Plan de Visitas

Plan de Visitas
Material elaborado por el Lic. Hender Labrador con fines académicos, 2.005
El plan de vistas debe entenderse como el instrumento mediante el cual la
gerencia o dirección de ventas, controla efectivamente, la actividad y negocios
de su fuerza de ventas, este instrumento, facilita la administración del territorio
de ventas y delimita realmente el trabajo de los vendedores. En algunos
territorios y empresas este plan se reconoce con el nombre de plan de rutas,
los cuales se utilizan para desarrollar el plan de visitas de ventas. El objetivo
principal de este plan es incrementar las ventas reales, al reducir el tiempo que
se pasa viajando entre las cuentas y el tiempo que se pierde esperando ver a
los clientes, además permite asegurar la cobertura eficiente y efectiva de las
cuentas.
Si un vendedor visitara solo a las cuentas establecidas y pasara la misma
cantidad de tiempo con cada cliente, la ruta y la programación no serían
difíciles, sin embargo, en la mayoría de los casos, es necesario tomar en
cuenta otras variables. Por ejemplo, se puede esperar que uno desarrolle con
regularidad nuevas cuentas, en este caso, se debe ajustar el programa para
incluir visitas a clientes potenciales. Otra variable es la del servicio al cliente.
Algunos vendedores dedican mucho tiempo a los ajustes de reclamaciones
derivadas de garantías y a hacer visitas de buena voluntad.
No hay reglas precisas que se deben observar al establecer un plan de visitas y
rutas de ventas, pero los siguientes principios de orientación se aplican a casi
todas las situaciones de ventas:
1. Obtenga o dibuje un mapa de su territorio, y marque la ubicación de las
cuentas actuales con alfileres o un marcador. Se puede resaltar cada
cuenta con algún color, codificado de acuerdo con su potencial de
ventas. Esto presentará a usted un cuadro de todo el territorio. Algunas
empresas están utilizando software de cartografía para crear un cuadro
del territorio que se pueda ver en la pantalla del computador en cualquier
momento durante el día. Las presiones competitivas actuales ponen a
los territorios de venta bajo un constante escrutinio y revisión.
2. Si su territorio es muy grande, piense en organizarlo en subdivisiones
menores. De esa manera, se puede planificar el trabajo de acuerdo con
varias áreas de negocios que conforman todo el territorio.
3. Desarrolle un plan de ruta para un periodo específico. Este puede ser
de una o dos semanas. Una vez que este firme el plan, notifique a sus
clientes por teléfono o correo, acerca del tiempo en que usted cree
llegara a visitarlos, y verifique cual es la persona con quien debe
entrevistarse.
4. Desarrolle un programa que se ajuste a las necesidades de sus clientes.
Algunos de estos agradecen recibir visitas un día determinado de la
semana o a cierta hora del día. Trate de programar sus visitas de
acuerdo con los deseos de los clientes.
5. Piense por anticipado, y establezca una o más visitas tentativas en caso
de que usted tenga algún tiempo extra. Si las visitas de ventas tomaron
menos tiempo que el esperado, o si hay una cancelación inesperada,
necesitará visitas opcionales para llenar el vacío.
6. Decida la frecuencia de las visitas con base en el potencial de ventas.
Preste mayor atención a los clientes más redituables.
El gerente de ventas suele presentar el plan de visitas de ventas a miembros
individuales del personal de ventas. El éxito del plan dependerá de lo realistas
que sean las metas a los ojos del personal de ventas, lo persuasivo que pueda
ser el gerente de ventas, y el tipo de capacitación que acompañe la
introducción del plan. No es raro que miembros de la fuerza de ventas
respondan con comentarios como, “mi territorio es diferente”, “no me ponga
una camisa de fuerza de procedimientos, o “no se puede organizar un
territorio”. El gerente de ventas debe presentar el plan no solo de manera
convincente, sino también proporcionar la capacitación que ayude a cada
vendedor a poner en práctica el plan con éxito.
Como determinar algunos datos necesarios en planes de visitas y de
rutas:
Determinar una unidad básica de control para las demarcaciones
territoriales:
Al diseñar territorios el primer paso es elegir una unidad geográfica de control
como base territorial. Las unidades que con más frecuencia se utilizan son los
estados, los municipios,
ciudades, áreas de código postal y las áreas
metropolitanas. Un territorio típico puede abarcar varias unidades individuales.
El distrito de un vendedor puede incluir varias áreas metropolitanas, el de otro
cuatro estados. La unidad debería ser pequeña, por dos razones cuanto
menos. En primer lugar, una unidad reducida ayuda a la dirección a conseguir
uno de los valores básicos de los territorios: una localización geográfica muy
precisa del potencial de ventas. En segundo lugar, el uso de unidades de
control reducidas hace más fácil para la dirección la tarea de ajustar los
territorios.
Como determinar las frecuencias optimas de visitas:
La dirección debería establecer frecuencias óptimas de visitas para cada
cuenta. Es decir, la dirección debe determinar el número de veces que debería
visitarse anualmente una cuenta. El potencial de ventas, la naturaleza del
producto, los hábitos de compra del cliente, la naturaleza de la competencia y
el costo de la visita al cliente son todos ellos factores que influyen en la
frecuencia de visitas. Por tanto la rentabilidad de la cuenta es el principal factor
determinante en la frecuencia de visitas.
Determinar el número total de visitas necesarias en cada unidad de
control:
Multiplicando el número de cuentas de cada tipo de unidad de control por el
numero de visitas que requiere cada tipo de cuenta, podemos determinar el
numero total de visitas necesarias en cada unidad de control.
Ejem:
Cliente
Frecuencia de visitas
Nro. de cuentas
Nro. Visitas por año
A
2 al mes
10
240
B
1 al mes
25
300
35
540
Nota: Los clientes A y B, en algunas empresas resultan de una jerarquización
que se hace según las potencialidades del mismo en cuanto a volumen de
compra, fidelidad de marca, pago oportuno entre otros.