CaracterizacionGestionAdministrativaV10

CONSULTORÍAS EN RIESGO CORPORATIVO
LTDA.
VERSIÓN
1.0
VIGENCIA
01/07/2012
CARACTERIZACIÓN PROCESO GESTIÓN
ADMINISTRATIVA
CÓDIGO
IDENTIFICACIÓN DE PROCESO
Nombre: Gestión Administrativa
Código: AGA
Líder de Proceso: Gerente General
Objetivos de Calidad: Servicio Oportuno, Satisfacción de Clientes, y
Competencia del Personal.
PROPÓSITO
Proveer y mantener los productos y servicios, la infraestructura y el
ambiente de trabajo requeridos por los procesos del sistema de gestión de
calidad para garantizar su adecuado funcionamiento y una adecuada
prestación del servicio, así como lograr y mantener una estructura
organizacional que provea a los procesos de personal competente y
comprometido para garantizar el logro de los objetivos organizacionales.
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DOCUMENTOS
AGA-CA-001 Caracterización Proceso de
Gestión Administrativa
AGA-IN-001 Instructivo Administración
de Cuentas de Correo
AGA-IN-002 Instructivo Administración
de Cuentas Usuario para UTLR
AGA-PA-001 Plan Anual de Formación
AGA-MM-001 Manual de
Responsabilidad y Competencia
ELABORADO POR:
Manuel Antonio García Cuello
FECHA: 28-06-2012
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AGA-CA-001
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PARTICIPANTES
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Gerente General
Ingeniero de Desarrollo y Soporte
Asistente de Gestión Administrativa – Recepción
Asistente de Gestión Administrativa – Contabilidad
Auxiliar Gestión Administrativa
Auxiliar Contable
ALCANCE
El proceso inicia con el ingreso de personal para cubrir alguna
vacante hasta la obtención de personal idóneo o competente que
encuentre bienestar y desarrollo en la compañía. Comprende la
adecuación de los puestos de trabajo, el mantenimiento de las
locaciones, equipos y herramientas requeridas para la prestación del
servicio y la atención de solicitudes asociadas hasta la provisión de
bienes y servicios, y finaliza con la desvinculación del personal por
alguna razón.
PROCEDIMIENTOS
AGA-PR-001 Procedimiento de Compras
Generales
AGA-PR-002 Procedimiento Selección y
Evaluación de Proveedores
AGA-PR-003 Procedimiento de
Infraestructura y Ambiente de Trabajo
AGA-PR-004 Procedimiento Evaluación de
Competencias y Formación
REVISADO POR:
Jose Federico Ustáriz González
FECHA: 29-06-2012
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REGISTROS
AGA-RC-001 Evaluación de
Proveedor
AGA-RC-002 Orden de Compra
AGA-RC-003 Registro de Proveedor
AGA-RC-004 Selección de Proveedor
AGA-RC-005 Solicitud de Bien o
Servicio
AGA-RC-006 Hoja de Control
APROBADO POR:
Jose Federico Ustáriz González
FECHA: 29-06-2012
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CONSULTORÍAS EN RIESGO CORPORATIVO
LTDA.
VERSIÓN
1.0
VIGENCIA
01/07/2012
CARACTERIZACIÓN PROCESO GESTIÓN
ADMINISTRATIVA
CÓDIGO
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AGA-DA-001 Hoja Control Gestión
Administrativa
AGA-DA-002 Reglamento Interno de
Trabajo
AGA-DA-003 Reglamento de Higiene y
Seguridad Industrial
AGH-DA-004 Prueba Situacional por
Competencias
AGA-DE-001 Régimen Colombiano de
Impuesto a las Ventas
AGA-DE-002 Régimen Contable
Colombiano
AGA-DE-003 Régimen del Impuesto a
las Renta y Complementarios
AGA-DE-004 Código sustantivo del
trabajo
AGA-DE-005 Régimen laboral
colombiano
AGA-DE-006 Decreto 614 de 1984
Establecimiento del comité paritario de
salud ocupacional
AGA-DE-007 Resolución 2013
Organización de comité paritario de salud
ocupacional
