1 PRONUNCIAMIENTO Nº 1074-2015/DSU Entidad: Instituto Nacional Penitenciario - Dirección Regional Altiplano Puno Referencia: Concurso Público Nº 001-2015-INPE ORAP-1, convocado para el “Servicio de alimentación para internos (as), niños y personal de seguridad 24 x 48 Hrs. De los EE.PP. Juliaca, Lampa, Puno y Challapalca de la ORA Puno” 1. ANTECEDENTES Mediante Oficio Nº 001-2015-INPE/24-CE, recibido con fecha 04.SEP.2015, el Presidente del Comité Especial a cargo del proceso de selección de la referencia remitió al Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado (OSCE) las Cuatro (4) Observaciones formuladas por el participante D.M.V. INVERSIONES E.I.R.L., así como el respectivo informe técnico, en cumplimiento de lo dispuesto por el artículo 28º del Decreto Legislativo Nº 1017, que aprueba la Ley de Contrataciones del Estado, en adelante la Ley, y el artículo 58º de su Reglamento, aprobado por Decreto Supremo Nº 184-2008-EF, en adelante el Reglamento. Al respecto, atendiendo a lo dispuesto por el artículo 58º del Reglamento, independientemente de la denominación que les haya dado el participante, este Organismo Supervisor se pronunciará únicamente respecto de: a) las observaciones presentadas por el solicitante que no hayan sido acogidas o son acogidas parcialmente; b) las respuestas a las observaciones del solicitante que, pese a ser acogidas, son consideradas por éste contrarias a la normativa; o, c) el acogimiento de las observaciones formuladas por un participante distinto al solicitante, cuando éste último manifieste que considera tal acogimiento contrario a la normativa, siempre que se haya registrado como participante hasta el vencimiento del plazo previsto para formular observaciones. En ese sentido, respecto de las cuatro (4) observaciones formuladas por el participante D.M.V. INVERSIONES E.I.R.L., cabe señalar que este Organismo Supervisor no se pronunciará acerca de la Observación N° 1, dado que de la revisión del pliego absolutorio de observaciones se advierte que ésta ha sido acogida por el Comité Especial y su absolución no fue objeto de cuestionamiento en su solicitud de elevación de observación. Respecto a la observación N° 2, cabe señalar que de la lectura del pliego absolutorio de observaciones, se aprecia que esta contiene tres (3) extremos, de los cuales uno de ellos constituye un observación acogida por el Comité Especial y dos de ellos constituyen solicitudes de aclaración, es decir consultas, supuesto no previsto en el artículo 58° del Reglamento, por lo que este Organismo Supervisor, no se pronunciara respecto a ningún extremo. 2 Con relación a la Observación N° 3, se aprecia que esta contiene dos (2) extremos, de los cuales el primer extremo constituye una observación acogida por el Comité Especial; respecto al segundo extremo, cabe señalar, que si bien el Comité Especial manifestó que no se acoge la observación, de la lectura del pliego absolutorio de observaciones se advierte que si se aceptó que la unidad vehicular puede ser propia o alquilada, accediendo de esta manera a lo solicitado por el participante; por tanto este Organismo Supervisor no se pronunciará respecto a ningún extremo de la observación. Todo ello, sin perjuicio de las observaciones de oficio que puedan realizarse al amparo de lo previsto por el inciso a) del artículo 58 de la Ley. 2. OBSERVACIONES Observante: D.M.V. INVERSIONES E.I.R.L. Observación Nº 4 Contra los documentos para la suscripción de contrato El participante cuestiona, la documentación requerida en los literales i), j), k), l), para la suscripción de contrato: i) Certificado de habilidad profesional del personal Nutricionista, emitido por el Colegio profesional correspondiente. j) Correo electrónico para notificar la orden de servicio, en el caso que habiendo sido convocado el proceso por relación de ítems, el valor referencial del ítem adjudicado corresponda al proceso de Adjudicación de Menor Cuantía, de ser el caso. k) Programación de las raciones alimenticias sobre la base de lo establecido en las condiciones básicas de servicio de alimentación Anexo N° A- 01 y requerimiento Técnicos mínimo así como lo establecido en los cuadros y dosificación N° 01, 02 y 03 de las raciones alimenticias, respetar hábitos y patrones de consumo de alimentos del grupo beneficiario, correspondiente al inicio del periodo. Éste será