Double-entry accounting emulated as single-entry as a

Double-entry accounting emulated as single-entry as a process of ongoing
improvement according to Eliyahu M. Goldratt’s theory of constraints
Laura Leticia Laurent Martínez (Universidad Autónoma del Estado de México,
Toluca, Edo. De Mèxico) - cuerpoacademico@yahoo.com.mx
Jorge Loza López (Universidad Autónoma del Estado de México, Toluca, Edo. De
Mèxico)
Juan Francisco Rosales Laurent (Universidad Autónoma del Estado de México,
Toluca, Edo. De Mèxico) - laurentfrancisco74@yahoo.com.mx
Maria Elena Laura Ponce García (Universidad Autónoma del Estado de México,
Toluca, Edo. De Mèxico) - laura.ponce05@gmail.com
The purpose of this paper is to present the solution of the problem to comply
correct and opportunely with the service (preparation of financial and tax
statements) offered by a company of public accountants and consultants to small
businesses in the city of Toluca, State of Mexico, Mexico. Using the theory of
constraints by Eliyahu M. Goldratt it was detected that data entry to the
accounting software used on the consulting company could improve. For this
reason, a process of accounting data entry that emulated single-entry was
developed. The process allowed a simpler recording for employees as they
needed not to think in terms of double-entry accounting. Also, the new process
translates single-entry records introduced to create the corresponding doubleentry ones. Once the process was developed, statistical tests were done. Data
entry time and mistakes were evaluated whether they had no change (null
hypothesis) or if they really had decreased (alternative hypothesis). After testing
concluded, null hypothesis was rejected as average data entry time and average
mistakes decreased with the use of single-entry recording process. Certainty level
was of 95%. The single-entry emulated process showed didactical characteristics
for users too.
Key- Words: Double-entry, Single-entry, Theory of Constraints, Elliyahu Goldratt.
143
La Partida Doble Emulada a Partida Simple como Aplicación del Proceso de
Mejora Continua, según la Teoría de Restricciones de Eliyahu M. Goldratt
El propósito fundamental de este trabajo es el de presentar la solución al
problema para cumplir correcta y oportunamente con el servicio (elaboración de
estados financieros y cálculos fiscales) ofrecido por un despacho de contadores
públicos y consultores a micro, pequeñas y medianas empresas en la ciudad de
Toluca, Estado de México, México. A través de la teoría de restricciones de
Eliyahu M. Goldratt se detectó que era posible mejorar la captura de información
del software contable creado por el despacho. Por ello se desarrolló un proceso
de registro contable que emulara una partida simple de manera que el personal
que captura la información no tuviese que razonar en términos de la partida doble,
ya que el proceso crea los asientos automáticamente. Una vez desarrollado este
proceso, se procedió a comprobar estadísticamente si el tiempo y los errores
seguían siendo los mismos (hipótesis nulas) o si en verdad habían disminuido
(hipótesis alternativas). Al llevar a cabo las pruebas, se consideró el rechazo de
las hipótesis nulas ya que el promedio del tiempo de captura de los registros y el
promedio de errores con la emulación de la partida simple disminuyeron con un
grado de confianza del 95%, según la inferencia estadística aplicada. El proceso
de emulación de partida simple resultó también tener una utilidad didáctica para
los usuarios.
Palabras-clave: Partida Doble, Partida Simple, Teoría de Restricciones, Elliyahu
Goldratt.
144
Índice
Antecedentes ......................................................................................................... 4
El Módulo Básico de Contabilidad. ..................................................................... 4
Marco de Referencia. ............................................................................................. 6
Bases de Datos Relacionales, Microsoft Access ............................................... 6
¿Qué es una Base de Datos? ......................................................................... 6
Bases de datos relacionales. .......................................................................... 6
Microsoft Access como un SGBDR................................................................. 7
La Filosofía de la Orientación a Objetos. ............................................................ 7
Teoría de Restricciones ...................................................................................... 7
Metodología de la Teoría de Restricciones. .................................................... 8
Los Procesos de Pensamiento........................................................................ 8
Problema. ............................................................................................................... 9
Objetivo. ................................................................................................................. 9
Desarrollo. ............................................................................................................ 10
Aplicación de la Teoría de Restricciones al Proceso para Elaborar el Servicio
Ofrecido por el Despacho de Contadores Públicos Elegido. ............................ 10
Descripción del Proceso de Emulación de Partida Simple. .............................. 13
Resultados. .......................................................................................................... 16
Análisis Estadístico........................................................................................... 16
Medición de los Tiempos y Errores de Captura. ........................................... 16
Análisis referente al Tiempo de Captura. ...................................................... 17
Análisis referente a la Cantidad de Errores en la Captura. ........................... 18
Conclusiones........................................................................................................ 18
Anexos. ................................................................................................................ 21
Anexo 1............................................................................................................. 21
Anexo 2............................................................................................................. 23
Bibliografía. .......................................................................................................... 24
145
Antecedentes
El propósito fundamental de este trabajo es el de presentar la solución a un
problema de tipo administrativo dentro de un despacho de contadores públicos y
consultores ubicado en la ciudad de Toluca, Estado de México.
