v Código HIS.GP-01 v.03 Página 1 de 8 Caracterización del Proceso de Gestión de Proyectos |OBJETIVO DEL PROCESO RESPONSABLE Gestionar Propuestas para los proyectos tecnológicos de la Dirección de Interacción Social y Desarrollo Tecnológico Inicia Concepción de la Propuesta ALCANCE Termina Medición, Análisis y Mejora LIDER DEL PROCESO INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS EMISOR ENTRADA ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDA RECEPTOR Política de calidad Direccionamiento Estratégico Estado Objetivos de calidad Direccionamiento Estratégico Plan de Desarrollo Aprobado Normatividad Manual de Calidad Sistema Integrado de Gestión Dirección de Interacción Social y Desarrollo Tecnológico FAC-23 “Planificación, control y Seguimiento al Sistema de Gestión de la Calidad” Definición de estrategias de Comercialización Solicitud de personal, equipos, bienes e insumos Identificación de Necesidades P Diseño Plan de Acción Diseño Plan de Comercialización Gestión del Talento Humano Gestión Adquisición de Bienes y Servicios Líder del Proceso Gestión de la Infraestructura y Apoyo Logístico Plan de Acción Plan de Comercialización Dirección de Interacción Social y Desarrollo Tecnológico v EMISOR Código HIS.GP-01 v.03 Página 2 de 8 Caracterización del Proceso de Gestión de Proyectos ENTRADA ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDA RECEPTOR Clientes Clientes Gestión de Interacción Social Gestión de Investigaciones Gestión de Interacción Social Solicitud Rechazada Concepción de la Propuesta Solicitud de Elaboración de Propuestas Estudios de Factibilidad Clasificación de la Solicitud de Elaboración de Propuesta Gestión de Investigaciones Gestión Académica Gestión Académica Direccionamiento Estratégico Clientes Direccionamiento Estratégico Clientes Gestión de Interacción Social Viabilidad de Propuesta H Elaboración Propuesta Validada Propuesta Observaciones de Propuesta Propuesta Ajustada Ajustes Propuesta Rechazada Gestión de Investigaciones Propuesta Aceptada por el cliente Respuestas del Cliente Gestión Académica Líder del Proceso Revisión Seguimiento Propuesta Rechaza por el Cliente Gestión de Interacción Social Gestión de Investigaciones Gestión Académica Direccionamiento Estratégico Asesoría Jurídica v Código HIS.GP-01 v.03 Página 3 de 8 Caracterización del Proceso de Gestión de Proyectos Concepción Asesoría Jurídica Gestión del Talento Humano Infraestructura y Logística Convenio Legalizado Solicitud de necesidades de capacitación, inducción, entrenamiento, bienestar social Necesidades de mantenimiento de equipos e infraestructura Gestión Documental Administración del SIG PAC-01, PAC-02, PAC04, PAC-05, PAC-06, PAC-08, PAC-12 FAC23 Objeto Virtuales Apoyo y Capacitación Identificación de necesidades Solicitud de necesidades de capacitación, inducción, entrenamiento, bienestar social Gestión del Talento Humano .Análisis de necesidades de infraestructura y mantenimiento de equipos Solicitud de requerimientos Infraestructura y Logística Solicitud para inclusión o eliminación de documentos en las Tablas de Retención Gestión Documental Aplicación de las directrices documentales Directrices de la documentación Propuesta Aceptada por el cliente Convenio Legalizado Entrega Convenio para ejecución Revisión, análisis de la gestión documental en el Proceso Ejecución de los documentos exigidos por la norma Ejecución del FAC-23 “Planificación, Control y Seguimiento al SIG” Medición de indicadores Toma de acciones de mejora continua Líder del Proceso Documentación actualizada FAC-08 “Actas de Reunión” Informes acorde a las fechas establecidas en el FAC-23 Administración del SIG v EMISOR ENTRADA Administración del SIG Plan de Auditorías Internas Solicitud de Planes de mejoramiento producto de auditorias Control Interno EMISOR ACTIVIDADES V ENTRADA Administración del SIG Instrumento para identificación de riesgos (Mapa de riesgos del proceso) RESPONSABLE Ejecución de Auditorias Elaboración del plan de mejoramiento ACTIVIDADES Solicitud de informes de avance Control Interno Código HIS.GP-01 v.03 Página 4 de 8 Caracterización del Proceso de Gestión de Proyectos SALIDA RECEPTOR Informes de Auditorias Líder del Proceso RESPONSABLE Plan de mejoramiento aprobado SALIDA Control Interno RECEPTOR Control y seguimiento a la efectividad de las acciones correctivas y preventivas Ejecución de