Manual de calidad

MANUAL DE CALIDAD
Versión: 8.0
Fecha: 23/02/2015
Código: PE-MA-001
CONTROL DE CAMBIOS
Cambio realizado
Realizado por
Se modificaron algunos requisitos y caracterizaciones, de
acuerdo con resultados Auditoría Interna y se incluyó el nuevo
logo institucional.
Jazmine Medina – Gestor Calidad
Se modificó política de calidad, alcance del sistema de gestión
de calidad, se eliminó 4to objetivo de calidad, se modificó el
objetivo No 5, se añadió un objetivo de calidad relacionado
con la ejecución de planes, programas y proyectos, se eliminó
misión, visión y estrategias plan acción del Anexo 2 despliegue
estratégico. Se incluyó cuadro Elaboró, Revisó y Aprobó. Se
incluyó Listado de Requisitos del Cliente. Se modificó matriz de
comunicaciones, matriz de correspondencia de requisitos,
objetivo. Se incluyó numeral 1 definiciones y abreviaturas
Jazmine Medina – Gestor Calidad
Aprobado Por
Fecha
Versión
Modificada
José Maya – Gerente
General
25/08/2010
Versión Preliminar
José Maya – Gerente
General
25/11/2010
Versión 1.0
Elaboró: Edgar Ospina
Revisó: Giovanni Velásquez
Aprobó: Alvaro Ernesto Palacio Peláez
Cargo: Gestor de Calidad
Cargo: Director Administrativo y Financiero
Cargo: Gerente General
1
CONTROL DE CAMBIOS
Cambio realizado
En el numeral 6.4 Enfoque al Cliente, se incluye la matriz de
comunicaciones y aprobación de documentos emitidos a las partes
interesadas , referenciada en el anexo No. 6
Realizado por
Edgar I. Ospina -- Gestor Calidad
En el numeral 4. Responsabilidades y Autoridades se realizo cambios
en el nivel de autoridad.
Edgar I. Ospina -- Gestor Calidad
Aprobado Por
José Maya – Gerente
General
José Maya – Gerente
General
Fecha
Versión
modificada
05/10/2011
Versión 2.0
31/10/11
Versión 3.0
08/10/2012
Versión 4.0
20/11/2013
Versión 5.0
En el anexo 4 Matriz de correspondencia de requisitos, se elimino
del numeral 8.2.1 Satisfacción del cliente: Encuesta satisfacción
revista frutas y hortalizas.
En el anexo 6 Matriz comunicación y aprobación de documentos
emitidos para partes interesadas se ajusto la ruta de aprobación 4
para las partes interesadas.
En el numeral 6.4 Enfoque al Cliente, y en el Anexo 4 Matriz de
correspondencia de requisitos, se incluye en el numeral 8.2.1
Satisfacción del cliente: Encuesta satisfacción revista frutas y
hortalizas.
En el anexo No. 2 se adicionan los nuevos indicadores de la Unidad
técnica de proyectos : Porcentaje promedio de satisfacción del
cliente - consultas técnicas ( en prueba), Porcentaje de productores
atendidos en el año, Porcentaje de recursos invertidos en el
subsector hortifrutícola.
Edgar I. Ospina – Gestor de Calidad
Edgar I. Ospina O. – Gestor de Calidad
Alvaro Palacio – Gerente
Genera
Alvaro Palacio – Gerente
General
Elaboró: Edgar Ospina
Revisó: Giovanni Velásquez
Aprobó: Alvaro Ernesto Palacio Peláez
Cargo: Gestor de Calidad
Cargo: Director Administrativo y Financiero
Cargo: Gerente General
2
CONTROL DE CAMBIOS
Cambio realizado
En el numeral 6.4 Enfoque al Cliente, se incluye la encuesta
satisfacción del cliente consultas técnicas (en prueba), (proceso
planes programas y proyectos, unidad Técnica), se medirá
semestralmente.
Realizado por
Edgar I. Ospina -- Gestor Calidad
Aprobado Por
Alvaro Palacio – Gerente
General
Fecha
Versión
modificada
20/11/2013
Versión 5.0
27/11/2014
Versión 6.0
23/02/2015
Versión 7.0
En el numeral 6, se modifica la fecha de la visión, para alinearla con
el Plan Nacional de Fomento Hortifrutícola.
En el anexo número 2 se adicionan indicadores nuevos de Planes
programas y proyectos: Informes finales técnicos ( en prueba). Se
actualizan los nombres de los cargos de los líderes de proceso. Se
elimina el indicador artículos cargados a la página WEB. Se actualiza
el anexo No. 6 con los nombres de los cargos de responsables de las
actividades.
En el anexo número 1, se elimina del listado de hortalizas, la papa.
En el anexo número 3, se actualiza el responsable de compras
Edgar I. Ospina -- Gestor Calidad
Alvaro Ernesto Palacio
Peláez – Gerente General
Edgar I. Ospina - Gestor de Calidad
Alvaro Ernesto Palacio
Peláez – Gerente General
Elaboró: Edgar Ospina
Revisó: Giovanni Velásquez
Aprobó: Alvaro Ernesto Palacio Peláez
Cargo: Gestor de Calidad
Cargo: Director Administrativo y Financiero
Cargo: Gerente General
3
Versión 8.0
MANUAL DE CALIDAD
Fecha: 23/02/2015
Código: PE –MA -001
CONTENIDO
1. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
2. OBJETIVO DEL MANUAL
3. NUESTRA ORGANIZACIÓN
4. RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES
4. 1 REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN
5. GENERALIDADES SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
5.1 ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
