Conceptos Básicos de Bases de Datos (Access)

Universidad del Turabo
Centro Universitario de Yabucoa
Propuesta de Título V
Centro de Desarrollo para el Uso de la Tecnología
en la Sala de Clases
CONCEPTOS BÁSICOS DE BASES DE
DATOS
PROF. CARMEN CARRILLO, MA
Diseñadora de Currículo
Prep. Junio de 2006
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Prof. Carmen Carrillo, MA
TABLA DE CONTENIDO
Página
PARTE I ................................................................................................................... 2
Introducción ...................................................................................................... 3
Presentación de Conceptos Básicos .................................................................. 4
Cómo iniciar la aplicación ................................................................................ 6
Explicación de la pantalla de trabajo ............................................................... 6
Creación de una tabla ...................................................................................... 8
Definición de los campos de una tabla .............................................................10
PARTE II .................................................................................................................. 13
Mantenimiento de la base de datos .................................................................... 14
Creación de formularios (“Forms”) ................................................................... 15
Creación de informes (“Reports”) ..................................................................... 15
Imprimir Tablas, Informes y Formularios ......................................................... 16
Apéndice ............................................................................................................ 17
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PARTE I
Introducción
Presentación de Conceptos Básicos
Cómo iniciar la aplicación
Explicación de la pantalla de trabajo
Creación de una tabla
Definición de los campos de una tabla
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INTRODUCCIÓN
Cuando tenemos que realizar un trabajo que se relaciona con la preparación de
informes, búsqueda de información en forma rápida y a la misma vez lograr que dicha
información esté organizada y actualizada; debemos pensar en una aplicación de base de
datos electrónica.
Algunas ventajas que nos proporcionan las bases de datos electrónicas, según el libro
de Administración de Documentos de Carmen M. Correa y Abigail Díaz, son:
Los empleados pueden ser más productivos y eficaces.
Facilita
1. Obtener más rápidamente la información necesaria, independientemente del
volumen de récord.
2. Ordenar los récord y reorganizar los campos en diferente orden para verlos en
la pantalla o imprimirlos.
3. Combinar los datos de diferentes tablas en una base de datos y preparar
informes.
4. Actualizar, depurar y añadir datos o registros.
5. Clasificar las direcciones por código postal y preparar marbetes.
6. Imprimir listas con cierta información.
7. Diseñar formularios que faciliten registrar los datos y ver toda la información
de una persona o asunto particular.
8. Mantener la información.
9. Elaborar informes.
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PRESENTACIÓN DE CONCEPTOS BÁSICOS
1. Access-Según el libro Aprendiendo Office 2000 de DDC Publishing, se define
Access como el sistema personal computarizado de administración de bases de
datos que más se vende en el mercado.
Según el libro Microsoft Access 2002 Complete Concepts and Techniques de
Shelly Cashman Ptratt, define Access como un poderoso administrador de sistema
de datos que funciona en el ambiente de Windows y permite que se puedan crear y
procesar datos en una base de datos.
2. Base de Datos-Podemos definir base de datos como un conjunto organizado de
hechos acerca de un tema en particular.
3. ¿Qué puede constituir una base de datos?
Toda fuente de información de una misma naturaleza organizada en listas o tablas.
Ejemplos:
-Directorio con nombres y números de teléfonos
-Registros de clases de un profesor
-Tarjetero con los nombres de clientes de una empresa que incluye
dirección y teléfono.
4. Base de datos computarizada-Un grupo de archivos computarizados,
organizados en listas o tablas que se pueden actualizar, reorganizar y localizar en
diferente orden. La aplicación de Access nos sirve de herramienta para organizar
los hechos y ofrece una manera de mantener actualizado los datos en forma
electrónica.
5. Archivo computarizado-Grupo de récords relacionados y procesados
electrónicamente.
Ejemplos:
Lista de clientes
Archivo de empleados
Archivo de suplidores
Archivo de clientes por cobrar
Archivo de clientes por pagar
Inventarios
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6. Campos-Son las columnas de un archivo de base de datos que pueden contener
cualquier tipo de información que se pueda clasificar en categorías.
7. Campo único o Campo primario (“Primary Key”)- Es aquel cuyos datos son
diferentes para cada récord de la tabla. Por ejemplo, el número de un préstamo, de
un socio, de un empleado, de una póliza, del seguro social o el de identificación
patronal, se puede establecer como campo único. Los nombres no son campo
único porque hay personas con los mismos apellidos.
8. Campo común- Es aquel que se incluye en el diseño de más de una tabla y por el
cual se establecerá la relación entre las diferentes tablas. Este campo permite
compartir datos de varias tablas y elimina el trabajo de registrar los mismos datos
más de una vez. Por ejemplo, en el Banco Enoco tienen una base de datos
títulada Préstamos Personales. Esta base de datos contiene, entre otras, las tablas
de clientes, préstamos concedidos y cuentas de depósitos.
