Instituto para el Registro del Territorio del Estado de Colima Clave: LI-02-04-02 Fecha de emisión: 02/04/2014 Versión N°. 2 Página: 1 de 3 Lineamientos para seleccionar, evaluar y reevaluar a los proveedores Elaboró Revisó Lic. Luis Ricardo Ruiz Pérez Lic. Adrián Romero Castrejón Jefe de Departamento de Calidad Aprobó Lic. José Alberto Peregrina García Director General del Instituto para el Registro del Territorio del Estado de Colima Coordinador de Calidad y Comunicación Instituto para el Registro del Territorio del Estado de Colima LINEAMIENTOS PARA SELECCIONAR, EVALUAR Y REEVALUAR A LOS PROVEEDORES Clave: LI-02-04-02 Emisión: 02/04/2014 Versión: 2 Página 2 de 4 1. OBJETIVO Establecer los criterios para la selección, evaluación y reevaluación de los proveedores. 2. ALCANCE Aplica a todos los proveedores adjudicados por la Secretaría de Finanzas y Administración del Gobierno del Estado. 3. POLÍTICAS 3.1 Será responsabilidad del área administrativa de la dependencia u organismo implementar el mecanismo para evaluar y reevaluar a los proveedores. 3.2 La evaluación a proveedores se deberá de realizar a más tardar tres días posteriores a la recepción del bien o servicio. 3.3 Para evidenciar la evaluación a proveedores se utilizará el formato FO-02-04-18 evaluación y reevaluación a proveedores, los resultados de esta evaluación servirá de base para la reevaluación de proveedores. 3.4 La reevaluación a proveedores deberá llevarse a cabo de manera semestral. 4. MARCO NORMATIVO 4.1 Ley de Adquisiciones, Servicios y Arrendamientos del Sector Público en el Estado de Colima. 4.2 Norma ISO 9001:2008/NMX-CC-9001-IMNC-2008, Requisito 7.4 Compras. 7.4.1 Proceso de compras, 7.4.2 Información de las compras y 7.4.3 Verificación de los productos comprados. 5. SELECCIÓN Para seleccionar a los proveedores se buscara en la base de datos de los proveedores anteriores que con base a las evaluaciones realizadas a través del formato FO-02-04-18 de evaluación y re evaluación a proveedores. Si para el servicio a contratar no se cuenta aún con un proveedor, para seleccionar un nuevo proveedor se tomaran en cuenta los criterios de evaluación. 6. EVALUACIÓN A PROVEEDORES Para la evaluación a proveedores se considerarán los siguientes criterios: Criterio de evaluación Descripción del criterio Ponderaciones Servicio El proveedor demuestra: a) disponibilidad, b) flexibilidad y c) atención. 2) Reúne los tres requisitos. 1) Cuenta con dos de ellos 0) Reúne uno o menos. Precio El proveedor ofrece los precios más bajos sin sacrificar otros elementos. 2) Siempre 1) Algunas veces 0) Nunca Condiciones de pago Los periodos de crédito ofrecidos por el proveedor son de: 2) Más de 90 días 1) 30 a 90 días 0) Menos de 30 días Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado” Instituto para el Registro del Territorio del Estado de Colima LINEAMIENTOS PARA SELECCIONAR, EVALUAR Y REEVALUAR A LOS PROVEEDORES Clave: LI-02-04-02 Emisión: 02/04/2014 Versión: 2 Página 3 de 4 Calidad del producto El proveedor entrega el producto o servicio de acuerdo a los requerimientos solicitados: 2) Siempre 1) Algunas veces 0) Nunca Tiempo de entrega El proveedor cumple con los tiempos de entrega acordados. 2) Siempre 1) Algunas veces 0) Nunca El responsable de la evaluación deberá asignar a cada proveedor, la ponderación correspondiente de acuerdo a la tabla anterior, donde “2” se considera la puntuación más alta y “0” la mínima: Una vez determinada la puntuación para cada uno de los criterios de evaluación y para cada uno de los proveedores, el responsable procederá a realizar la suma aritmética de estos puntos, interpretando el resultado obtenido de la siguiente manera: De 8 – 10 puntos: Menos de 8 puntos: Proveedor Aprobado Proveedor No Aprobado La evaluación se hará por proveedor, de acuerdo a las siguientes condiciones establecidas por la Alta Dirección, analizando los resultados semestralmente: *A quienes evaluar: Ej. A nuestros principales proveedores de productos o servicios. *Cuando evaluar: Ej: Cada seis meses, de la información recopilada de los principales proveedores de productos o servicios. *Que hacer y a quien se le informará de los resultados: Ej. Se elaborará un informe semestralmente (Según lo acordado) y se turnará copia a la Dirección del Registro Público, para la respectiva toma de decisiones y/o adjuntarlo al expediente de dicho proveedor, siempre y cuando el proveedor haya resultado con evaluaciones “REPROBATORIAS”. 7. REEVALUACIÓN A PROVEEDORES Se entenderá como reevaluación de proveedores, al seguimiento posterior a la etapa de evaluación de proveedores y que sirve para tener mejores elementos de juicio para determinar si el proveedor es apto o no es apto para prestar sus servicios. De manera semestral, se deberá de analizar el resultado de las evaluaciones a los proveedores, y derivado de este análisis se procederá a lo siguiente: En el caso de las compras que se hagan a través del comité de compras y los proveedores hayan resultado con evaluaciones reprobatorias, se deberá de notificar mediante oficio dirigido al titular de la Dirección de Adquisiciones de la Secretaría de Finanzas y Administración, para su conocimiento y la respectiva toma de decisiones. Cuando sean compras directas se deberá de notificar de igual manera al Director General del Instituto para la respectiva toma de decisiones. Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado” Instituto para el Registro del Territorio del Estado de Colima LINEAMIENTOS PARA SELECCIONAR, EVALUAR Y REEVALUAR A LOS PROVEEDORES Clave: LI-02-04-02 Emisión: 02/04/2014 Versión: 2 Página 4 de 4 8. REGISTROS DE CALIDAD. Clave FO-02-04-18 Registros Evaluación y reevaluación a proveedores Tiempo de retención Responsable de conservarlo 1 año Coordinación Administrativa 9. SECCIÓN DE CAMBIOS No. de versión Fecha de actualización Descripción del cambio 0 N/A Inicia su uso. 1 10/12/2013 Se agrega a los lineamientos el apartado para la Selección de proveedores. 2 02/04/2014 Se modificaron los criterios de selección a proveedores Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado”