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Key Performance Indicators (KPIs)
Desde una Perspectiva Financiera
Viernes, 24 de junio de 2016
Héctor Vazquez, CPA
FPV&GALINDEZ, CPAs
Ian E. Guillén, FHFMA, CPA
Metro Pavía Health System, Inc.
Key Performance Indicators (KPIs)
Desde una Perspectiva Financiera
Tópicos
 Que son KPIs
 Estados financieros de una entidad de salud
 KPIs financieros
 Otros KPIs financieros y de producción.
2
Que son KPIs?
 Medidas cuantificables que contribuyen a evaluar el
desempeño de una organización en comparación con
sus objetivos y metas estratégicas
 Estas métricas son instrumentos vitales para
determinar el progreso de la organización en lograr
sus metas y comparar sus resultados financieros con
los de otras organizaciones en su misma industria
Que son KPIs?
 Deben ser cuantificables
 Deben
ser
monitoreados
y
comparados
periódicamente con “benchmarks” establecidos
como parte de las metas de la organización
 Los componentes de un KPI pueden incluir:
 Volumen, costos, tiempo, calidad y satisfacción
KPIs financieros
 Los mas comunes están relacionados a ingresos, gastos y
ganancias
 La fuente de información principal son los estados financieros
y estadísticas de la organización
 El éxito de una organización depende principalmente de su
capacidad para generar ingresos y su responsabilidad al
manejar las finanzas de la organización
Estados Financieros de una Entidad de Salud
 Componentes de un estado financiero
 Estado de Situación = reporta sobre la condición financiera de una
entidad a una DETERMINADA FECHA (no periodo).
 Estado de Operaciones y Cambios en Ganancias Retenidas o
Activos Netos = reporta sobre la actividad de ingresos y gastos,
como ganancias y pérdidas para in DETERMINADO PERIODO.
6
Estados Financieros de una Entidad de Salud
 Estado de Flujo de Efectivo – reporta sobre la actividad del flujo de
efectivo sobre un DETERMINADO PERIODO.
 Notas de Estados Financieros – expanden la información financiera y
cualitativa de la entidad en cumplimiento con los principios
generalmente aceptados de contabilidad. Al igual que los estados
básicos, las notas a los estados financieros son un requisito.
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Estados Financieros de una Entidad de Salud
 Bases de contabilidad utilizadas en la preparación de estados
financieros
 Acumulación = ingresos se registran cuando se generan y los
gastos cuando se incurren; ganancias cuando se realizan y las
pérdidas cuando se estiman.
 Efectivo = ingresos y ganancias cuando se cobran y las gastos y las
pérdidas cuando se pagan.
 Otras = base contributiva, estatutarias (Comisionado de Seguros),
etc.
 Método de acumulación es el requerido por lo principios generalmente
aceptados de contabilidad (GAAP).
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Estados Financieros de una Entidad de Salud
 Estado de Situación
 Activos
• Efectivo
• Inversiones
• Cuentas a cobrar a pacientes
• Estimado de Reembolso Medicare
• Inventarios
• Propiedad, planta & equipo
• Otros activos
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Estados Financieros de una Entidad de Salud
 Estado de Situación
 Pasivos
• Cuentas por pagar
• Gastos acumulados
• Arrendamientos capitalizables
• Deudas a largo plazo
• Otros pasivos
 Capital
• Activos Netos (Restrictos o Sin Restringir) o Capital de
Accionistas
10
Balance Sheet
December 31, 2013
Assets
Current assets
Cash
Patient accounts receivable, net of allowance for uncollectible
Inventory of supplies
Estimated third party payor settlements
Prepaid expenses and other current assets
Total current assets
$
3,750,207
10,188,201
795,112
130,292
901,774
15,765,586
Asset whose use is limited
Due from related parties
Property and equipment, net
Other assets
508,759
29,488,629
749,171
Total assets
46,512,145
Liabilities and Stockholder’s Equity
Current liabilities
Current portion of long-term debts and capital lease obligations
Accounts payable
Other current liabilities
Estimated third party payor settlements
Income tax payable
Total current liabilities
Long-term debts and capital lease obligations,
net of current portion
Due to related parties
Total liabilities
Stockholder’s equity
Common stock, $1 par value, authorized 2,000,000
shares, issued and outstanding 500,000 shares
Additional paid-in-capital
Retained earnings
Total stockholder's equity
Total liabilities and stockholder's equity
1,757,253
3,509,043
2,246,750
114,327
7,627,373
11,994,302
2,883
19,624,558
500,000
500,000
25,887,587
26,887,587
$ 46,512,145
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Estados Financieros de una Entidad de Salud
 Estados de Operaciones y Cambios en Activos Netos
 INGRESOS
• Ingresos por Servicios a Pacientes (base de acumulación):
– Cargos por servicios = es la cantidad que el hospital estipula o
define como precio (tarifa)
– Ajuste Contractual = es la diferencia que existe entre el precio
o tarifa estipulada por el hospital para cada servicio en
relación a la cantidad que la compañía aseguradora paga por
dicho servicio.