9. Récord- Contiene la información perteneciente a un mismo individuo, empresa,
artículo o asunto.
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CÓMO INICIAR LA APLICACIÓN
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1. Para comenzar a trabajar con la aplicación debemos:
Presionamos el botón de “Start”
Seleccionamos “All Programs”
Seleccionamos “Microsoft Office”
Seleccionamos la opción de “Microsoft Office Access 2003”
Inmediatamente el programa nos lleva a esta pantalla:
A
C
B
D
E
F
A.
B.
C.
D.
E.
F.
Barra de Título
Barra de Menú
Barra para usar la Internet
Barra de Herramientas
Panel de Tareas
Barra de Estado
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2. Luego de ver la pantalla anterior seleccionamos New
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en la barra de herramientas, ya que vamos a comenzar con
una base de datos nueva.
3. En la barra de tarea a mano derecha selecciono “Blank Data
Base”.
4. Guardamos la base de datos y nos aseguramos en qué lugar guardamos el
documento y con qué nombre lo guardamos.
Lugar donde
guardamos el
documento.
5. El propósito de crear la base de datos electrónica es la de mantener unidos
todos los componentes u objetos de modo que se facilite la consulta y el poder
obtener la información deseada ya sea de una o varias tablas dentro de la
misma base de datos para finalmente poder preparar un informe.
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CREACIÓN Y DISEÑO DE UNA TABLA
El programa nos lleva a
una próxima pantalla
donde encontramos los
Objetos de Bases de
Datos.
1. ¿Qué son los Objetos de Bases de Datos?
Herramientas necesarias para almacenar, actualizar, buscar, analizar y hacer
informes sobre la información de su base de datos.
Access tiene los siguientes objetos:
Tabla (“Table”)- Toda información de las bases de datos de Access
se almacena en tablas que tienen un formato parecido a una hoja de
cálculo electrónica.
Consultas (“Queries”)- Permite hacer consultas sobre información
específica de la tabla.
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Formularios (“Forms”)- Formato que muestra un registro a la vez.
Se usan para insertar datos o actualizarlos. Muestran toda la
información de un registro en una sola página. Contiene
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información con formato de una tabla o consulta, que puede enviarse
a una impresora.
Macro- Permite automatizar ciertos procesos dentro de Access.
Módulo- Ayudan a automatizar las tareas de Access. Permiten
mayor flexibilidad que los macros en cada uno de los procesos
automatizados.
Página (“Page”)- Crea formularios con formato para la web, que
permiten a los usuarios introducir y leer datos de sus bases de datos
por medio de Internet.
2.
Para comenzar a trabajar en Access por lo regular seleccionamos el formato de
Tablas siguiendo los siguientes pasos:
a.
b.
c.
d.
Escogemos “Objects”
“Table”
“Create table in Design view”
“Design”
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DEFINICIÓN DE LOS CAMPOS PARA LA CREACIÓN DE
UNA TABLA
1. Luego de seleccionar la opción de tabla, llegas a una tabla donde escribirás el
nombre de cada uno de los títulos que tendrá tu base de datos, a esto le llamamos
los campos de nuestra tabla. Te encontrarás con la siguiente pantalla de trabajo.
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Explicación:
Nombre del Campo
Tipo de información
Descripción
Field Name
No se permiten
puntos (.), signos
de admiración (¡!)
y paréntesis recto
o corchetes ([]).
Data Type
Texto- Tienes hasta un límite de 255 caracteres. Los datos
pueden incluir una combinación de números y cualquier
cantidad de letras, puedes usarlo en campos de nombres y
direcciones.
Description
Puedes escribir un
comentario con
relación al tipo de
información.
Memo- Al igual que el texto admite letras y números, pero
mucho más largo, admite hasta 64,000 caracteres.
“Number”- Incluye varias formas de datos numéricos que
se emplean para realizar cálculos matemáticos.
“Date/Time”- Entradas de fechas y horas.
“Currency”- Se utiliza para valores monetarios de hasta
cuatro dígitos después del punto decimal.
“AutoNumber”- Se utiliza para crear un número
secuencial de identificación de cada registro que aumenta
de uno en uno.
“Yes/No”- Solamente hay dos alternativas posibles que
pueden guardarse en este campo; Yes/No, Sí/No,
True/False (verdadero o falso) o On/Off
(Activado/Desactivado). Una indicar sí o en blanco
para no.
“Ole Object”- Permite insertar una imagen (el logotipo de
una compañía etc.)
“Hyperlink”- (Hipervínculo) Permite insertar una
dirección de la “World Wide Web”.
“Lookup Wizar”- Crea una columna de búsqueda, que
genera una lista de valores entre los cuales puede elegir
cuando introduzca datos.
2. Luego de terminar de identificar la información en la tabla, voy a “File” y guardo
con “Save as”. Escribo el nombre de la tabla dentro de la base de datos.
