Fundación para el Desarrollo Tecnológico Agropecuario y Forestal de Nicaragua (FUNICA) Guía administrativa, financiera y contable1 para Planes de negocio de la Iniciativa Desarrollo de Mercados de Tecnologías (Edición actualizada)2 Managua, Nicaragua - Enero 2009 1 2 Para uso de Planes de Negocios financiados con fondos FUNICA/DMT Revisada / Ajustada con el apoyo de A&F Funica Occidente, UAF de FUNICA, Equipo T&A DMT 1 CONTENIDO CAPITULO I – DISPOSICIONES GENERALES 3 CAPITULO II – PROCEDIMIENTOS A, F & C 3 CAPITULO III – INFORMES DEL PLAN DE NEGOCIOS 9 CAPITULO IV – DESEMBOLSOS DEL PLAN DE NEGOCIOS 10 CAPITULO V – GASTOS NO ELEGIBLES 11 CAPITULO VI – DISPOSICIONES FINALES 11 SIGLAS 12 2 CAPITULO I DISPOSICIONES GENERALES I.1. Introducción La presente Guía constituye la base normativa sobre la cual han de regirse los procesos administrativos, financieros y contables que debe aplicar toda entidad u organización que ejecute Planes o Iniciativas de Negocio financiados con fondos FUNICA/DMT, misma que deberá ser aplicable en las etapas de implementación, ejecución y cierre de cada iniciativa de negocios que haya sido contratada o formalizada mediante la suscripción de un convenio de cooperación. I.2. Objetivos y Alcance La presente guía tiene por objetivo general proporcionar las bases normativas, principios básicos de operación, procedimientos operativos, así como los instrumentos / herramientas básicas con las cuales han de ejercer el control y conducir la ejecución de cada iniciativa o plan de negocios, en los ámbitos administrativos, financieros y contables; en tal sentido su contenido y disposiciones constituyen las directrices mínimas que debe cumplir cada organización ejecutora, en las materias antes mencionadas. En términos más específicos, la guía pretende servir de instrumento de apoyo que contribuya al establecimiento de un sistema de gestión eficaz, eficiente y transparente, en cada etapa de ejecución de las iniciativas o planes de negocios, de tal forma que posibilite la obtención del mayor número de resultados exitosos. La Guía no pretende suprimir normativas y procedimientos ya existentes en cada organización ejecutora, sino fortalecer y complementar en todo aquello que sea pertinente. En tal sentido, en caso existiera alguna incompatibilidad evidente entre la estructura de control y procedimientos de la organización y las directrices previstas en la presente Guía, a los propósitos de la gestión del Plan de Negocios, prevalecerán las disposiciones y directrices contenidas en esta última. I.3. Base Jurídica - Administrativa La presente guía tiene su base en cuanto corresponde al MANOP de FUNICA, así como también en el documento denominado Bases de Implementación para la Iniciativa Desarrollo de Mercados de Tecnologías, y en los términos / condiciones previstos en el convenio (contrato) de financiación suscrito entre FUNICA y la organización ejecutora. De manera complementaria, dado que los fondos FUNICA/DMT son de naturaleza pública, también tiene su base y aplicación en disposiciones y principios contenidos en el marco jurídico de control y fiscalización nacional para este tipo de fondos (CGR, MHCP, MAGFOR). CAPITULO II PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS, FINANCIEROS Y CONTABLES II.1. Apertura y Administración de Cuenta Bancaria 3 Previo a la implementación y ejecución de todo Plan de Negocios, se requiere que la organización gestione la apertura de cuenta bancaria corriente3 (en córdobas) bajo el régimen de firmas mancomunadas, en la cual deben depositarse los fondos necesarios para la financiación del Plan de Negocios, así como también desembolsarse los recursos vinculados a la realización de actividades previstas en su presupuesto. En general, la cuenta bancaria debe ser usada con carácter de exclusividad en las operaciones y transacciones del Plan de Negocios. La denominación de la cuenta bancaria, estará sujeta al siguiente orden: Nombre de la Organización + FUNICA - DMT4. Los Gerentes y/o Representantes Legales de las organizaciones, deben informar mediante carta enviada a la Coordinación