• Pago por servicio = la cantidad que finalmente recibe el hospital
por el servicio prestado (base de efectivo).
• Otros Ingresos
• Primas por contratos bajo capitación
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Estados Financieros de una Entidad de Salud
 Gastos Operacionales
(Naturales):
• Salarios,
• Beneficios marginales,
• Suplidos,
• Servicios profesionales,
• Servicios comprados,
• Depreciación,
• Intereses,
• Cuentas incobrables,
• Otros gastos
 Gastos Operacionales (Por
Función):
– Servicios de Enfermería
– Servicios Ancilares
– Servicios Generales
– Servicios Fiscales y
Administrativos
– Depreciación,
– Intereses,
– Cuentas incobrables,
– Otros gastos
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Estados Financieros de una Entidad de Salud
 Estados de Operaciones y Cambios en Activos Netos (continuación)
 OTROS COMPONENTES
• Ganancias o pérdidas por actividades no
operacionales
• Contribuciones, donaciones, transferencias entre
activos netos, otros.
14
Statement of Income
Years ended December 31, 2013
Patient service revenue
Less: provision for bad debts
$ 44,997,850
2,463,063
42,534,787
1,311,356
Other revenue
Total operating revenues
43,846,143
Operating expenses
Salaries and benefits
15,407,600
Professional fees and contracted services
6,872,043
Supplies, food and drugs
7,067,527
7,056,387
Other expenses
Total operating expenses
36,403,557
Income before other operating expenses, non-operating
income and income tax expense
7,442,586
Other operating expenses
Interest
Depreciation and amortization
716,201
2,166,848
2,883,049
Income before income tax expense
4,559,537
Income tax expense (benefit)
Current
Deferred
848,724
(29,335)
819,389
Net income
$
3,740,148
15
Estados Financieros de una Entidad de Salud
 Estado de Flujo de Efectivo
 Tres Actividades Principales
• Operacionales = reporta el flujo de efectivo que las
operaciones del hospital proveyeron.
• Inversión = reporta las inversiones en activos tales como
propiedad y equipo, instrumentos de inversión, efectivo
provisto por ventas de activos, etc.
• Financiamiento = reporta la actividad de préstamos,
transferencias entre entidades afiliadas, pagos a
accionistas, etc.
 Información Suplementaria = intereses pagados, contribuciones
pagadas e información de transacciones que no incluyeron
efectivo.
