tabla de retención documental

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Centros de Formación.
Profesional
CÓDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
+2
Tradición
Retención
Documental
(años)
Soporte Físico
Original
Copia
Disposición
PROCEDIMIENTO
Final
Soporte
Electróni
co
Archivo
Gestión
Archivo
Central
X
1
4
CT
SF
Tecnologia de
Conservación
SE
M
D
S
E
PROCESO: INTELIGENCIA ORGANIZACIONAL
INFORMES
104
08
Informes de Gestión
X
Informes
Informes estratégicos para Proyección del
Centro
Informes
Informes sobre vigilancia tecnológica
Informes
X
Soporta únicamente la gestión anual de la
Entidad. Esta Información está consolidada en
la Dirección de Planeación, por tanto se elimina
una vez culminado el tiempo de retención.
X
X
X
X
X
X
X
PROCESO: PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
163
PLANES
03
Plan de Acción
X
Plan de acción Anual
PROCESO: DISEÑO CURRICULAR
053
DISEÑO CURRICULAR
Plan Anual de Diseño Curricular
Programas de Formación por Redes
Resolución Aprobación Programas de
Formación
Diseño Curricular
Acto Administrativo de Aprobación
1
4
5
5
X
Documentos administrativos esenciales. Se
conservan totalmente, como evidencia del
cumplimiento de las funciones en soporte
electrónico.
x
Se conserva totalmente como evidencia del
cumplimiento de la misión institucional. Genera
valores secundarios de carácter histórico, como
fuente de consulta.
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
CONVENCIONES
TRADICIÓN DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
SÍMBOLOS
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA
CT= CONSERVACIÓN TOTAL
SF= Soporte Físico
SE= Soporte Electrónico
S=SELECCIÓN
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS
Tecnología de Conservación
D= Digitalización
M= MICROFILMACIÓN
E= ELIMINACIÓN
SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA
Subserie = Mayúscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
CENTROS DE FORMACIÓN PROFESIONAL
Grupo de Formación Integral, Gestión Educativa y Promoción y Relaciones Corporativas
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos
-
1
Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012.
Vo. Bo. María Ligia Cruz Barón – Coordinadora Grupo de Formación Integral, Gestión Educativa y Promoción y Relaciones Corporativas –Regional Distrito Capital
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Centros de Formación.
Profesional
CÓDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Tradición
Retención
Documental
(años)
Soporte Físico
Original
Copia
Soporte
Electróni
co
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Tecnologia de
Conservación
Archivo
Gestión
Archivo
Central
1
9
X
1
4
X
SF
SE
M
D
S
E
X
X
X
Reporte de Informes de Ejecución
PROCESO: EJECUCIÓN DE LA FORMACIÓN
PROFESIONAL
170
Disposición
PROGRAMAS
03
Programas de Bienestar
X
X
Documento de trámite, eliminar una vez
cumplido el tiempo de retención
X
Programación
Divulgación de los Programas
X
X
X
X
Instructivo Regional
Evaluación de Resultados
Informe de Ejecución por Programa
X
X
X
X
ÁREA DE INTEGRALIDAD DE FORMACIÓN Y
SERVICIOS PASTORALES
REDES DE CONOCIMIENTO
187
01
Red de Conocimiento de Integralidad
X
Área Formativa
1. Programa de Formación en Ética y
Proyecto de Vida
Plan de Capacitación
Agenda de capacitación
Relación de Participantes
Evaluación del evento
2. Programa de Formación Para el
Desarrollo
Plan de Capacitación
Agenda de capacitación
Conservar totalmente como evidencia de la
aplicación de tecnología en los procesos de
formación, es referente de consulta.
X
X
X
X
X
X
X
CONVENCIONES
TRADICIÓN DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
SÍMBOLOS
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA
CT= CONSERVACIÓN TOTAL
SF= Soporte Físico
SE= Soporte Electrónico
S=SELECCIÓN
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS
Tecnología de Conservación
D= Digitalización
M= MICROFILMACIÓN
E= ELIMINACIÓN
SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA
Subserie = Mayúscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
CENTROS DE FORMACIÓN PROFESIONAL
Grupo de Formación Integral, Gestión Educativa y Promoción y Relaciones Corporativas
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos
-
2
Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012.