del fondo FUNICA/DMT, con copia a la UAF de FUNICA, el nombre y apellidos completos, con indicación de los cargos que ostentan dentro de la organización, de los funcionarios que hayan sido autorizados para girar fondos de la cuenta bancaria arriba mencionada. La firma principal deberá recaer en la persona que haya delegado la organización para gestionar la Iniciativa ante FUNICA, según lo estipulado en el convenio de cooperación. Depósitos en Cuenta Bancaria Durante el curso de la ejecución de cada Plan de Negocios, se generarán ingresos (depósitos) entre otras cosas, por los siguientes conceptos: • Por desembolsos recibidos por parte FUNICA, en cuyo caso la organización debe elaborar / emitir un Recibo Oficial de Caja, que reúna los atributos de legalidad (Membrete de la Organización, No. RUC, Pre-numerado, con pie de imprenta, firma del Representante de la Organización y sello respectivo) • Por ganancias obtenidas en la venta de productos, servicios o fondos revolventes que se generen como producto de la implementación del Plan de Negocios, mismos que deberán ser reinvertidos en el negocio. Egresos (desembolsos) de Cuenta Bancaria Todo desembolso por concepto de pago de un bien o servicio requerido por el Plan de Negocios, de conformidad a su presupuesto, debe ser cancelado con cheque emitido contra la cuenta bancaria respectiva, siempre que se cumplan las siguientes condiciones: • Disponer de facturas y/o recibos soportes debidamente emitidos a nombre del Plan de Negocios, esto es, retomando la misma nomenclatura sugerida para la cuenta bancaria (Nombre de la Organización + FUNICA – DMT) • Las facturas y/o recibos mencionados en el punto anterior, previo a su pago, deben ser revisadas y validadas en los siguientes aspectos: i) clara descripción de la naturaleza y precio de los bienes / servicios adquiridos, ii) entrada a almacén – en caso que aplique -, iii) sumas, cálculos, descuentos, iv) contratos y/o convenios – en caso que aplique -, v) aprobación para su pago, vi) así como los impuestos o costos adicionales – en caso que aplique, todo ello por parte de funcionarios autorizados. 3 En caso la organización lo juzgue necesario, puede adicionalmente abrir una cuenta de ahorro, cuyo poder libratorio debe estar sujeto a las mismas condiciones que la cuenta corriente. 4 Esta nomenclatura puede variar en función de los requerimientos y condiciones de las instituciones bancarias del país. 4 • Una vez elaborado un cheque para proceder con el desembolso, cada factura o recibo deberá ser debidamente invalidado con el objeto de evitar duplicidades de pagos, proceso que se realizará con un sello cuya leyenda contenga lo siguiente: i) Cancelado, ii) fecha de cancelación, iii) Número de cheque y banco, iv) Firma del funcionario que cancela el comprobante. Procedimientos de control de cuenta bancaria Mensualmente, la (s) cuenta (s) bancaria (s) del Plan de Negocios, estará sujeta a los siguientes procedimientos de control: • Efectuar apertura de un libro auxiliar de bancos para el control de los movimientos que experimente la cuenta bancaria habilitada (débitos / créditos) • Las minutas de depósitos se deben enumerar en orden consecutivo y cronológico para llevar control de la numeración y cantidad de depósitos efectuados en el mes y facilitar su registro en el libro de bancos. • Los recibos oficiales de caja anulados deben incluirse en el legajo de comprobantes de ingresos de caja. • Los cheques deben ser nominativos, esto es, expedidos exclusivamente a nombre de la persona natural o jurídica que corresponda. Igualmente, es deseable que antes de su firma, los cheques cuenten con algún medio de protección y / o seguridad. • Bajo ninguna circunstancia deberán firmarse cheques en blanco. • Mensualmente, debe elaborarse un informe (detalle) que recapitule los egresos tramitados durante ese período. • Todo cheque anulado, debe deben incluirse en el legajo de comprobantes de pago de cada mes. • Los cheques pagados por el banco, deben permanecer archivados, adecuadamente en la organización, esto es, adherido al comprobante de