5.2 EXCLUSIONES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
6. PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
6.1 DESPLIEGUE ESTRATÉGICO
6.2 COMUNICACIÓN INTERNA
6.3 COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN
6.4 ENFOQUE AL CLIENTE
7. GESTIÓN DE PROCESOS EN ASOHOFRUCOL
ANEXO No 1 PRODUCTOS SOBRE LOS CUALES SE HACE RECAUDO
ANEXO No 2 DESPLIEGUE ESTRATÉGICO
ANEXO No 3 MATRIZ DE COMUNICACIONES
ANEXO No 4 MATRIZ DE CORRESPONDENCIA DE REQUISITOS
ANEXO No 5 LISTADO DE REQUISITOS DEL CLIENTE
ANEXO No 6 MATRIZ COMUNICACIÓN Y APROBACION DOCUMENTOS EMITIDOS PARA PARTES
INTERESADAS
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Versión 8.0
MANUAL DE CALIDAD
Fecha: 23/02/2015
Código: PE –MA -001
1. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
PROCESO: Resultado de un conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que
interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
REQUISITO: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.
•Generalmente implícita significa que es habitual o una práctica común para la
organización, sus clientes y otras partes interesadas que la necesidad o expectativa bajo
consideración esté implícita.
•Pueden utilizarse calificativos para identificar un tipo específico de requisito, por ejemplo
requisito de producto, requisito de la gestión de la calidad, requisito del cliente.
•Un requisito especificado es aquel que está establecido, por ejemplo en un documento.
•Los requisitos pueden ser generados por las diferentes partes interesadas
SATISFACCIÓN DEL CLIENTE: percepción del cliente sobre el grado en que se han
cumplido sus requisitos.
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD: sistema de gestión para dirigir y controlar una
organización con respecto a la calidad
POLÍTICA DE CALIDAD: intenciones globales y orientación de una organización relativas a
la calidad tal como se expresa formalmente por la alta dirección.
OBJETIVO DE LA CALIDAD: algo ambicionado o pretendido relacionado con la calidad
MEJORA CONTINUA: actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir los
requisitos
5
Versión 8.0
MANUAL DE CALIDAD
Fecha: 23/02/2015
Código: PE –MA -001
2. OBJETIVO DEL MANUAL
El presente manual de calidad fue estructurado bajo los lineamientos y
requisitos de la Norma NTC ISO 9001:2008.
Este documento tiene por objeto definir el sistema de gestión de calidad de
ASOHOFRUCOL, comprende la política de calidad, sus objetivos, principios,
requisitos y procesos establecidos para cumplir y satisfacer las necesidades de
nuestros clientes, cumplir con los requisitos legales, reglamentarios, técnicos
aplicables a la organización.
Es compromiso de todos los colaboradores de ASOHOFRUCOL (funcionarios y
contratistas) aplicar este manual como principal documento para la
consolidación y mantenimiento del sistema de gestión de calidad de
ASOHOFRUCOL.
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Versión 8.0
MANUAL DE CALIDAD
3.
Fecha: 23/02/2015
Código: PE –MA -001
NUESTRA ORGANIZACIÓN
La Asociación Hortifrutícola de Colombia - ASOHOFRUCOL - es una organización
nacional de carácter gremial, fundada en 1995, como una sociedad agrícola sin
ánimo de lucro y de derecho privado, consolidada con el firme propósito de
fortalecer y dinamizar el desarrollo del subsector de frutas y hortalizas de Colombia.
Para esto, cuenta con su sede principal en la ciudad de Bogotá y un portafolio de
comités departamentales en más de 400 municipios, que asocian y representan a los
productores, personas naturales y jurídicas dedicadas a producir frutas y hortalizas.
7
Versión 8.0
MANUAL DE CALIDAD
Fecha: 23/02/2015
Código: PE –MA -001
Nuestras Actividades :
Representar y defender los intereses del productor de frutas y hortalizas de
Colombia.
Administrar los recursos del FNFH, recaudando la cuota de fomento, financiando y
cofinanciando planes, programas y proyectos en beneficio del subsector. Ver Anexo
No 1 Productos sobre los cuales se hace recaudo.
Formular, ejecutar y apalancar proyectos de cooperación nacional e internacional.
Fomentar el desarrollo y modernización del subsector.
Promocionar la inversión en el subsector hortifrutícola.
Generar y difundir conocimiento mediante la investigación, educación y
transferencia de tecnología.
Valores Corporativos:
1.Pertenencia y compromiso.
2.Transparencia y honestidad (ética).
3.Responsabilidad y disciplina.
4.Lealtad.
5.Calidad.
6.Solidaridad.
7.Trabajo en equipo.
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Versión 8.0
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Fecha: 23/02/2015
Código: PE –MA -001
4. RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES
Las responsabilidades para el SGC para cada uno de los cargos de
Asohofrucol, están definidas en el manual de funciones y descripción de
Cargos TH-MA-001, así como el nivel de autoridad de cada uno, que se
ve reflejado por el nivel en el que se encuentre el cargo en el
organigrama, que se encuentra en dicho manual.
El nivel de autoridad esta definido en los siguientes niveles:
-Gerencial: Gerente General y Juntas Directivas, nivel de toma de
decisiones 100%, sobre toda la organización.
-Directivo : Directores, nivel de toma sobre nivel operativo.
-Operativo: Tesorero General, Contador General e Ingeniero de
Sistemas, Profesionales y Auxiliares, nivel de toma de decisiones
sobre las funciones de su cargo.
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Versión 8.0
MANUAL DE CALIDAD
Fecha: 23/02/2015
Código: PE –MA -001
4. 1 REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN
La alta dirección de Asohofrucol ha designado al Director(a)
Administrativo(a) y Financiero(a) como representante de la dirección
quien tiene la responsabilidad y autoridad para:
1. Asegurarse que se establecen implementan y mantienen los
procesos necesarios para el SGC.
2. Informar a la alta dirección sobre el desempeño del SGC y cualquier
necesidad de mejora.
3. Asegurarse de que se promueva la toma de conciencia de los
requisitos del cliente en todos los niveles de la organización.
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Versión 8.0
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Fecha: 23/02/2015
Código: PE –MA -001
5. GENERALIDADES SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
Asohofrucol ha implementado un sistema de gestión de calidad a través del diseño,
documentación y ejecución de procesos y procedimientos encaminados a cumplir la
razón de ser de Asohofrucol, los objetivos de calidas y las normas de referencia (NTCISO 9001:2008). La determinación de los procesos y su interrelación se muestra en el
mapa de procesos. De igual manera, a través de los indicadores de cada uno de los
procesos, el sistema evidencia su eficacia, realizando el seguimiento y medición a los
procesos. De igual forma se establecen los mecanismos para implementar acciones
que conlleven a la mejora del sistema, dependiendo de los resultados obtenidos en el
seguimiento y medición.
Con el objeto de cumplir satisfactoriamente con las necesidades del subsector, la
empresa ha establecido convenios interinstitucionales y con otros entes para llevar a
cabo actividades beneficiosas para el gremio y para la empresa.
La empresa mantiene un sistema de gestión de calidad transparente que permite el
acceso a la información relacionada con los procesos, con el objeto de facilitar el
control interno y externo y la cooperación con otras entidades.
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Versión 8.0
MANUAL DE CALIDAD
Fecha: 23/02/2015
Código: PE –MA -001
Para la ejecución de proyectos, Asohofrucol puede realizarlo a través de otros
ejecutores, los cuales se asegura de controlar por medio del proceso de planes,
programas y proyectos.
Con el objeto de verificar los requisitos de la norma en la prestación de los servicios
de Asohofrucol, se cuenta con una matriz de correspondencia de requisitos en todos
los procesos y documentos de Asohofrucol, la cual forma parte del manual de
calidad. Ver anexo 4.
De igual manera, se han definido los requisitos de los clientes de la organización, a fin
de a asegurar el cumplimiento de los mismos. Ver Anexo 5.
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Versión 8.0
MANUAL DE CALIDAD
Fecha: 23/02/2015
Código: PE –MA -001
5.1 ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
El alcance de la certificación del sistema de gestión de calidad de ASOHOFRUCOL
es:
- Recaudo e inversión de recursos provenientes del Fondo Nacional de Fomento
Hortifrutícola y de otras fuentes de ingreso para la Asociación.
-Desarrollo del gremio hortifrutícola
- Formulación y ejecución de planes, programas y proyectos para el subsector
hortifrutícola.
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Versión 8.0
MANUAL DE CALIDAD
Fecha: 23/02/2015
Código: PE –MA -001
5.2 EXCLUSIONES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
El sistema de gestión de calidad de ASOHOFRUCOL, presenta exclusiones con relación a los requisitos
exigidos por la Norma Técnica Colombiana ISO 9001:2008, los cuales se relacionan a continuación:
Requisito 7.3 DISEÑO Y DESARROLLO:
El requisito de diseño y desarrollo se excluye del alcance del sistema de gestión de calidad, lo cual se
justifica a continuación:
Para el Recaudo e Inversión de recursos proveniente del Fondo Nacional de Fomento Hortifrutícola y
de otras fuentes de ingreso para la asociación se excluye este requisito debido a que el servicio se
