Circular SIP - Sistema Integral de Pedidos(enviada en

CIRCULAR
El SIP (sistema integral de pedidos) le permite digitar todas las trasferencias a nivel nacional tomadas en
cada droguería afiliada a COPIDROGAS las 24 horas del día, los 7 días de la semana, únicamente
ingresando a la página web www.copidrogas.com.co, aplicativo SIP, utilizando el usuario y contraseña que se
asignará a cada trasferencista elegido por los coordinadores o representantes de los laboratorios.
El proveedor puede solicitar sus usuarios y las respectivas claves previa presentación de una carta de
autorización firmada por el representante legal o gerente general del laboratorio, la Cooperativa les asigna las
claves de acceso al SIP, con las cuales además podrá mantener control de los pedidos. En caso que el
laboratorio realice cambios en su personal y estos no entreguen las claves de la cuenta, es necesario
informar a COPIDROGAS para realizar el respectivo bloqueo y generación de unas nuevas claves para los
nuevos funcionarios.
Adicionalmente, a la posibilidad de incluir las transferencias, los proveedores pueden visualizar los inventarios
de cada una de las sedes, el cual es actualizado tres veces al día permitiéndoles tener una mayor visión del
negocio y dar prioridad a los productos que tengan menor rotación y como también a las ofertas y descuentos
que no hayan rotado de manera apropiada.
Por otro lado tendrán acceso al listado actualizado de las droguerías afiliadas activas al momento de
desarrollar la labor para que las visitas que su personal realice sean efectivas.
Las transferencias digitadas deben estar debidamente soportadas a través de un documento físico y en el
caso de ser telefónicos la grabación de la conversación, para corroborar su veracidad ante el asociado se
tengan los argumentos necesarios para comprobar que efectivamente realizó el pedido en el caso fortuito de
una reclamación o rechazo. Debido a que en COPIDROGAS se considera una obligación para el asociado
recibir y aceptar este pedido por considerarlo una venta en firme, siempre y cuando exista la forma de
comprobar que lo hizo.
El laboratorio es responsable de mantener actualizada la información correspondiente a su personal
especialmente el representante en la página web, ya que de ser necesario ubicarlo el administrador del SIP
PROVEEDORES tenga los datos para comunicarse directa y rápidamente con el funcionario si se presenta
alguna reclamación o inconsistencia en el pedio, y este a su vez deberá otorgar respuestas oportunas, dentro
de las 48 horas siguientes para atender la inquietud y darle solución. Tener en cuenta que al proveedor se le
puede imponer una sanción económica de acuerdo a los sobre costos logísticos causados.
Como recomendación especial para los coordinadores, es importante que suministren a su personal de
transferencias un listado de los viajes con los respectivos horarios de corte nacional y puntualizarles que los
pedidos deben digitarse máximo una hora antes del corte, con el fin de evitar el no despachos de los pedidos
por demora en el cargue y de presentarse alguna situación puntual es necesario informarla al SIP para tener
presente el pedido y buscar la alternativa de incluirlo en el viaje.
El departamento del SIP ofrece para todos sus proveedores charlas de capacitación sobre el manejo del
programa tanto para coordinadores como para transferencistas los días viernes en las instalaciones de
COPIDROGAS (Bogotá) a las 08:00 am, con cita previa y listado de las personas que asistirán, en caso de
las demás regionales confirmar día y hora para la respectiva programación.
Cordialmente,
MAURICIO QUINTERO GUARIN
Gerente Comercial.
ENVIADA EN EL 2009
CIRCULAR
PARA:
DE:
ASUNTO:
TODOS LOS PROVEEDORES
GERENCIA COMERCIAL
SISTEMA DEVOLUCIONES
Cumpliendo con las exigencias legales relacionadas con la tenencia y manejo de mercancías vencidas
en nuestras bodegas, y puesto que muchos proveedores no cumplen con su obligación de recoger sus
productos vencidos en un tiempo prudente, la Cooperativa ha determinado las siguientes políticas
generales.
1. COPIDROGAS recibirá de sus asociados todas las devoluciones por vencimiento en el mismo mes
que se encuentra declarado en los empaques.
2. COPIDROGAS realizará las devoluciones por vencimiento a los proveedores al mes siguiente de lo
declarado en los empaques y efectuará su entrega hasta el último día hábil del mes.
3. La mercancía por vencimiento que no sea retirada en los plazos dichos de las bodegas de la
Cooperativa, se procederá a enviar al laboratorio por medio de una empresa transportadora,
elaborándose la nota al proveedor por el valor del costo de transporte.
4. En caso que el laboratorio devuelva nuevamente esta mercancía a Copidrogas, se procederá a
informar al Invima dicha situación, puesto que es obligación del fabricante realizar el recibo y
destrucción de estas mercancías.
Las anteriores políticas se basan en la siguiente reglamentación:
a) Parágrafos Primero y Segundo del Artículo 77º del Decreto 677 de 26 de abril de 1995 del Ministerio
de Salud.
b) Artículo 2º. del Decreto 677 de 26 de abril de 1995 del Ministerio de Salud. Definición de “Producto
Farmacéutico Alterado en su literal C”.
c) Resolución 003183 de 23 de agosto de 1995 del Ministerio de Salud
d) Numeral 8.4.10 de la Resolución 01087 de 05 de julio de 2001 del Ministerio de Salud.
e) Numeral 13.30 del Informe 32º de las Series de Informes Técnicos No. 823 de la OMS (Organización
Mundial de la Salud).
f) Artículo 102º del Decreto 677 de 26 de abril de 1995 del Ministerio de Salud.
Cordialmente,
MAURICIO QUINTERO GUARIN
Gerente Comercial
ANGELA C. MOLANO FERNANDEZ
Directora Técnica Q.F.U.N.