Vo. Bo. María Ligia Cruz Barón – Coordinadora Grupo de Formación Integral, Gestión Educativa y Promoción y Relaciones Corporativas –Regional Distrito Capital
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Centros de Formación.
Profesional
CÓDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Tradición
Retención
Documental
(años)
Soporte Físico
Original
Copia
Soporte
Electróni
co
Relación de Participantes
Evaluación del evento
X
Sistematización Información Servicio Social
X
Registro de Proyectos del Servicio Social
Área de Innovación Social
X
Archivo
Gestión
Archivo
Central
Disposición
PROCEDIMIENTO
Final
CT
SF
SE
Tecnologia de
Conservación
M
D
S
E
1. Formación para el Desarrollo
2.
Voluntariado SENA por Colombia
Plan de Capacitación
X
Agenda de capacitación
X
Relación de Participantes
X
Evaluación del evento
X
Sistematización Información servicio Social
X
Registro de Proyectos de Voluntariado
Sistema Nacional de Liderazgo
Plan de Capacitación
X
Agenda de Capacitación
X
X
Relación de Participantes
X
Evaluación del evento
X
Sistematización de Información
X
Registro de Proyectos de Liderazgo
SENA Familia
Plan de Capacitación
X
Agenda de capacitación
X
Relación de Participantes
X
X
CONVENCIONES
TRADICIÓN DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
SÍMBOLOS
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA
CT= CONSERVACIÓN TOTAL
SF= Soporte Físico
SE= Soporte Electrónico
S=SELECCIÓN
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS
Tecnología de Conservación
D= Digitalización
M= MICROFILMACIÓN
E= ELIMINACIÓN
SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA
Subserie = Mayúscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
CENTROS DE FORMACIÓN PROFESIONAL
Grupo de Formación Integral, Gestión Educativa y Promoción y Relaciones Corporativas
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos
-
3
Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012.
Vo. Bo. María Ligia Cruz Barón – Coordinadora Grupo de Formación Integral, Gestión Educativa y Promoción y Relaciones Corporativas –Regional Distrito Capital
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SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Tradición
Retención
Documental
(años)
Soporte Físico
Original
3.
4.
5.
Copia
Soporte
Electróni
co
Evaluación del evento
X
Sistematización de Información
Registro de Proyectos de Familias
Emprendedoras y Reciliencia
Lineamientos Escuelas de Familia
SENA Reconciliado y en Paz
Plan de Capacitación
Agenda de capacitación
Relación de Participantes
Evaluación del evento
Sistematización de Información
Registro de Proyectos de Acuerdos de
Convivencia y Reconciliación y Defensa de
derechos Humanos
Juventud y Mundo del Trabajo
Plan de Capacitación
Agenda de capacitación
Relación de Participantes
Evaluación del evento
Sistematización de Información
Registro de Proyectos de Economía
alternativa, Trabajo Decente, Ética Aplicada
al Trabajo
Servicios Pastorales
Plan de Capacitación
Agenda de capacitación
Relación de Participantes
Evaluación del evento
Sistematización de Información
X
Archivo
Gestión
Archivo
Central
Disposición
PROCEDIMIENTO
Final
CT
SF
SE
Tecnologia de
Conservación
M
D
S
E
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
CONVENCIONES
TRADICIÓN DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
SÍMBOLOS
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA
CT= CONSERVACIÓN TOTAL
SF= Soporte Físico
SE= Soporte Electrónico
S=SELECCIÓN
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS
Tecnología de Conservación
D= Digitalización
M= MICROFILMACIÓN
E= ELIMINACIÓN
SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA
Subserie = Mayúscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
CENTROS DE FORMACIÓN PROFESIONAL
Grupo de Formación Integral, Gestión Educativa y Promoción y Relaciones Corporativas
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos
-
4
Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012.
Vo. Bo. María Ligia Cruz Barón – Coordinadora Grupo de Formación Integral, Gestión Educativa y Promoción y Relaciones Corporativas –Regional Distrito Capital
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SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Tradición
Retención
Documental
(años)
Soporte Físico
Original
Copia
Soporte
Electróni
co
X
PROGRAMACION
01
02
053
Archivo
Gestión
Archivo
Central
X
1
0
X
5
5
SF
Tecnologia de
Conservación
SE
M
D
S
E
X
Surtido el trámite de la programación, se elimina
porque pierde sus valores administrativos y no
genera ningún valor secundario. La
programación se actualiza anualmente.
