 fichas. Se debe tener en cuenta que un instructor líder puede estar asociado de 1 a 4 fichas y los instructores transversales pueden estar apoyando de 1 a 8 fichas, esto se relaciona directamente con la programación de cada uno de los centros de formación. 3.2.1. Regional Santander A continuación se relaciona el comportamiento del último trimestre en las actividades de monitoreo a las acciones del equipo de instructores de formación titulada virtual, y los resultados de mejora que se han implementado durante este mismo período en cada una de las regionales y centros que conforman el nodo Santander Regional Santander Centro Número de alertas enviadas para ítems establecidos* Julio Agosto Septiembre 9224-CENTRO INDUSTRIAL DE MANTENIMIENTO INTEGRAL 3 6 3 9225-CENTRO INDUSTRIAL DEL DISE?O Y LA MANUFACTURA 2 3 2 9541-CENTRO AGROTURISTICO 5 23 9 9546-CENTRO DE GESTION AGROEMPRESARIAL DEL ORIENTE 5 14 7 Total 15 46 21 * Ingresos, respuesta oportuna, calificación de evidencias, atención sincrónica y sesiones de collaborate Se puede observar un aumento en la cantidad de alertas generadas de Julio a Agosto debido a la nueva distribución nodal, posteriormente podemos observar una disminución en el volumen de alertas generadas debido a la aplicación de las nuevas acciones con la lista de chequeo. El centro Agroturistico presenta el mayor número de alertas debido a que a este centro pertenecen el 50% de los instructores y fichas seguidas. 3.2.2. Regional Casanare Regional Casanare Número de alertas enviadas para ítems establecidos* Centro Julio Agosto Septiembre 9519-CENTRO AGROINDUSTRIAL Y FORTALECIMIENTO EMPRESARIAL DE CASANARE 0 6 4 Total 0 6 4 * Ingresos, respuesta oportuna, calificación de evidencias, atención sincrónica y sesiones de collaborate Podemos observar que la regional Casanare presenta actividad a partir del mes de Agosto, debido a la nueva distribución Nodal. De la misma forma se observa una disminución en el volumen de alertas en el mes de septiembre debido a la aplicación de la lista de chequeo. 2.3 Comportamiento general del Nodo Santander Durante el tercer trimestre se realizaron un total de 198 acompañamientos para los programas de formación Titulada Nodo Atlántico, de estos se generaron 92 alertas de Acompañamiento con relación a cada uno de los ítems1, que es equivalente al 46% sobre los seguimientos realizados. De acuerdo a lo observado durante este periodo de Seguimiento y Acompañamiento, se puede evidenciar una disminución en la totalidad de alertas enviadas de lo cual se infiere como un cambio frente a la adopción de los parámetros de calidad acompañados, por parte de los instructores 4. Comportamiento de los Programas de Formación Titulada Virtual 4.1. Informe general El Nodo Santander oferto 4 programas de formación según la convocatoria 3 del 2015 descritos posteriormente en el tabla 10 y 11, distribuidos en 1 centro de formación de la Regional Santander y 1 Centro de Formación de la Regional Arauca. 4.2. Información general del Nodo Santander por Regional Comportamiento de los Programas de Formación Titulada Virtual – Regional Arauca Centro CENTRO DE GESTIÓN Y DESARROLLO AGROINDUSTRIAL DE ARAUCA Total general Programa de Formación Aprendices matriculados Aprendices que nunca ingresan Aprendices en formación % aprendices ingresando al LMS GUIANZA TURISTICA 41 9 41 16 41 9 41 16 Tabla 10. Comportamiento de los programas de formación titulada virtual regional Arauca. Aunque la regional Arauca presenta un porcentaje aceptable de retención general del 78%, es muy importante destacar que el programa en Guianza Turística es el único que opera sobre los dos componentes (Virtual / Presencial). En la estrategia 1 Hasta el día 10 de Septiembre se trabajó con base a 5 ítems de acompañamiento: Ingresos, respuesta oportuna, calificación de evidencias, atención sincrónica y sesiones de collaborate. Y a partir del 21 de Septiembre se da inicio a la aplicación del Anexo 3c. Lista de chequeo formación titulada con modalidad virtual. Versión 02, Octubre 2014 . aplicada actualmente en la formación, encontramos un 60% presencial y un 40% Virtual. Comportamiento de los Programas de Formación Titulada Virtual – Regional Casanare Aprendices Aprendices % aprendices Programa de Aprendices Centro que nunca en ingresando al Formación matriculados ingresan formación. LMS. ANALISIS Y DESARROLLO DE 39 1 39 37 SISTEMAS DE CENTRO AGROINDUSTRIAL INFORMACION Y FORTALECIMIENTO EMPRESARIAL DE GESTIÓN DE 25 0 24 22 CASANARE MERCADOS GESTIÓN 43 1 42 39 LOGÍSTICA Total general 107 2 105 98 Tabla 10. Comportamiento de los programas de formación titulada virtual regional Casanare. En el caso de la Regional Casanare se registran datos importantes gracias a la labor conjunta de la consejería y el equipo de instructores. Podemos visualizar en la tabla 10 que de los 107 matriculados encontramos actualmente 105 en Formacion, 2 que nunca ingresan, y el 98% de los aprendices que ingresan al LMS. 4.3. Principales fortalezas por Programa de Formación Titulada Virtual y a Distancia 4.3.1. Programa Análisis y Desarrollo de Sistemas de Información - El programa identifica claramente los resultados de aprendizaje. - En el programa se evidencia una estructura temática secuencial. 4.3.2. Programa Gestión de Mercados - Por ser uno de los programas de mayor demanda, los cursos se encuentran muy bien estructurados. - El diseño curricular es coherente con las competencias. 4.3.3. Programa Gestión Logística - El programa pretende que los certificados de este programa cuenten con un amplio conocimiento relacionado al comportamiento de los mercados y sean solucionadores creativos de problemas reales. - El programa es limpio, organizado y vale pena resaltar la buena organización del material. 4.3.4. Programa en Guianza Turística - En el programa se evidencia una estructura temática secuencial. - Los enlaces del programa son funcionales. - El diseño curricular es coherente con las competencias. 