Ref. 1-2014-3999 - 3550/2014/SGC

Identificador : Uj3c DciY NfUo ZAz9 1jdO nriW XpM=
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verificarse ingresando a https://sedeelectronica.archivogeneral.gov.co
Ref. 1-2014-3999 - 3550/2014/SGC - 410
SALAZAR,
Asunto: Documentos contables
Respetado señor Salazar:
El Archivo General de la Nación - AGN, ha recibido su comunicación radicada con el No. 12014-3999 relacionada con la consulta sobre el artículo 28 de la ley 962 de 2005. Al respecto
nos permitimos señalar lo siguiente:
Conviene precisar en primer lugar, que las consultas que se presenten a esta Entidad se
resuelven de manera general, abstracta e impersonal, de acuerdo con las facultades conferidas
en el ejercicio de las atribuciones de dirección y coordinación de la función archivística del
Estado Colombiano expresamente señaladas en la Ley 594 de 2000, y se circunscribe a hacer
claridad en cuanto al texto de las normas de manera general, para lo cual armoniza las
disposiciones en su conjunto de acuerdo al asunto que se trate y emite su concepto,
ciñéndonos en todo a las normas vigentes sobre la materia.
DISPOSICIONES GENERALES ARCHIVÍSTICAS

En cumplimiento de la Ley 594 de 2000, es important e mencionar que el Arc hivo General de la
Nación, viene trabajando en su reglamentación, en especial con el uso de las nuevas tecnologías
y de hecho por la iniciativa c ero papel en articulación con las entidades del Gobierno Nacion al
como el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, Departamento
Administrativo de la Función Pública y la Presidencia de la República.
Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, e stablecimiento público adscrito al Ministerio de Cultura
www.archivogeneral.gov.co / información al ciudadano / sistema de peticiones, quejas y reclamos
E-mail: contacto@archivogeneral.gov.co - Cr. 6 No. 6-91 Tel: 328 2888 - Fax: 337 2019 - Bogotá D.C., Colombia.
Fecha: 2013-12-11
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El Decreto 2649 DE 1993 “Por el cual se reglamenta la contabilidad en general y se expiden los
principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia” señala en el Art. 134.
“CONSE RVACION Y DESTRUCCION DE LOS LIBROS. Los entes económicos deben
conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad, de actas, de registro de ap ortes, los
comprobantes de las cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con
sus operaciones.
Salvo lo dispuesto en normas especiales, los documentos que deben conservarse pueden
destruirs e des pués de veint e (20) años contados desde el cierre de aquellos o la fecha del último
asiento, documento o comprobante. No obstante, cuando se garantice su reproducción por
cualquier medio técnico, pueden destruirse transcurridos diez (10) años. El liquidador de las
sociedades comerciales debe conservar los libros y papeles por el término de cinco (5) años,
contados a partir de la aprobación de la cuenta final de liquidación.
Tratándose de comerciantes, para diligenciar el acta de destrucción de los libros y papeles de
que trata el art ículo 60 del Código de Comercio, debe acreditarse ante la Cámara de Comercio,
por cualquier medio de prueba, la exactitud de la reproducción de las copias de los libros y
papeles destruidos”

El Código de Comercio de Colombia, determina las siguientes disposiciones:
“Art. 54. Obligatoriedad de conservar la correspondencia comercial. El comerciante deberá dejar
copia fiel de la correspondencia que dirija en relación con los negocios, por cualquier medio que
asegure la exactitud y duración de la copia. Asimismo, conservará la correspondencia que reciba
en relación con sus actividades comerciales, con anotación de la fecha de contestación o de no
haberse dado respuesta.
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Art. 55. Obligat oriedad de conservar los comprobantes de los asientos contables. El comerciante
conservará archivados y ordenados los comprobantes de los asientos de sus libros de
contabilidad, de manera que en cualquier momento se facilite verificar su exactitud”.


La Ley 594 de 2000 “P or medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras
disposiciones ” define en el Art. 3: “TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTA L: Listado de series
con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanenci a
en cada etapa del ciclo vital de los documentos”, en consecuencia se puede inferir que la tabla de
retención documental es el instrumento archivístico que permite establecer cuáles son los
documentos que institucionalizan las funciones y proc esos de una entidad, que tiempo deben
permanecer en cada etapa del ciclo vital y que debe hacers e con ellos una vez finalice su uso o
utilidad.
El Acuerdo A GN No. 004 de 2013 reglamenta parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y
modifica el proc edimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e
implementación de las tablas de retención y valoración documental.
En relación con su inquietud enmarcada en lo dispuesto en el artículo 28 de la ley 962 de 2005:
“De lo anterior interpreto que a la documentación que aplique este término y una vez
cerrado el trámite de esta misma, se podrá definir si se mantienen en soporte papel o en
medio técnico o en ambos y en caso de mantener el medio técnico ¿se podrá realizar la
destrucción de los soportes en papel?”, precisamos lo siguiente:
Con fundamento en la normativa referida, es necesario ratificar que la decisión de disposición
final de los documentos, en este caso “la eliminación”, obedecerá a lo definido en el artículo 15
del Acuerdo AGN 004 de 2013, así como a lo establecidos en las tablas de retención
documental, ya que independientemente del medio y soporte utilizado (papel o electrónico) para
la creación de estos documentos, deberán analizarse las funciones y obligaciones que les dan
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origen, toda vez que en el caso concreto de la información contable, además de soportar la
actividad económica de las entidades, también evidencia las obligaciones relacionadas con la
seguridad social, las actividades misionales, entre otras.
En los anteriores términos dejamos rendido nuestro concepto el cual debe considerarse dentro
de los parámetros establecidos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y
de lo Contencioso Administrativo.
Cordialmente,
JHON ALEXANDER GONZÁLEZ FLÓREZ
Subdirector de Tecnologías de la Información
Archivística y Documento Electrónico - TIADE
Anexos. N.A.
Proyectó: Jorge William Triana Torres, Profesional TIADE - AGN
Revisó: Jhon Alexander González Flórez, Subdirector TIADE – AGN
Archivado en: Conceptos técnicos
JHON ALEXANDER GONZALEZ FLOREZ
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