La principal actividad de este despacho ha sido la elaboración de estados
financieros y cálculo de impuestos para elaborar declaraciones fiscales de micro,
pequeñas y medianas empresas.
A pesar de que el despacho ha tenido clientes con una gran diversidad de giros,
los principales han sido la prestación de servicios profesionales independientes,
arrendamiento de bienes inmuebles y actividades empresariales como la
comercialización de productos nacionales.
A partir del año 1997, el despacho utiliza un software de contabilidad desarrollado
por él mismo con la finalidad de realizar el proceso contable y cálculo de
impuestos para sus clientes.
El software contable mencionado ha sido previamente presentado en la ponencia
denominada “Desarrollo de un ERP para la MPyMES en México (Módulo de
Contabilidad)”. A pesar de que el funcionamiento y desempeño de este sistema
contable ha sido muy eficiente, la exigencia de la Secretaría de Hacienda y
Crédito Público y la cantidad de trabajo ha provocado gran escasez de tiempo
para cumplir con el servicio de presentación de estados financieros y la
elaboración de cálculos fiscales para declaraciones.
En consecuencia de la premura para cumplir correctamente con el servicio que
ofrece el despacho y evitar sanciones por parte de las autoridades del SAT, así
como la insatisfacción por parte de los clientes, se decidió aplicar la teoría de
restricciones de Eliyahu M. Goldratt (Goldratt, 1995,25) para solucionar el
problema.
Una vez analizado el problema bajo la teoría de restricciones se logró identificar
que la principal restricción se localizaba en el proceso de registro contable dentro
del módulo básico de contabilidad. Y en particular, se detectó que las personas
que realizaban el registro contable, tenían gran dificultad para aplicar el
razonamiento de la teoría de la partida doble.1
Cuando se identificó que los usuarios del sistema cometían demasiados errores al
registrar los asientos contables en partida doble, se tomó la decisión de
desarrollar un registro que emulara una partida simple con mayor sencillez y
facilidad en su uso, de manera que el usuario no tuviese que razonar el registro
de partida doble y al mismo tiempo pudiese registrar operaciones con mayor
rapidez y menor cantidad de errores.
El Módulo Básico de Contabilidad.
La solución al problema administrativo tiene como propósito mejorar el módulo
básico de contabilidad, previamente presentado en la ponencia denominada
“Desarrollo de un ERP para la MPyMES en México (Módulo de Contabilidad)”. No
1
Se parte del supuesto que el lector conoce los principios fundamentales de la partida doble y la manera de
contabilizar los registros.
146
obstante, a continuación dicho módulo básico de contabilidad se describe
brevemente.
El módulo de contabilidad fue desarrollado bajo la filosofía de la orientación a
objetos, utilizando una base de datos relacional a través de la herramienta
Microsoft Access versión 2000.
El sistema maneja un catálogo de clientes donde se registra todo aquel
contribuyente ya sea persona física o moral que tenga una actividad económica
gravada por las leyes impositivas que rigen en México y se encuentre dado de
alta ante la Secretaría de Hacienda y Crédito Público. Estos llevan dicha
denominación porque son precisamente clientes para el despacho de contadores
públicos en estudio, ya que se les presta el servicio de elaboración de estados
financieros, y cálculo de sus impuestos.
También se maneja un catálogo de organizaciones. Una organización es toda
aquella persona física o moral debidamente registrada ante la Secretaría de
Hacienda y Crédito Público que se relaciona con un cliente a través de una
operación contable. De manera que para un cliente, una organización puede ser
un proveedor, un deudor, un cliente, o un acreedor.
Para efectuar el registro a través de partida doble, el sistema utiliza un catálogo
de cuentas matricial que sustituye al catálogo de cuentas tradicional el cual crece
de manera vertical para poder representar la información contable.
Por ejemplo, bajo el esquema de un catálogo de cuentas tradicional, si se pagara
un gasto como el combustible habría
una cuenta dentro del catálogo que
representara la categoría de proveedores, posteriormente se contemplaría una
subcuenta por cada uno de los proveedores que tuviese la compañía. La tabla 1
ilustra este ejemplo.
Tabla 1. Esquema bajo el Catálogo de Cuentas Tradicional.
CLAVE DE LA CUENTA
NOMBRE DE LA CUENTA.
2101
Proveedores
210101
Suministro de Gasolina S.A. de C.V.
210102
Gasolinerías Toluca S.A. de C.V.
210103
Gasolinerías Tenancingo S.A.
210104
Robles Mayer Agustín.
…
…
Así el catálogo de cuentas tradicional crece de manera vertical, de manera que en
el caso redactado si existiesen 100 proveedores de combustible, el manejo del
catálogo se complicaría cada vez más entre más proveedores se tuviesen, no
sólo para elegir la cuenta en el momento de registro, sino también al reportar la
información procesada a través de estados financieros. Además el mantenimiento
de cuentas se complicaría ya que aquellos proveedores que ya no estuviesen
vigentes simplemente ocuparían un lugar en el catálogo sin formar parte del
proceso de información contable.
Sin embargo, la estructura del catálogo de cuentas en el módulo básico de
contabilidad maneja un enfoque matricial ya que en lugar de crecer verticalmente,
su crecimiento es horizontal según lo muestra la tabla 2.
147
Tabla de Cuentas Matricial.
CLAVE DE LA CUENTA
NOMBRE
CUENTA
2101
Proveedores
DE
LA ORGANIZACIÓN.
Suministro de Gasolina
S.A. de C.V.
Gasolinerías Toluca S.A.
de C.V.
Gasolinerías Tenancingo
S.A.
Robles Mayer Agustín
Como la tabla lo ilustra, basta con elegir una sola cuenta común, la de
proveedores y elegir a la persona física o moral que provee el combustible
previamente alimentado como una organización en el catálogo correspondiente.
De esta manera, todos los clientes que maneje el sistema comparten un solo
catálogo de cuentas y un catálogo de organizaciones. El catálogo de cuentas
crece de manera horizontal o matricial y el manejo de la información es mucho
más flexible, claro y eficiente.
Marco de Referencia.
El desarrollo del sistema para dar solución al problema administrativo estuvo
basado en una técnica, en una orientación filosófica y en una teoría
administrativa.
La técnica consistió en el desarrollo de bases de datos relacionales a través del
uso de Microsoft Access.
La orientación filosófica se basó en la filosofía de la orientación a objetos.
La teoría administrativa elegida fue la teoría de restricciones (TOC) de Eliyahu M.
Goldratt. (Goldratt, 1995,98)
Bases de Datos Relacionales, Microsoft Access2.
En realidad, Access sólo representa una parte de todos los productos de gestión
de datos de Microsoft. Al igual que todas las buenas bases de datos relacionales,
permite vincular información relacionada de forma fácil. Access no sólo es una
base de datos; también complementa otros productos de bases de datos ya que
posee varias características potentes.
¿Qué es una Base de Datos?
En el sentido más simple, una base de datos es un conjunto de registros y
archivos que están organizadas para un propósito en particular.
Bases de datos relacionales.
Actualmente, todos los sistemas de gestión de base de datos modernos
almacenan y tratan la información utilizando el modelo de gestión de base de
2
Viescas. Gúía Completa de Microsoft Access 2000. McGraw Hill. España. 2000. pp. 4-17.
148
datos relacional. El nombre relacional procede del hecho de que cada registro de
la base de datos contiene información relacionada con un tema y sólo con ese
tema. Si se estudia el modelo de gestión de base de datos relacional, se
encontrará que el término relación es aplicado a un conjunto de filas sobre un
único tema.
En un sistema de gestión de base de datos relacional, a veces denominado
SGBDR, el sistema trata todos los datos en tablas. Las tablas almacenan
información sobre un tema y disponen de unas columnas (campos) que contienen
los diferentes tipos de información sobre ese tema y de unas filas (registros) en
donde se describen todos los atributos de una única instancia del tema. Incluso
cuando se consulta la base de datos (para buscar información procedente de una
o más tablas) el resultado es siempre algo semejante a otra tabla.
Microsoft Access como un SGBDR.
Microsoft Access es un sistema de gestión de base de datos (SGBD) totalmente
funcional. Proporciona la definición, manipulación y el control de los datos que
necesita para gestionar grandes cantidades de los mismos.
La Filosofía de la Orientación a Objetos3.
Es una filosofía de trabajo más que una metodología o procedimientos de
programación, es una forma de pensar en el desarrollo, diseño y programación de
los sistemas de información. Antes de pensar en instrucciones, diagramas de
flujo, se piensa en los objetos que el usuario maneja cotidianamente para recabar
la información que necesita.
El diseño y el análisis Orientado a Objetos tienen algunas características
importantes:
1. Cambian la manera en cómo pensamos acerca de los sistemas. La
manera de pensar en la Orientación a Objetos (OO) es más natural para la
mayoría de las personas que las técnicas de análisis y diseño estructurado.
Después de todo, el mundo consiste en objetos. Los usuarios finales y los
hombres de negocios piensan naturalmente en términos de objetos, eventos e
iniciativas.
2. Los sistemas pueden ser construidos a menudo fuera de los objetos
existentes. Esto permite un alto grado de re-uso, lo que ahorra dinero, acorta el
tiempo de desarrollo, e incrementa la flexibilidad del sistema.
3. La complejidad de los objetos que usamos puede incrementarse
continuamente, porque los objetos son construidos fuera de otros objetos.
Una de las ventajas de la OO es el gran ahorro de tiempo y esfuerzo al
reutilizarse eficientemente diseños y códigos ya existentes.
Teoría de Restricciones4.
La Teoría de Restricciones (TOC) desarrollada por Eliyahu M. Goldratt, es una
técnica relativamente nueva para administrar organizaciones. Originalmente se
aplicó a la función de la manufactura, pero pronto se ha adaptado a todas las
3
Martin James. Principles of Object-Oriented. Analysis and Design. P T R Prentice Hall. Englewood Cliffs, New Jersey.
4
Goldratt Eliyahu, Cox Jeff. La Meta. Editorial Castillo. 1995.a.
149
demás funciones administrativas: mercadotecnia, finanzas, personal, logística,
etc.
El objetivo de la TOC es sistematizar la mejora continua de las organizaciones.
