PRONUNCIAMIENTO N° 165-2013/DSU Entidad: Jurado Nacional de Elecciones. Referencia: Concurso Público N° 005-2012-JNE, convocado para la contratación del “Servicio de limpieza, mantenimiento y fumigación en los locales del Jurado Nacional de Elecciones”. 1. ANTECEDENTES Mediante Oficio N° 001-CP0512/JNE recibido el 28.ENE.2013, el Presidente del Comité Especial a cargo del proceso de selección de la referencia remitió a este Organismo Supervisor las observaciones presentadas por el participante SERVICIOS GENERALES RONALD S.A.C., así como el informe técnico correspondiente, en cumplimiento de lo dispuesto por el artículo 28º de la Ley de Contrataciones del Estado, aprobada mediante Decreto Legislativo Nº 1017 modificado mediante Ley Nº 29873 en adelante la Ley, y el artículo 58º de su Reglamento, aprobado por Decreto Supremo Nº 184-2008-EF, y modificado mediante Decreto Supremo Nº 138-2012-EF, en adelante el Reglamento. Resulta importante resaltar que, atendiendo a lo dispuesto por el artículo 58° del Reglamento, independientemente de la denominación que les haya dado el participante, este Organismo Supervisor se pronunciará únicamente respecto de: a) las observaciones presentadas por el solicitante que no hayan sido acogidas o que fueron acogidas parcialmente; b) las respuestas a las observaciones del solicitante que, pese a haber sido acogidas, fueron consideradas por éste contrarias a la normativa, o, c) el acogimiento de las observaciones formuladas por un participante distinto al solicitante, cuando éste último manifieste que considera tal acogimiento contrario a la normativa y siempre que se hubiere registrado como tal antes del vencimiento del plazo previsto para formular observaciones. En tal sentido, este Organismo Supervisor no se pronunciará respecto de las Observaciones Nº 3 y 4 formuladas por el participante SERVICIOS GENERALES RONALD S.A.C., en tanto fueron acogidas por el Comité Especial. Todo ello sin perjuicio de las observaciones de oficio que se formulen respecto al contenido de las Bases, de conformidad con el artículo 58º de la Ley. 2. OBSERVACIONES Observante: Observación Nº 1: SERVICIOS GENERALES RONALD S.A.C. Contra el objeto de la convocatoria El participante cuestiona que se haya considerado al mantenimiento como una de las actividades del servicio objeto de la presente convocatoria, debido a que el Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo se encuentra denegando el registro de 2 mantenimiento a empresas que prestan servicios de intermediación laboral, por lo que requiere que se suprima la denominación “mantenimiento” del objeto de la convocatoria. Pronunciamiento. Sobre el particular, conforme con lo previsto en el artículo 13° de la Ley, concordado con el artículo 11° del Reglamento, es facultad exclusiva de la Entidad determinar, sobre la base de sus propias necesidades, las características, requerimientos y especificaciones técnicas de los bienes, servicios u obras que desea adquirir y/o contratar. En el presente caso, de la revisión del numeral 2.1 del Capítulo III de las Bases, “principales tareas”, se advierte que se indica que “el servicio requerido deberá centrar sus actividades en el servicio de limpieza integral, mantenimiento en los distintos ambientes de los locales de (…)” Ahora bien, al absolver la presente observación, el Comité Especial señaló que:“El termino de “mantenimiento” hace referencia a las actividades propias del proceso de limpieza señaladas en las principales tareas (numeral 2.1.) incluidas en los términos de referencia del proceso de selección N° 005-2012-JNE, asimismo siendo de exclusiva competencia de la Entidad la definición del objeto de la convocatoria, así como de los términos de referencia ratificamos la denominación del Servicio de limpieza, mantenimiento y fumigación en los locales del Jurado Nacional de Elecciones” En virtud de todo lo expuesto y siendo responsabilidad de la Entidad en uso de sus facultades y en función de las necesidades que pretende satisfacer la determinación del requerimiento, y que de las Bases se desprende que como parte de las actividades del presente servicio se incluye el mantenimiento, este Organismo Supervisor ha decidido NO ACOGER la observación formulada. No obstante ello, deberá registrarse en el Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado (SEACE), la parte pertinente del expediente de contratación en la cual se precise cuáles serían las prestaciones referidas al servicio de mantenimiento que se encuentren comprendidas en el servicio objeto de contratación, de acuerdo al requerimiento del área usuaria. En caso que el servicio de mantenimiento se hubiera previsto en el expediente de contratación, deberá verificarse, en coordinación con la autoridad de trabajo, si es posible su inclusión como parte de la presente convocatoria, en cuyo caso deberá incluirse la precisión correspondiente en las Bases; de lo contrario, deberá ser eliminado del objeto de convocatoria. Observación Nº 2: Contra el valor referencial El participante cuestiona el valor referencial, pues señala que no considera todas las exigencias materia de la convocatoria. En consecuencia, solicita se modifique el valor referencial. Pronunciamiento. Sobre el particular, conforme con lo previsto en el artículo 27º de la Ley, concordado 3 con el artículo 13º del Reglamento, la determinación del valor referencial responde a una facultad exclusiva del órgano encargado de las contrataciones de cada Entidad, el cual será determinado sobre la base de un estudio de las posibilidades y condiciones que ofrece el mercado. Asimismo, se establece que el valor referencial de los bienes, servicios u obras requeridos por la Entidad se calculará incluyendo todos los tributos, seguros, transporte, inspecciones, pruebas, costos laborales conforme a la legislación vigente, considerando todos los aspectos que pudieran incidir directamente sobre su costo. Con respecto al valor referencial, se advierte de la revisión del Pliego de absolución de observaciones que el Comité Especial indico: “la metodología utilizada para el calculo del valor referencial esta debidamente señalada en el Resumen Ejecutivo, en cumplimiento a lo dispuesto en los artículos 12° (Estudio de posibilidades que ofrece el mercado) y 13°( valor referencial) del Reglamento, para lo cual se utilizo tres fuentes a efectos de obtener el costo del valor referencial”. Sobre el particular, de la revisión del pliego de absolución de observaciones y del resumen ejecutivo se advierte que la Entidad no precisa el detalle de los costos que inciden en el valor referencial. No obstante ello, siendo prerrogativa y exclusiva responsabilidad de la Entidad la definición del valor referencial, este Organismo Supervisor ha decidido NO ACOGER la Observación planteada. Sin perjuicio de ello, en virtud del Principio de Transparencia, deberá publicar en el Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado (SEACE), con ocasión de la integración de las Bases el estudio de mercado del cual se desprenda que la totalidad de los costos que inciden en el precio final del servicio (tributos, seguros, transporte, costos laborales, gastos administrativos, etc.) fueron considerados para calcular el valor referencial del proceso; debiendo tener presente que, en caso el valor referencial no refleje el costo real del servicio, la Entidad deberá adoptar las medidas que resulten pertinentes a fin de corregir tal extremo del expediente de contratación. 3. CONTENIDO DE LAS BASES CONTRARIO A LA NORMATIVA SOBRE CONTRATACIONES DEL ESTADO En ejercicio de su función de velar por el cumplimiento de la normativa vigente en materia de contrataciones del Estado, conforme a lo señalado en el inciso a) del artículo 58 de la Ley, este Organismo Supervisor ha procedido a realizar la revisión de las Bases remitidas, habiendo detectado el siguiente contenido contrario a la Ley y el Reglamento. 3.1. Propuesta económica En el numeral 2.5.2. de las Bases, referido al contenido de la propuesta económica, se indica que el monto total de la propuesta económica y los subtotales que lo componen deberán ser expresados con dos decimales. Los precios unitarios podrán ser expresados con más de dos decimales (el subrayado y resaltado es nuestro); sin embargo, según puede apreciarse en el numeral 1.6 de las Bases, el sistema de contratación del presente proceso de selección corresponde al de suma alzada, por lo que deberá retirarse toda indicación referida a los precios unitarios, a efectos de no inducir a error a los postores en la formulación de su propuesta económica. Lo expuesto no enerva que pueda establecerse en las Bases 4 que el detalle del precio unitario se presente para la firma del contrato. 