16
Statements of Cash Flow
Years ended December 31, 2013
Cash flows from operating activities:
Net income
$
Adjustment to reconcile net income to net cash provided
by operating activities:
Depreciation and amortization
Provision for bad debts
Deferred tax expense
Changes in assets and liabilities:
(Increase) decrease in:
Patient accounts receivable
Inventory
Estimated third-party payor settlements
Prepaid expenses and other current assets
Other assets
Increase (decrease) in:
Accounts payable
Other current liabilities
Income tax payable
2,166,848
2,463,063
(29,335)
(1,741,575)
(71,277)
(28,158)
1,242,812
(113,589)
(1,520,585)
(835,418)
94,428
Total adjustments
1,627,214
Net cash provided by operating activities
5,367,362
Cash flows from investing activities:
Decrease in assets whose use is limited
Purchase of property and equipment
50,556
(2,687,596)
Net cash used in investing activities
(2,637,040)
Cash flows from financing activities:
Proceeds from long-term debts
Payments of long-term debts and
capital lease obligations
Dividends paid
Net advances from (to) related parties
(1,813,448)
(500,000)
(565,964)
Net cash provided by (used in) financing activities
(2,879,412)
Net increase (decrease) in cash
(149,090)
Cash, at beginning of year
Cash, at end of year
3,740,148
3,899,297
$
3,750,207
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Estados Financieros de una Entidad de Salud
Notas a Estados Financieros
Organización
Políticas y Principios de contabilidad
Definición de la entidad reportable
Restricciones en activos
Composición de activos
Acuerdos de deudas
Compromisos, contingencias, otros
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KPIs Financieros
 Indicadores de Liquidez = mide la habilidad del hospital
para cubrir sus obligaciones a corto plazo
 Relación corriente (Current Ratio) = es la relación entre activos corrientes
y pasivos corrientes.
– Fórmula: Activos Corrientes / Pasivos Corrientes▲
 Días cuentas por cobrar (Days in net patients accounts receivable) = es el
número de días que un hospital tarda en cobrar en efectivo un servicio
prestado y facturado a un tercero (compañía o paciente)
– Fórmula: Cuenta por Cobrar / (Ingresos Netos / 365)▼
 Días efectivo en mano (Days cash on hand) = mide el efectivo disponible
en caja en relación a los gastos diarios.
– Fórmula: Efectivo / {(Gastos – Depreciación) / 365}▲
19
KPIs Financieros
 Indicadores de Liquidez- Algunas estrategias:
 Reducción de días en cuentas por cobrar
– Procesos de autorización
– Entrenamiento adecuado a personal de facturación
– Codificación
– Implementación y comunicación términos de contratos
– Reducción de Denegaciones
– Comunicación efectiva con planes médicos
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Current Assets / Current Liabilities
Accounts Receivable, net / (Net Patient
Revenue/365)
Cash / ((Operating Expenses –
Depreciation))/365
KPIs Financieros
 Indicadores de Rentabilidad = miden la habilidad del
hospital para generar y retener ingresos.
 Margen Operacional (operating margin) = mide cuánto del total de
ingresos el hospital retuvo como parte de su acumulación de
capital
– Fórmula: Ingreso Neto Operacional / Total de Ingresos ▲
 Rendimiento de Activos (return on total assets) = mide la relación
del ingreso neto operacional al total de activos
– Fórmula: Ingreso Neto Operacional / Total de Activos ▲
 Rendimiento en Activos Netos (return on equity) = mide la relación
del ingreso neto operacional al Capital Neto del hospital
– Fórmula: Ingreso Neto Operacional / Capital Neto ▲
24
Otros KPIs Financieros
EBITDA (Earnings before interest, taxes,
depreciation and amortization) = se utiliza para
definir el efectivo provisto por las operaciones que
sirve para pagar el servicios de deuda (principal +
interés). También se usa como un medida para
determinar o estimar el valor de una entidad.
