v Código HCI-01 v.10 Página 1 de 8 Caracterización del Proceso de Control Interno OBJETIVO DEL PROCESO RESPONSABLE Desarrollar los elementos de control que permitan realizar un examen sistemático objetivo e independiente de los procesos, actividades, operaciones y resultados generando como consecuencia aseguramiento y asesoramiento. LIDER DEL PROCESO Inicia Planeación de la Evaluación y Verificación del Sistema de Control Interno ALCANCE Termina Medición, Análisis y Mejora INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS EMISOR ENTRADA ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDA RECEPTOR Plan de Desarrollo Direccionamiento Estratégico Política de Calidad Direccionamiento Estratégico Estado Directrices (Proyecto Institucional, Reglamentos, Estatutos, Acuerdos, Resoluciones), Requisitos, Normas Manual de Calidad Administración del SIG Elaboración del Plan de acción Objetivos de Calidad FAC- 23 “Planificación, Control y Seguimiento al SIG” P Plan de Acción Aprobado Elaboración del Plan de Compras Control Interno Identificación de necesidades Planificación del Proceso Gestión del Talento Humano Gestión Solicitud de personal, recursos, equipo, e insumos Adquisición de Bienes y Servicios Plan de Acción de Control Interno de Gestión Gestión de la Infraestructura y Apoyo Logístico Y todos los procesos v EMISOR Direccionamiento Estratégico Código HCI-01 v.10 Página 2 de 8 Caracterización del Proceso de Control Interno ENTRADA ACTIVIDADES Plan de Acción de Control Interno de Gestión RESPONSABLE RECEPTOR Informes de evaluaciones Ejecución de evaluaciones Plan de Acción de Control Interno de Gestión Preparación informes de evaluaciones Plan de mejoramiento SALIDA Todos los procesos Informe avance de los planes de mejoramiento Control y seguimiento Actas de Reunión Todos los procesos Riesgos actualizados y controlados Solicitudes, Acompañamientos y Asesorías H Evaluación del Mapa de Riesgos Trámite de Solicitudes, Gestión de Acompañamientos y Asesorías Control Interno Plan de Acción de Control Interno de Gestión Realización actividades para el Fomento de la Cultura de Control Entes Externos Requerimientos normativos Elaboración y envío de informes Informe Mapa de Riesgos Control Interno Actas de Reunión Comunicaciones físicas y correos electrónicos. Actas de Reunión Todos los procesos Direccionamiento Estratégico Todos los procesos Informe de Gestión Comunicaciones, Publicaciones, Página web, registros Informes con destino a entes de control Entes Externos v ENTRADA Gestión del Talento Humano Solicitud de necesidades de capacitación, inducción, entrenamiento, bienestar social Necesidades de mantenimiento de equipos e infraestructura ACTIVIDADES RESPONSABLE Administración del SIG Página 3 de 8 SALIDA RECEPTOR Identificación de necesidades Solicitud de necesidades de capacitación, inducción, entrenamiento, bienestar social Gestión del Talento Humano .Análisis de necesidades de infraestructura y mantenimiento de equipos Solicitud de requerimientos Infraestructura y Logística Solicitud para inclusión o eliminación de documentos en las Tablas de Retención Gestión Documental Aplicación de las directrices documentales Gestión Documental HCI-01 v.10 Caracterización del Proceso de Control Interno EMISOR Infraestructura y Logística Código Directrices de la documentación PAC-01, PAC-02, PAC04, PAC-05, PAC-06, PAC-08, PAC-12 FAC23 Revisión, análisis de la gestión documental en el Proceso Ejecución de los documentos exigidos por la norma Ejecución del FAC-23 “Planificación, Control y Seguimiento al SIG” Medición de indicadores Toma de acciones de mejora continua Control Interno Documentación actualizada FAC-08 “Actas de Reunión” Informes acorde a las fechas establecidas en el FAC-23 Administración del SIG v ENTRADA Administración del SIG Plan de Auditorías Internas Solicitud de Planes de mejoramiento producto de auditorias EMISOR ACTIVIDADES V ENTRADA Administración del SIG Instrumento para identificación de riesgos (Mapa de riesgos del proceso) RESPONSABLE Ejecución de Auditorias Elaboración del plan de mejoramiento ACTIVIDADES Solicitud de informes de avance Control Interno HCI-01 v.10 Página 4 de 8 Caracterización del Proceso de Control Interno EMISOR Control Interno Código SALIDA