pagos original. • El saldo de bancos del Plan de Negocios debe ser debidamente conciliado con el saldo mostrado en el estado de cuentas bancario al término de cada mes, y soportar dicha conciliación con los siguientes documentos: i) estado de cuentas bancario, ii) movimiento del libro auxiliar de bancos durante el periodo. II.2. Compras y Contrataciones Las compras y contrataciones de bienes y servicios que ejecuten las organizaciones con cargo al presupuesto de cada Plan de Negocios, se deben realizar basado en los siguientes principios: • Precio razonable, tomando en consideración los precios de mercado • Atención a otros factores relevantes como el momento o tiempo de entrega, calidad y capacidad de los proveedores para hacer las entregas en forma oportuna • Eficiencia, confiabilidad y disponibilidad de los bienes / servicios que se van a adquirir Modalidad de compras / contrataciones En general, los procesos de compras o contrataciones, se realizarán en atención a la modalidad de comparación de precios (compras por cotización), la cual consiste en disponer de un número 5 no menor a tres ofertas emitidas por proveedores calificados, las que deben ser comparadas en términos de igualdad de condiciones, tomando como base de evaluación únicamente las especificaciones técnicas5 o los términos de referencia6 de la cual deriven. En los casos de compras y contrataciones menores o iguales a C$ 500.00, únicamente se requerirá la factura / recibo de la compra del bien o servicio. Para compras y contrataciones que se encuentren en el rango de C$ 501.00 a C$ 2,000.00, únicamente será necesario para documentar el proceso, los siguientes documentos: i) al menos tres ofertas / cotizaciones, ii) cuadro comparativo, iii) orden de compra / contrato. Finalmente, para procesos que impliquen inversiones superiores a los C$ 2,000.00, quedarán sujetos a ser documentados con todos los detalles y requerimientos que se especifican más adelante, en función de la naturaleza del bien o servicio objeto de contratación. Se exceptúan de lo anterior, aquellas compras de bienes o servicios generales que se realicen en zonas alejadas y rurales, en donde no exista comercio formalmente establecido, o bien el número de proveedores sea marcadamente reducido. Igualmente, para el caso de los proveedores no formales a los que hace referencia esta excepción, la organización ejecutora solicitará o elaborará un recibo donde se describa lo siguiente: 1) Nombre de la organización y actividad que dio lugar el servicio 2) Servicio y / o bien adquirido 3) Monto de acuerdo al valor cancelado en cifras y letras. 4) Nombre completo de quien presta el servicio, acompañado del número de cédula que le corresponda II.2.1. Para Compras y contrataciones mayores a los C$ 2,000.00 Pasos del proceso de compras / contrataciones de bienes, productos y/o especies materiales (tangibles) 1) Definición de especificaciones técnicas 2) Invitaciones a ofertar (al menos tres) 3) Cotizaciones / ofertas presentadas (al menos tres) 4) Cuadro comparativo 5) Orden de compra / contrato (según el caso) 6) Acta de recepción 7) Adicional a todo lo anterior, cuando se trate de material de publicidad y difusión, deberá adjuntarse un ejemplar del brochurs, afiche o material elaborado Pasos del proceso de compras / contrataciones de servicios técnicos (consultorías, asesorías, fortalecimiento de capacidades, similares) 1) Términos de referencia (revisados por FUNICA antes de iniciado el proceso de contratación) 2) Invitaciones a ofertar (al menos tres) 5 6 En caso se trate de bienes y/o productos tangibles En caso se trate de servicios técnicos (servicios profesionales en general) 6 3) Ofertas / propuestas técnico económicas presentadas (al menos tres, incluye la presentación de igual número de curriculums en caso se trate de personas naturales) 4) Cuadro comparativo 5) Contrato 6) Material didáctico, metodología utilizada, memoria de evento, listado de participantes (cuando se trate de talleres, capacitaciones) 7) Adicional a todo lo anterior, cuando se trate de servicios de publicidad y difusión, deberá adjuntarse muestra de la pauta publicitaria pactada, así como una valoración de los logros obtenidos como consecuencia de tales servicios 7 Pasos del proceso de compras / contrataciones de bienes y servicios vinculados a Gastos Administrativos / Operativos 1) En general y siempre que sea aplicable, estas compras quedan sujetas al mismo procedimiento que se utiliza para el caso de los de bienes, productos y/o especies materiales (tangibles) detallado anteriormente. 