 EBITDA Margin- Formula: EBITDA/Total Revenues ▲
25
Operating Margin = Operating Revenue – Operating Expenses /
Operating Revenue
EBITDA Margin = EBITDA / Total Revenue
KPIs Financieros
Indicadores de Actividad = miden el rendimiento o
habilidad de los activos de la entidad para generar
ingresos
Assets Turnover-Fórmula: Total de Ingresos / Total de
Activos▲
Fixed Assets Turnover-Fórmula: Total de Ingresos / Total
de Activos Fijos▲
28
Return on Assets = Net Income / Total Assets
Return on Equity = Net Income / Capital
Net Margin = Net Income / Total Revenue
KPIs Financieros
 Indicadores de Rentabilidad y Actividad
 Algunas estrategias:
– Monitoreo de metas en una base periódica
– Utilización de “balance score cards”
– Adopción de sistema de contabilidad de costos
» Costos variables
» Costos fijos
» Costos directos e indirectos (“overhead”)
– Establecer metas de costos indirectos en relación a costos totales
» No debe ser mayor a 40% de los costos totales
32
KPIs Financieros
 Indicadores de Rentabilidad y Actividad
 Algunas estrategias:
– Adopción de presupuesto flexible (“flexible budgeting”)
» Costo por unidad
» Establecer “benchmarks” de costos por unidad
– Implementación de planes para reducción de costos de labor y de
suplidos de acuerdo a las mejores practicas
» Monitoreo de patrones de “staffing” de acuerdo a mejores practicas
» Ojo a renovaciones automáticas de contratos con suplidores
» Reducción de la variabilidad clínica
34
KPIs Financieros
 Indicadores de Rentabilidad y Actividad
 Algunas estrategias:
– Evaluar subcontratación de servicios
» Dietas, mantenimiento , servicios ambientales
– Utilización de formularios de medicamentos y suplidos
– Comité de compras y evaluación de nuevos productos médicos
– Manejo de inventario (“just in time”)
– Auditorias de cuentas por pagar y la cadena de suministros
– Reducción de costos indirectos (“overhead”)
36
KPIs Financieros
 Indicadores de Rentabilidad y Actividad
 Algunas estrategias:
– Adquisición e implementación de sistema de contabilidad de costos:
» Diseñado para proveer información al nivel de procedimientos de costos
directos, indirectos, variables y fijos
– Importancia de programa de “patient accounting” y “contracting” diseñado
para proveer información precisa e inmediata de ingresos netos por paciente,
procedimiento, etc.
37
KPIs Financieros
Indicadores de Composición de Capital = miden la
solvencia financiera del hospital
 Activos Netos a Total de Activos (equity financing) = mide cuánto
del total de activos le pertence al hospital▲
– Fórmula: Capital / Total de Activos
 Deuda a Capital = mide la relación de deuda a capital. ▼
– Fórmula: Total de los Pasivos / Capital
 Servicio de Deuda (Debt Service Coverage Ratio) = mide la relación
de cuántos dólares tiene el hospital de operaciones en relación a
los dólares de pago de principal e interés.▲
– Fórmula: (Ingreso neto + depreciación + intereses) / (principal
+ intereses)
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Equity Financing = Capital / Total Assets
KPIs Financieros
 Otros indicadores del ciclo de ingresos = miden la
habilidad del hospital de recobrar sus servicios en el
menor tiempo posible
 Cash receipts to bad debts- Fórmula: Cobros / Gasto de Cuentas
Incobrables ▲
 Claims Denial Rate -Fórmula: Importe de reclamación denegadas /
Importe de reclamaciones sometidas ▼
 Relación de gasto de cuentas incobrables a ingresos- Fórmula:
gasto de cuentas incobrables / ingresos netos de servicio al
paciente ▼
 Días cuentas por cobrar (parte de los indicadores de liquidez) ▼
40
Bad Debt Margin = Bad Debt Expense / Net Patient
Service Revenue
Otros KPIs Financieros y de Producción
 Medidas de Producción (Inpatient Flow Performance
Indicators)
Días Pacientes
• Costo por día paciente
– Por Plan Medico
• Ingreso neto por día paciente
• Ingreso bruto por día paciente
Altas
• Ingreso y costo por alta
» Por Plan Medico
42
Otros KPIs Financieros y de Producción
 Medidas de Producción (cont.)
 Visitas a Servicios Ambulatorios (sala de emergencia,
radiología, laboratorio, etc.)
• Costo por unidad de servicio
• Ingreso por unidad de servicio
 Utilización de servicios por médico, incluyendo los costos e
ingresos.
 Número de empleados por cama ocupada
43
Otros KPIs Financieros y de Producción
Medidas de Producción (cont.)