TOC es una metodología sistémica de gestión y mejora de una empresa. En
pocas palabras, se basa en las siguientes ideas:
La Meta de cualquier empresa con fines de lucro es ganar dinero de forma
sostenida, esto es, satisfaciendo las necesidades de los clientes, empleados y
accionistas. Si no gana una cantidad ilimitada es porque algo se lo está
impidiendo: sus restricciones. Contrariamente a lo que parece, en toda empresa
existen sólo unas pocas restricciones que le impiden ganar más dinero.
Restricción no es sinónimo de recurso escaso. Es imposible tener una cantidad
infinita de recursos. Las restricciones, lo que le impide a una organización
alcanzar su más alto desempeño en relación a su meta, son en general criterios
de decisión erróneos.
Metodología de la Teoría de Restricciones.
La única manera de mejorar continuamente es identificar y eliminar restricciones
de forma sistemática. TOC propone el siguiente proceso para gestionar una
empresa y enfocar los esfuerzos de mejora:
Paso 1 - IDENTIFICAR las restricciones de la empresa
Paso 2 - Decidir cómo EXPLOTAR las restricciones de la empresa
Paso 3 - SUBORDINAR todo lo demás a la decisión anterior
Paso 4 - ELEVAR las restricciones de la empresa
Paso 5 - Volver al Paso 1
La teoría de las restricciones afirma que siempre es posible encontrar y eliminar,
una y otra vez, las diferentes restricciones que se presenten.
Los Procesos de Pensamiento5.
La Teoría de Restricciones ha desarrollado un conjunto de herramientas,
denominada Procesos de Pensamiento, que permiten responder de una
manera lógica y sistemática a tres preguntas:
¿Qué cambiar? (¿cuál es el problema? ¿Cuál es la restricción?)
¿A qué cambiar? (¿qué es lo que se hará en su lugar, cuál es la solución?)
¿Cómo provocar el cambio? (¿cómo implementar la solución en la compañía, a
pesar de la resistencia al cambio?).
Los procesos de pensamiento sostienen que los problemas no son
independientes unos de otros, sino que hay fuertes lazos de causa y efecto entre
ellos.
Hasta que no se establezcan estas relaciones de causa y efecto no se tendrá una
imagen suficientemente clara de la situación. El primer paso, entonces, es usar
una forma muy sistemática para armar lo que se llama un Árbol de Realidad
5
Goldratt Eliyahu. No fue la Suerte. Ediciones Castillo. México. 1995.b
150
Actual (Goldratt, 1995, 109), diagramando las relaciones de causa y efecto que
conectan a todos los problemas que prevalecen en una situación. Una vez que se
ha hecho esto, es posible percatarse que no se tiene que lidiar con muchos
problemas porque
en el núcleo casi siempre hay una o dos causas
independientes.
Sólo uno o dos problemas centrales son la causa de todos los demás. Por eso no
se les llama “problemas” a los síntomas sino efectos indeseables
(EIDEs).(Goldratt, 1995,106) Estos son derivados inevitables del problema
medular. Con ellos se tiene la clave para dirigir los esfuerzos hacia la razón
medular, no hacia los síntomas. Y los procesos de pensamientos dan una
receta de cómo hacerlo paso a paso. Se comienza con una lista de efectos
indeseables, entre cinco y diez de ellos, se establecen relaciones de causa y
efecto entre ellos y se termina con una identificación clara de los problemas
medulares. Más aun, se intensifica la intuición, la cual es vital para el siguiente
paso, que es encontrar una solución para el problema medular mediante lo que
Goldratt denomina Árbol de Realidad Futura.(Goldratt, 1995,112) A través de
este, se establecen relaciones de causa y efecto entre los efectos deseados que
llevan a la solución del problema medular.
Problema.
En general el proceso que sigue el despacho de contadores públicos para dar
servicio a sus clientes, consiste en la recepción de documentos, su clasificación,
captura en el software contable y obtención de reportes financieros y fiscales.
Dentro del software, las personas que realizan la captura introducen los registros
contables a través de la partida doble para obtener posteriormente reportes de
balanzas de comprobación, estados financieros y cálculos de impuestos.
A pesar de que el despacho ha tenido a su disposición buena tecnología,
paulatinamente la Secretaría de Hacienda y Crédito Público ha exigido el
cumplimiento de las obligaciones fiscales en menor tiempo, de la misma manera,
la complejidad de la legislación fiscal ha incrementado. Ello ha provocado que la
prestación de servicios contables tenga que realizarse con gran rapidez y
exactitud, ya que ahora más que antes, la autoridad fiscal cuenta con la
tecnología para sancionar y multar a aquellos contribuyentes que no cumplan sus
obligaciones fiscales a tiempo y sin errores.
La obtención de estados financieros fuera de tiempo evita la toma de decisiones
oportuna, además la presentación de declaraciones para pago de impuestos con
errores y fuera de tiempo ocasiona multas. A pesar de todos los esfuerzos que se
han realizado, no siempre se ha podido cumplir de manera adecuada con las
exigencias por parte de la autoridad fiscal y los clientes.
Objetivo.