acciones correctivas y preventivas Administración del SIG A Líder del Proceso Seguimiento y control a los riesgos Identificados y valorados Control Interno Riesgos actualizados y controlados v Código HIS.GP-01 v.03 Página 5 de 8 Caracterización del Proceso de Gestión de Proyectos CRITERIOS DE SEGUIMIENTOS Y CONTROL QUE SE CONTROLA COMO SE CONTROLA Revisando el acta de viabilidad entregada por Direccionamiento Estratégico Registrando en el Centro de Seguimiento a Propuesta Validada Proyectos (CSP) y FCP-23 “Requisitos del Cliente”. Revisando las Observaciones de observaciones Propuesta realizadas por el cliente de cada propuesta Revisando los componentes del Convenio Legalizado convenio legalizado (convenio, pólizas, etc.) Viabilidad de Propuesta Control en las entradas Controles en las actividades Revisión Centro de Seguimiento a Proyectos (CSP) QUIEN LO CONTROLA FRECUENCIA DEL CONTROL REGISTRO DEL CONTROL Líder del Proceso Antes de la construcción de cada propuesta Centro de Seguimiento a Proyectos (CSP) Líder del Proceso Cada vez que el cliente revise una propuesta ajustada Centro de Seguimiento a Proyectos (CSP) y FIS.GP-01 “Requisitos del Cliente”. Cuando el cliente las realice Centro de Seguimiento a Proyectos (CSP) Líder del Proceso Antes de ejecutar cada convenio Centro de Seguimiento a Proyectos (CSP) Líder del Proceso Cuando la propuesta se termine de construir Centro de Seguimiento a Proyectos (CSP) Líder del Proceso v Código HIS.GP-01 v.03 Página 6 de 8 Caracterización del Proceso de Gestión de Proyectos CRITERIOS DE SEGUIMIENTOS Y CONTROL Controles a las salidas QUE SE CONTROLA COMO SE CONTROLA QUIEN LO CONTROLA FRECUENCIA DEL CONTROL REGISTRO DEL CONTROL Solicitud Rechazada Revisando el motivo de rechazo Líder del Proceso A cada solicitud rechazada Centro de Seguimiento a Proyectos (CSP) Líder del Proceso Antes de solicitar elaboración del convenio Centro de Seguimiento a Proyectos (CSP) Propuesta Aceptada Con comunicación por el cliente emitida por el cliente RECURSOS TALENTO HUMANO INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE DE TRABAJO Oficinas (Dotación básica, computadores – Coordinador(a) de Gestión de Proyectos software de oficina-impresoras, conexiones Líder de Gestión de Proyectos eléctricas de comunicación y archivador, Analista de Gestión de Proyectos planoteca) Estanterías para archivo Servicios de apoyo, teléfono y fax TECNOLOGICOS Hardware y Software Video Beam Red de comunicaciones ( teléfono, fax, internet, same time, etc ) v Código HIS.GP-01 v.03 Página 7 de 8 Caracterización del Proceso de Gestión de Proyectos REQUISITOS ASOCIADOS NORMAS TECNICAS DE CALIDAD LEGALES Y DE LA ORGANIZACIÓN Ley 527. Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones. Ley 1111. Por la cual se modifica el Estatuto Tributario de los Impuestos administrados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Ley 1150. Se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con recursos públicos. Acuerdo No.002. Por el cual se modifica y actualiza el Estatuto de Contratación Administrativa de la Universidad de Pamplona. NTCGP 1000:2009 Gestión de la Calidad en el Sector Público NTCISO 9000:2005 4.2.3 -4.2.4 – 7.1 -7.2 – 7.5 – 8.2.1 – Ley 23. Derechos de autor. 8.2.3 – 8.2.4 – 8.3 – 8.4 – 8.5 Decreto 1360. Por el cual se reglamenta la inscripción del soporte lógico MECI en el Registro Nacional del Derecho de Autor Ley 44. Por el cual se modifica y adiciona la Ley 23 de 1982 y se modifica la Ley 29 de 1944. Decreto 460. Por el cual se reglamenta el Registro Nacional del Derecho de Autor y se regula el Depósito Legal. Decisión Andina 351. Por el cual se adopta el Régimen Común sobre Derechos de Autor y Conexos. Ley 599. Por la cual se expide el Código Penal Colombiano. Decreto 1474. Por el cual se promulga el "Tratado de la OMPI, Organización Mundial de la Propiedad Intelectual, sobre Derechos de Autor (WCT)", adoptado en Ginebra, el veinte (20) de diciembre de mil novecientos noventa y seis (1996). v Código HIS.GP-01 v.03 Página 8 de 8 Caracterización del Proceso de Gestión de Proyectos DOCUMENTOS ASOCIADOS DOCUMENTOS Ver FAC-01 Listado Maestro de Documentos Internos REGISTROS Ver FAC-03 Listado Maestro de Formatos INDICADORES Ver FAC-01 Listado Maestro de Documentos Internos RIESGOS Ver FCI-10 Mapa de Riesgos. OBJETIVOS DE CALIDAD ASOCIADOS Incrementar las Fuentes de Financiación.