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ELABORADO POR:
Manuel Antonio García Cuello
FECHA: 28-06-2012
REVISADO POR:
Jose Federico Ustáriz González
FECHA: 29-06-2012
AGA-CA-001
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AGA-RC-007 Lista de Chequeo
Ingreso de Personal
AGA-RC-008 Solicitud de Soporte
AGA-RC-009 Facturas Proveedores
AGA-RC-010 Facturas
AGA-RC-011 Asistencia a Evento de
Formación
AGA-RC-012 Evaluación de
Desempeño y Competencia
AGA-RC-013 Difusión de Objetivos
AGA-RC-014 Entrevista Inicial Parte
1y2
AGA-RC-015 Entrevista Inicial Parte
3
AGA-RC-016 Formato Ingreso de
Personal
AGA-RC-017 Lista de Chequeo Plan
de Inducción
AGA-RC-018 Plan Anual de
Formación
AGA-RC-019 Evaluación Evento
Interno de Formación
AGA-RC-020 Solicitud de Vacaciones
AGA-RC-021 Lista de Chequeo
Historia Laboral
AGA-RC-022 Incapacidades
AGA-RC-023 Afiliaciones (EPS, ARP,
Cesantías, Pensiones, Cajas de
Compensación)
AGA-RC-024 Carta de desvinculación
APROBADO POR:
Jose Federico Ustáriz González
FECHA: 29-06-2012
CONSULTORÍAS EN RIESGO CORPORATIVO
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CARACTERIZACIÓN PROCESO GESTIÓN
ADMINISTRATIVA
CÓDIGO
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PROVEEDOR
ENTRADA
Administradora de Programa de salud
Riesgos
ocupacional
Profesionales
(ARP)
Direccionamiento
Estratégico
Proveedores
Todos los
Políticas y pautas de
negociación, planeación
estratégica, plan del
negocio, estructura
organizacional,
responsabilidades y
niveles de autoridad
Productos o servicios,
portafolio de servicios,
ofertas comerciales,
facturas
Solicitud de bien o
ELABORADO POR:
Manuel Antonio García Cuello
FECHA: 28-06-2012
ACTIVIDAD
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P
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H
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Selección de proveedores
Programa de infraestructura y
ambiente de trabajo
Identificar y elaborar un plan de
formación de acuerdo a las
necesidades de formación del
personal
Compra de productos o
servicios
Mantenimiento preventivo de la
infraestructura física y
tecnológica
Gestionar el adecuado ambiente
de trabajo.
Seleccionar personal competente
dentro el mercado
REVISADO POR:
Jose Federico Ustáriz González
FECHA: 29-06-2012
AGA-CA-001
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(renuncia o terminación de contrato)
AGA-RC-025 Contrato de Trabajo
AGA-RC-026 Diplomas/certificación
de formación
AGA-RC-027 Hoja de vida empleado
AGA-RC-028 Pruebas situacionales
AGA-RC-029 Pagos (EPS, ARP,
Cesantías, Pensiones, Cajas de
Compensación)
SALIDA
Identificación de riesgos,
resultados contables y
financieros del negocio
CLIENTE
Direccionamiento
Estratégico
Órdenes de compra o
servicio, contratos y pagos
Proveedores
Resultado evaluación de
desempeño
Proveedores,
Gestión de Calidad
y Mejora Continua
Bienes o servicios
comprados
Todos los procesos
No conformidad,
oportunidad de mejora,
solicitudes de gestión de
calidad.
Gestión de Calidad
y Mejora Continua
APROBADO POR:
Jose Federico Ustáriz González
FECHA: 29-06-2012
PROVEEDOR
Procesos
ENTRADA
servicio, solicitud de
soporte
Gestión
Administrativa
Bienes o servicios,
infraestructura y
ambiente de trabajo
adecuado
Gestión de la
Calidad y Mejora
Continua
Gestión
Administrativa
Todos los
Procesos
Direccionamiento
Estratégico
CONSULTORÍAS EN RIESGO CORPORATIVO
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VERSIÓN
1.0
VIGENCIA
01/07/2012
CARACTERIZACIÓN PROCESO GESTIÓN
ADMINISTRATIVA
CÓDIGO