remitido a la Nutricionista de la institución para su verificación y aprobación dentro de los 8 días hábiles siguientes de presentada los cuales sin tener respuesta se considerara como aprobado. l) 30 Menús tipo de acuerdo a los formatos A, B, C. Al respecto, el participante sostiene que los documentos solicitados en los literales precedentes resultan excesivos. Por lo tanto solicita suprimir los literales i), j), k) y l), del Numeral 2.7 de los requisitos para la suscripción de contrato. Pronunciamiento: De la revisión, de la Bases se advierte, que en el numeral 2.7. Requisitos para la Suscripción de contrato, se requiere la siguiente documentación: 3 a) Constancia vigente de no estar inhabilitado para contratar con el Estado. b) Garantía de fiel cumplimiento del contrato – CARTA FIANZA. c) Garantía por el monto diferencial de la propuesta, de ser el caso – CARTA FIANZA d) Contrato de consorcio con firmas legalizadas de los integrantes, de ser el caso. e) Código de cuenta interbancario (CCI). f) Domicilio para efectos de la notificación durante la ejecución del contrato. g) Alternativamente, las micro y pequeñas empresas pueden optar que, como garantía de fiel cumplimiento, la Entidad retenga el diez por ciento (10%) del monto del contrato original. Para estos efectos, la retención de dicho monto se efectuará durante la primera mitad del número total de pagos a realizarse, de forma prorrateada, con cargo a ser devuelto a la finalización del mismo”. h) Relación del personal de la Empresa (representante, nutricionista, cocinero o Cheff, personal de limpieza, ayudantes de cocina); debidamente acreditado de acuerdo a lo solicitado en los términos de referencia numeral 8.1. i) Certificado de habilidad profesional del personal Nutricionista, emitido por el Colegio profesional correspondiente. j) Correo electrónico para notificar la orden de servicio, en el caso que habiendo sido convocado el proceso por relación de ítems, el valor referencial del ítem adjudicado corresponda al proceso de Adjudicación de Menor Cuantía, de ser el caso. k) Programación de las raciones alimenticias sobre la base de lo establecido en las condiciones básicas de servicio de alimentación Anexo N° A- 01 y requerimiento Técnicos mínimo así como lo establecido en los cuadros y dosificación N° 01, 02 y 03 de las raciones alimenticias, respetar hábitos y patrones de consumo de alimentos del grupo beneficiario, correspondiente al inicio del periodo. Éste será remitido a la Nutricionista de la institución para su verificación y aprobación dentro de los 8 días hábiles siguientes de presentada los cuales sin tener respuesta se considerara como aprobado. l) 30 Menús tipo de acuerdo a los formatos A,B,C m) Copia de DNI del Representante Legal. n) Copia de la vigencia del poder del representante legal de la empresa. o) Copia de la constitución de la empresa y sus modificatorias debidamente actualizado. p) Copia del RUC de la empresa. q) Presentar copia de tarjeta de propiedad del vehículo, copia de la identificación del conductor, así como copia de licencia de conducir; de igual manera deberá precisar la propiedad del vehículo y/o adjuntar la documentación necesaria para su acreditación. De la revisión, del pliego absolutorio de observaciones, se advierte, que al absolver la presente observación el Comité Especial, ratificó lo señalado en las Bases, respecto a los requisitos para la suscripción de contratos establecidos en los literales j), k) y l); sin embargo, en cuanto al certificado de habilidad profesional del nutricionista señaló, que tal documento se deberá presentar para el inicio de la ejecución contractual. 4 Sobre el particular, cabe señalar que de acuerdo con lo prescrito en el artículo 141° del Reglamento es responsabilidad de la Entidad la determinación de la documentación que deberá presentar el postor ganador de la buena pro para la suscripción del contrato, siempre que no se traten de exigencias y formalidades costosas e innecesarias en las Bases. Ahora bien, de lo expuesto, por el Comité Especial se advierte que en el presente caso, los documentos cuestionados no resultan excesivos, siendo que se buscaría con ellos asegurar la idoneidad de las prestaciones a realizar en el servicio. Por lo tanto, considerando que los documentos solicitados para la suscripción de contrato no contravienen lo dispuesto en la normativa