4.4. Acciones de mejora por programa de formación 5.4.1 Programa Análisis y Desarrollo de Sistemas de Información - El programa de formación ADSI, tiene en su diseño curricular una cantidad alta de actividades a desarrollar, debilidad para el programa ya que por fase el tiempo no alcanza para el desarrollo de estas. - Otra acción a mejorar es realizar la actualización del programa ya que han manifestado los instructores que existen muchos enlaces, programas y materiales que ya no se usan o que han caducado. 5.4.2 Programa Gestión de Mercados - No se evidencia material descargable en algunos ejercicios y por esta razón dificulta el desarrollo de ciertas actividades. - Algunos materiales no se encuentran actualizados. 5.4.3 Programa Gestión Logística - El programa no cuenta con los instructores de formación transversal, lo que genera molestias y demora en los aprendices para completar el proceso. - Se debe contar con el acceso al programa SPSS en las actividades que lo requieran. 5.4.4 Programa en Guianza Turística - Es muy importante habilitar una fase a la vez en la plataforma, ya que a la fecha los espacios de Inducción y Fase lectiva aparecen disponibles y como consecuencia genera dudas y confusiones entre los aprendices. - Actualizar constantemente los materiales del curso. RECOMENDACIONES - Los programas de Formación virtual al ser ofertados en Sofiaplus, no presentan la información necesaria para que el aspirante entienda y sepa qué aprenderá y cuál es el diseño curricular de forma clara y concisa que lo motive a revisar esta información antes de confirmar la inscripción. - Se recomienda que los Tutores realicen con anticipación el alistamiento del programa de formación y su micro-planeación respectiva, revisando los lineamientos, lista de chequeo, y cualquier material necesario para realizar un acompañamiento de calidad a la formación virtual. - Es supremamente importante que esté disponible por programa de formación, un instructor que apoye de manera transversal, todos los requerimientos técnicos que se presentan en la plataforma. - Se recomienda que el equipo de Seguimiento ingrese por lo menos (3) veces al mes, a cualquiera de las fichas asignadas a un tutor. La idea sería revisar todas las fichas disponibles, o por lo menos una ficha por instructor. - Continuar capacitando a los Instructores mediante las transferencias de conocimiento lo cual permitiría la realización de un mejor trabajo en pro de mejorar el proceso de acompañamiento a la formación y de aumentar los niveles de la retención. - Asociar al instructor líder al momento de iniciar el proceso de formación a las fichas tanto de Inducción como Lectiva. - Que haya claridad si las especializaciones tienen que realizar la Fase de Inducción o si inician la formación con la Fase de Análisis. - Se sugiere que las sesiones sincrónicas se realicen en horas de la noche, ya que hay un número considerable de aprendices que laboran y se les dificulta el acceso a las mismas cuando se programan en horario de oficina. - Ampliar los plazos de entrega de las actividades propuestas con el objeto de que los aprendices puedan cumplir con el desarrollo de las mismas. - Es importante que el consejero académico desde un inicio este asociado a la ficha con el fin de brindar un permanente acompañamiento al aprendiz en el proceso de formación lo cual redundaría en una mayor retención de aprendices que culminarían con éxito la fase del programa que estén cursando en el momento. Igualmente, permite trabajar conjuntamente con el instructor apoyando al aprendiz y resolviendo los inconvenientes de cualquier índole que se le pueden presentar en el transcurso del programa de formación, lo mismo que implementando diferentes acciones con el objeto de brindar mayor información relacionada con el manejo de la plataforma, desarrollo y envío de actividades. CONCLUSIONES - Los programas de formación virtual, no son muy dinámicos y se encuentran estructurados como los cursos que se ofertan de manera presencial, esto afecta el interés que tiene el aprendiz en el curso. - El trabajo conjunto que se realizó entre el instructor y la consejería académica permitió que un buen número de aprendices ingresaran y participaran en forma activa en el proceso de formación generando en algunas fichas un buen nivel de retención. - En algunos programas de formación los aprendices manifestaron inconvenientes relacionados con la falta de tiempo, compromisos de carácter laboral, de tipo personal, no contar con las herramientas necesarias para desarrollar las actividades propuestas en el programa de formación como: Dificultad en el acceso a internet, falta de medios económicos para asistir a una sala de internet, como también problemas de orden familiar, además indican que no pueden trabajar en grupo por diferentes motivos. - La falta de atención y retrasos al inicio de la formación en las especializaciones, dejó una mala impresión en los aprendices que en su gran mayoría son profesionales y en otros casos cuentan con estudios de postgrado, lo que generó comentarios negativos acerca de la calidad de educación ofrecida por la institución. - La labor de Consejería Académica dentro del proceso formativo apoyó significativamente la labor del instructor, ya que los aprendices se encontraron siempre atendidos. USUARIO CARGO ÁREA Jovany Escalona Consejeros Académicos Nodo Central OCTUBRE para la 2015 Formación Virtual y a Distancia Con aportes Ana Acosta de Líder Nacional para la Formación Virtual y a Distancia Nodo Central OCTUBRE para la 2015 Formación Virtual y a Distancia Aprobado por Coordinadora Grupo de Innovación de la Formación Grupo de Innovación de la Formación. Proyectado por Mónica Gutiérrez Claudia Patricia Forero Dirección de formación profesional. Dirección General FECHA OCTUBRE 2015