Tarea 1 - olgaarrieta

Tarea 1
Instrucciones:
Busca en fuentes confiables, como la Biblioteca Digital, información sobre las fases del
proceso de administración de proyectos. Con base en la información que hayas
encontrado, completa la siguiente tabla:
¿En qué debe enfocarse el trabajo del director de proyecto?
Fases


¿Qué debe cuidar?
¿Qué no debe descuidar?
Inicio
Reconocimiento de que un proyecto puede llevarse a cabo
Determinar lo que el proyecto debe lograr
Definir la meta global del proyecto
Definir las expectativas generales de los clientes, de la administración o
de los interesados
Precisar el alcance general del proyecto
Seleccionar los miembros iníciales del equipo
Planeación
Perfeccionamiento del alcance del proyecto
Listado de tareas y actividades que llevarán al logro de las metas del
proyecto
Secuencia de actividades
Desarrollo de un calendario y presupuesto
Conseguir que el plan sea aprobado por los terceros apropiados
Ejecución
Dirigir el equipo
Reunirse con los miembros del equipo
Comunicarse con los terceros involucrados
Resolver los conflictos o problemas que puedan surgir
Asegurar los recursos necesarios (dinero, personal, equipo, tiempo).
Seguimiento –
control
Vigilar las desviaciones del plan
Emprender acciones correctivas
Recibir y evaluar cambios en los proyectos solicitados
Cambiar los calendarios del proyecto
Adaptar los niveles de recursos
Cambiar el alcance del proyecto
Regresar a la etapa de planeación para hacer ajustes
Cierre
Reconocimiento de logros y resultados
Cierre de las operaciones y dispersión del equipo
Aprendizaje de la experiencia del proyecto
Revisión del proceso y resultados
Redacción del informe final
Ahora contesta las siguientes preguntas:
¿Por qué el director del proyecto debe asignar mayor esfuerzo a la fase de
planeación?
Dado que la planificación detallada (proyectos medianos y grandes) resulta
fundamental para la ejecución y el control; esta última fase es la garantía del éxito del
proyecto, por su puesto si se ejecuta correctamente.
El director del proyecto debe asignar mayor esfuerzo a la fase de planeación ya que
planear con anticipación ayuda para enfrentar la crisis, además debe actuar como guía
en el grupo de trabajo que están estructurando al planeación. ya que las personas son
más sensibles y menos defensivas si llevan una guía y alguien que los guíe y no
solamente que gire instrucciones. El Director de Proyecto puede definirse como "la
persona que ha de integrar los esfuerzos internos, y de fuera de la organización, para
dirigirlos hacia la ejecución, con éxito, del proyecto".
Su responsabilidad fundamental es muy clara, con independencia del sector a que
pertenezca el proyecto y a la propia naturaleza de la empresa que lo desarrolle: crear
un producto final, completando con éxito el proyecto.
Ademas es importante resaltar que el Director de Proyecto debe operar a través de las
distintas unidades funcionales, dedicando se atención a los objetivos del proyecto,
objetivos globales, y no a los particulares (calidad, producción, ventas, etc.) que
seguiran siendo responsabilidad de los respectivos directores funcionales, lo que le
permite a él, como Director de Proyecto, concentrarse más en dichos objetivos
globales.
¿Cuáles serán los beneficios para el proyecto?
Todos los proyectos se manejan con los mismos principios, una correcta gestión de
estos aporta mucho a una compañía, aumentando su rentabilidad y contribuyendo a su
crecimiento. Considera como exitosa la posibilidad de un proyecto acabado cuando
el proyecto se termine a tiempo o bajo lo que sea que era el presupuesto para
el proyecto. Completar un proyecto implica éxito substancial y tiempo a fondo por
adelantado entrevistando a los clientes iniciales, usuarios finales y de hacer
investigaciones sobre los diversos métodos y recursos que podrían estar disponibles
para completar el proyecto. Saber que el proyecto fue un éxito se puede hacer en
etapas incrementales de todo el proyecto o después de que el proyecto se haya
completado.
¿Cuál es la mayor diferencia en las fases de ejecución y la de seguimiento
control?
La ejecución del proyecto responde a la realización de las actividades que estaban
previstas en la planificación, entonces el seguimiento o monitoreo busca realizar el
acompañamiento a la acción que se está desarrollando.
Es un proceso esencialmente interno a la ejecución del programa que permite descubrir
las anomalías que surgen durante la ejecución y tomar medidas para corregirlas. Es
una revisión permanente entre lo que está ocurriendo en el desarrollo del proyecto, en
comparación a lo que se había previsto.
El seguimiento posibilita el control que permite comprobar que la actuación se
corresponde con lo planificado, tanto en contenido como en plazos temporales.
A su vez es un medio para la administración del proyecto, ya que permite la recolección
de información, que tratada correctamente puede redundar en medidas prácticas de
corrección y adaptación a los cambios que las acciones provocan, generando
aprendizajes para el futuro.
¿Por qué es tan importante no olvidar la fase de cierre del proyecto?, ¿cuáles
serían las desventajas de esto?
El cierre de proyectos es en sí un conjunto de procesos, como lo es el inicio, la
planificación, la ejecución o el control. Según el PMBOK© el cierre de proyectos incluye
dos procesos:
• Cerrar el Proyecto o la Fase del Proyecto
• Cerrar las Adquisiciones
El cierre de proyectos ha sido y sigue siendo uno de los capítulos más abandonados de
la gerencia de proyectos. Inclusive muchas publicaciones o capacitación no tratan el
tema con la profundidad necesaria.
Así como es importante realizar una reunión de kick-off para comenzar formalmente el
proyecto, también es importante el proceso de cerrarlo exitosamente. El valor de
realizar una terminación de proyecto adecuada es el aprovechamiento de toda la
información y la experiencia adquirida durante el proyecto. Si el cierre se lleva a cabo y
el equipo se disuelve inmediatamente, no se tendrá la oportunidad de hacer
evaluaciones del personal, obtener los aprendizajes claves que garanticen que los
aportes correspondientes sean transferidos para otros proyectos. Por supuesto, un
proyecto puede terminar sin éxito también. Incluso en este caso, las enseñanzas son
también importantes para el equipo.
El cierre incorrecto de un proyecto concluido hace perder muchas oportunidades que
serían útiles para proyectos futuros y a su vez trae consigo riesgos, normalmente
asociados con cierre incompleto de contratos y manejo de aspectos legales sin el rigor
requerido, y que pueden resultar en un fuerte impacto negativo para la organización
que ejecuta el proyecto. Un cierre inadecuado dará lugar además, a implicaciones que
pueden afectar la estrategia corporativa de la empresa.
Es necesario implantar políticas en la empresa, a ser posible manejadas por la oficina
de Gerencia de Proyectos (PMO), que establezca con el rigor suficiente para que se
cumplan los procedimientos de cierre, no importando las circunstancias que obliguen a
salir con rapidez de un proyecto. Estos procedimientos deben establecerse de tal
manera que permita adelantar algunas de las actividades de cierre arriba mencionadas,
y no se espere siempre para el final. Un sistema adecuado de normas que produzca
cierres ordenados y completos en la mayoría de los proyectos de la organización,
garantizará un paso adelante hacía un modelo de madurez en gerencia de proyectos y
hacia la obtención de los objetivos estratégicos de la empresa.