Programación instructor
Programación de la formación
Programación de Ambientes de aprendizaje
Asignación de acciones de formación
DISEÑO CURRICULAR
01
PROCEDIMIENTO
Final
CT
X
Registro de Proyectos de Asociados a la
Ética Institucional, Proyecto de Vida,
Dirección Espiritual, Celebración Religiosa
172
Disposición
X
Formación Titulada
Planeación
Definición de Rutas de Aprendizaje
Gestión de la Ejecución
Reporte de los instructores al comité de
evaluación y seguimiento de la formación
profesional
Asignación de actividades
Asignación de instructor
Seguimiento a Encuentros Pedagógicos
Concertados
Asignación de Aprendices
Informe Grupal de Seguimiento a la Etapa
Práctica
Evaluación y Seguimiento por Aprendiz
X
X
Se conserva totalmente como evidencia del
cumplimiento de la misión institucional. Genera
valores secundarios de carácter histórico, como
fuente de consulta.
X
X
X
X
X
X
X
CONVENCIONES
TRADICIÓN DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
SÍMBOLOS
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA
CT= CONSERVACIÓN TOTAL
SF= Soporte Físico
SE= Soporte Electrónico
S=SELECCIÓN
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS
Tecnología de Conservación
D= Digitalización
M= MICROFILMACIÓN
E= ELIMINACIÓN
SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA
Subserie = Mayúscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
CENTROS DE FORMACIÓN PROFESIONAL
Grupo de Formación Integral, Gestión Educativa y Promoción y Relaciones Corporativas
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos
-
5
Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012.
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Centros de Formación.
Profesional
CÓDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Tradición
Retención
Documental
(años)
Soporte Físico
Original
Copia
Soporte
Electróni
co
08
PROCEDIMIENTO
Final
Archivo
Central
CT
SF
SE
Tecnologia de
Conservación
M
D
S
E
Se registra la Información en SOFIA PLUS
X
X
X
X
X
X
Hoja de Vida
Reconocimiento de aprendizajes previos
Emisión de juicios evaluativos
Plan de Mejoramiento
Actividades Pedagógicas Complementarias
Registro de novedad
INFORMES
104
Archivo
Gestión
Disposición
Informes de Gestión
X
1
4
X
Soporta únicamente la gestión anual de la
Entidad. Esta Información está consolidada en
la Dirección de Planeación, por tanto se elimina
una vez culminado el tiempo de retención.
X
1
4
X
Soporta únicamente la gestión anual de la
Entidad. Esta Información está consolidada en
la Dirección de Planeación, por tanto se elimina
una vez culminado el tiempo de retención.
X
1
0
X
Surtido el trámite de la programación, se elimina
porque pierde sus valores administrativos y no
genera ningún valor secundario. La
programación se actualiza anualmente.
X
1
4
X
Documentos de trámite. Cumplido el tiempo de
retención se puede eliminar.
Informes
Informes sobre Gestión Contrato de Aprendizaje
Informe
REGISTROS
189
03
Registro Contrato de Aprendizaje
Registro de Contratos de Aprendizaje
PROCESO: EJECUCIÓN DE SERVICIOS
COMPLEMENTARIOS
PROGRAMACION
Programación Producción de Centros
172
03
X
Programación
204
SERVICIOS TECNOLÓGICOS
01
X
Asesoría
CONVENCIONES
TRADICIÓN DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
SÍMBOLOS
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA
CT= CONSERVACIÓN TOTAL
SF= Soporte Físico
SE= Soporte Electrónico
S=SELECCIÓN
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS
Tecnología de Conservación
D= Digitalización
M= MICROFILMACIÓN
E= ELIMINACIÓN
SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA
Subserie = Mayúscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
CENTROS DE FORMACIÓN PROFESIONAL
Grupo de Formación Integral, Gestión Educativa y Promoción y Relaciones Corporativas
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos
-
6
Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012.
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Centros de Formación.
