PRONUNCIAMIENTO N° 558-2013/DSU Entidad: Instituto Nacional de Investigación y Capacitación de Telecomunicaciones- INICTEL-UNI. Referencia: Adjudicación Directa Pública N° 002-2013INICTEL- UNI, convocada para la “Contratación del Servicio de Limpieza y Mantenimiento para el INICTEL-UNI”. 1. ANTECEDENTES Mediante Comunicación recibida el 11 de junio de 2013, el Presidente del Comité Especial remitió al Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado (OSCE) la observación única presentada por el participante SERVICIO DE REPRESENTACIONES CONSIGNACIONES Y LIMPIEZA MEGA INTEGRAL S.A.C. al proceso de selección de la referencia, así como el informe técnico con el respectivo sustento, en cumplimiento de lo dispuesto por el artículo 28° del Decreto Legislativo Nº 1017, modificada mediante Ley Nº 29873, en adelante la Ley, y el artículo 58º de su Reglamento, aprobado por Decreto Supremo Nº 184-2008-EF, modificado mediante Decreto Supremo Nº 138-2012EF, en adelante el Reglamento. 2. OBSERVACIONES Observante: SERVICIO DE REPRESENTACIONES CONSIGNACIONES Y LIMPIEZA MEGA INTEGRAL S.A.C. Observación única Contra el requerimiento especificar la marca de materiales. de los El recurrente cuestiona que en el literal i) de la documentación de presentación de documentación obligatoria de la Sección Especifica de las Bases, se solicite una Declaración Jurada indicando la relación de materiales a emplear en cada una de las oficinas, detallando la descripción del producto, marca, cantidad, calidad, presentación del producto y utilización del mismo. 2 Señala que de acuerdo al artículo 11 del Reglamento, para la descripción de los bienes y servicios a contratar no se hará referencia a marcas o nombres comerciales, patentes, diseños o tipos particulares, fabricantes determinados, ni descripción que oriente la adquisición o contratación de marcas, fabricante o tipo de producto. Asimismo, señala que de acuerdo a la normativa de la materia, es potestad de cada fabricante registrar su marca como medida de protección de la misma ante terceros. Pronunciamiento Tal como se ha señalado, conforme con lo dispuesto en el artículo 13º de la Ley, concordado con el artículo 11º del Reglamento, la definición de los requerimientos técnicos mínimos es de exclusiva responsabilidad de la Entidad, sin mayor restricción que la de permitir la mayor concurrencia de proveedores en el mercado, debiéndose considerar los criterios de razonabilidad, congruencia y proporcionalidad. Al respecto, debe señalarse que el supuesto que prohíbe el artículo 11 del Reglamento es el requerimiento de una marca específica por parte de la Entidad contratante, ya que con ello se estaría restringiendo la libre concurrencia y competencia de postores al proceso de selección. Sin embargo, en el presente caso se advierte que la Entidad no ha requerido ninguna marca en especial, sino que la Entidad querría conocer la denominación del producto, tal como lo ha señalado el Comité Especial en el Informe Técnico N° 002-2013-INICTEL-UNI, remitido con ocasión de la elevación de observaciones a las Bases, por lo que el requerimiento no se encuentra en el supuesto descrito por el artículo 11 del Reglamento, tampoco se advierte vinculación alguna con la norma de signos distintivos. En ese sentido, este Organismo Supervisor ha decidido NO ACOGER la presente observación. Sin perjuicio de lo anterior, deberá precisarse en la integración de las Bases que en el supuesto que durante la ejecución contractual, al contratista no le fuese posible brindar las marcas señaladas en la Declaración Jurada (como por ejemplo: discontinuidad o desaparición de la marca), podrá el contratista emplear para la ejecución del servicio, otro producto que atienda la necesidad de la Entidad. 3. CONTENIDO DE LAS BASES CONTRARIO A LA NORMATIVA SOBRE CONTRATACIONES DEL ESTADO En ejercicio de su función de velar por el cumplimiento de la normativa vigente en materia de contrataciones del Estado, conforme a lo señalado en el inciso a) del artículo 58° de la Ley, este Organismo Supervisor ha procedido a realizar la revisión de las Bases remitidas, habiendo detectado el siguiente contenido contrario a la Ley y el Reglamento. 3 3.1. Documentación de presentación obligatoria De acuerdo a lo señalado en las Bases, se requiere la copia de la constancia de inscripción en el Registro Nacional de Empresas y Entidades que realizan Intermediación Laboral, que acredite que el postor cuenta con autorización vigente para realizar los servicios de limpieza de ambientes, desinfección, desratización, desinfección de reservorios (tanques y cisternas) y jardines. En relación a ello, se advierte que no se requiere el registro para la actividad de mantenimiento, el cual resultaría necesario dado que el objeto de la convocatoria es “servicio de limpieza y mantenimiento”, así como se requiere personal (tres operarios) que realicen actividades de mantenimiento de instalaciones eléctricas y gasfitería en general. En ese sentido, la Entidad deberá verificar si corresponde el registro de las actividades de mantenimiento requeridas, de acuerdo a lo señalado en la normativa especial de la materia. De corresponder, deberá modificarse el literal f) de la documentación de presentación obligatoria y requerir que los postores el registro de autorización para realizar intermediación laboral en actividades de mantenimiento. 