Utilizar las herramientas mencionadas en el “marco de referencia” con la finalidad
de resolver el problema administrativo detectado.
151
Desarrollo.
Aplicación de la Teoría de Restricciones al Proceso para Elaborar el Servicio
Ofrecido por el Despacho de Contadores Públicos Elegido.
De acuerdo con Eliyahu M. Goldratt lo primero que debe ser identificado dentro de
una empresa es la meta6. Evidentemente la meta de cualquier negocio, incluido el
despacho en estudio, es ganar dinero, proporcionar un ambiente seguro y
satisfactorio para el personal, y darle satisfacción al mercado, todo ello de manera
continua, ya que de otra manera las empresas no podrían subsistir.
Esta meta depende en buena medida del cumplimiento correcto de las
declaraciones para el pago de impuestos de manera que se eviten multas y se
entreguen estados financieros a tiempo para que los clientes puedan tomar
decisiones eficaces y oportunas.
Los obstáculos para ganar dinero nunca desaparecen, ya que de otra forma se
ganaría el dinero de manera ilimitada. Entonces, para lograr mayores utilidades
es necesario vencer los obstáculos más importantes, lo que lleva de manera
“natural” a un proceso de mejora continua.
Por ello, al aplicar la teoría de restricciones de Goldratt es posible liberar
constantemente las restricciones que a lo largo de la existencia de la empresa
entorpecen el logro de la meta.
El identificar las restricciones de la empresa no es asunto fácil, por ello Goldratt
propone seguir ciertos procesos de pensamiento7 los cuales permiten construir
y comunicar el sentido común. Los procesos de pensamiento son el núcleo
fundamental de la teoría de restricciones. Estos obligan a verbalizar las
corazonadas y así permiten liberar realmente la intuición y la habilidad para
verificarla.
Para armar el Árbol de Realidad Actual se enlistaron 17 síntomas o efectos
indeseables como lo muestra la ilustración 1, estos fueron conectados entre sí a
través de flechas que representan relaciones de causa (inicio de la flecha) y
efecto (final de la flecha), así la restricción principal pudo ser fácilmente
identificada (señalada mediante óvalos).
Al apreciar el Árbol de Realidad Actual, es evidente que la restricción consiste en
el registro de movimientos contables realizado por los capturistas en el sistema o
módulo básico de contabilidad, ya que la captura se lleva a cabo con muchos
errores y demasiado lenta.
Las opciones que se contemplaron para liberar la restricción, incluyeron mayor
capacitación del personal, la adquisición de más equipo de cómputo, la
contratación de personal y la reestructuración del módulo básico de contabilidad.
Al considerar los efectos indeseables mostrados en el Árbol de Realidad Actual y
analizar los costos implicados en cada una de las alternativas, se decidió que la
solución más apropiada era la última, sobre todo cuando se vislumbró la
posibilidad de emular la partida simple.
6
7
Goldratt Eliyahu, Cox Jeff. La Meta. Editorial Castillo. 1995.a
Goldratt Eliyahu. No fue la Suerte. Editorial Castillo. 1995.b.
152
Ilustración 1. Árbol de Realidad Actual.
En el lapso que ha transcurrido posterior a la puesta en marcha de la emulación
de la partida simple han sido logrados los efectos indicados en el Árbol de
153
Realidad Futura (ilustración 2); sin embargo, es necesario apuntar que las
modificaciones de la autoridad fiscal, sin una planeación adecuada, están
ocasionando que no se logren mayores índices de mejoramiento.
Ilustración 2. Árbol de Realidad Futura.
154
Descripción del Proceso de Emulación de Partida Simple.
Una vez que la principal restricción en el servicio prestado por el despacho fue
localizada, se desarrolló un proceso de registro contable que emulara una partida
simple, es decir, un registro en donde el capturista no tuviese que aplicar la teoría
de la partida doble de manera que se ahorrase el razonamiento de elegir a qué
cuenta cargar y a cuál abonar. Este proceso de registro tiene como finalidad
disminuir el tiempo de captura así como la cantidad de errores que puedan ocurrir
en comparación con el registro a través de partida doble.
El proceso de emulación de partida simple busca facilitar al usuario el registro
contable de los asientos que tienen que ver con los gastos más comunes, las
compras y los ingresos que se realizan con mayor frecuencia en la operación
normal de un negocio (después de realizar un muestreo sobre la cantidad de
movimientos susceptibles de ser llevados a cabo a través de la emulación de
partida simple en lugar de la partida doble, se encontró que cuando menos el
89% de ellos sí lo eran ) de una manera más rápida, clara y con menor cantidad
de errores en comparación con el registro a través de partida doble.
El proceso de emulación de partida simple no está aislado del proceso contable,
por el contrario, los registros elaborados a través de las pantallas que emulan una
partida simple son traducidos por el sistema para convertirlos de manera
automática en registros de partida doble, que posteriormente podrán ser
modificados o borrados, si el usuario así lo desea, en los formularios o pantallas
correspondientes. De esta manera el proceso de emulación de partida simple
sólo es un paso anterior y opcional al registro de asientos a través de partida
doble. Al final, todos los registros que alimente el usuario al sistema se convierten
en asientos de partida doble que se procesan para resultar en balanzas de
comprobación, estados financieros y reportes de impuestos.