ejecuta de acuerdo a los términos contractuales definidos por el Ministerio de Agricultura y
Desarrollo Rural en el contrato de administración de los fondos parafiscales, el cual a su vez se rige
por las leyes y decretos que regulan los fondos de fomento.
Para el desarrollo del gremio hortifrutícola se excluye este requisito porque se tienen en cuenta las
directrices del Ministerio y del Gobierno.
Para la formulación y ejecución de planes, programas y proyectos para el gremio hortifrutícola no se
realiza diseño o desarrollo debido a que los programas y proyectos son definidos por el financiador
del mismo, mediante los términos de referencia del proyecto y las partidas presupuestales asignadas.
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Versión 8.0
MANUAL DE CALIDAD
Fecha: 23/02/2015
Código: PE –MA -001
6. PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
Misión
Representar, de manera proactiva, eficaz e idónea, los intereses de sus asociados
ante los diversos actores y agentes, públicos y privados, vinculados con el subsector
hortifrutícola, en el ámbito nacional e internacional, mediante la formulación e
implementación de políticas públicas, planes nacionales, programas y proyectos, así
como la cabal y eficiente administración del Fondo Nacional de Fomento
Hortifrutícola y la prestación de servicios tendientes a contribuir al desarrollo
integral de los productores y del subsector en su conjunto.
Visión
En el año 2022, Asohofrucol será una organización gremial nacional agroempresarial, orientada a representar los intereses de los productores, incluidas la
producción, el procesamiento y la comercialización, así como a brindar eficiente y
oportunamente, los servicios necesarios y suficientes a todos los actores y agentes,
públicos y privados, vinculados con el desarrollo del subsector hortifrutícola.
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Versión 8.0
MANUAL DE CALIDAD
Fecha: 23/02/2015
Código: PE –MA -001
POLÍTICA DE CALIDAD
Asohofrucol es una organización gremial agroempresarial, orientada a satisfacer las necesidades de
los productores de frutas, hortalizas, plantas aromáticas,
especias y medicinales del país, a través de la
representación y asesoría en la producción, el
procesamiento, la comercialización y la promoción del
consumo sano de las mismas, para lo cual ejecuta,
planes, programas y proyectos con recursos propios y
externos, con personal competente, buscando la
satisfacción de las partes interesadas, el cumplimiento
de los requisitos, y la mejora continua de la eficacia del
sistema de gestión de calidad.
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Versión 8.0
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Fecha: 23/02/2015
Código: PE –MA -001
OBJETIVOS DE CALIDAD
1.Aumentar el nivel de satisfacción de las necesidades y
expectativas de nuestros clientes y partes interesadas a nivel
nacional.
2.Aumentar la cobertura y presencia de Asohofrucol a nivel
nacional para el subsector hortifrutícola.
3.Ejecutar planes, programas y proyectos, que satisfagan las
necesidades del subsector hortifrutícola
4.Lograr un adecuado y oportuno recaudo de la cuota de
fomento.
5. Asegurar el cumplimiento de los objetivos de cada proceso
para mejorar la eficacia del SGC .
6. Mejorar continuamente la capacidad de cumplir con los
requisitos de los clientes del subsector.
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Versión 8.0
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Fecha: 23/02/2015
Código: PE –MA -001
6.1 DEPLIEGUE ESTRATÉGICO
ASOHOFRUCOL ha definido sus objetivos de calidad, metas, indicadores para su
seguimiento y los procesos responsables de su implementación, así como su
coherencia con la política de calidad, en el cuadro Despliegue Estratégico Ver Anexo
No 2.
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Versión 8.0
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Fecha: 23/02/2015
Código: PE –MA -001
6.2 COMUNICACIÓN INTERNA (Ver Anexo No 3. Matriz de Comunicaciones)
ASPECTO A COMUNICAR
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA
Y FINANCIERA
RESPONSABLE DE LA
COMUNICACIÓN
GESTOR DE CALIDAD
LIDERES DE PROCESO
GERENTE GENERAL
PROCESO DE TECNOLOGÍA DE LA
INFORMACIÓN
¿A QUIÉN LE
COMUNICAN?
A TODOS LOS COLABORADORES DE
ASOHOFRUCOL
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Fecha: 23/02/2015
Código: PE –MA -001
6.2 COMUNICACIÓN INTERNA (Ver Anexo No 3. Matriz de Comunicaciones)
¿CUÁNDO LE
COMUNICAN?
PERMANENTEMENTE
ACTIVIDADES DE CAPACITACIÓN Y
SENSIBILIZACIÓN
REUNIONES
ESTRATEGIAS Y MEDIOS
CIRCULARES, MANUALES DE CALIDAD
Y COMUNICACIONES INTERNAS
LOS LÍDERES DE LOS PROCESOS
MEDIOS DE COMUNICACIÓN
