Ficha Informativa de Proyecto 2016 MCE - Ministerio de Comercio Exterior Coordinación General de Planificación Dirección de Información, Seguimiento y Evaluación PROYECTO: I003 Automatización de las herramientas utilizadas para el seguimiento y evaluación de la planificación operativa institucional Líder del Proyecto: Cumba Aquino, Galo Aníbal (galo.cumba@comercioexterior.gob.ec) Patrocinador Ejecutivo: Ricaurte Peñafiel, Sofia Aracelly Programas Relacionados: Titular: Leon Bautista, Diana Gabriela Prioridad: 0 Tipo de Proyecto: Tecnología Retorno Económico: 0.00 TIR: 0.00 % CUP: Objetivos Operativos: 1 VAN: 0.00 Viabilidad Técnica: Media Estimado Al Fin Del Proyecto: 0.00 Localidad de Gestión: Zona 8 - DMG > Guayas > Guayaquil Tipo de Ppto. Externo: Fecha de Inicio - Fecha de Fin: 01/02/2016 - 29/07/2016 Fecha de última actualización: 02/05/2016 Fecha de Fin Base: 29/07/2016 Modificado por: Cumba Aquino, Galo Aníbal Fecha del siguiente Hito: 09/05/2016 DATOS GENERALES Descripción OBJETIVO: Proveer al Ministerio de Comercio Exterior (MCE) de una herramienta de control y consulta, que facilite los procesos de Planificación Operativa Institucional, en el marco de la gestión de Seguimiento y Evaluación; y genere elementos técnicos e información oportuna de calidad para la toma de decisiones, con enfoque de continua actualización/proyección sobre el registro/estimación del cumplimiento de las metas y objetivos (re) planteados. OBJETIVOS ESPECÍFICOS: 1.Diseñar, implementar, y administrar un Sistema de Control de la Planificación Operativa Institucional (SCPOI), en el marco de una Metodología de Seguimiento y Evaluación de Resultados (MSE). 2.Proveer al MCE de un Modelo de Datos para el Control de la Planificación Institucional (MDC), lo cual implica contar con una arquitectura de aplicaciones para el análisis y uso de los datos generados/disponibles en la institución; que automatice los principales procesos asociados a la función de asesoramiento en materia de Planificación Operativa y Gestión de Proyectos. Beneficios Cualitativos Al culminar el proyecto, el MCE contará con un Modelo de Datos que almacenará la información institucional en una base de datos relacional, manipulada a través de una arquitectura de aplicaciones desarrollada sobre la suite ofimática de Microsoft Office; y que permitirá al usuario, el manejo dinámico de la data mediante el uso de dashboards. La DISE, al finalizar el proyecto, obtendrá el nivel de avance con periodicidad mensual (seguimiento) y el nivel de desempeño con periodicidad trimestral (evaluación); de la gestión efectuada sobre la Planificación Institucional en función de cuatro ejes: Cumplimiento de Indicadores GPR, Gestión de Proyectos GPR, Cumplimiento de Actividades POA, y Ejecución Presupuestaria; permitiéndose la determinación de un resultado agrupado institucional (o desagregación inferior), en función de los diversos criterios considerados. Tipo de Beneficiario Cliente Interno-Ministerio de Comercio Exterior. Restricciones TIEMPO: 5 meses COSTOS: Sin asignación presupuestaria. RECURSOS: - Personal asignado a la operatividad de la gestión recurrente de la unidad. - Elevada participación de desarrollo artesanal de los elementos del modelo. - Desarrollo estricto sobre la plataforma office. Fase Actual: Anteproyecto Definición Planeación Ejecución Cierre Completado Congelado Cancelado AVANCE FÍSICO DEL PROYECTO 03/05/2016 3:17 PM GPR | 1/6 Ficha Informativa de Proyecto 2016 % TIEMPO TOTAL TRANSCURRIDO Transcurrido: 51.11 % Fecha de Inicio: 01/02/2016 Fecha de Fin: AVANCE FÍSICO PROGRAMADO VS. REAL 29/07/2016 Porcentaje de Avance Año Ene Feb Mar Abr May Jun 63 % 78 % Jul Ago Sep Oct Nov Dic Avance programado acumulado 0% 10 % 32 % 100 % Avance real acumulado 2016 0% 10 % 32 % Estado RESÚMENES EJECUTIVOS (MÁS RECIENTES) Resúmenes Ejecutivos ABRIL 2016: Modificado por Fecha de última actualización Cumba Aquino, Galo Aníbal 02/05/2016 05:20 PM Cumba Aquino, Galo Aníbal 05/04/2016 03:49 PM 1.