de contratación pública, y que la habilidad profesional del nutricionista se requerirá para el inicio de su participación efectiva del contrato, este Organismo Supervisor ha decidido NO ACOGER la presente observación. Sin perjuicio, con ocasión de la integración de la Bases, deberá adecuarse el documento requerido en el literal j), requiriéndose únicamente la descripción del Correo electrónico y suprimiéndose la referencia “para notificar la orden de servicio, en el caso que habiendo sido convocado el proceso por relación de ítems, el valor referencial del ítem adjudicado corresponda al proceso de Adjudicación de Menor Cuantía, de ser el caso”. 3. CONTENIDO DE LAS BASES CONTRARIO A LA NORMATIVA SOBRE CONTRATACIONES DEL ESTADO En ejercicio de su función de velar por el cumplimiento de la normativa vigente en materia de contrataciones del Estado, conforme a lo señalado en el inciso a) del artículo 58 de la Ley, este Organismo Supervisor ha procedido a realizar la revisión de las Bases, habiendo detectado el siguiente contenido contrario a la Ley y el Reglamento. 3.1. Del pliego absolutorio de observaciones De la revisión del pliego absolutorio de observaciones se advierte que, con ocasión de la absolución de la Observación N° 1 del participante D.M.V. INVERSIONES E.I.R.L., el Comité Especial señaló, que se suprimirá el literal g) del numeral 2.5, de los documentos de presentación obligatoria referido a la presentación del listado de treinta (30) menús. Al respecto, la lectura de dicha observación se advierte que por error material se ha hecho referencia al literal g), el cual no guarda relación con la presentación del listado de treinta (30) menús, motivo por la cual, con ocasión de la integración de las bases, deberá tenerse en cuenta que el literal que deberá ser suprimido es el literal h), que corresponde a la observación formulada. 3.2. Documentación de presentación facultativa De la revisión de los documentos de presentación facultativa, se advierte, que no se han consignado los documentos que servirán para acreditar el factor “Cumplimiento de la prestación”, por lo tanto con ocasión de la integración de las Bases, deberá precisarse 5 dicho aspecto, de tal forma que se señale que para acreditar dicho factor se podrá presentar un máximo de diez (10) constancias de prestación o cualquier otro documento que, independientemente de su denominación, indique, como mínimo, lo siguiente: i) La identificación del contrato, indicando como mínimo su objeto, ii) El monto correspondiente, esto es el importe total al que asciende el contrato, comprendiendo las variaciones por adicionales, reducciones, reajustes, etc., que se hubieran aplicado durante la ejecución contractual, iii) Las penalidades en que hubiera incurrido el contratista durante la ejecución de dicho contrato. 3.3. Factor de evaluación. - En el factor de evaluación, “A. Experiencia del Postor”, ha sido establecida de acuerdo al siguiente detalle: FACTORES DE EVALUACIÓN - OBLIGATORIOS A. EXPERIENCIA EN LA ACTIVIDAD Criterio: Se evaluará considerando el monto facturado acumulado por el postor correspondiente a la actividad objeto del proceso, durante un periodo de 05 (Cinco) años a la fecha de la presentación de propuestas, hasta por un monto máximo acumulado equivalente a tres (3) veces el valor referencial de la contratación Acreditación: La experiencia se acreditará mediante copia simple de: contratos u órdenes de servicio, y su respectiva conformidad por la prestación efectuada; o comprobantes de pago cuya cancelación se acredite documental y fehacientemente, como (voucher de depósito, reporte financiero de estado de cuenta y/o sello de cancelación por el adquiriente en el comprobante), correspondientes a un máximo de diez (10) servicios. PUNTAJE / METODOLOGÍA PARA SU ASIGNACIÓN 40 PUNTOS M = Monto facturado acumulado por el postor por la prestación de servicios correspondientes a la actividad objeto del proceso M >= [ 0.5] veces el valor referencial: [10] puntos M >= [01 ] veces el valor referencial y < [02] veces el valor referencial: [20] puntos M >= [02] veces el valor referencial y < [03] veces el valor referencial: [30] puntos M >= [ 03] veces el valor referencial: [40] puntos Sobre el particular, respecto al criterio de evaluación del referido factor de evaluación, deberá precisarse qué servicios serán evaluados para cumplir