JUEGOS LÚDICOS
PÁGINA DE LA ORGANIZACIÓN
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Código: PE –MA -001
6.3 COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN
La alta dirección de Asohofrucol manifiesta su compromiso con el sistema de gestión
de calidad, en todos sus componentes, por medio de la asignación de recursos para
la ejecución de las actividades, el establecimiento y divulgación de la Política y los
objetivos de calidad, así como en las revisiones periódicas efectuadas al sistema de
gestión de calidad, lo cual se documenta dentro de las actas resultado de las
revisiones por la dirección.
6.4 ENFOQUE AL CLIENTE
Asohofrucol a través de todos los procesos, especialmente los procesos misionales
cumple los requisitos de los productores, asociados y partes interesadas.
Para el seguimiento de la información relativa a la percepción del cliente con
respecto al cumplimiento de sus requisitos, se aplican encuestas las cuales están
referenciadas en cada una de las caracterizaciones de proceso y se tiene una ficha
del indicador relacionado con estos datos.
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Versión 8.0
MANUAL DE CALIDAD
Fecha: 23/02/2015
Código: PE –MA -001
Además se cuenta con la matriz de comunicaciones y aprobación de documentos
emitidos a las partes interesadas. Ver anexo No. 6
Las encuestas del cliente implementadas en Asohofrucol, son las siguientes:
 PP-FT-014 Encuesta de satisfacción para el seguimiento y control de proyectos
(proceso planes, programas y proyectos), se aplicará en las visitas trimestrales de
seguimiento
 DG-FT-005 Encuesta de satisfacción asociados a Asohofrucol (proceso desarrollo
gremial), se aplicará en cada asamblea de asociados.
 DG-FT-006 Encuesta de satisfacción eventos (proceso desarrollo gremial), se aplicará
en cada evento organizado por Asohofrucol
 DG-FT-007 Encuesta de satisfacción de la revista Frutas y Hortalizas , se aplicará con
cada emisión de la revista.
RE-FT-004 Encuesta de satisfacción del cliente de recaudo (proceso recaudo), se
aplicará trimestralmente, en las visitas de los asesores regionales
 TH-FT-011 Evaluación de la satisfacción de la capacitación (proceso planes,
programas y proyectos), se medirá mensualmente.
 PP-FT-025 Encuesta satisfacción del cliente consultas técnicas (en prueba), (proceso
planes programas y proyectos, unidad Técnica), se medirá semestralmente.
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Versión 8.0
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Fecha: 23/02/2015
Código: PE –MA -001
Quejas, sugerencias y felicitaciones
Para la atención de quejas, sugerencias y felicitaciones, se aplica el siguiente formato:
SEM-FT-019 Atención de quejas, sugerencias y felicitaciones, en cada uno de los
procesos de Asohofrucol. Así mismo se ha dispuesto un buzón en la página web de la
asociación para la recepción de las mismas y un instructivo para facilitar su registro,
tratamiento y análisis.
Tanto las encuestas como quejas, sugerencias y felicitaciones, se registran en cada
proceso, pero el proceso de seguimiento, evaluación y mejora realizará un
consolidado cada mes.
23
Versión 8.0
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Fecha: 23/02/2015
Código: PE –MA -001
7. GESTIÓN DE PROCESOS EN ASOHOFRUCOL
ESTRATÉGICOS
MISIONALES
SOPORTE
CONTROL Y MEJORA
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Versión 8.0
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Fecha: 23/02/2015
Código: PE –MA -001
PROCESOS DE NIVEL ESTRATÉGICO
Los procesos que están en este nivel están relacionados con la definición de lineamientos,
políticas, objetivos y estrategias para el desarrollo de su misión y para el seguimiento, control
y protección de los recursos.
PROCESOS A NIVEL MISIONAL
Los procesos que están en este nivel contribuyen con el desarrollo de la misión de
ASOHOFRUCOL, constituye la cadena de valor de la organización.
PROCESOS A NIVEL DE SOPORTE
Los procesos que están en este nivel soportan o dan apoyo a la a la ejecución de las
actividades de los procesos misionales de Asohofrucol.
PROCESOS A NIVEL DE EVALUACIÓN, SEGUIMIENTO Y MEJORA
Los procesos que están en este nivel hacen una evaluación del cumplimiento de los
requisitos, realiza seguimiento a la planificación del SGC y proporciona herramientas para la
mejora de cada uno de los procesos de Asohofrucol.
Cada uno de los procesos tiene su caracterización y son parte constitutiva de este
Manual, en las cuales se hace referencia a los procedimientos establecidos dentro del
SGC. Para su consulta pueden ingresar en Intranet a Asohofrucol SGC (consulta por
procesos)
25
ANEXO No 1 PRODUCTOS SOBRE LOS CUALES SE
HACE RECAUDO
LISTADO DE HORTALIZAS