- Se elaboró la Hoja de Ruta (Documento Project, formato mpp), a fin de dar seguimiento a las actividades operativas que contempla el proyecto. (HITO No. 3, CUMPLIDO) 2.- Se ha dado inicio a la etapa de Producción del Sistema de Herramientas en el marco de la formulación y de la estructura del modelo general, definidos en la nueva Metodología de Seguimiento y Evaluación de Resultados (MSE), (HITO No. 4, CUMPLIDO); alcanzado los siguientes avances: a) Determinación del grupo preliminar de codificaciones aplicables sobre la interfaz, a través de la definición de listas maestras-catálogos asociados con la estructura programática de e-SIGEF, y la estructura de las herramientas POA y PAI. b) Definición del esquema funcional de conexión de la data de ejecución presupuestaria del sistema e-SIGEF con la base de datos, la información es descargada (obtenida) mediante archivos csv. c) Descripción funcional preliminar de la interfaz de usuario de la aplicación web. MARZO 2016: 1.- Se elaboró y fue suscrita el Acta de Constitución del Proyecto, al culminar el proyecto el Ministerio contará con un Modelo de Datos que almacenará la información institucional en una base de datos relacional, manipulada a través de una arquitectura de aplicaciones desarrollada sobre la suite ofimática de Microsoft Office; el modelo permitirá al usuario el manejo dinámico de la data mediante el uso de Dashboards. (HITO No. 1, CUMPLIDO) 2.- Se elaboró y fue suscrito el Informe de determinación del Alcance del Proyecto, en el marco de las conclusiones derivadas del análisis de la normativa interna vigente, y su respectiva aplicación en el ejercicio 2015; identificándose los principales puntos de atención (mejora), y los entregables específicos. (HITO No. 2, CUMPLIDO) RIESGOS ABIERTOS DEL PROYECTO Riesgo 5- PROYECTO. * General. 03/05/2016 3:17 PM Fecha de última actualización Responsable Probabilidad Impacto Calificación Acciones Cerradas / Totales 14/04/2016 Galo Aníbal Cumba Aquino 50 % 50 25 0/1 GPR | 2/6 Ficha Informativa de Proyecto 2016 RIESGOS ABIERTOS DEL PROYECTO Riesgo Fecha de última actualización Responsable Probabilidad Impacto Calificación Acciones Cerradas / Totales Falencia de asignación de recurso humano y tecnológico CAUSARÍA retraso en el cumplimiento del cronograma. Riesgos cerrados: 0, Abiertos: 1 LOCALIDADES Localidad de Impacto No hay información disponible HITOS Hito Categoría Fecha Fecha Comprometida Estimada Fecha Real A tiempo Hito Cumplido Avance Físico 1 DEFINICIÓN: Acta de Constitución elaborada 4-Inicio de Trabajo 18/03/2016 14/03/2016 Sí 5.0 2 DEFINICIÓN: Alcance del proyecto revisado 4-Inicio de Trabajo 28/03/2016 28/03/2016 Sí 5.0 3 PLANEACIÓN: Hoja de Ruta elaborada 5-Entregables Intermedios 12/04/2016 12/04/2016 Sí 10.0 4 EJECUCIÓN: Producción del Sistema de Herramientas iniciada 5-Entregables Intermedios 26/04/2016 26/04/2016 Sí 12.0 5 EJECUCIÓN: Análisis y Parametrización del Sistema de Herramientas terminados 5-Entregables Intermedios 09/05/2016 09/05/2016 No 24.0 6 EJECUCIÓN: Pruebas funcionales con unidades relacionadas realizadas 5-Entregables Intermedios 23/05/2016 23/05/2016 No 7.0 7 EJECUCIÓN: Corrección de observaciones presentadas en pruebas implementadas subsanadas 5-Entregables Intermedios 10/06/2016 10/06/2016 No 3.0 8 EJECUCIÓN: Diseño del sistema de herramientas finalizado 5-Entregables Intermedios 20/06/2016 20/06/2016 No 12.0 9 EJECUCIÓN: Aplicaciones técnicas dentro de la (s) plataforma (s) informática (s) terminadas 5-Entregables Intermedios 11/07/2016 11/07/2016 No 7.0 10 EJECUCIÓN: Proceso de socialización y capacitación a los usuarios de las unidades de la Coordinación