Programa, plan e informe
de auditoría, solicitudes,
documentos vigentes,
planes
Personal idóneo,
competente y capacitado,
plan de inducción, plan
anual de formación

V

Solicitud de selección,
solicitud de formación
Planeación estratégica,
plan del negocio,
estructura organizacional,
responsabilidades y
niveles de autoridad
ELABORADO POR:
Manuel Antonio García Cuello
FECHA: 28-06-2012


A



ACTIVIDAD
Promover actividades
encaminadas al bienestar,
seguridad y satisfacción de los
empleados
Dar inducción tanto del cargo
como de la compañía al personal
recién contratado
Realizar la vinculación y
desvinculación de los empleados
Recibo y verificación de los
productos o servicios comprados
Evaluación de proveedores
Revisar y evaluar la efectividad
del plan de formación de los
empleados
Realizar la evaluación de
competencia del personal
Mantenimiento correctivo
Atender solicitudes de soporte
Ejecutar el plan de formación
REVISADO POR:
Jose Federico Ustáriz González
FECHA: 29-06-2012
AGA-CA-001
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SALIDA
Infraestructura y ambiente
de trabajo adecuado
CLIENTE
Todos los Procesos
Necesidades de
infraestructura y ambiente
de trabajo
Direccionamiento
Estratégico
Solicitud de bien o servicio,
solicitud de soporte
Gestión
Administrativa
Personal idóneo,
competente y capacitado
Todos los Procesos
Plan de inducción
Todos los Procesos
Plan anual de formación
Todos los Procesos
Resultado indicador de
gestión y objetivo de calidad
Gestión de Calidad
y Mejora Continua
Solicitud de selección,
solicitud de formación
Gestión
Administrativa
APROBADO POR:
Jose Federico Ustáriz González
FECHA: 29-06-2012
CONSULTORÍAS EN RIESGO CORPORATIVO
LTDA.
VERSIÓN
1.0
VIGENCIA
01/07/2012
CARACTERIZACIÓN PROCESO GESTIÓN
ADMINISTRATIVA
CÓDIGO
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
CONTROLES
Verificar la aprobación de los trámites del proceso antes de
ejecución.
Seguimiento a la ejecución de los planes de mantenimiento de la
infraestructura física.
Revisar la viabilidad de las solicitudes de compra y de soporte.
Evaluación de desempeño.
Entrevista de selección.
Pruebas situacionales.
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REQUISITOS A CUMPLIR
6.3 Infraestructura
6.4 Ambiente de Trabajo
7.4 Compras
Requisitos establecidos en contratos y ofertas
6.2 Recursos Humanos
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AGA-CA-001
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MEDICIÓN
Indicador Solicitudes de Soporte Correctivas
Indicador de Competencia del Personal
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
RECURSOS
Software y hardware
Telecomunicaciones
Humanos y financieros
Materiales e insumos de oficina
Área física
Mobiliario y recursos físicos
Consultores, universidades, centros de capacitación, etc.
CONTROL DE CAMBIOS
Versión 0.0: Versión inicial del documento.
Versión 0.1: El cargo de Asistente Gestión Administrativa se divide en Recepción y Contabilidad.
Versión 1.0: Actualización general de la Caracterización por fusión con el proceso de Gestión Humana.
ELABORADO POR:
Manuel Antonio García Cuello
FECHA: 28-06-2012
REVISADO POR:
Jose Federico Ustáriz González
FECHA: 29-06-2012
APROBADO POR:
Jose Federico Ustáriz González
FECHA: 29-06-2012