2) Se exceptúan de lo anterior, los servicios básicos (agua, luz, teléfono, Internet y similares), el combustible / lubricantes, y los viáticos. Para el caso de los servicios básicos y el combustible, bastará con documentar todo el proceso de control interno relativo al desembolso, más las respectivas facturas / recibos en original; en tanto que para el caso de los viáticos, será necesario que la organización elabore y apruebe una Normativa de Viáticos7. II.3. Expedientes / Resguardo de documentos La ejecución de un Plan de Negocio por parte de una organización genera continuamente documentos e información de tipo administrativa, financiera y técnica, resultado de ejecutar cada actividad planificada/ presupuestada. Ese cúmulo de información, constituye la base, insumos y los medios de verificación que vistos en su conjunto posibilitan la estructuración de informes simplificados de avances de cada iniciativa, tanto para propósitos evaluativos periódicos (de seguimiento) como para los propósitos de rendición de cuentas. Todo lo anterior, requiere que a medida que se va generando la información, vaya siendo al mismo tiempo resguardada en expedientes físicos debidamente rotulados, cuya estructuración y acumulación, posibilite un manejo ordenado y flexible de la información, que haga posible su uso en forma segura, confiable y oportuna en la toma de decisiones. En razón de lo anterior, la información se debe administrar como sigue: • Estableciendo expedientes continuos ordenados clasificados según el tipo y naturaleza de la información • Estableciendo mecanismos de rotulación, identificación y referencias a tres niveles, esto es: por expediente, por periodo, por componentes de información (Ver procedimiento en el Anexo 2: Instrumentos de uso administrativo) cronológicamente, debidamente Adicional a lo anterior, la organización debe contar con un expediente único continuo del Plan de Negocios, igualmente estructurado en forma cronológica, que contenga todos y cada uno de los documentos relacionados con la ejecución del Plan de Negocios, incluyendo el documento del Plan de Negocios, convenio de cooperación, presupuesto y demás información vinculante. II.4. Manejo presupuestario La organización ejecutará su Plan de Negocios en estricta sujeción a los componentes, categorías y líneas de gastos que hayan sido aprobadas por FUNICA. En ningún caso podrá comprometer fondos en valores superiores a los techos de los créditos contratados8, salvo que se tratase de aportes de contrapartida. 7 O bien adoptar, la utilizada por la Organización, siempre que sea razonable de acuerdo a la valoración de FUNICA 8 O bien, previstos en el Convenio de Cooperación suscrito con FUNICA 8 El control presupuestario deberá ejercerse cotidianamente tomando como base las memorias de cálculos que correspondan9 a cada uno de los niveles de control mencionados en el párrafo anterior, lo que además de llevarlo en forma consolidada, debe desagregarse por fuente de financiamiento. Sin embargo a los efectos de generación de reportes de avance formales, estos deberán emitirse mensualmente, como información complementaria de los reportes y estados financieros de tipo contable, estableciendo al pie de cada hoja de control, las firmas de los funcionarios responsables de su elaboración, revisión y aprobación – Ver los formatos tipos, en los anexos de la presente Guía. II.5. Contabilidad (base, alcance y reportes) La organización ejecutora deberá establecer un sistema de contabilidad básica10 para ejercer el control de las operaciones relacionados con la ejecución de su Plan de Negocios, el cual operará