General de Planificación terminado 5-Entregables Intermedios 25/07/2016 25/07/2016 No 5.0 11 CIERRE: Informe final elaborado 9-Entregables Formales 27/07/2016 27/07/2016 No 5.0 12 CIERRE: Acta de cierre del proyecto elaborada y firmada 6-Acta de EntregaRecepción Definitiva 29/07/2016 29/07/2016 No 5.0 03/05/2016 3:17 PM GPR | 3/6 Ficha Informativa de Proyecto 2016 INDICADORES DEL PROYECTO Indicador Estado Avance al Período Meta Resultado del Período Fecha de Inicio Último Período Actualizado No hay información disponible 03/05/2016 3:17 PM GPR | 4/6 Ficha Informativa de Proyecto 2016 AVANCE FINANCIERO DEL PROYECTO COSTO TOTAL % COSTO TOTAL DEVENGADO Anticipo Desembolsado: 0.00 Estimado Al Fin Del Proyecto: 0.00 ** Costo Total: 1.00 Total Devengado: 0.00 % Costo Total Devengado: 0.00 % % Costo Total Devengado: 0.00 % **El Estimado al fin del proyecto se calcula con el devengado de años anteriores, mas el programado a devengar actual, mas el planeado de años futuros. Perfil Económico 2016 Años Previos Año Actual (2016) Años Futuros Total Ppto. Planeado 0.00 0.00 0.00 0.00 Ppto. Externo Planeado 0.00 0.00 0.00 0.00 Ppto. Aprobado Inicial 0.00 0.00 0.00 0.00 Ppto. Codificado 0.00 0.00 0.00 0.00 Ppto. Comprometido 0.00 0.00 0.00 0.00 Planeado - Codificado (2016) 0.00 Programado a Devengar Ppto. Devengado 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 Estimado a fin de año * 0.00 0.00 0.00 0.00 Variación Proyectada (Programado a Devengar - Estimado) 0.00 0.00 0.00 0.00 * 0.00 % 0.00 % 0.00 % 0.00 % Ppto. Codificado 998 0.00 0.00 0.00 0.00 Ppto. Devengado 998 0.00 0.00 0.00 0.00 % de Programado a Devengar vs. Devengado * Ppto. Devengado PROGRAMADO A DEVENGAR VS. DEVENGADO 2016 Presupuesto Mensual 2016 Mes Prog. a Devengar (Mensual) Devengado (Mensual) Prog. a Devengar (Acumulado) Avance Devengado (Acumulado) Acumulado Estado Avance Anual Ene Feb 03/05/2016 3:17 PM 0.00 0.00 GPR | 5/6 Ficha Informativa de Proyecto 2016 Presupuesto Mensual 2016 Mes Prog. a Devengar (Mensual) Devengado (Mensual) Prog. a Devengar (Acumulado) Mar 0.00 0.00 Abr 0.00 0.00 May 0.00 0.00 Jun 0.00 0.00 Jul 0.00 0.00 Avance Devengado (Acumulado) Acumulado Estado Avance Anual Ago Sep Oct Nov Dic Total 0.00 OBJETIVOS ALINEADOS Objetivos Operativos 1 Incrementar la eficiencia en el seguimiento, control y evaluación de la gestión institucional MEDIANTE el desarrollo e implementación de una metodología técnica para el monitoreo, la utilización de plataformas informáticas para visualizar el avance de metas, levantamiento de informes y reportes estadísticos integrales. ARCHIVOS DEL PROYECTO Descripción de Archivo Archivo Fecha de Alta 1 ASOCIACIÓN HITO 1 - DEFINICIÓN Acta de Constitución del Proyecto A1.pdf 21/03/2016 2 ASOCIACIÓN HITO 2 - DEFINICIÓN: Alcance del proyecto revisado A2.pdf 29/03/2016 3 ASOCIACIÓN HITO 3 - PLANEACIÓN: Hoja de Ruta elaborada A3.zip 15/04/2016 EQUIPO DEL PROYECTO Nombre Rol Puesto Correo Electrónico Cumba Aquino, Galo Aníbal Líder del Proyecto Analista de de la Dirección de Seguimiento y Evaluación galo.cumba@comercioext erior.gob.ec Leon Bautista, Diana Gabriela Titular López López, Gabriela María Analista de Seguimiento y Evaluación Analista de Información, Seguimiento y Evaluación gabriela.lopez@comerci oexterior.gob.ec Mosquera Zúñiga, Cinthia Etelvina Analista de Seguimiento y Evaluación Analista de la Dirección de Seguimiento y Evaluación cinthia.mosquera@comer cioexterior.gob.ec Ricaurte Peñafiel, Sofia Aracelly Patrocinador Ejecutivo Coordinadora General de Planificación sofia.ricaurte@comerci oexterior.gob.ec Villavicencio Villavicencio, Nancy Paola Analista de Seguimiento y Evaluación Analista de Información Seguimiento y Evaluación nancy.villavicencio@co mercioexterior.gob.ec 03/05/2016 3:17 PM Teléfono(s) diana.leon@comercioext erior.gob.ec GPR | 6/6