Porciento de ocupación
Estadía promedio
• Importancia monitoreo continuo planes bajo modelos
de capitación
Mezcla de pacientes
Mezcla de casos (“case mix”)
44
Month
Actual
%
Month
Budget
%
Variance
%
Variance
Month
2013
%
Variance
%
Variance
Statistics:
Available Beds
Patient Days
Equivalent Patient Days
Occupancy %
Admissions
Discharges
ALOS
Average Daily Census
FTE
FTE-Productive
FTE per occupied bed
FTE with contracted services
FTE per occupied bed with contracted svs
ER Visits
ER Admissions
% of ER Admissions to total ER Visits
% of ER Admissions to total Admissions
Cash collections
Gross Patient Revenues:
In-Patient
Out-Patient
Total Gross Patient Revenues
148
3,099
4,351
68%
518
570
5.96
100
504
403
5.04
0
0.00
2,471
444
18%
86%
5,083,209
150
3,212
5,932
69%
594
635
5.25
104
512
430
4.94
0
0.00
2,811
568
20%
96%
4,175,531
5,227,304
2,111,674
115%
46%
3,693,091
3,127,743
79%
67%
-2
-113
-1,581
-2%
-76
-65
0.71
-4
-8
-27
0.10
0
0.00
-340
-124
-2%
-10%
907,678
-1.33%
-3.52%
-26.66%
-2.21%
-12.79%
-10.24%
13.52%
-3.52%
-1.56%
-6.28%
1.99%
0.00%
0.00%
-12.10%
-21.83%
-11.08%
-10.36%
21.74%
148
2,995
4,614
65%
525
546
5.69
97
514
426
5.32
0
0.00
2,959
496
17%
94%
5,318,146
1,534,213
(1,016,069)
41.54%
-32.49%
5,183,776
2,802,456
0
104
-263
2%
-7
24
0.27
3
-10
-23
-0.28
0
0.00
-488
-52
1%
-9%
-234,937
0.00%
3.47%
-5.70%
3.47%
-1.33%
4.40%
4.75%
3.47%
-1.95%
-5.40%
-5.27%
0.00%
0.00%
-16.49%
-10.48%
7.19%
-9.27%
-4.42%
97%
52%
43,528
(690,782)
0.84%
-24.65%
7,338,978
161%
6,820,834
146%
518,144
7.60%
7,986,232
150%
(647,254)
-8.10%
Less: Contractual Allowances
2,851,399
63%
2,183,895
47%
667,504
30.56%
2,700,154
51%
151,245
5.60%
Net Patient Revenues:
In-Patient
Out-Patient
3,473,965
1,013,614
76%
22%
3,125,885
1,511,054
67%
32%
348,080
(497,440)
11.14%
-32.92%
3,810,426
1,475,652
71%
28%
(336,461)
(462,038)
-8.83%
-31.31%
Total Net Patient Revenues
Other Revenues
4,487,579
59,473
99%
1%
4,636,939
46,275
99%
1%
(149,360)
13,198
-3.22%
28.52%
5,286,078
52,809
99%
1%
(798,499)
6,664
-15.11%
12.62%
NET REVENUES
4,547,052
100%
4,683,214
100%
(136,162)
-2.91%
5,338,887
100%
(791,835)
-14.83%
Operating expenses:
Salaries
Employee Benefits
Purchased Services
Supplies
Drugs
Food
Telephone and Utilities
Professional and Consulting
Repairs
Legal and Audit
Advertising and Promotion
Travel
Taxes & Licenses
Insurance
Rent
Bad debts
Other
Management fees
1,209,231
262,607
408,579
498,063
99,881
45,965
115,503
345,344
100,168
27,284
5,460
0
28,594
91,437
73,495
227,353
44,980
68,312
27%
6%
9%
11%
2%
1%
3%
8%
2%
1%
0%
0%
1%
2%
2%
5%
1%
2%
1,283,400
243,846
310,286
508,917
222,314
52,993
198,102
443,524
86,757
11,500
12,000
0
17,088
103,702
63,075
278,216
52,950
68,312
27%
5%
7%
11%
5%
1%
4%
9%
2%
0%
0%
0%
0%
2%
1%
6%
1%
1%
(74,169)
18,761
98,293
(10,854)
(122,433)
(7,028)
(82,599)
(98,180)
13,411
15,784
(6,540)
0
11,506
(12,265)
10,420
(50,863)
(7,970)
0
-5.78%
7.69%
31.68%
-2.13%
-55.07%
0.00%
-41.70%
-22.14%
15.46%
137.26%
-54.50%
#DIV/0!
