PROCESO DE COMPRAS Código: PPP02 – 4 Fecha Elaboración

PROCESO DE COMPRAS
PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN,
EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN A
PROVEEDORES
Código: PPP02 – 4
Fecha Elaboración: Septiembre
2013
Versión: 2.
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1. OBJETIVO:
Diseñar una metodología que permita una adecuada selección, evaluación y reevaluación
de proveedores, con el fin de garantizar negociaciones de compra de productos que
afecten la prestación del servicio con calidad, precios justos, entregas oportunas y demás
criterios establecidos por la organización
2. ALCANCE:
Aplica para la selección, evaluación, reevaluación de proveedores de medicamentos,
insumos y productos varios que tengan incidencia sobre la prestación del servicio.
3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS:
Selección de proveedores: actividades realizadas en función de identificar y escoger los
proveedores de Pharmaser para el manejo de medicamentos y productos varios que
tengan incidencia en la prestación del servicio.
Evaluación de proveedores: Actividades realizadas en función de valorar por primera vez
el desempeño del proveedor utilizando criterios de: calidad, oportunidad, pago, otros.
Reevaluación de proveedores: Actividades realizadas en función de valorar
continuadamente el desempeño del proveedor utilizando criterios de: calidad,
oportunidad, pago, otros.
Comité de compras: Comité constituido por el Gerente General, Jefe de Compras, Director
de Servicios Farmacéuticos, Director Financiero y Director Comercial que busca, definir
periodos de análisis para proyectar, cuantificar, priorizar y confrontar necesidades con
datos y cambios en los consumos. Este comité se reúne una vez al mes convocado por el
jefe de compras quien es responsable de elaborar actas para consolidar la información
decisiones que se toman en las reuniones.
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4. ACTIVIDADES:
ACTIVIDAD 1: Seleccionar proveedores. RESPONSABLE: Jefe de Compras:
Para la selección el jefe de compras cuenta con un listado donde se consigna la información de los
proveedores que trabajaran con Pharmaser.
Se debe verificar:









Nombre de la empresa.
Dirección.
Nit.
Representante legal.
Contacto.
Información sobre impuestos.
Referencias.
Proveedores.
Si cuenta con certificados por implementar algún sistema de gestión.
Esta información se consigna en el formato de selección de proveedores FPP02 – 1. El jefe de
compras debe verificar que el proveedor se encuentre legalmente constituido y se debe aprobar el
inicio de las negociaciones con este proveedor, a través de un acta del comité de compras. Cabe
indicar que el criterio técnico prevalece sobre cualquier aspecto relacionado con la calidad del
producto.
Para el caso de la selección de laboratorios como proveedores, estos deben contar con certificado
de BPM Vigente.
Para el caso de distribuidores deben contar con aprobación de los laboratorios para comercializar
sus medicamentos.
La selección de los proveedores se formaliza anualmente, cuando sea necesario trabajar con
nuevos proveedores antes de culminar el año debe estar aprobado por el comité de compras.
Nota: un criterio de selección utilizado para algunos proveedores tales como el caso de los termo
higrómetros, se debe tener en cuenta la facilidad para el uso de los equipos.
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ACTIVIDAD 2: Solicitar documentos a proveedores. RESPONSABLE: Jefe de Compras:
Al haber seleccionado a los proveedores el jefe de compras debe abrir una carpeta para cada
proveedor con los siguientes documentos:

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







Rut.
Cámara de comercio.
Políticas de devolución.
Solicitud de crédito.
En caso de laboratorios BPM.
Registros INMIMA.
Portafolio de servicios.
Resolución para elaboración y distribución de medicamentos de control especial.
En caso de distribuidores, cartas de aprobación para comercializar medicamentos del
laboratorio.
Fichas técnicas de medicamentos.
En caso de proveedores de productos, insumos o servicios varios se deben solicitar al proveedor
los siguientes documentos:





Rut.
Cámara de comercio.
Listas de precios de productos que se manejan en la organización.
Certificados de calidad en caso de ser necesario.
Manuales de uso.
Para el caso de compras de emergencia o compras de contado en otras ciudades solo se pueden
hacer compras a proveedores reconocidos a nivel nacional.
Al seleccionar los proveedores y ser aprobados por el comité de compras se consolida la
información en el formato Listado de proveedores aprobados - Directorio de proveedores FPP02 –
2.
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ACTIVIDAD 3: Evaluar y reevaluar proveedores RESPONSABLE: Jefe de Compras:
Teniendo en cuenta el listado de los proveedores aprobados – directorio de proveedores FPP02 –
2 y el comportamiento de estos proveedores durante el año, se realiza la evaluación cuando es por
primera vez y reevaluación cuando para los años siguientes, utilizando el formato Evaluación de
proveedores FPP02 – 3, Según los resultados se clasifican en Excelentes, Buenos, Regulares, Malos.
La evaluación y reevaluación de proveedores se debe realizar anualmente.
Se tienen en cuenta los siguientes criterios para la evaluación y reevaluación de todos los
proveedores que afecten la prestación del servicio:
CRITERIO DE EVALUACIÓN / REEVALUACIÓN
Calidad en el desempeño del producto o servicio
Cumplimiento en la entrega
Experiencia
Suministro de documentación
Asistencia técnica y desenvolvimiento
VALOR
30%
30%
20%
10%
10%
Teniendo en cuenta la calificación de cada proveedor se utiliza la siguiente valoración para
clasificarlos:
CLASIFICACIÓN
Excelente
Bueno
Regular
Malo
CALIFICACIÓN
Resultado de 9 a 10
Resultado 7.5 a 8.9
Resultado 6 a 7.4
Menos de 5
Cuando se tengan los resultados de la evaluación del proveedor es necesario formalizar estos
resultados en el formato reporte de evaluación de proveedores FPP02 – 11, e informarlos de la
calificación que se obtuvo y los aspectos en los que deben fortalecer, cuando un proveedor
obtenga un resultado regular o mal el comité de compras en las reuniones decide las acciones que
se tomaran con estos proveedores, es necesario que esta información quede en las actas
correspondientes. Cabe indicar que esta evaluación y reevaluación aplica para todos los
proveedores que afecten la prestación del servicio.
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ACTIVIDAD 4: Atender y realizar visitas de proveedores. RESPONSABLE: Jefe de Compras:
Siempre que los proveedores realicen visitas a las instalaciones de la organización es necesario
diligenciar el formato seguimiento a proveedores FPP02 - 10, en el que se describen los acuerdos a
los que se lleguen y/o las observaciones que se consideren necesarias, incluyendo las devoluciones
que se comprometan a recibir los proveedores.
ACTIVIDAD 5: Actualizar documentos del proveedor. RESPONSABLE: Jefe de Compras:
Actualizar la información de los proveedores seleccionados, teniendo en cuenta los resultados
obtenidos en la evaluación de proveedores. Esta información debe ser actualizada anualmente:





Rut, En caso de cambios en la representación legal.
Cámara de comercio, en caso de cambios en la representación legal.
Políticas de devolución. En caso de modificaciones.
Registro INVIMA en caso de productos nuevos o vencimiento de registros. Portafolio de
servicios.
Listados de precios.
5. DOCUMENTOS ASOCIADOS:
CODIGO
FPP02 – 1
FPP02 – 2
FPP02 - 3
FPP02 – 10
DOCUMENTO
Formato selección de proveedores
Listado de proveedores aprobados – Directorio de proveedores.
Formato evaluación de proveedores.
Formato de seguimientos a proveedores.
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6. CONTROL DE CAMBIOS
Fecha
Descripción del cambio
Septiembre Se realizo un procedimiento exclusivo para
2013
compras y devolución a proveedores y otro
para la selección, evaluación y reevaluación de
proveedores. Incluir definiciones de selección,
evaluación, reevaluación de proveedores y
comité de compras. Se excluye la actividad
clasificación de proveedores según su impacto.
Junio 2015 Modificación del logo por cambios de la
imagen corporativa.
ELABORADO POR
REVISADO POR
Ivoneth Pulido G. Asesor de Héctor Castro.
Calidad.
Compras
Jefe
Realizado
Aprobado
Ivoneth
Pulido G. –
Asesor de
Calidad.
Ana
Polo
Gerente
General.
Ivoneth
Pulido
Asesor de
Calidad –
Tayra Toro
Coordinador
de calidad.
Ana
Lucia Acta N°
Polo
– 210615
Gerente
General.
APROBADO POR
de Ana Lucia Polo.
General.
Documento
Aprobación
Lucia Acta No 7
– del 2013.
Gerente