Profesional
CÓDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
02
04
Retención
(años)
Soporte Físico
Original
Copia
Soporte
Electróni
co
Solicitud del servicio
X
Cotización
X
Orden de Servicio
X
X
Reporte de supervisión del trabajo
X
X
Control de entrega del servicio (Trabajo)
X
Factura de Venta
Evaluación del servicio
Asistencia Técnica
Solicitud del servicio
03
Tradición
Documental
Archivo
Central
PROCEDIMIENTO
Final
CT
SF
SE
Tecnologia de
Conservación
M
D
S
E
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Cotización
X
Orden de Servicio
X
X
Reporte de supervisión del trabajo
Control de entrega del servicio
Diseño y Elaboración de Prototipos
Solicitud del servicio
Cotización
Orden de Servicio
Reporte de supervisión del trabajo
Control de entrega del servicio
Factura de Venta
Evaluación del servicio
Divulgación e Información Tecnológica
Solicitud del servicio
Cotización
Orden de Servicio
Factura de Venta
Archivo
Gestión
Disposición
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
CONVENCIONES
TRADICIÓN DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
SÍMBOLOS
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA
CT= CONSERVACIÓN TOTAL
SF= Soporte Físico
SE= Soporte Electrónico
S=SELECCIÓN
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS
Tecnología de Conservación
D= Digitalización
M= MICROFILMACIÓN
E= ELIMINACIÓN
SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA
Subserie = Mayúscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
CENTROS DE FORMACIÓN PROFESIONAL
Grupo de Formación Integral, Gestión Educativa y Promoción y Relaciones Corporativas
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos
-
7
Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012.
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Centros de Formación.
Profesional
CÓDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
05
06
07
Tradición
Retención
Documental
(años)
Soporte Físico
Original
Evaluación del servicio
Fabricación de Partes
Solicitud del servicio
Cotización
Orden de Servicio
Control de recepción del servicio
Orden de Servicio
Reporte de supervisión del trabajo
Control de entrega del servicio
Factura de Venta
Evaluación del servicio
Investigación Aplicada
Solicitud del servicio
Cotización
Orden de Servicio
Reporte de supervisión del trabajo
Factura de Venta
Evaluación del servicio
Servicios de Laboratorio
Solicitud del servicio
Cotización
Control de recepción del servicio
Orden de Servicio
Reporte de supervisión del trabajo
Control de entrega del servicio
Factura de Venta
Evaluación del servicio
Copia
Soporte
Electróni
co
Archivo
Gestión
Archivo
Central
Disposición
PROCEDIMIENTO
Final
CT
SF
SE
Tecnologia de
Conservación
M
D
S
E
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
CONVENCIONES
TRADICIÓN DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
SÍMBOLOS
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA
CT= CONSERVACIÓN TOTAL
SF= Soporte Físico
SE= Soporte Electrónico
S=SELECCIÓN
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS
Tecnología de Conservación
D= Digitalización
M= MICROFILMACIÓN
E= ELIMINACIÓN
SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA
Subserie = Mayúscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
CENTROS DE FORMACIÓN PROFESIONAL
Grupo de Formación Integral, Gestión Educativa y Promoción y Relaciones Corporativas
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos
-
8
Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012.
Vo. Bo. María Ligia Cruz Barón – Coordinadora Grupo de Formación Integral, Gestión Educativa y Promoción y Relaciones Corporativas –Regional Distrito Capital
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Centros de Formación.
Profesional
CÓDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
104
Tradición
Retención
Documental
(años)
Soporte Físico
Archivo
Gestión
Archivo
Central
X
X
1
4
X
X
X
X
X
X
X
X
1
9
5
0
5
0
Copia
PROCEDIMIENTO
Final
Soporte
Electróni
co
Original
Disposición
CT
SF
Tecnologia de
Conservación
SE
M
D
S
E
INFORMES
08
Informes de Gestión
Informes
Anexos al Informe
Informes de Producción y venta de servicios
Informes
Anexos al Informe
X
Soporta únicamente la gestión anual de la
Entidad. Esta Información está consolidada en
la Dirección de Planeación, por tanto se elimina
una vez culminado el tiempo de retención.