3.2. Requisitos para la suscripción del contrato En la medida que de la revisión de las Bases no se aprecia que existan prestaciones accesorias que deban ser cumplidas por el proveedor, con ocasión de la integración de las Bases, se deberá suprimirse el numeral c) del numeral 2.7 de los requisitos para la suscripción del contrato, así como toda referencia a la garantía por prestaciones accesorias en la proforma del contrato. Asimismo, en el mismo numeral 2.7 de la Sección Específica de las Bases, se ha señalado que “Adicionalmente, puede considerarse otro tipo de documentación a ser presentada, tales como (…)”. Teniendo en cuenta que las Bases contienen las reglas del proceso y que las mismas deben estar establecidas de manera clara, se debe precisar cuales serán los documentos requeridos como parte de la documentación obligatoria, a fin de evitar confusiones entre los participantes al proceso. 4 3.3. Propuesta económica En el numeral 2.5.2 referido a la propuesta económica se establece que debe adjuntarse a oferta económica el detalle de los precios unitarios cuando dicho sistema haya sido requerido; asimismo, se solicita que se señale el monto total de la propuesta económica y los subtotales que lo componen. Al respecto, debe tener en cuenta que dado que el sistema de contratación del presente proceso es el sistema de suma alzada, no debe requerirse que se consignen, al momento de la presentación de propuestas, los precios unitarios ni los subtotales de la propuesta económica, por lo que deberá suprimirse dicho requerimiento de las Bases. Sin perjuicio de ello, podrá requerirse para la suscripción del contrato el detalle de los precios unitarios o los subtotales que lo componen. Cabe precisar que, dado que dicha información tiene carácter meramente referencial, los errores o incongruencias que puedan advertirse en dichos precios unitarios no podrán determinar la descalificación del postor. 3.4. Forma de pago En el numeral 2.10 de la Sección Específica de las Bases se ha establecido la forma de pago al contratista. Al respecto, se advierte que la documentación requerida no se encuentra acorde con las disposiciones referidas al pago, establecidas en las Bases Estándar para el servicio de limpieza, aprobadas mediante Directiva N° 018-2012-OSCE/CD. En ese sentido, deberá adecuarse la documentación requerida en el numeral 2.10 de las Bases del presente proceso, de acuerdo a lo señalado en las Bases Estándar antes mencionada, teniendo en cuenta la documentación solicitada para el pago del primero, segundo y el último mes del servicio. 3.5. Penalidades En el numeral 2.13 del Capítulo II de la Sección Especifica de la Bases y en la cláusula décimo tercera de la proforma del contrato, referido a las penalidades aplicables, se ha establecido penalidad por no presentarse correctamente uniformados; sin embargo, no se ha establecido la forma correcta de vestir el uniforme, por lo que con motivo de la integración de Bases deberá precisarse ello. 5 Asimismo, en el mismo acápite se ha establecido penalidad por proporcionar materiales de dudosa procedencia, dado que ello resultaría subjetivo, debe indicarse a qué se considerará materiales de dudosa procedencia, teniendo en cuenta que en las Bases se requiere la presentación de una Declaración Jurada donde se indique las características y la marca del producto a emplear. 4. CONCLUSIONES En virtud de lo expuesto: 4.1 El Comité Especial deberá cumplir con lo dispuesto por este Organismo Supervisor al absolver las observaciones indicadas en el numeral 2 del presente Pronunciamiento. 4.2 El Comité Especial deberá tener en cuenta las observaciones formuladas en el numeral 3 del presente Pronunciamiento a fin de efectuar las modificaciones a las Bases a que hubiere lugar. 4.3 Publicado el Pronunciamiento del OSCE en el SEACE, el Comité Especial deberá implementarlo estrictamente, aun cuando ello implique que dicho órgano acuerde bajo responsabilidad, la suspensión temporal del proceso y/o la prórroga de sus etapas, en atención a la complejidad de las correcciones, adecuaciones o acreditaciones que sea necesario realizar, de conformidad con lo dispuesto por el artículo 58 del Reglamento. 4.4 A efectos de integrar las Bases, el Comité Especial también deberá incorporar al texto original de las Bases todas las correcciones, precisiones y/o modificaciones dispuestas en el pliego de absolución de consultas, en el pliego de absolución de observaciones, en el Pronunciamiento, así como las modificaciones dispuestas por este Organismo Supervisor en el marco de sus acciones de supervisión, de acuerdo con lo dispuesto por el artículo 59 del Reglamento. 4.5 Conforme al artículo 58 del Reglamento, compete exclusivamente al Comité Especial implementar estrictamente lo dispuesto por este Organismo Supervisor en el presente Pronunciamiento, bajo responsabilidad, no pudiendo continuarse con el trámite del proceso en tanto las Bases no hayan sido integradas correctamente, bajo sanción de nulidad de todos los actos posteriores. 6 4.6 Al momento de integrar las Bases el Comité Especial deberá modificar las fechas de registro de participantes, integración de Bases, presentación de propuestas y otorgamiento de la buena pro, para lo cual deberá considerar que, de conformidad con lo dispuesto por la Novena Disposición Complementaria Transitoria del Reglamento, las personas naturales y jurídicas que deseen participar en el presente proceso de selección podrán registrarse hasta un (1) día después de haber quedado integradas las Bases, y que, a tenor del artículo 24 del Reglamento, entre la integración de Bases y la presentación de propuestas no podrá mediar menos de tres (3) días hábiles, computados a partir del día siguiente de la publicación de las Bases integradas en el SEACE. Jesús María, 25 de junio de 2013 PATRICIA ALARCÓN ALVIZURI Directora de Supervisión SGS/.