3.2. Documentos solicitados en la propuesta técnica -En relación al índice de documentos indicados en el numeral 2.5.1 del Capítulo II de la Sección Específica de las Bases, con ocasión de la integración de las Bases deberá suprimir el literal i) copia simple de la constancia vigente de Registro como Empresa Prestadora de Servicios de Residuos Sólidos (EPS-RS) ante DIGESA, debido a que de la revisión de las Bases y de los artículos 106° y 109° del Decreto Supremo N° 0572004-PCM, Reglamento de la Ley de Residuos Sólidos, se advierte que el requerimiento de la constancia que acredite encontrarse registrado como empresa prestadora de servicios de residuos sólidos no guarda relación con el objeto del servicio de limpieza, materia del presente proceso. -En relación al índice de documentos indicados en el numeral 2.5.1 del Capítulo II de la Sección Específica de las Bases, con ocasión de la integración de las Bases deberá suprimir del literal h) los requerimientos referidos a foto reciente tamaño carnet y fotocopia del DNI del Supervisor y de los Operarios, pues resulta contrario al Principio de Economía solicitar a los postores la referida documentación sin tener la certeza que obtendrán la buena pro. 3.3. Experiencia en la actividad Con ocasión de la integración de Bases, deberá presentar un informe en el que se sustente técnicamente las razones por las que los servicios en hospitales y canchas deportivas no contiene las características esenciales que definen la naturaleza del servicio de limpieza que se pretende contratar. 4. CONCLUSIONES En virtud de lo expuesto, el OSCE dispone: 4.1 En virtud de lo expuesto, el Comité Especial deberá cumplir con lo dispuesto por este Organismo Supervisor al absolver las observaciones indicadas en el numeral 2 del presente Pronunciamiento. 4.2 El Comité Especial deberá tener en cuenta lo indicado en el numeral 3 del presente Pronunciamiento a fin de efectuar las modificaciones a las Bases que hubiere a lugar. 4.3 Publicado el Pronunciamiento del OSCE en el SEACE, el Comité Especial deberá implementarlo estrictamente, aun cuando ello implique que dicho órgano acuerde bajo responsabilidad, la suspensión temporal del proceso y/o la prórroga de sus etapas, en atención a la complejidad de las correcciones, adecuaciones o acreditaciones que sea necesario realizar, de conformidad con lo dispuesto por el artículo 58 del Reglamento. 4.4 A efectos de integrar las Bases, el Comité Especial también deberá incorporar al texto original de las Bases todas las correcciones, precisiones y/o modificaciones dispuestas en el pliego de absolución de consultas, en el pliego de absolución de 5 observaciones y en el Pronunciamiento, así como las modificaciones dispuestas por este Organismo Supervisor en el marco de sus acciones de supervisión, de acuerdo con lo dispuesto por el artículo 59 del Reglamento. 4.5 Conforme al artículo 58 del Reglamento, compete exclusivamente al Comité Especial implementar estrictamente lo dispuesto por este Organismo Supervisor en el presente Pronunciamiento, bajo responsabilidad, no pudiendo continuarse con el trámite del proceso en tanto las Bases no hayan sido integradas correctamente, bajo sanción de nulidad de todos los actos posteriores. 4.6 Al momento de integrar las Bases el Comité Especial deberá modificar las fechas de registro de participantes, integración de Bases, presentación de propuestas y otorgamiento de la buena pro, para lo cual deberá considerar que, de conformidad con lo dispuesto por la Novena Disposición Complementaria Transitoria del Reglamento, en tanto se implemente en el SEACE la funcionalidad para que el registro de participantes sea electrónico, las personas naturales y jurídicas que deseen participar en el presente proceso de selección podrán registrarse hasta un (1) día después de haber quedado integradas las Bases, y que, a tenor del artículo 24 del Reglamento, entre la integración de Bases y la presentación de propuestas no podrá mediar menos de cinco (5) días hábiles, computados a partir del día siguiente de la publicación de las Bases integradas en el SEACE. Jesús María, 08 de febrero de 2013 PATRICIA ALARCÓN ALVIZURI Directora de Supervisión ASP/.