HOJA DE CÁLCULO ELECTRÓNICA NIVEL AVANZADO

Universidad del Turabo
Centro Universitario de Yabucoa
Propuesta de Título V
Centro de Desarrollo para el Uso de la Tecnología en la Sala
de Clases
HOJA DE CÁLCULO ELECTRÓNICA
NIVEL AVANZADO
P ROF . CARMEN CARRILLO, MA
Diseñadora de Currículo
Sponsored by USDE Title V Funding Grant #P031S050025-07 Prof. Carmen Carrillo, MA
September 2005 – October 2010
TAB LA DE CONTENIDO
Página
Introducción...................................................................................2
Funciones ......................................................................................3
Sum ..........................................................................................4
Max ..........................................................................................6
Min ..........................................................................................7
Count ....................................................................................... 8
Average .................................................................................... 8
If ............................................................................................. 9
Gráficas en Excel .......................................................................... 12
Edición de la Gráfica Creada ........................................................ 20
Bibliografía ................................................................................... 21
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INTRODUCCIÓN
En el nivel avanzado de Excel se tiene como objetivo
primordial el relacionar al usuario con el uso de fórmulas
avanzadas a través de la práctica individualizada. Además, se
trabajará con la preparación de diversos estilos de gráficas. Se
espera que este módulo aporte unos conocimientos para que pueda
aplicarlos en sus tareas diarias.
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FUNCIONES
Una función es una fórmula incorporada que efectúa un
cálculo especial de manera automática. Las funciones se utilizan
con un rango de celdas para sumar valores en forma consecutiva.
Las funciones aparecen en las fórmulas en el siguiente orden:
primero el símbolo de igualdad, el nombre de la función (ya sea
en letras mayúsculas o minúsculas) seguido por un paréntesis
abierto; celda o rango de celdas que se afectarán, seguidos por un
paréntesis cerrado. Por ejemplo: =SUM(A4:A6). Los datos
requeridos por las funciones que usted debe proporcionar se llaman
argumentos. Excel proporciona funciones que se utilizan para
análisis estadísticos y financieros, o para operaciones de base de
datos. Algunas de estas funciones son:
Average (Promedio)
Count (Contar)
Max (Valor máximo)
Min (Valor mínimo)
Sum (Sumar)
STDEV (Desviación estándar)
IF (Sí)
Promedia los valores en un rango de celdas.
Cuenta todas las celdas ocupadas en un
rango. Las celdas que contienen etiquetas.
Indica el valor más alto en un rango de
celdas.
Indica el valor más bajo en un rango de
celdas.
Suma todos los valores en un rango de
celdas
Determina la desviación estándar.
Realiza algún cálculo tomando en
consideración condiciones específicas.
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SUM
La función de SUM es para sumar automáticamente toda una
columna, toda una línea o un número de celdas consecutivas. Es
equivalente a la función de AUTOSUM que se tiene en la barra de
herramientas.
Pasos a seguir:
23
54
67
25
169
Resultado
1. Ubique el cursor donde desea
el resultado.
2. Dé clic al icono de “FX”
(“paste function”). Se abre
una caja de diálogo con las
diferentes fórmulas
automáticas. En “Or select a
category:” seleccione “Most
Recently Used” (debido a que
se va a trabajar con las
funciones que se usan con
frecuencia). Escoja la que va
a utilizar. Oprime “OK”.
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3. Aparecerá otra ventana de diálogo y automáticamente
aparece la celda donde comenzará la suma y la celda donde
terminará la suma.
4. Verifique que son las celdas que desea sumar y dé clic en
“OK”. Aparecerá el resultado donde estaba el cursor ubicado.
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MAX
La función de MAX es para buscar automáticamente el número
más alto en una columna o línea. Si usted quiere saber de una lista
de 2,595 de costos cuál es el más alto, utiliza esta función.