con dicho factor, los cuales deben encontrarse relacionados con el objeto de la convocatoria. Cabe precisar que la experiencia en la actividad implica la calificación de trabajos generales, contrariamente a lo ocurrido con la experiencia en la especialidad que solo puede calificarse trabajos iguales y/o similares al objeto de la convocatoria. De otro lado, respecto de los rangos de evaluación, se advierte que estos no son correlativos; por lo tanto, con ocasión de Integración de las Bases, deberá adecuarse los rangos de la siguiente forma: 6 M >= [0.5] veces el valor referencial: y M < [01] veces el valor referencial [10] puntos M >= [01] veces el valor referencial y < [02] veces el valor referencial: [20] puntos M >= [02] veces el valor referencial y < [03] veces el valor referencial: [30] puntos M >= [03] veces el valor referencial. [40] puntos 3.4. Proforma de Contrato Con ocasión de la integración de Bases o para la suscripción del contrato, deberá completarse la totalidad de las Cláusulas de la Proforma de Contrato (Capítulo V), de forma coherente con lo establecido en los otros Capítulos de las Bases. 4. CONCLUSIONES En virtud de lo expuesto, este Organismo Supervisor ha dispuesto: 4.1. El Comité Especial deberá cumplir con lo dispuesto por este Organismo Supervisor al absolver las observaciones indicadas en el numeral 2 del presente Pronunciamiento. 4.2. El Comité Especial deberá tener en cuenta lo indicado en el numeral 3 del presente Pronunciamiento a fin de efectuar las modificaciones a las Bases que hubiere a lugar, así como registrar en el SEACE la documentación solicitada. 4.3. Publicado el Pronunciamiento del OSCE en el SEACE, el Comité Especial deberá implementarlo estrictamente, aun cuando ello implique que dicho órgano acuerde bajo responsabilidad, la suspensión temporal del proceso y/o la prórroga de sus etapas, en atención a la complejidad de las correcciones, adecuaciones o acreditaciones que sea necesario realizar, de conformidad con lo dispuesto por el artículo 58° del Reglamento. 4.4. Al momento de integrar las Bases el Comité Especial deberá modificar las fechas de registro de participantes, integración de Bases, presentación de propuestas y otorgamiento de la buena pro, para lo cual deberá considerar que, de conformidad con lo dispuesto por la Novena Disposición Complementaria Transitoria del Reglamento, en tanto se implemente en el SEACE la funcionalidad para que el registro de participantes sea electrónico, las personas naturales y jurídicas que deseen participar en el presente proceso de selección podrán registrarse hasta un (1) día después de haber quedado integradas las Bases, y que, a tenor del artículo 24° del Reglamento, entre la integración de Bases y la presentación de propuestas no podrá mediar menos de cinco (5) días hábiles, computados a partir del día siguiente de la publicación de las Bases Integradas en el SEACE. 4.5. A efectos de integrar las Bases, el Comité Especial también deberá incorporar al texto original de las Bases todas las correcciones, precisiones y/o modificaciones 7 dispuestas en el pliego de absolución de consultas, en el pliego de absolución de observaciones y en el Pronunciamiento, así como las modificaciones dispuestas por este Organismo Supervisor en el marco de sus acciones de supervisión, de acuerdo con lo dispuesto por el artículo 59° del Reglamento. 4.6. Conforme al artículo 58° del Reglamento, compete exclusivamente al Comité Especial implementar estrictamente lo dispuesto por este Organismo Supervisor en el presente Pronunciamiento, bajo responsabilidad, no pudiendo continuarse con el trámite del proceso en tanto las Bases no hayan sido integradas correctamente, bajo sanción de nulidad de todos los actos posteriores. 4.7. En caso la Entidad continúe con el proceso sin sujetarse a lo dispuesto en el presente Pronunciamiento, tal actuación constituirá un elemento a tomar en cuenta para la no emisión de las constancias necesarias para la suscripción del respectivo contrato; siendo que la dilación del proceso y los costos en los que podrían incurrir los postores y el ganador de la buena pro son de exclusiva responsabilidad de la Entidad. Jesús María, 18 de setiembre 2015 Elaborado: Yuly Luz Condori Soto Supervisado: Elissa Lacca Velasco Validado: Laura Gutiérrez Gonzales PATRICIA ALARCÓN ALVIZURI Directora de Supervisión