CONCLUSIONES OFICINA DE CONTROL INTERNO RENDICION DE CUENTAS En su acepción general la Rendición de Cuentas es la obligación de un actor de informar y explicar sus acciones a otro(s) que tiene(n) el derecho de exigirla, debido a la presencia de una relación de poder, y la posibilidad de imponer algún tipo de sanción por un comportamiento inadecuado o de premiar un comportamiento destacado. Rendición de Cuentas es una expresión del Control Social, que comprende acciones de petición de información y explicaciones, así como el seguimiento y evaluación de la gestión y la incidencia de la ciudadanía para que esta se ajuste a sus requerimientos www.archivogeneral.gov.co / contacto@archivogeneral.gov.co / Twitter: ArchivoGeneral – Facebook: Archivo General – Youtube: Canal AGN Colombia RENDICION DE CUENTAS La Gestión se ve afectada por hechos de corrupción, clientelismo y el bajo desempeño, que generan pérdida de legitimidad del Estado y de confianza de los ciudadanos en las instituciones La Rendición de Cuentas busca la intervención efectiva de los ciudadanos para prevenir la ocurrencia de tales hechos y exigir la . presentación de temas que afectan el cumplimiento de los fines estatales y la no satisfacción de necesidades de los ciudadanos. www.archivogeneral.gov.co / contacto@archivogeneral.gov.co / Twitter: ArchivoGeneral – Facebook: Archivo General – Youtube: Canal AGN Colombia METODOLOGÍA 1- Convocatoria a. Realizar una amplia convocatoria b. Divulgación de la convocatoria c. Realizar Invitaciones d. Invitar a inscribirse para intervenir en la audiencia. e. Preguntas anticipadas. 2- Entrega previa Documento resumen de Rendición de cuentas 3- Invitaciones a ciudadanía y actores sociales específicos . 4- Espacio adecuado. 5- Tiempo razonable 6- Ejecución de la Rendición de cuentas www.archivogeneral.gov.co / contacto@archivogeneral.gov.co / Twitter: ArchivoGeneral – Facebook: Archivo General – Youtube: Canal AGN Colombia DEBERES FUNCIONALES AGN Establecer, dirigir y coordinar el Sistema Nacional de Archivos Planear, dirigir y coordinar la Función Archivística en la Nación Formular, orientar, coordinar y controlar la política Nacional de archivos Salvaguardar el patrimonio documental del País y ponerlo al servicio de la comunidad Fijar políticas y expedir normas que garanticen la conservación y uso del patrimonio documental de la Nación Garantizar la eficacia de la gestión del Estado, a través de la organización y fortalecimiento de la función archivística Conservar, difundir y salvaguardar el patrimonio documental de la Nación y el que custodia Contribuir a preservar la riqueza cultural de la Nación www.archivogeneral.gov.co / contacto@archivogeneral.gov.co / Twitter: ArchivoGeneral – Facebook: Archivo General – Youtube: Canal AGN Colombia EJECUCIÓN DE LOS DEBERES El Archivo General de la Nación consagra el cumplimiento de sus deberes legales y la misión Institucional, en el Plan Estratégico “HACIA UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICO 2011- 2014” El Plan traza como objetivo general, lograr la formulación, coordinación, control y seguimiento de la Política Nacional de Archivos y Gestión Documental, en pro de garantizar el acceso a la información y contribuir a salvaguardar los derechos de los ciudadanos, así como, apoyar el desarrollo de políticas que mejoren la eficiencia en los trámites de la administración pública a través de la gestión documental articulada con el uso de la Tecnología. www.archivogeneral.gov.co / contacto@archivogeneral.gov.co / Twitter: ArchivoGeneral – Facebook: Archivo General – Youtube: Canal AGN Colombia EJECUCIÓN DE LOS DEBERES Para el cumplimiento de este Objetivo General se formularon cuatro (4) ejes estratégicos: 1. Modernización de los Archivos