PROCESO: NORMALIZACIÓN, EVALUACION Y
CERTIFICACION DE COMPETENCIAS
LABORALES
ACTAS
001
18
Actas Mesa Sectoriales
X
Actas
Anexos de las actas
Actas de Asamblea de Mesas Sectoriales
Actas
Anexos de las actas
MESA SECTORIAL
127
01
Estudios de caracterización ocupacional
02
Productos Equipos Técnicos
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Estudios
Convocatoria
Cronograma de Actividades
X
X
X
La serie documental se conserva en su totalidad
porque soporta decisiones administrativas
X
Se conserva totalmente. Evidencia funciones
misionales de la entidad, genera valor
secundario
X
X
X
X
X
Documento de trámite, cumplido el tiempo de
retención se elimina.
X
X
CONVENCIONES
TRADICIÓN DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
SÍMBOLOS
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA
CT= CONSERVACIÓN TOTAL
SF= Soporte Físico
SE= Soporte Electrónico
S=SELECCIÓN
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS
Tecnología de Conservación
D= Digitalización
M= MICROFILMACIÓN
E= ELIMINACIÓN
SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA
Subserie = Mayúscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
CENTROS DE FORMACIÓN PROFESIONAL
Grupo de Formación Integral, Gestión Educativa y Promoción y Relaciones Corporativas
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos
-
9
Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012.
Vo. Bo. María Ligia Cruz Barón – Coordinadora Grupo de Formación Integral, Gestión Educativa y Promoción y Relaciones Corporativas –Regional Distrito Capital
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Centros de Formación.
Profesional
CÓDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Tradición
Retención
Documental
(años)
Soporte Físico
Original
Copia
X
X
Actas con sus anexos
Acuerdos de voluntad (F02-003)
X
Mapas Funcionales
02
Archivo
Central
5
0
5
0
X
SE
M
D
S
E
X
Documento de trámite, cumplido el tiempo de
retención se elimina
X
X
X
Evaluaciones Certificación de Competencias
Laborales
SF
X
Titulaciones y Normas de Competencia
Laboral
Informe de verificación técnica y consulta
pública (F02-013), con sus anexos
Verificación Metodológicas
Norma de competencia laboral (F02-15)
EVALUACIÓNES
066
Archivo
Gestión
Tecnologia de
Conservación
X
Informe de verificación técnica y consulta
pública (F02-013), con sus anexos
Verificación metodológica (F02-12), con sus
anexos
Mapas funcionales (F02-009)
04
PROCEDIMIENTO
Final
CT
X
X
Comunicaciones
03
Soporte
Electróni
co
Disposición
X
Se conserva totalmente. Evidencia funciones
misionales de la entidad, genera valor
secundario
X
X
X
X
X
X
X
X
Solicitud
Respuesta
Acta de apoyo mutuo y de confidencialidad
X
X
X
Actas de seguimiento
X
X
Solicitud de auditoria
X
X
Informe de auditoria
X
X
Emisión de juicio
X
X
5
0
X
Documentos de trámite, cumplido el tiempo de
retención se puede eliminar. Evidencia datos
estadísticos que están soportados en informes
anuales de gestión.
X
X
X
CONVENCIONES
TRADICIÓN DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
SÍMBOLOS
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA
CT= CONSERVACIÓN TOTAL
SF= Soporte Físico
SE= Soporte Electrónico
S=SELECCIÓN
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS
Tecnología de Conservación
D= Digitalización
M= MICROFILMACIÓN
E= ELIMINACIÓN
SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA
Subserie = Mayúscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
CENTROS DE FORMACIÓN PROFESIONAL
Grupo de Formación Integral, Gestión Educativa y Promoción y Relaciones Corporativas
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos
-
10
Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012.
Vo. Bo. María Ligia Cruz Barón – Coordinadora Grupo de Formación Integral, Gestión Educativa y Promoción y Relaciones Corporativas –Regional Distrito Capital
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Centros de Formación.