Pasos a seguir:
23
54
67
25
67
Resultado
1. Ubique el cursor donde desea el resultado.
2. Dé clic al icono de “FX” (“paste function”). Se abre una caja
de diálogo con las diferentes fórmulas automáticas. En “Or
select a category:” seleccione “Most Recently Used” (debido
a que se trabajará con las funciones que se usan con
frecuencia.) Escoja la que va a utilizar. Oprime “OK”.
3. Aparecerá otra ventana de diálogo, automáticamente aparece
la celda que comenzará la búsqueda de información.
Verifique que son las celdas de las cuales desea obtener la
cantidad máxima y dé clic en “OK”. Verá el resultado donde
estaba el cursor ubicado.
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MIN
La función de MIN es para buscar automáticamente el número
menor en una columna o línea. Si usted quiere saber de una lista
de 2,595 datos, cuál es el más bajo utilice esta función.
Pasos a seguir:
23
54
67
25
23
Resultado
1. Ubique el cursor donde desea el resultado.
2. Dé clic al icono de “FX” (“paste function”). Se abre una caja
de diálogo con las diferentes fórmulas automáticas. En “Or
select a category:” seleccione “Most Recently Used” (debido
a que se trabajará con las funciones que se usan con
frecuencia.) Escoja la que se va a utilizar. Oprime “OK”.
3. Aparecerá otra ventana de diálogo, automáticamente aparece
la celda de las cuales desea obtener la cantidad mínima y dé
clic en “OK”. Aparecerá el resultado donde estaba el cursor
ubicado.
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COUNT
La función de COUNT es para contar cuantos números hay en una
columna o línea. No funciona con letras.
Los pasos son los mismos que para buscar el máximo. Lo único
diferente es que selecciona la opción de COUNT.
AVERAGE
La función de AVERAGE se utiliza para buscar promedios. Es
una función que se utiliza mucho en estadísticas y para sacar
promedios.
Los pasos son los mismos que para buscar el máximo. Lo único
diferente es que selecciona AVERAGE.
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IF
La función de If se utiliza para realizar algún cálculo tomando en
consideración unas condiciones específicas en una celda específica.
Los pasos son:
1. Ubique el cursor donde desea el resultado.
2. Dé clic al icono de “FX” (“paste function”). Se abre una caja
de diálogo con las diferentes fórmulas automáticas. En “Or
select a category:” seleccione “Most Recently Used” (debido
a que se trabajará con las funciones que se usan con más
frecuencia.) Escoja la que va a utilizar. Oprima “OK”.
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La función “If” examina una condición y va a cotejar o establecer
si ésta es verdadera o si es falsa. Para trabajar la fórmula primero
se escribe el signo de igualdad, luego se escribe “If”, luego
paréntesis, se establece el rango desde donde quiere que el
programa analice la información y se hace uso de los operadores
lógicos: > (mayor que), >= (mayor o igual que), < (menor que),
<= (menor o igual que). Si la condición es cierta se escribe el
resultado y de ser falsa se escribe el resultado; para ambas
condiciones debe haber una respuesta.
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Ejemplo:
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GRÁFICAS EN EXCEL
Las gráficas proveen la manera de presentar y comparar datos
en formato gráfico. Crear gráficas en Excel es sumamente sencillo.
Las mismas surgen de una hoja de cálculo ya creada. Veamos el
siguiente ejemplo:
1. Realice la siguiente tabla en la aplicación de Excel.
2. Sombree las columnas C, D, E, F y G, selección continúa.
Lo contrario sería seleccionar unas columnas sí y otras no,
selección no continúa. Recuerde que cuando seleccione la
información, ésta no debe contener columnas ni filas en
blanco. La selección debe incluir los títulos de los datos.
3. Dé clic en el icono de “Chart Wizard”
una caja de diálogo.
. Aparecerá
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4. En la caja de diálogo aparecerá en el lado izquierdo los
diferentes estilos de gráficas que puede crear. Entre los más
utilizados están:
a. La gráfica de barra se compone de columnas, se utiliza
cuando se quiere comparar valores.
b. La gráfica de columnas compara valores individuales o
grupo de valores. La altura de cada barra es
proporcional al valor correspondiente en la hoja de
cálculo.
c. La gráfica lineal es otra forma de presentar los datos.