67.33%
-11.83%
16.52%
-18.28%
-15.05%
0.00%
1,248,017
268,043
306,428
637,365
229,804
57,326
192,541
428,902
165,186
8,687
25,064
0
90,415
94,424
67,725
(1,000,000)
161,059
63,335
23%
5%
6%
12%
4%
1%
4%
8%
3%
0%
0%
0%
2%
2%
1%
-19%
3%
1%
(38,786)
(5,436)
102,151
(139,302)
(129,923)
(11,361)
(77,038)
(83,558)
(65,018)
18,597
(19,604)
0
(61,821)
(2,987)
5,770
1,227,353
(116,079)
4,977
-3.11%
-2.03%
33.34%
-21.86%
-56.54%
0.00%
-40.01%
-19.48%
-39.36%
214.08%
-78.22%
#DIV/0!
-68.38%
-3.16%
8.52%
-122.74%
-72.07%
7.86%
Total Operating Expenses
3,652,256
80%
3,956,982
84%
(304,726)
-7.70%
3,044,321
57%
894,795
20%
726,232
16%
168,563
23.21%
2,294,566
43%
EBIDTA
607,935
(1,399,771)
19.97%
-61.00%
Month
Actual
Operating Ratios:
I/P Net Revenues PPD
O/P Net Revenues PPD
Net Patient Revenue PPD
Salaries and Benefits PPD
Purchased Services PPD
Supplies PPD
Drugs PPD
Food PPD
Prof. & Cons. PPD
Bad Debts %
Other Operating Expenses PPD
Total Operating Expenses PPD
Operating Margin Percentage %
Total Margin Percentage %
Personnel Costs per FTE
Days in period
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
1,121
327
1,448
475
132
161
32
15
111
5%
253
1,179
20%
15%
2,920
31
Month
Budget
%
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
973
470
1,444
475
97
158
69
16
138
6%
278
1,232
16%
10%
2,983
31
%
Variance
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
148
(143)
4
(1)
35
2
(37)
(2)
(27)
-1%
(25)
(53)
4%
4%
(63)
0
%
Variance
Month
2013
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
1,272
493
1,765
506
102
213
77
19
143
-19%
(44)
1,016
43%
39%
2,950
31
%
Variance
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
(151)
(166)
(317)
(31)
30
(52)
(44)
(4)
(32)
24%
296
162
-23%
-24%
(29)
0
%
Variance
Otros KPIs Financieros
 “Debt Service” = el pago de la porción de principal + el interés
de un año. En algunas instancias pudiera incluir otros
componentes como: reservas, etc.
 Financial Covenants = compromiso u obligación de cumplir
con determinados estándares y condiciones como parte de un
acuerdo de financiamiento. Algunos de los comúnmente
requeridos:
 Debt service coverage ratio (definido anteriormente)
• Requerimiento comun de los bancos: No menor de 1.40
 Fixed Charges Coverage Ratio =
• EBITDA / (CAPEX+Debt Service+Income Tax+Dividendos)
• Requerimiento comun de los bancos: No menor de 1.15
47
Otros KPIs Financieros
 Leverage ratio = la relación que existe entre el EBITDA y el
total de la deuda a largo plazo (Long-term debt / EBITDA)
• Requerimiento comun por bancos: No mayor de 4.0
 Average payment period = Current liabilities excluding
current portion of long-term debt/operating expenses
minus depreciation
• Requerimiento comun de los bancos: No mayor de 90
 Days cash on hand ratio (definido anteriormente)
• Requerimiento comun de los bancos: No menor de 30
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Leverage Ratio = Long-term debt / EBITDA
Payment Period = Current Liabilities / (Operating Expenses –
Depreciation Expense)/ 365 Days
KPIs Financieros
 Cumplimiento con Covenants
 Proyecciones de cálculos de covenants
 Fixed Charges Coverage Ratio
– Algunas estrategias relacionadas a CAPEX :
– CAPEX Plan
» CAPEX financiados con las operaciones
» CAPEX financiados por instituciones financieras
» Análisis de viabilidad
– Proceso de revisión y aprobación de CAPEX
» Comité de CAPEX- Composición
» Minimizar situaciones de emergencia
» Limitar acceso de vendedores de equipo solo a personal
autorizado
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MUCHAS GRACIAS!
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