12.2.7.Manejo de PRICAT, envió de pedidos y aviso

CIRCULAR
PARA:
DE:
ASUNTO:
TODOS LOS PROVEEDORES
GERENCIA COMERCIAL
MANEJO DE PRICAT, ENVIO DE PEDIDOS Y AVISO DE DESPACHO
Tal como se ha informado, COPIDROGAS viene realizando un cambio en su sistema de
gestión documental de la base de datos de productos, pedidos y recibo de mercancías,
manejando exitosamente los pilotos con varios proveedores para transferencia vía
electrónica de los documentos denominados “PRICAT” (codificación de productos), “orden
de compra” y “aviso de despacho” (confirmación de la mercancía a entregar por parte del
proveedor) con el apoyo de las empresas GS1 y CARVAJAL TECNOLOGÍA Y SERVICIOS
SAS con el uso del sistema CEN (centro electrónico de negocios).
Es importante que a partir de la fecha tengan en cuenta las siguientes novedades:
1. Información de las órdenes de compra
- Todo cambio en las características de los productos se deben informar previamente en el
departamento de compras, para que se efectúen los ajustes correspondientes en la base
de datos.
- Al momento de recibir las órdenes de compra, cuidar que las cantidades de la orden
correspondan a los múltiplos de las unidades del embalaje del proveedor (en las que
aplica).
- En las órdenes de compra aparecerá en la columna “EMB” el número de unidades
correspondiente al embalaje por producto, con este número de unidades por caja será
como se reciba la mercancía a nivel nacional.
-Las ofertas de producto empezarán a manejar un PLU independiente al regular (se acaba
el sistema de lotes), y deben traer un código de barras específico, la codificación del
material se debe realizar en el formato actual con compras y registrar en el PRICAT para
realizar su correcta codificación.
2. Condiciones tecnológicas
-Para los proveedores que ya estén inscritos en CARVAJAL, en adelante se manejará
simultáneamente la orden de compra física y adicional se enviará vía EDI. Tenga en cuenta
que en el 2014 se pasará todo el envío de pedidos a este medio, por lo cual es primordial
que esté preparado desde ahora para ese cambio.
-Para efectos de la codificación de productos y actualización del portafolio, se empezará a
utilizar como mecanismo la sincronización de información por medio de PRICAT
(transmisión relativa a precios y catálogo de productos), por ello es importante que realice
las gestiones de inscripción y codificación con GS1 cuanto antes.
-Con el fin de cumplir las exigencias relacionadas con trazabilidad, COPIDROGAS
realizará próximamente la recepción de mercancías basados en el envío del documento
“aviso de despacho”, el cual deben empezar a coordinar con la empresa CARVAJAL.
3. Condiciones de entrega y facturación
-En la factura se debe discriminar lote y fecha de vencimiento por producto, en los casos
donde se envíe más de un lote por producto se deben identificar cada uno en la caja
sellada. En la misma caja sólo puede existir mercancía de un mismo lote y fecha de
vencimiento y esta información debe coincidir con lo registrado en la factura de venta.
- Al momento de entregar los pedidos, se recibirán cantidades separadas y completas por
referencia que coincidan con lo registrado en la factura, estas deben venir en el embalaje
de caja sellada que está registrado en la orden de compra, identificadas en su exterior con
el lote y fecha de vencimiento.
-Las cajas selladas deben mantener un embalaje estándar para todas las entregas a nivel
nacional y no se aceptarán cambios frecuentes en este o por sedes.
- Los saldos de mercancías que no alcancen el embalaje de origen deben estar separados
por referencia y corresponder a un mismo lote y fecha de vencimiento
4. Contactos
-El contacto en GS1 para la inscripción al Pricat es (1)4270999
-Para comenzar el envío de órdenes de compras vía CEN, es necesario contactarse con el
consultor de CARVAJAL, quien le indicará el proceso a seguir para afiliación (en caso que
el proveedor no se encuentre inscrito) o configuración (en caso que se requiera habilitar a
COPIDROGAS o validar las configuraciones en el CEN). Pueden consultar con Sandra
Janeth Parra Matiz, al tel. (1)4106766 ext. 12634, móvil 3134985025 o al mail
sandra.parra@carvajal.com.
-Las novedades que existan sobre el portafolio de productos (artículos descontinuados,
cambios de códigos de barras, códigos de barras de 14 dígitos, códigos de barras que
inician con cero, etc.) se deben informar al departamento de soporte tecnológico con
Pedro Sanchez en sede principal al tel. (1)4375150 ext. 1207 o al e-mail
soportec_aux2@copidrogas.com.co
Cordialmente,
MAURICIO QUINTERO GUARIN
Gerente Comercial
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