Sello de No Existencia

ELABORACIÓN
03
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08
MANUAL ADMINISTRATIVO
DELEGACIÓN ALVARO OBREGON
PAG. 1
DE: 1
Nombre del Procedimiento: 05.073.- Sello de No Existencia
OBJETIVO GENERAL:
Señalar en el formato de Requisición de Compra la inexistencia o en su caso el nivel
mínimo en el que se encuentran materiales, artículos y/o bienes, solicitados por las
diferentes áreas que pertenecen a esta Delegación, con el fin de proceder a su
adquisición por la Dirección de Recursos Materiales. Mecanismo de control que permite
evitar compras excesivas y con ello optimizar la adquisición y administración de los
recursos materiales con cargo al presupuesto de este Órgano Político Administrativo.
POLÍTICAS Y/O NORMAS DE OPERACIÓN:
•
El Almacén General deberá verificar que la Requisición de Compra esté debidamente
requisitada y firmada por los servidores públicos responsables de cada área.
•
Con el fin de colocar el “Sello de no existencia” en los formatos de Requisición de
Compra, el Almacén General verificará las existencias de bienes.
Cabe señalar que existen materiales en los que el reaprovisionamiento o reposición de
los mismos debe ser en forma oportuna y en la cantidad adecuada, acciones que evitan
paralizar operaciones relacionadas con programas de carácter social. Se colocará “Sello
de No Existencia” en reportes de material que presenten existencias mínimas.
ELABORACIÓN
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DELEGACIÓN ALVARO OBREGON
PAG. 2
DE: 2
Nombre del Procedimiento: 05.073.- Sello de No Existencia
Unidad Administrativa
N°
Descripción de la Actividad
Área Solicitante
1
Presenta en el Almacén General el
formato denominado “Requisición de
Compra” en original y 4 copias, el cual
contiene cantidad, unidad de medida,
descripción y justificación.
Jefatura de Unidad
Departamental de
Almacenes e Inventarios
2
Recibe el formato de “Requisición de
Compra”, en original y 4 copias verifica
que este debidamente requisitado y que
cuente con las firmas de los servidores
públicos responsables.
(Área de Control
Administrativo)
Tiempo
10
minutos
¿El documento es correcto?
NO
Área Solicitante
3
Regresa la “Requisición de Compra”
original y 4 copias, al área interesada,
para que
efectué las correcciones
correspondientes.
4
Recibe la “Requisición de Compra”
original y 4 copias, con las indicaciones
respectivas, corrige y reinicia en la
actividad núm.1.
10
minutos
SI
Jefatura de Unidad
Departamental de
Almacenes e Inventarios
(Área de Control
Administrativo)
5
Turna la “Requisición de Compra” original
y 4 copias, a la Oficina de Almacén
General, con el fin de verificar existencias.
10
minutos
ELABORACIÓN
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DELEGACIÓN ALVARO OBREGON
PAG. 3
DE: 3
Nombre del Procedimiento: 05.073.- Sello de No Existencia
Unidad Administrativa
Jefatura de Unidad
Departamental de
Almacenes e Inventarios
(Oficina de Almacén
General)
No.
6
7
Descripción de la Actividad
Recibe la “Requisición de Compra”
original
y
4
copias.
Verifica
existencias.
¿Existe material suficiente que cubra
la cantidad solicitada?
SI
Informa que el solicitante deberá
presentar formato de “Salida de
Almacén” en original y 4 copias, al
Área de Control Administrativo.
Recibe la “Requisición de Compra”
original y 4 copias e indica al Área
Solicitante que el suministro será a
través del formato de “Salida de
Almacén”.
Tiempo
20
minutos
10
minutos
Jefatura de Unidad
Departamental de
Almacenes e Inventarios
(Área de Control
Administrativo)
8
Jefatura de Unidad
Departamental de
Almacenes e Inventarios
(Oficina de Almacén
General)
Jefatura de Unidad
Departamental de
Almacenes e Inventarios
(Área de Control
Administrativo)
9
10
Recibe y sella “Requisición de
Compra” original y 4 copias. Entrega
al Área solicitante “Requisición de
Compra” en original y 3 copias y
archiva la cuarta copia.
10
minutos
Área Solicitante
11
Recibe “Requisición de Compra”
debidamente sellada y tres copias.
Efectúa actividad correspondiente.
20
minutos
NO
Turna “Requisición de Compra”
original y 4 copias a el área de
Control Administrativo.
Fin de procedimiento
10
minutos
10
minutos
ELABORACIÓN
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DELEGACIÓN ALVARO OBREGON
PAG. 4
DE: 4
Nombre del Procedimiento: 05.073.- Sello de No Existencia
Área Solicitante
J.U.D. de Almacenes e Inventarios
(Área de Control Administrativo)
J.U.D. de Almacenes e Inventarios
(Oficina de Almacén General )
Inicio
1
2
Presenta
Requisición de
compra.
RC
Recibe Fornato
Requisición de
Compra y revisa.
0-4
RC
0-4
SI
¿Doctos.
correctos
?
NO
4
Recibe, corrige y
reinicia Act. 1
RC
0-4
3
Regresa Requisición de
Compra anomalías y
regresa.
RC
0-4
5
6
Turna Requisición de
Compra para verificar
existencias.
Recibe Requisición de
Compra, verifica
existencias.
RC
RC
0-4
0-4
A
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DELEGACIÓN ALVARO OBREGON
PAG. 5
DE: 5
Nombre del Procedimiento: 05.073.- Sello de No Existencia
J.U.D.
de
Almacenes
e
Inventarios
(Oficina de Almacén General)
Área Solicitante
J.U.D. de Almacenes e Inventarios
(Área de Control Administrativo)
A
NO
¿Existe
material
?
SI
7
Informa que deberá
presentar Salida de
Almacén. Regresa
requisición.
RC
8
Recibe Requisición e
indica que el suministro
Será a través de Salida
de Almacén.
0-4
RC
9
Turna Requisición
de Compra.
RC
0-4
0-4
10
11
Recibe y sella
Requisición de Compra
Archiva copia, entrega
al Área Solicitante.
Recibe Requisición de
Compra debidamente
sellada.
RC
0-4
RC
0-3
Fin
RC I
Lic. Adolfo Riebeling Montiel
Director General de Administración