RECEPTOR Informes de Auditorias Control Interno RESPONSABLE Plan de mejoramiento aprobado SALIDA Control Interno RECEPTOR Control y seguimiento a la efectividad de las acciones correctivas y preventivas Ejecución de acciones correctivas y preventivas Administración del SIG A Control Interno Seguimiento y control a los riesgos Identificados y valorados Control Interno Riesgos actualizados y controlados v Código HCI-01 v.10 Página 5 de 8 Caracterización del Proceso de Control Interno CRITERIOS DE SEGUIMIENTOS Y CONTROL QUE SE CONTROLA Plan de Mejoramiento resultado de Auditorías Internas y Externas Controles en las entradas COMO SE CONTROLA Seguimiento continuo Mapa de Riesgos FCI-34 Control y Seguimiento Mapas de Riesgo y Planes de Mejoramiento de Auditorías PCI-05 Acompañamiento y Asesorías FRECUENCIA DEL CONTROL REGISTRO DEL CONTROL Comunicados (físicos o digitales) FCI-34 Control y Seguimiento Mapas de Riesgo y Planes de Mejoramiento de Auditorías Planes de mejoramiento del Proceso Solicitud, Acompañamiento y asesorías QUIEN LO CONTROLA Cada vez que finalice la Auditoria FAC-08 Acta periódicamente Reunión del proceso verificado Líder del Proceso Según las fechas estipuladas en los Planes de Mejoramiento FAC-08 Actas de Reunión de Grupo de Mejoramiento Periódicamente FAC-08 Acta de Reunión Permanente y Semestralmente a Comunicados (fisicos través de los o digital), Actas de indicadores medición Reunión. Informe de de satisfacción del Indicadores. cliente. v HCI-01 v.10 Página 6 de 8 Caracterización del Proceso de Control Interno QUE SE CONTROLA Fomento de la Cultura de Control Controles en las actividades Código COMO SE CONTROLA FCI-28 Plan de Acción de Control Interno QUIEN LO CONTROLA FRECUENCIA DEL CONTROL Anual REGISTRO DEL CONTROL Evidencias del fomento de la Cultura de Control. Control y Seguimiento. FCI-19 Plan de Mejoramiento Acorde a las fechas establecidas en el FCI-19 Plan de Mejoramiento. FAC-08 Acta de Reunión de los procesos Trámite a solicitudes, acompañamientos y asesorías Medición por indicador de satisfacción del Cliente Permanente Comunicados (fisicos o digital) Informe de Indicadores. Actividades para el fomento de la cultura de Control Interno Medición por indicador de satisfacción del Cliente Semestral Informe de Indicadores. De acuerdo a las fechas establecidas en el FCI-34 Control y Seguimiento Mapas de Riesgo y Planes de Mejoramiento de Auditorías Comunicados (fisicos o digital) Planes de Mejoramiento Con informes de Avance del Plan de Mejoramiento Líder del Proceso v Código HCI-01 v.10 Página 7 de 8 Caracterización del Proceso de Control Interno Controles en las salidas QUE SE CONTROLA COMO SE CONTROLA QUIEN LO CONTROLA FRECUENCIA DEL CONTROL REGISTRO DEL CONTROL Rendición de informes(entes externos) Cumplimiento de cronogramas dispuestos en la norma Líder del Proceso Permanente Comunicados (fisicos o digital) RECURSOS TALENTO HUMANO INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE DE TRABAJO TECNOLOGICOS Oficinas (Dotación básica, computadores – Director Oficina de Control Interno Hardware y Software software de oficina-impresoras, conexiones Profesional Universitario Oficina de Control eléctricas de comunicación y archivador) Interno Red de comunicaciones ( teléfono, internet, Spark, Estanterías para archivo etc ) Servicios de apoyo y teléfono. REQUISITOS ASOCIADOS NORMAS TECNICAS DE CALIDAD LEGALES Y DE LA ORGANIZACIÓN NTCGP 1000:2009 Gestión de Ley 87 de 1993 la Calidad en el Sector Público 4.2.3 -4.2.4 – 7.1 -7.2 – 7.5 – 8.2.1 – Normas Generales de Auditoria. NTC ISO 9001:2000 Sistema de Gestión de la Calidad Requisitos 8.2.2 - 8.2.3 – 8.2.4 – 8.3 – 8.4 – 8.5 Cartillas emitidas por el Dpto. Administrativo de la Función Pública. - MECI Acuerdos emitidos por el Consejo Superior de la Universidad de Pamplona. Resoluciones Rectorales. v Código HCI-01 v.10 Página 8 de 8 Caracterización del Proceso de Control Interno DOCUMENTOS ASOCIADOS DOCUMENTOS Ver FAC-01 “Listado Maestro de Documentos Internos” REGISTROS Ver FAC-03 “Listado Maestro de Formatos” INDICADORES Ver FAC-01 “Listado Maestro de Documentos Internos” RIESGOS Ver FCI-10 “Mapa de Riesgos” OBJETIVOS DE CALIDAD ASOCIADOS Mejora de la Cultura Institucional Construcción de una Cultura de Planeación