¿Cómo exponer adecuadamente un proyecto de tecnología de información? Guía práctica y rápida Luis Carlos Aceves G. La motivación.... El ambiente de las tecnologías de información (TI) es sumamente cambiante. Esto obliga a que los proyectos desarrollados sean cada vez más dinámicos e innovadores. Dentro de este proceso es frecuente que se tenga que realizar la presentación o exposición de alguna propuesta que sentimos que puede cubrir la demanda tecnológica de un mercado con cierta necesidad. Dentro del contexto de las TI, he vivido diversas situaciones académicas y profesionales donde he observado que las personas que pertenecemos a ésta área no sabemos exponer, explicar y justificar nuestros proyectos; aún los innovadores. Esto básicamente significa que el proceso de “venta” del proyecto es poco exitoso. Al mencionar la palabra “vender” no me refiero a una transacción comercial, sino al proceso de convencer que la idea presentada está fundamentada, es factible y es la mejor. Es decir, que la propuesta realmente resuelve algo o satisface una necesidad, y que al mismo tiempo al desarrollarla generará algún beneficio, preferentemente económico. Quiero hacer énfasis en algunos puntos que refuerzan la aseveración del párrafo previo: El factor tecnológico siempre como punto central: frecuentemente las personas del área de TI solo piensan en función de aspectos de TI. Quizás suena redundante este enunciado, por lo que detallaré algunos aspectos relacionados con este punto: Hay que recordar que la audiencia que esté escuchando la presentación y evaluando el proyecto puede no pertenecer área de TI, por ejemplo algún inversionista o el director de una organización. Frecuentemente, al momento de presentar un proyecto de TI las personas se centran en mostrar únicamente las bondades tecnológicas de su producto, utilizan un lenguaje demasiado técnico y en muchos casos no se responde del todo a los cuestionamientos que surgen. El proceso de búsqueda de información: normalmente, antes cualquier idea lo más natural es investigar. Erróneamente se suficiente con que la idea suene bien tecnológicamente para proyecto de TI. En pocas ocasiones las personas investigan si en el mercado desarrollado o en proceso de desarrollo. Con Internet el proceso de búsqueda debería ser relativamente simple. Desafortunadamente, es común responsables del proyecto no toman esto en cuenta, o no buscar a través de la Web limitándose a realizar sumamente superficial. de desarrollar piensa que es convertirla en ya existe algo algo obligado y observar que los saben qué o cómo una investigación Desconocimiento del entorno: definitivamente el punto central es el proyecto a presentar, pero no hay que olvidar que hay fuerzas externas que pueden afectar la realización del mismo. Los responsables del proyecto pocas veces tienen claras respuestas ante cuestionamientos como: ¿de cuánto es el mercado?, ¿cuál es la opinión de los prospectos?, ¿quienes serán los proveedores?, ¿con quién compiten?, ¿qué tecnología puede sustituir o complementar a la idea presentada?, ¿cómo está creciendo la industria en que se desea desarrollar el producto?, ¿qué precio está dispuesto a pagar el mercado?, ¿qué riesgos tiene el proyecto? En muchas ocasiones este desconocimiento está profundamente relacionado con la falta de investigación ya mencionada. El ciclo de vida y la pérdida de la ventaja competitiva: si bien la idea puede ser innovadora hay que visualizar si a mediano o largo plazo el proyecto puede crecer. Si el proyecto no tiene futuro o si puede ser replicado con facilidad rápidamente perderá su valor. La situación provocará que la ventaja competitiva se pierda y el producto terminará por “morir”. Debido a que la TI evoluciona con gran rapidez es importante que los responsables del el proyecto puedan responder a preguntas como ¿qué mejoras tecnológicas se pueden incorporar? ¿cuál es el futuro de la arquitectura técnica del proyecto? ¿en qué otras plataformas puede funcionar? ¿cómo se visualiza el proyecto comercial y técnicamente a mediano plazo?. Lamentablemente esto es otra situación donde no siempre se dan respuestas claras. El retorno de la inversión: este es uno de los indicadores más importantes para poder “vender” la idea, sin embargo es uno de los más ignorados por la gente de TI. El proyecto puede ser muy bueno técnicamente hablando, pero si no se realiza un análisis costo-beneficio que determine la factibilidad económica será difícil de llevarlo a la práctica. Con frecuencia los responsables del proyecto no identifican correctamente la inversión necesaria para desarrollar el proyecto contra los beneficios esperados una vez que se concluya. Al no hacer un análisis costo-beneficio no se puede conocer el periodo de tiempo que tomará recuperar la inversión. El impacto es más negativo si el proyecto se presenta ante inversionistas que necesitan saber cuándo recuperarán su dinero y en qué montos. Falta de una metodología de trabajo perceptible: este punto suele ser complicado para las personas de TI especialmente por estar relacionado con su forma de trabajar. Si bien es cierto que típicamente el proyecto suele ser el resultado de un proceso de innovación-necesidad, también es importante mostrar que existe una plan definido para su desarrollo. Es común que no se presente explícitamente una metodología definida de trabajo y que se ignoren conceptos importantes que: planeación de recursos, programación de actividades, estrategia, cronogramas, finanzas y presupuestos, entre otros. A pesar de que los elementos mencionados no son una parte tangible de un proyecto son necesarios para entender el camino que llevará al éxito o fracaso del mismo. Falta de habilidades verbales y escritas: suena poco creíble que una persona con estudios profesionales carezca de habilidades de comunicación oral y escrita. Hay carencias relacionadas con la presentación escrita: por ejemplo, es común que al estar presentando un proyecto aparezcan errores de ortografía, palabras mal empleadas, errores semánticos, oraciones o enunciados poco comprensibles, exceso de información, y los muy comunes errores “de dedo”. A la par de estos errores suele haber también detalles en la comunicación oral: mala selección de palabras, confusión al exponer o responder, nerviosismo y finalmente explicaciones con terminología compleja. Es importante observar que la mayoría de los casos presentados están relacionados con una preparación previa a la exposición y son parte del contexto del proyecto. Estos aspectos son los más ignorados o son a los que se les dedica menor tiempo. A lo largo de este texto se verán algunos conceptos básicos orientados a mejorar los aspectos previos a la presentación de un proyecto de TI. En cada capítulo se mostrará una idea básica de los puntos más importantes a tomar en cuenta para exponer un proyecto de TI. Esta guía no pretende ser una metodología infalible, ni asegura que cualquier proyecto de TI que se presente necesariamente podrá venderse, pero si maximiza las posibilidades de éxito. Finalmente, vale la pena recordar que cada proyecto de TI tiene su propia naturaleza, complejidad y entorno por lo que los responsables del mismo deberán usar mucho sentido común y decidir en qué enfocarse.