tabla de retención documental

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Dirección General
Tradición
Retención
Documental
(años)
CÓDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Físico
Original
1-2023
001
17
004
01
ACTAS
Actas Junta Administradora del Servicio
Médico Asistencial (SMA)
Citaciones
Agenda de la Reunión
Actas
Anexos del Acta
AFILIACIONES
Afiliaciones Beneficiarios Servicio Médico
Asistencial (SMA)
Solicitud de afiliación
Registro civiles de nacimiento
Registro civil de matrimonio
Declaraciones extrajuicio
Certificados de estudio
Actualización de información juramentada
Fotocopia de documento de identidad
Autorización atención en otra Regional
091
01
Copia
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
Soporte
Electró
nico
Archivo
Gestión
Central
x
1
9
x
3
0
x
1
9
X
Disposición
Tecnologia de
Conservación
SF
SE
x
x
M
D
S
E
La serie documental se conserva en su totalidad
porque soporta decisiones administrativas
X
X
X
X
X
Los documentos se eliminan porque pierde
vigencia administrativa y no genera valores
secundarios
X
X
X
X
X
X
X
X
X
HISTORIAS CLINICAS
Historias Clínicas Médicas
X
Formato de apertura de Historia
X
Hoja de seguimiento
X
Resúmenes de especialistas
X
Epicrisis (cierre expediente)
X
Fórmulas médicas
X
Ordenes de atención con especialistas
X
x
x
Conservar totalmente, como evidencia de la
atención medica dada a los funcionarios de la
entidad, genera valor secundario
CONVENCIONES
TRADICIÓN DOCUMENTAL
Victoria C. Ramírez GonzálezDISPOSICIÓN FINAL
SÍMBOLOS
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA
CT= CONSERVACIÓN TOTAL
SF= Soporte Físico
SE= Soporte Electrónico
S=SELECCIÓN
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS
Tecnología de Conservación
D= Digitalización
M= MICROFILMACIÓN
E= ELIMINACIÓN
SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA
Subserie = Mayúscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
SECRETARIA GENERAL
1
Grupo de Servicio Médico Asistencial
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos
V.o. Bo. Victoria C. Ramirez González, Coordinadora Grupo de Servicio Médico Asistencial
-
Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Dirección General
Tradición
Retención
Documental
(años)
CÓDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Físico
Original
Ordenes de laboratorio
Archivo
Gestión
Central
x
1
9
Certificados de salud
Autorización de prestación de servicios
1
4
SF
SE
x
x
M
D
S
E
X
X
X
Historias Clínicas Odontológicas
X
02
Tecnologia de
Conservación
X
Resumen de atención médica
166
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
Soporte
Electró
nico
X
Exámenes para clínicos
02
Copia
Disposición
Formato de apertura de Historia
X
Odontograma de evaluación de pacientes
X
Resúmenes de especialistas
X
Epicrisis (cierre expediente)
X
Fórmulas odontológicas
X
Ordenes de Atención con especialistas
X
Ordenes de laboratorio
X
Resumen de Atención Médica
X
Certificados de salud
X
Autorización de prestación de servicios
X
PRESUPUESTO
Asignaciones y Modificaciones
Presupuestales
Resoluciones de asignación presupuestal
X
Conservar totalmente, como evidencia de la
atención medica dada a los funcionarios de la
entidad, genera valor secundario
Se conserva totalmente en soporte electrónico,
como evidencia del manejo presupuestal
X
Solicitud certificado de Disponibilidad
Presupuestal
Certificado de Disponibilidad Presupuestal
X
Solicitudes de modificación presupuestal
Resolución de modificación presupuestal
X
X
X
CONVENCIONES
TRADICIÓN DOCUMENTAL
Victoria C. Ramírez GonzálezDISPOSICIÓN FINAL
SÍMBOLOS
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA
CT= CONSERVACIÓN TOTAL
SF= Soporte Físico
SE= Soporte Electrónico
S=SELECCIÓN
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS
Tecnología de Conservación
D= Digitalización
M= MICROFILMACIÓN
E= ELIMINACIÓN
SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA
Subserie = Mayúscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
SECRETARIA GENERAL
2
Grupo de Servicio Médico Asistencial
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos
V.o. Bo. Victoria C. Ramirez González, Coordinadora Grupo de Servicio Médico Asistencial
-
Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Dirección General
Tradición
Retención
Documental
(años)
CÓDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Físico
Original
Copia
07
08
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
Central
SF
Tecnologia de
Conservación
SE
M
D
S
E
X
Comunicación para Regionales
INFORMES
104
Archivo
Gestión
Soporte
Electró
nico
Disposición
Informe de Ejecución Presupuestal
X
1
X
Informe de excedentes del Servicio Médico
Regionales
Informe Regional sobre excedentes de
funcionarios
Reintegros pendientes de cancelar
X
Informes consolidado nacional
X
4
Conservar en soporte electrónico, como
evidencia del cumplimiento de las funciones
propias de la dependencia porque genera valor
secundario. El soporte papel se elimina y se
debe dejar constancia en Acta de Eliminación,
según lo establecido en el Acuerdo No. 039 de
2002 expedido por el Archivo General de La
Nación.
x
X
X
Informes de Gestión
1
X
4
x
Soporta únicamente la gestión anual de la
Entidad. Esta Información está consolidada en
la Dirección de Planeación, por tanto se elimina
una vez culminado el tiempo de retención.
X
Informes de seguimiento
CONVENCIONES
TRADICIÓN DOCUMENTAL
Victoria C. Ramírez GonzálezDISPOSICIÓN FINAL
SÍMBOLOS
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA
CT= CONSERVACIÓN TOTAL
SF= Soporte Físico
SE= Soporte Electrónico
S=SELECCIÓN
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS
Tecnología de Conservación
D= Digitalización
M= MICROFILMACIÓN
E= ELIMINACIÓN
SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA
Subserie = Mayúscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
SECRETARIA GENERAL
3
Grupo de Servicio Médico Asistencial
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos
V.o. Bo. Victoria C. Ramirez González, Coordinadora Grupo de Servicio Médico Asistencial
-
Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012