En primer lugar se buscó que fuese sencillo y claro para el usuario tener dos
grandes clasificaciones para el registro de movimientos; el registro de ingresos y
el de egresos –donde se capturan compras y gastos- , de tal manera que cada
uno de estos dos registros se realiza en dos formularios distintos aunque tienen
casi la misma estructura y orden en la presentación de sus columnas o campos
presentan colores distintos para facilitar su uso e identificación.
Esta sencilla distinción en cuanto a las dos grandes clasificaciones de registro de
movimientos contables y el color de las pantallas permite al usuario tener una
estructura clara del orden en el que debe de registrar la documentación contable
del cliente o contribuyente elegido. Así, cuando él registre ingresos puede enfocar
toda su atención en revisar toda la documentación que tiene que ver con ingresos,
lo mismo cuando se capture los egresos. (Ver anexo No.1 y 2)
Las ilustraciones 3, 4, y 5 muestran los pasos que debe realizar el usuario para
capturar ya sea ingresos o egresos; como ya se mencionó, ambas pantallas de
registro que emulan una partida simple tienen prácticamente la misma estructura
y el mismo orden.
La decisión de dividir al total de campos involucrados en el registro emulado de
partida simple en tres grandes grupos se tomó con la finalidad de mostrar cómo
155
se ayuda al usuario a tener una imagen clara del orden para registrar una
operación contable.
11
22
33
44
66
55
Ilustración 3. Pasos 1-6 para registrar movimientos en Partida Simple.
En la ilustración 3 se han separado los campos que siempre deben ser
alimentados para una operación a ser registrada.
Es posible apreciar en esta ilustración, los primeros 6 pasos que sigue el
capturista para registrar una operación hasta el punto anterior al momento en el
que se señala si la operación fue cobrada o pagada. Además, la estructura en la
que se presentan los campos permite que el capturista tenga claro un orden
mental con respecto a la operación, así los campos
Fecha, Concepto,
Organización, Nombre de la Organización, dejan claro al usuario el comienzo de
una operación que se registra contablemente, ¿cuándo se realizó la operación?
(Fecha); ¿qué tipo de operación se realizó? (Concepto); ¿con quién se realizó la
operación? (Organización y Nombre de la Organización). Posteriormente, los
campos DctoFte, Importe sin IVA, IVA, Importe más IVA, Monto Neto se refieren
a los detalles de la operación plasmados en el documento fuente, de manera que
el usuario tenga clara la respuesta a las preguntas, ¿qué número de documento
fuente ampara la operación? (DctoFte); ¿cuánto importó la operación sin
impuestos? (Importe sin IVA); ¿cuál es el importe del impuesto al valor
agregado? (IVA); ¿cuánto importa la operación con IVA? (Importe más IVA); ¿cuál
es el importe de la operación que aparece como total en el documento fuente –
considerando otros impuestos y retenciones-? (Monto Neto).
Cuando se tenga información referente al cobro o pago de la operación ya sea en
su totalidad o en partes, entonces, adicionalmente se alimentan los campos
contemplados en la ilustración 4.
156
7
8
9
10
11
Ilustración 4. Pasos 7-11 para registrar movimientos en Partida Simple.
Los pasos 7 a 11, mostrados en la ilustración 4, señalan los campos que definen
cómo fue pagada o cobrada la operación en caso de que se haya hecho algún
pago total o parcial de la misma. De manera que el capturista tenga claro, ¿con
qué cuenta bancaria fue pagada o cobrada la operación? (Número de Cuenta
bancaria); ¿qué identificación tiene la operación efectivamente pagada o
cobrada? (Referencia Bancaria); ¿se cobró o pagó el monto en efectivo?
(Operación realizada en Efectivo); ¿cuánto se pagó o cobró realmente? (Monto de
la operación cobrada o pagada); ¿cuándo se pagó o cobró realmente la
operación? (Fecha Real).
La ilustración 5 contempla dos campos que ocasionalmente es necesario
alimentar, pero no es el común de los casos.
Con respecto a estos campos basta con que el usuario considere si, ¿se desea
hacer un asiento inverso con la información registrada? (Devolución); o ¿qué
recordatorio desea anotar para la operación en cuestión? (Notas).
157
12
13
Ilustración 5. Pasos 12-13 para registrar movimientos en Partida Simple.
De esta manera, el capturista tiene una estructura mental, sobre el registro de una
operación contable, clara y sencilla. Además, las ilustraciones hacen evidente
que el usuario tiene que hacer un esfuerzo mucho menor al registrar operaciones
bajo el proceso de emulación de partida simple.
Para lograr una verdadera simplificación al emular una partida simple, se
programaron 93 diferentes patrones de asientos contables contemplando tanto
egresos (gastos y compras) como ingresos; estos establecen la equivalencia de
cada registro emulado en partida simple para transformarlo en cargos y abonos
de un asiento contable.
Resultados.
Análisis Estadístico.
Medición de los Tiempos y Errores de Captura.