Públicos 2. Fortalecimiento y consolidación del Sistema Nacional de Archivos 3. Recuperación y conservación documental del País del Patrimonio 4. Fortalecimiento Institucional Cada eje estratégico contiene objetivos y líneas de acción. Se ejecutan a través de siete (7) los proyectos de inversión. www.archivogeneral.gov.co / contacto@archivogeneral.gov.co / Twitter: ArchivoGeneral – Facebook: Archivo General – Youtube: Canal AGN Colombia CONCLUSIONES El Archivo General de la Nación ejecuta sus deberes legales y funcionales, a través del Plan estratégico formulado para el cuatrienio 2011-2014. El Plan es coherente con el Plan Nacional de Desarrollo PROSPERIDAD PARA TODOS, en su pilar “Igualdad de oportunidades para la prosperidad social”, Componente: Conservación del patrimonio cultural del País. El Plan responde y ejecuta el cumplimiento misional y de los objetivos establecidos en la planeación estratégica. www.archivogeneral.gov.co / contacto@archivogeneral.gov.co / Twitter: ArchivoGeneral – Facebook: Archivo General – Youtube: Canal AGN Colombia RECURSOS APROPIADOS En la vigencia 2013 se asigna un presupuesto total para el Archivo General de $ 18.916. millones de pesos Aportes del Gobierno Nacional por un valor $ 9.963 millones de pesos. (52.67%) Apropiación de recursos propios por venta de servicios $ 8.953 millones de pesos. (47.33%) Se ejecuta, en la vigencia, $ 17.041 millones de pesos. (90%) www.archivogeneral.gov.co / contacto@archivogeneral.gov.co / Twitter: ArchivoGeneral – Facebook: Archivo General – Youtube: Canal AGN Colombia RECURSOS DE INVERSIÓN Para cumplir con los cuatro ejes estratégicos consignados en el Plan estratégico, se asigno un presupuesto de $ 9.580 millones de pesos, equivalente al 50.64 % del presupuesto total Estos recursos se ejecutaron a través de lo siete (7) proyectos de inversión inscritos en Planeación Nacional Se ejecuta un total de $8.820,9 millones de pesos, (92,07%) El proyecto con mayor destinación de recursos fue implantación del SNA con una cifra de $ 6.604.0, millones de pesos (69%), seguido por Preservación del patrimonio documental Colombiano con $ 1.100.0 (11.5%) y Renovación e implementación de tecnologías de la información con $ 1.065.0 (11.11%) www.archivogeneral.gov.co / contacto@archivogeneral.gov.co / Twitter: ArchivoGeneral – Facebook: Archivo General – Youtube: Canal AGN Colombia CONCLUSIONES Asignación de presupuesto requerido para cumplir con deberes y funciones legales Ejecución presupuestal ACEPTABLE cumplimiento entre el 80 y el 99%) Ejecución de recursos asignados para los proyectos de inversión, es ACEPTABLE Hay ejecución de las actividades pero con limitaciones que afectaron la calidad o el impacto de las metas u objetivos propuestos Deben Identificarse las causas que limitaron la ejecución de los proyectos de inversión e implementar las mejoras respectivas (rango de www.archivogeneral.gov.co / contacto@archivogeneral.gov.co / Twitter: ArchivoGeneral – Facebook: Archivo General – Youtube: Canal AGN Colombia LOGROS Reconocimiento Institucional (Fortalecimiento de funciones de conservación y uso del patrimonio documental de la Nación Decreto 1515 de 2013) Posicionamiento institucional ante Ciudadanía. (Redes sociales 15.328 seguidores registrados - Registro en medios de comunicación) Reglamentación normativa eficaz y contributiva al desarrollo de la política Archivística. (Decreto 1515 de 2013; Decreto 32 de 2013; Decreto 805 de 2013; Decreto 2758 de 2013, Acuerdo 03 de 2013; Acuerdo 05 de 2013) Solidez financiera. Equilibrio financiero y operacional resultante de superar el presupuesto de ingresos propios proyectado en un 134 % www.archivogeneral.gov.co / contacto@archivogeneral.gov.co / Twitter: ArchivoGeneral – Facebook: Archivo General – Youtube: Canal AGN Colombia LOGROS Contribución con la eficacia en la gestión administrativa del Estado con la expedición de regulaciones técnicas archivísticas. (Guía para la elaboración de un PGD; Guía PINAR para Entidades Pública; Guías de bancos terminológicos; Compilación de normativa nacional e internacional (firma digital, documento electrónico, preservación, Interoperabilidad, SGDEA y digitalización). Crecimiento en ingresos propios por venta de servicios (Facturación total $20.995’562.610) Presupuesto de Inversión financiado en un 71.35% con recursos propios. Contribución en la efectividad de los derechos de las victimas del conflicto. (Componente de verdad –Participación activa en el SNARIV ) www.archivogeneral.gov.co / contacto@archivogeneral.gov.co / Twitter: ArchivoGeneral – Facebook: Archivo General – Youtube: Canal AGN Colombia LOGROS Contribución con la gestión y administración de los archivos de derechos humanos y memoria histórica (Registro, conformación y protección de archivos – Protocolo archivístico y Plan de registro de archivos de DDHH; Ley 1448 de 2011 ) Salvaguarda del patrimonio documental del país con la Adquisición de bienes del Patrimonio Documental como la versión caligráfica de la Constitución Política de 1991 y los bocetos del vitralista Alemán Walter Wolff. Implementación de la Fase II del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA / Adaptación procedimientos electrónicos. Adecuada atención a las entidades que conforman el Sistema Nacional de Archivo. www.archivogeneral.gov.co / contacto@archivogeneral.gov.co / Twitter: ArchivoGeneral – Facebook: Archivo General – Youtube: Canal AGN Colombia DIFICULTADES Baja cobertura en la función de Asistencia Técnica, control y vigilancia a los archivos del orden Nacional, Departamental y Territorial. Las metas fijadas fueron bajas con respecto a la población objetivo. (11.16%) Baja cobertura en la asistencia a Entidades en el acompañamiento para la transferencia de documentos de valor históricos de acuerdo a la TRD. (Decreto 1515 de 2013) Baja cobertura en revisión para la convalidación de las TRD y TVD.(30 acompañamientos) Baja cobertura en asistencia técnica a las Entidades del Orden Nacional, Departamental y Municipal.( 97 visitas) www.archivogeneral.gov.co / contacto@archivogeneral.gov.co / Twitter: ArchivoGeneral – Facebook: Archivo General – Youtube: Canal AGN Colombia DIFICULTADES Baja ejecución en la Meta Microfilmar y digitalizar el patrimonio documental que custodia el AGN para su preservación y difusión.(Microfilmar folios 223.200, Meta 600.000 - Copia de Seguridad Microfilm 176 rollos, Meta 1000 -Digitalización de fotografías 6.959, Meta 50.000) Baja ejecución (68%) en la meta de Diseño de política sobre manejo de archivos audiovisuales, sonoros, fotográficos, orales y otros archivos especiales Ausencia de Sanciones a Entidades que incumplen la ley General de Archivos, por mora en la expedición del Decreto Reglamentario. Ejecución NO SATISFACTORIA del Presupuesto (100%) www.archivogeneral.gov.co / contacto@archivogeneral.gov.co / Twitter: ArchivoGeneral – Facebook: Archivo General – Youtube: Canal AGN Colombia REFLEXIÓN “No te rindas, por favor no cedas aunque el frío queme, aunque el miedo muerda, aunque el sol se ponga y se calle el viento. Aún hay fuego en tu alma, aún hay vida en tus sueños, porque cada día es un comienzo nuevo, porque ésta es la hora y el mejor momento” Mario Benedetti www.archivogeneral.gov.co / contacto@archivogeneral.gov.co / Twitter: ArchivoGeneral – Facebook: Archivo General – Youtube: Canal AGN Colombia POR SU ATENCIÓN GRACIAS ! www.archivogeneral.gov.co / contacto@archivogeneral.gov.co / Twitter: ArchivoGeneral – Facebook: Archivo General – Youtube: Canal AGN Colombia