conforme a la base de efectivo, debiendo responder a la necesidad de dar cuenta sobre el estado de situación financiera del Plan de Negocios, así como de los resultados obtenidos en su desempeño al término de cada mes. En virtud de lo anterior, la contabilidad del Plan de Negocios deberá controlar los movimientos y el comportamiento de las cuentas básicas en los rubros de activos, pasivos, excedentes / déficits operativos, ingresos, costos y gastos. Al finalizar cada periodo, el Plan de Negocios debe generar los reportes auxiliares que sean necesarios en las cuentas de cualquiera de los rubros mencionados anteriormente, así como un balance de movimientos del periodo, más los estados financieros básicos (Estado de Ingresos / Egresos; Estado de Situación Financiera) incluyendo los anexos y notas que fueran pertinentes (Ver Anexo 3: Instrumentos de uso contable) CAPITULO III INFORMES DEL PLAN DE NEGOCIOS III.1. Tipos y periodicidad de informes Las organizaciones ejecutoras de un Plan de Negocios quedan sujetas a la obligación de presentar ante FUNICA, informes físicos financieros trimestrales y un informe final de igual naturaleza al término de la ejecución de su iniciativa. Los informes deberán ser presentados por la organización en los plazos / fechas que hayan sido previstos para tal efecto en el convenio de cooperación suscrito con FUNICA. En caso de incumplimiento en la entrega de informes, FUNICA podrá considerar la rescisión de los convenios de financiación suscritos. III.2. Remisión de Informes Los informes descritos en el punto precedente serán remitidos por la organización ejecutora a la Coordinación del fondo DMT, quién procederá a distribuir a lo interno de FUNICA cada segmento de información para los efectos de revisión y aprobación. III.3. Aprobación de Informes 9 Tanto detalladas, como consolidadas Manual o computarizada, según las condiciones / capacidades que exhiba la Organización 10 9 Los informes rendidos por cada iniciativa serán aprobados en lo que corresponda por la Coordinación del fondo DMT y por la Unidad Administrativa Financiera de FUNICA. En caso de existir observaciones técnicas o financieras que ameriten aplicar alguna enmienda sustantiva al contenido del informe, las mismas serán notificas a la organización a más tardar dentro de los quince (15) días posteriores a la finalización de su revisión. Luego de notificadas las observaciones, la organización dispone de tres días hábiles, para efectuar los cambios y enviar nuevamente la versión final corregida / ajustada a las oficinas de FUNICA. III.4. Contenido de los Informes Los informes relacionados en el punto anterior, tendrán carácter de informes ejecutivos físicos financieros, en los que en general deberán abordarse aspectos relacionados con la ejecución / resultados financieros de la iniciativa, así como también los resultados alcanzados en relación a las metas / objetivos físicos (técnicos) previstos, añadiendo y destacando en forma complementaria situaciones o lecciones aprendidas que haya derivado de la ejecución de cada plan de negocios. Asimismo debe incluirse una valoración cualitativa del desarrollo de las principales actividades llevadas a cabo en el periodo informado, así como los problemas, dificultades, logros y avances experimentados en ese mismo tiempo. Con base en la generalidad anterior, la estructura de cada informe físico financiero, tanto en términos de forma como de contenido, estará dada por los siguientes elementos: i) Portada, ii) Tabla de contenido, iii) Introducción, iv) Información general, v) Avance técnico, vi) Avance financiero, vii) Anexos – Ver modelo de Informe CAPITULO IV DESEMBOLSOS DEL PLAN DE NEGOCIOS IV.1. Base de cálculo y periodicidad FUNICA desembolsará los fondos previstos para la financiación del Plan de Negocios de acuerdo a la programación estipulada en el Plan de Desembolsos y Productos (Anexo “D” del Convenio de Cooperación) en moneda nacional córdobas, al tipo de cambio oficial de la fecha en que se emita el cheque, por lo que la organización deberá rendir los fondos de acuerdo a este tipo de