No se calculó un tamaño de muestra con apego a las fórmulas estadísticas
tradicionales porque son fácilmente perceptibles las diferencias en tiempo y en
número de errores entre ambos procedimientos. Sin embargo, se escogió el
número de 50 por ser mayor que lo que se considera una muestra pequeña (la
tabla t de student llega a 30), por lo cual la confiabilidad de la inferencia se
considera suficiente.
Para medir los tiempos de captura se eligieron al azar cuatro tipos diferentes de
contribuyentes, una persona física comisionista, una persona física en régimen de
honorarios, una persona física que presta servicios de hospedaje (hotel) y una
persona moral del régimen general de ley (comercializadora –actividad
empresarial-). Los documentos han sido capturados por el mismo personal,
primero en partida doble y después en partida simple, registrándose en el
momento el tiempo en segundos por cada uno de los documentos, todos
correspondientes al año 2004.
Para trabajar con las hipótesis referentes a la cantidad de errores en la captura,
se consideró el registro de 50 documentos fuente diarios durante los primeros 20
días hábiles del mes de noviembre de 2004.
158
En ambos casos, los documentos fuente amparaban movimientos de ingresos y
egresos susceptibles de ser capturados bajo partida simple, y fueron elegidos al
azar como parte de la documentación de cualquiera de los clientes del despacho.
Se ha realizado el análisis estadístico utilizando la estadística para pruebas
referentes a medias8 utilizando la siguiente fórmula:
X P0
V
Z
n
Ecuación 1
En donde;
Z
= Área bajo la curva de una distribución normal.
X
V
P0
= Media.
n = cantidad de elementos que componen la muestra.
= desvío poblacional.
= Media poblacional.
ZD es tal que el área bajo la curva normal estándar a su derecha sea igual a
D , las regiones críticas, esto es, los conjuntos de valores de Z para los cuales se
Si
rechaza la hipótesis nula
P
Regiones críticas para probar
grande).
P0 , pueden expresarse como en la siguiente tabla:
P
P0 (Población normal y V conocida o muestra
P P0
Z ZD
Hipótesis altenativa
Rechazar hipótesis nula si :
P ! P0
Z ! ZD
P z P0
Z ZD
o
Z ZD
2
2
Análisis referente al Tiempo de Captura.
Las hipótesis referentes al tiempo de captura entre el registro bajo partida doble y
el registro emulando una partida simple se presentan a continuación:
8
Johnson Richard A. Probabilidad y estadística para ingenieros de Miller y Freund. Pearson Educación.
Quinta edición. México. 1997. pp. 240.
159
Con el desarrollo de la emulación de la partida simple:
Hipótesis nula 1: No hubo cambio en la media de la distribución de tiempo en el
proceso de registro.
Hipótesis alternativa 1: Disminuyó la media del tiempo del proceso de registro.
Dado que el nivel de confianza elegido para realizar las pruebas estadísticas es
del 95% el criterio es el siguiente:
Rechazar la hipótesis nula si Z < -1.96
Se presenta el análisis para cada uno de los diferentes tipos de contribuyentes
mencionados en la muestra, una persona física comisionista, una persona física
en régimen de honorarios, una persona física que presta servicios de hospedaje
(hotel) y una persona moral del régimen general de ley (comercializadora –
actividad empresarial-).
TIPO DE CONTRIBUYENTE
Persona Física Comisionista
Persona Física Régimen de Honorarios
Persona Física con servicios de
Hospedaje
Persona Moral Régimen General
(Actividad Empresarial)
RESULTADO DE Z.
-21.53
-18.16
-16.87
-14.50
Como puede apreciarse en cada uno de los resultados para Z, es posible concluir
que la hipótesis alternativa es aceptada y la hipótesis nula es rechazada. Es decir
sí existe disminución en la media del tiempo del procedimiento de registro a través
de la emulación de partida simple con relación a la partida doble.
Análisis referente a la Cantidad de Errores en la Captura.
Las hipótesis referentes a la cantidad de errores ocurridos entre el registro bajo
partida doble y el registro emulando una partida simple se presentan a
continuación:
Con el desarrollo de la emulación de la partida simple:
Hipótesis nula 2: Permanece sin cambio la media de la cantidad de errores que
ocurren en el proceso de registro.
Hipótesis alternativa 2: Disminuyó la media de los errores que ocurren en el
proceso de registro.
Dado que nivel de confianza elegido para realizar las pruebas estadísticas es del
95% el criterio es el siguiente:
Rechazar la hipótesis nula si Z < -1.96
El resultado de aplicar la fórmula es Z = -6.20, lo cual indica que la hipótesis
alternativa es aceptada y la hipótesis nula es rechazada. Es decir, sí existe
disminución en la media de los errores ocurridos dentro del procedimiento de
registro en la emulación de partida simple con relación a la partida doble.
Conclusiones.
160
Gracias a la metodología de la teoría de restricciones fue posible determinar cuál
fue el cuello de botella en el proceso seguido por el despacho de contadores
públicos y consultores en estudio para ofrecer el servicio de elaboración de
estados financieros y cálculos fiscales a sus clientes.