Las líneas se conectan a través de puntos mostrando los
cambios en los datos efectivamente.
d. La gráfica de área es utilizada para evaluar los cambios
sobre el tiempo.
e. La gráfica de pastel es la gráfica circular utilizada para
mostrar la relación de cada valor. El tamaño de cada
pedazo representa el porcentaje de cada valor que
contribuyen al valor total.
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Ilustración de diferentes gráficas:
___________
Tomado:
Fulton, J. (2002) DDDC Lerning Microsoft Excel 2000. New York: DDDC Publishing, Inc.
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5. Seleccione la gráfica de columnas y si desea ver como
quedará la tabla presione “Press and Hold to View Simple”
para ver cómo quedará la gráfica.
6. Presione “Next” para continuar trabajando
7. Aparecerá la siguiente pantalla, prosiga pulsando “Next”.
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8. En la próxima pantalla encontrará varias opciones para
añadir información a la tabla:
Titles: Esta opción permite colocar el nombre
de la gráfica.
“Axes”: Se define como los Ejes de la tabla.
Aquí usted indica si interesa que aparezca en la
gráfica la escala de la categoría y la de los
valores.
Tenemos dos ejes:
- Eje X, eje horizontal
(Categorías de lo que se está midiendo.)
- Eje Y, eje vertical
(Valores)
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“Gridlines”: Usted puede indicarle a
Excel que interesa que la gráfica tenga
líneas horizontales y/o verticales. Estas
líneas (“gridlines”) ayudan a que se
pueda leer y entender mejor los datos de
la gráfica.
“Legend”: En esta área usted
indica si desea que se muestre la
leyenda o no. Si desea que se
muestre, también indica dónde
desea que aparezca.
“Data Labels”:
Forma de rotular
la información
en cada columna.
“Data Table”:
Muestra la
información de la gráfica en
forma de tabla. Se recomienda
ser cuidadoso pues se puede ver un
poco cargada la gráfica.
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9. Una vez ha indicado todos los parámetros de su gráfica al
“Wizard”, dé un clic al botón de “Next” para continuar.
Aparecerá esta pantalla.
a. Seleccione “As New Sheet”, si desea que aparezca la
gráfica en una página nueva dentro de su libro de
trabajo.
b. Seleccione “As Object In”, si desea que aparezca
integrada en la hoja de cálculo que contiene los datos
que se utilizaron para crear la gráfica.
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10.
Dé un clic al botón de “Finish”, así quedaría su gráfica
si seleccionó “As New Sheet”.
Al dar un clic al botón de “Finish”, así quedaría su gráfica si
seleccionó “As Object In”.
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EDICIÓN DE LA GRÁFICA CREADA
Una vez creada la gráfica se puede modificar tanto en los colores
como en el formato y contenido de la misma. Para modificar los
colores basta con que dé doble clic en el espacio al cual desea cambiar
el color. Se abrirá una caja de diálogo donde podrá cambiar el color,
dar efectos especiales, utilizar patrones o texturas.
Para cambiar el estilo de la gráfica una vez creada, debe hacerlo
a través de la barra de menú en la alternativa de “Chart”
. Esta
aparece cuando se le ha dado un clic a la gráfica y la misma se marca.
En el mismo menú puede cambiar los datos que está tomando en
consideración para crear la gráfica; puede editar las opciones en la
gráfica, entre estas: los títulos, posición de la leyenda, valores de las
escalas, entre otros.
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BIBLIOGRAFÍA
1.
2.
Fulton, Jennifer (2000) DDC Learning Microsoft Excel
2000, Publicado por DDC Publishing.
Forde Connie M., Hefferin Linda, Woo Donna L., Van
Huss Susie H. (2006) Keyboarding and Word Processing,
Microsoft Word 2003, Thomson South Western.
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