Procedimiento de Compras Generales

CONSULTORÍAS EN RIESGO CORPORATIVO
LTDA.
VERSIÓN
0.0
VIGENCIA
01/12/2009
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS GENERALES
CÓDIGO
AGA-PR-001
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1. PROPÓSITO
Asegurar la gestión de las compras de bienes y/o servicios requeridos para los procesos,
facilitando la prestación del servicio al cliente interno y externo.
2. ALCANCE
Comprende desde la detección de la necesidad de adquirir un bien y/o servicio hasta la
recepción a satisfacción del mismo y la entrega de la factura para contabilidad. Este
procedimiento es de uso del Líder de Proceso de Gestión Administrativa, Asistente de
Gestión Administrativa – Contabilidad, Asistente de Gestión Administrativa - Recepción
y de los empleados que necesiten un bien o servicio.
3. DOCUMENTOS ASOCIADOS
AGA-FR-001 Formato Solicitud Bien o Servicio
AGA-FR-003 Formato Orden de Compra
4. DEFINICIONES
Orden de Compra: documento de aprobación de compra en el cual se especifican los
bienes o servicios requeridos.
Cotización: es un documento de carácter comercial en el cual se especifican los precios
y condiciones comerciales de los bienes o servicios ofrecidos por una empresa. Por lo
general, diferentes cotizaciones se comparan para tomar la decisión de compra.
5. CONDICIONES GENERALES
a. La solicitud de bien o servicio debe ir diligenciada por el solicitante o Asistente de
Gestión Administrativa - Recepción y debe ser aprobada por la Gerencia General.
b. Para solicitudes de compra de bienes o servicios diferentes a papelería e insumos de
oficina y cuyo valor sea igual o superior a medio salario mínimo es necesario adjuntar
una cotización o propuesta de servicio.
c. Cuando se realicen contratos estos deberán ser revisados y aprobados por la
personas autorizadas en calidad de Representante Legal.
ELABORADO POR:
Manuel Antonio García Cuello
FECHA: 04-11-2009
REVISADO POR:
Jose Federico Ustáriz González
FECHA: 06-11-2009
APROBADO POR:
Jose Federico Ustáriz González
FECHA: 06-11-2009
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6. DESCRIPCIÓN
BIENES
N°
1
RESPONSABLE
Usuario
Usuario
2
3
Líder de Gestión
Administrativa
Usuario
4
Usuario
5
Usuario
6
Asistente Gestión
Administrativa Recepción, Usuario
7
ELABORADO POR:
Manuel Antonio García Cuello
FECHA: 04-11-2009
ACTIVIDAD
Identifica la necesidad de
adquirir un bien.
Formaliza la necesidad
diligenciando la solicitud y
presentándola al Líder de
Gestión Administrativa
para su aprobación. En
los casos que aplique la
solicitud
debe
ser
presentada
con
una
cotización adjunta.
Revisa la solicitud y la
aprueba o la rechaza
considerando
las
justificaciones dadas por
el usuario.
Establece los requisitos de
acuerdo al tipo de servicio
que necesita.
Se entrega el formato de
la solicitud ya aprobado a
la Asistente de Gestión
Administrativa
Recepción junto con la
cotización.
Realiza las gestiones para
la compra del bien de
acuerdo con lo aprobado
en el formato o envía la
orden de compra al
proveedor.
Efectúa la compra del
bien cerciorándose de que
le entreguen factura de
compra. En los casos en
que el proveedor entregue
el producto en las oficinas
de la compañía, se revisa
el producto y factura
contra la solicitud de
compra y se verifica que
lo solicitado coincida con
lo entregado. En los casos
en que se compre el
producto directamente en
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Jose Federico Ustáriz González
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REGISTRO DE CALIDAD/
DOCUMENTO ASOCIADO
AGA-FR-001 Formato
Bien o Servicio
Solicitud
AGA-FR-001 Formato Solicitud
Bien o Servicio
AGA-FR-001 Formato Solicitud
Bien o Servicio
AGA-FR-003 Formato Orden de
Compra
AGA-FR-003 Formato Orden de
Compra
AGA-FR-001 Formato Solicitud
Bien o Servicio
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Usuario
8
9
Asistente de Gestión
Administrativa Contabilidad
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el punto de venta, la
persona que lo compra lo
entrega al empleado que
lo solicitó para que este
revise lo comprado y
decida si corresponde a lo
que solicitó.
Entrega a la Asistente de
Gestión Administrativa Contabilidad la factura y
la solicitud de compra con
firma de recibido.
Formaliza la compra
realizada
en
la
contabilidad y archiva la
factura
y
demás
documentos de soporte.
SERVICIO
N°
1
RESPONSABLE
Usuario
Usuario
2
3
4
Líder de Gestión
Administrativa
Usuario
Usuario
5
Usuario
6
7
Usuario
Usuario
8
ELABORADO POR:
Manuel Antonio García Cuello
FECHA: 04-11-2009
ACTIVIDAD
Identifica la necesidad de
recibir un servicio.
Formaliza la necesidad
diligenciando la solicitud y
presentándola al Líder de
Gestión Administrativa
para su aprobación.
Revisa la solicitud y la
aprueba o la rechaza
considerando
las
justificaciones dadas por
el usuario.
Establece los requisitos de
acuerdo al tipo de servicio
que necesita.
Identifica el proveedor y
solicita la propuesta de
servicio.
Revisa
la
propuesta
entregada
por
el
proveedor y si está de
acuerdo envía la orden de
compra.
Recibe el servicio por
parte del proveedor.
Una vez el proveedor
termine
el
trabajo
realizado,
se
deberá
verificar que el servicio
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REGISTRO DE CALIDAD/
DOCUMENTO ASOCIADO
AGA-FR-001 Formato
Bien o Servicio
Solicitud
AGA-FR-001 Formato Solicitud
Bien o Servicio
AGA-FR-001 Formato Solicitud
Bien o Servicio
AGA-FR-003 Formato Orden de
Compra
AGA-FR-003 Formato Orden de
Compra
APROBADO POR:
Jose Federico Ustáriz González
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Usuario
9
Usuario
10
11
Asistente de Gestión
Administrativa Contabilidad
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recibido coincida con lo
solicitado en el formato
de solicitud de compra, de
lo contrario se comunica
al proveedor.
Se entrega el formato de
la solicitud ya aprobado y
con firma de recibido a la
Asistente de Gestión
Administrativa
Recepción.
Formaliza la prestación
del servicio ante la
Asistente de Gestión
Administrativa
Recepción entregándole la
documentación necesaria.
Formaliza la compra
realizada
en
la
contabilidad y archiva la
factura
y
demás
documentos de soporte.
7. CONTROL DE CAMBIOS
Versión 0.0: Versión inicial del documento.
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Manuel Antonio García Cuello
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Jose Federico Ustáriz González
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Jose Federico Ustáriz González
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