cambio. El primer desembolso del Plan de Negocios se realiza contra la firma del convenio de financiación entre la organización y FUNICA, en atención al monto indicado en el plan respectivo, suma que deberá ser rendida por la organización trimestralmente mediante la presentación de un informe técnico financiero11. El segundo desembolso se tramitará una vez se alcance al menos una ejecución del 70% del monto anticipado, contra la presentación y aprobación de informe físico financiero cortado a ese momento. El último desembolso tendrá carácter de reembolso de gastos y se tramitará contra la presentación y aprobación de un informe final técnico financiero. IV.2. Rendiciones de cuentas 11 Elaborado conforme a las especificaciones de forma y contenido descritas en esta misma Guía 10 En general, todo desembolso entregado por FUNICA estará sujeto a procesos de rendición de cuentas. En este sentido, la rendición de cuentas estará constituida por la presentación de cada informe físico financiero, con sus respectivos anexos y documentación vinculante complementaria. CAPITULO V GASTOS NO ELEGIBLES V.1. Gastos no elegibles para financiarse con fondos FUNICA/DMT No serán costos elegibles: aquellos gastos destinados a cubrir las actividades que no sean determinantes para la obtención de los resultados esperados; tal es el caso de: i) Capital de trabajo, ii) Préstamos a funcionarios y/o empleados, iii) Compras de vehículos, iv) Moras por pagos tardíos, v) Adquisición y arriendo de terrenos, vi) Compras de acciones o títulos valores, vii) Actividades recreativas, deportivas, políticas o religiosas, viii) overhead, o cualquier tipo de impuesto o aranceles asociados con las adquisiciones y contrataciones de bienes y servicios de la iniciativa financiadas por el mismo (IGV, leyes sociales, prestaciones sociales y similares), ix) gastos financieros / bancarios. Dichos gastos deberán ser, en consecuencia, asumidos por la contraparte (organización ejecutora) e incluidos como tales en las totalidad de su contribución. Complementariamente, se consideran aportes de contraparte: i) tiempos de profesionales de las instituciones participantes durante la ejecución de la iniciativa; ii) impuestos asociados a bienes y servicios; iii) y cualquier otro costo que sea considerado como no elegible. CAPITULO VI DISPOSICIONES FINALES VI.1. Vigencia / Aprobación La presente Guía entrará en vigencia, y por consiguiente lista para su divulgación e implementación una vez que sea revisada y consensuada con la Coordinación del fondo DMT y la UAF de FUNICA. VI.2. Modificación La presente guía, podrá sufrir modificaciones durante el desarrollo del Plan de Negocios, en tal circunstancia FUNICA notificará oportunamente a todas las organizaciones involucradas y las mismas modificaciones entrarán en vigencia a partir de la recepción de la respectiva notificación. VI.3. Anexos de la Guía A los propósitos de operar los diferentes procesos y procedimientos administrativos, financieros, contables, incluyendo los trámites de desembolsos, elaboración y presentación de informes físicos financieros, y demás requerimientos de rendición de cuentas, la presente Guía dispone de herramientas, instrumentos, formatos tipos y modelos de documentos que sirven de orientación y apoyo para operar cada transacción y proceso, a continuación el detalle: 11 • Anexo 1: Informes / Instrumentos desembolsos /rendición de cuentas • Anexo 2: Instrumentos de uso administrativo financiero • Anexo 3: Instrumentos de uso contable APENDICE Siglas utilizadas en la Guía Administrativa SIGLAS FUNICA Fundación para el Desarrollo Tecnológico, Agropecuario y Forestal de Nicaragua DMT Desarrollo de Mercados de Tecnologías MANOP Manual de Operaciones de FUNICA UAF de FUNICA Unidad Administrativa Financiera de FUNICA CGR Contraloría General de la República de Nicaragua MAGFOR Ministerio Agropecuario y Forestal MHCP Ministerio de Hacienda y Crédito Público COSUDE Cooperación Sueca para el Desarrollo PROC A,F&C Procedimientos Administrativos, Financieros y Contables EQUIP. T&A DMT Equipo Técnico Administrativo DMT 12