Profesional
CÓDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Original
Comunicaciones
PROCESO: MEJORA CONTINUA
ACTAS
09
01
05
163
Copia
Soporte
Electróni
co
X
X
X
X
Disposición
Archivo
Central
1
9
CT
X
SF
SE
X
X
1
X
X
Informe
PLANES
X
M
D
S
E
La serie documental se conserva en su totalidad
porque soporta decisiones administrativas
X
X
1
X
4
X
X
X
Tecnologia de
Conservación
X
Auditorías Internas de Calidad
Informes de Auditoria
PROCEDIMIENTO
Final
Archivo
Gestión
X
X
Programa de Auditoría
Plan de Auditorías
Lista de chequeo
Evaluación del auditor
Acciones Preventivas
Acciones Correctivas
INFORMES
104
(años)
Acta de Comité de Gestión de Calidad
Actas
AUDITORÍAS
008
Retención
Soporte Físico
Novedades
001
Tradición
Documental
4
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Como un componente de la gestión de la
calidad, los programas de auditoría se
conservan como evidencia del cumplimiento de
las acciones preventivas y correctivas, como
fuente de consulta por el tiempo que tangan
vigencia administrativa, después de eliminan.
Conservar como evidencia del cumplimiento de
las funciones propias de la dependencia, genera
valor secundario. El soporte papel se elimina y
se debe dejar constancia en Acta de
Eliminación, según lo establecido en el Acuerdo
No. 039 de 2002 expedido por el Archivo
General de La Nación.
X
CONVENCIONES
TRADICIÓN DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
SÍMBOLOS
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA
CT= CONSERVACIÓN TOTAL
SF= Soporte Físico
SE= Soporte Electrónico
S=SELECCIÓN
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS
Tecnología de Conservación
D= Digitalización
M= MICROFILMACIÓN
E= ELIMINACIÓN
SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA
Subserie = Mayúscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
CENTROS DE FORMACIÓN PROFESIONAL
Grupo de Formación Integral, Gestión Educativa y Promoción y Relaciones Corporativas
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos
-
11
Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012.
Vo. Bo. María Ligia Cruz Barón – Coordinadora Grupo de Formación Integral, Gestión Educativa y Promoción y Relaciones Corporativas –Regional Distrito Capital
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Centros de Formación.
Profesional
CÓDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
03
202
01
02
03
04
104
08
Tradición
Retención
Documental
(años)
Soporte Físico
Archivo
Gestión
Archivo
Central
Planes Operativos Anuales
X
1
4
Plan de acción del SGC
Gestión Ambiental
X
X
Copia
SISTEMA DE MEJORA CONTINUA
INSTITUCIONAL
X
Administración de Riesgo
Documento Guía
Matriz de Riesgos
Mapa de Riesgos
Cadena de Valor
X
X
X
Manual de Calidad
Manual
Manual de Procesos y Procedimientos
Caracterización del Proceso
Procedimientos
Formatos
Nomograma
INFORMES
X
PROCEDIMIENTO
Final
Soporte
Electróni
co
Original
Disposición
1
4
1
4
CT
SF
Tecnologia de
Conservación
SE
X
M
D
S
E
Documentos administrativos esenciales. Se
conservan totalmente, como evidencia del
cumplimiento de las funciones en soporte
electrónico.
x
Como componente del Sistema de Calidad,
generan valor secundario, son fuente de
consulta, se conservan totalmente ya que sus
características representan un desarrollo
dinámico y de continua actualización. Son un
referente del valor histórico institucional
X
X
X
X
X
X
X
Informes de Gestión
X
X
Soporta únicamente la gestión anual de la
Entidad. Esta Información está consolidada en
la Dirección de Planeación, por tanto se elimina
una vez culminado el tiempo de retención.
X
Informe
CONVENCIONES
TRADICIÓN DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
SÍMBOLOS
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA
CT= CONSERVACIÓN TOTAL
SF= Soporte Físico
SE= Soporte Electrónico
S=SELECCIÓN
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS
Tecnología de Conservación
D= Digitalización
M= MICROFILMACIÓN
E= ELIMINACIÓN
SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA
Subserie = Mayúscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
CENTROS DE FORMACIÓN PROFESIONAL
Grupo de Formación Integral, Gestión Educativa y Promoción y Relaciones Corporativas
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos
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Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012.
Vo. Bo. María Ligia Cruz Barón – Coordinadora Grupo de Formación Integral, Gestión Educativa y Promoción y Relaciones Corporativas –Regional Distrito Capital