La restricción encontrada fue el registro a través de la partida doble, una vez
encontrada la restricción fundamental, se procedió a analizar cuáles serían las
opciones para solucionar el problema. Entre ellas se consideraron la contratación
de mayor cantidad de personal, recapacitar al personal, contratar un supervisor
del trabajo de captura, la compra de equipo de cómputo, modificar el software,
etc. Tomando como guía el árbol de realidad futura, se consideró que la mejor
opción era la de modificar el software para mejorar la rapidez y disminuir la
cantidad de errores. Con base en esto y en una de las fortalezas principales del
despacho que es el conocimiento contable se vio la posibilidad de automatizar
ciertos cargos y abonos que siguen patrones definidos, llegándose a la decisión
de emular la partida doble como si fuera partida simple.
Una vez desarrollado el procedimiento resultante de esta decisión, se procedió a
comprobar estadísticamente si el tiempo y los errores seguían siendo los mismos
(hipótesis nula) o si en verdad habían disminuido (hipótesis alternativa).
Al llevar a cabo las pruebas, se consideró que se rechazarían las hipótesis nulas
ya que el promedio del tiempo de captura de los registros y el promedio de errores
con la emulación de la partida simple disminuyeron a tal grado que la inferencia
estadística calculada permitió con un coeficiente de confianza del 95% tomar tal
decisión.
Las repercusiones de esta decisión no fueron evaluadas porque ello implicaría un
trabajo muy extenso con relación al clima organizacional y a la satisfacción de los
clientes lo cual además sale del campo hipotético objeto de este trabajo. Sin
embargo, las reacciones observables sobre el personal de captura y los clientes
evidencian empíricamente que esta superación de la restricción repercutió
favorablemente en los demás ámbitos del despacho tal como se detalla en el
árbol de realidad futura mostrado.
Para el aprovechamiento de los árboles de realidad es necesaria la intervención
de los interesados y los conocedores de la problemática en diferentes momentos
de su construcción, lo que implica suprimir efectos indeseables no importantes e
incluir nuevos. Obviamente esto requiere tiempo y paciencia, aunque los
resultados bien lo justifican.
Una de las recomendaciones educativas es que los estudiantes aprendan a
pensar y le tengan confianza a los resultados de su pensamiento, lo cual coloca a
los procesos de pensamiento como un instrumento destacado que puede ser
aprovechado en cualquier asignatura.
El desarrollo de la emulación de partida simple puede servir para la simulación de
registros en partida doble por parte de los alumnos y compararlos con los
construidos por el procedimiento automatizado.
Sin considerar a los estudiantes de la carrera de licenciatura en informática
administrativa, quienes supuestamente deben dominar varios manejadores de
bases de datos, se consideraría pertinente que tanto los administradores como los
contadores públicos egresaran de la licenciatura dominando el desarrollo de
161
software en un manejador de base de datos, siendo Microsoft Access apropiado
para tal objetivo, al menos en sus fundamentos
162
Anexos.
Anexo 1.
Nombre del
cliente
elegido y
título del
formulario.
Número de
factura o
núm. de
identificación
del
documento
fuente.
Importe sin
IVA de
acuerdo
con el
documento
fuente.
RFC y
nombre de
la
organización
Nombres de las
cuentas.
La flecha indica el registro
seleccionado vigente. Un
asterisco muestra un
registro nuevo a ser
capturado.
El campo fecha
representa la fecha
de la póliza.
Ilustración 6. Pantalla de Registro de Ingresos emulados como Partida
Simple.
163
Botón que
actualiza el
Monto Neto.
Estos campos se
alimentan cuando la
operación se cobre total
o parcialmente.
Se marca este campo
para realizar un asiento
inverso.
Ilustración 7. Continuación de la Pantalla de Registro de Ingresos emulados
en Partida Simple.
164
Anexo 2.
Nombre del
contribuyente
elegido. Y título
del formulario.
Botón para
dar de alta
nuevas
or ganizaciones
Indicador de
registro
actual.
Botón
para
cerrar el
formulario
Botón
para
actualizar
el Mon to
Neto.
Total de
registros en
el formulario.
Ilustración 1. Pantalla de Registro de Egresos emulados en Partida Simple.
165
Bibliografía.
GOLDRATT Eliyahu M. (2000 ) Cadena Crítica. Ediciones Castillo. México.. 244
pgs.
GOLDRATT Eliyahu M. (1995) Cox Jeff. La Meta. Ediciones Castillo. México..a.
408 pgs.
GOLDRATT Eliyahu M. (1995) No fue la Suerte. Ediciones Castillo. México. 250
pgs.
JOHNSON Richard A. Probabilidad y estadística para ingenieros de Miller y
Freund. Pearson Educación. Quinta edición. México. 1997. 630 pgs.
LAURENT Martínez Laura Leticia, Loza López Jorge, Rosales Laurent Juan
Francisco, Lizola Margolis Pedro Enrique Lizola Margolis. “Desarrollo de un ERP
para la MPyMES en México (Módulo de Contabilidad)”. 1er CONTECSI
MARTIN James. Principles of Object-Oriented. Analysis and Design. P T R
Prentice Hall. Englewood Cliffs, New Jersey.
VIESCAS John. (1999.) Guía Completa de Microsoft Access 2000. Mc Graw Hill.
España. pgs. 1-161.
166