3. Le saldrá el mensaje “There is no primary key defined”, etc. colocará el cursor
debajo de la información que sea única y no se repita en ninguna de sus tablas y
contestará “YES”.
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4. En la barra de herramientas debajo de “File”, seleccione el icono “View”, y escojo
la opción de “Data sheet View”.
Inmediatamente comience a entrar la información del ejercicio. Nos movemos a
través de la tabla con la tecla de “Tab” o con el cursor.
Nota: Cada vez que creamos una tabla, reporte o forma debemos guardar la
información.
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PARTE II
Mantenimiento de la base de datos
Creación de formularios (“Forms”)
Creación de informes (“Reports”)
Imprimir tablas, informes y formularios
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MANTENIMIENTO DE LA BASE DE DATOS
1. Añadir récord- Para añadir un récord coloco el cursor dentro de la tabla donde
deseo añadir la información y comienzo a escribir la misma.
2. Cambiar un campo- Acceso la opción de “Design View”,
selecciono el
campo que deseo afectar y hago el cambio del campo en “Data Type” y luego
presiono el icono de “save”
para guardar los cambios, luego vuelvo a “Data
sheet view” y continuo trabajando con mi documento.
3. Eliminar un campo- Coloco el cursor frente al campo que deseo eliminar,
sombreo la información y oprimo “delete”.
4. Eliminar una fila- Para eliminar la fila nos paramos frente al campo, damos un
“click”, “right click” y “delete row”.
5. Ampliar las columnas- Me coloco en medio de las columnas y doy un doble clic.
También puedo arrastrar con el ratón y agrandar la columna.
6. Cambiar el nombre de los campos- Voy a “Format”, “Rename column” y
escribo encima del nombre que está en la tabla.
7. Cambiar la altura de la fila-Selecciono “Format”, “Row Height”, el trabajo tiene
una altura prefijada de 12.75, establezco la altura deseada y presiono “OK”.
8. Cambiar el ancho de la fila-Selecciono “Format”, “ColumnWidth” aparece un
tamaño prefijado de 15.66, si deseo cambiar el mismo coloco el número deseado y
presiono “OK”.
9. “Hide Columns”- Con esta opción podemos esconder las columnas de nuestra
tabla.
10. “Unhide Columns”- Con esta opción podemos volver a ver todas las columnas de
nuestra tabla.
11. Para eliminar columnas- Presiono “Edit”, “Delete”, “Column”.
12. Para cambiar el tamaño de letra- Presiono “Format”, “Font”. Aquí también
podemos cambiar el estilo de letra y puedo añadir color a la misma.
13. Para corregir el documento: Presiono “Tools” y selecciono “Spelling”.
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14. “Input Mask”-Nos ayuda a establecer un formato para escribir números de
teléfono, Seguro Social, Fechas etc. Luego de crear el campo nos vamos a “Field
Properties” y selecciono “Input Mask”, de damos un clic en los puntos que están
al lado derecho y en la pantalla de diálogo selecciono el formato que deseo
afectar.
15. “Caption”- Una vez creado el campo seleccionamos la opción “Caption” y
escribo el formato que deseo aparezca en mi tabla.
16. “Lookup Wizard”- Crea una columna de búsqueda que genera una lista de
valores entre los cuales puedes elegir cuando introduzca datos en la tabla.
Los pasos a seguir serán las siguientes:
a.
b.
c.
d.
e.
“I will type in the values that I want”
“Next”
Me da una columna y escribo las opciones que deseo en mi tabla
“Next”
El programa me permite cambiar el nombre de la columna donde
quedarán las opciones que escribí anteriormente.
f. “Finish
17. Colocar la información en orden alfabético- Una vez sombrea la información
que va a ser colocada en orden alfabético presiona el icono de
“Sort Ascending” para colocar la información de la a –z , o “Sort Descending”
para colocar la información de la z – a.
CREACIÓN DE FORMULARIOS (“FORMS”) E INFORMES (Ver Apéndice)
Con la aplicación de Access y luego de haber trabajado la tabla podemos crear un
formulario.
Pasos:
a. En la barra de herramientas selecciono el icono de
“New Object; Autoform”
diamante.
y le doy un clic al
b. Selecciono la opción de “Forms” si deseo una
forma o “Report” si lo que quiero es un reporte.
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IMPRIMIR TABLAS, INFORMES Y FORMULARIOS
Para imprimir tablas, informes y formularios:
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a. Selecciono la opción de “File”
b. Selecciono la opción de “Print”
ORIENTACIÓN
DEL PAPEL Y
COLOR DE
LETRA
COPIAS
PUEDO
CAMBIAR
MÁRGENES
c.
d.
e.
Puedo establecer en esta pantalla el número de copias deseadas
Puedo cambiar la orientación del papel “Landscape” o “Portrait”
Puedo modificar los márgenes de mi trabajo
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