ACELGA
AJI
APIO
BATATA
BROCOLI





ACHIOTE
AJO
ARRACACHA
BERENJENA
CALABACIN O ZUCCHINI





AHUYAMA, ZAPALLO
ALCACHOFA
BALU
BERRO
CALABAZA


CEBOLLA CABEZONA
CILANTRO


CEBOLLA JUNCA
COL


CEBOLLIN
COL DE BRUSELAS (REPOLLETAS)




COLIFLOR
CUBIO
ESCAROLA
ESPINACA DE NUEVA ZELANDA




ALBAHACA
CHUGUA
ESPARRAGOS
ESTRAGON




ENDIBIA
ESPINACA
GUASCA
HABICHUELA














GUISANTES
IBIA
LECHUGA
NABO
PEPINO COHOMBRO
PEREJIL
PLATANO







JENGIBRE
MACADAMIA
ÑAME
OCRA O CANDIA
PEPINILLO
PEPINO DE AGUA
PIMENTON

GUATILA
HINOJO
LAUREL
MALANGA
PALMITOS
PEPINO
PEPINO DE RELLENAR
ARCHUCHA
PIPILANGA

PUERRO

RAICES CHINAS





RABANO
REPOLLO
RUIBARBO
TALLOS
VERDURA MIXTA*





REPOLLO CHINO
SAGU
TOMATE
VICTORIA
ZANAHORIA




REMOLACHA
RUGULA
SIDRAYOTA
ULLUCO
26
ANEXO No 1 PRODUCTOS SOBRE LOS QUE SE HACE
RECAUDO
LISTADO DE FRUTAS



AGRAZ
BABACO
BREVO



AGUACATE
BADEA
CAIMO – CAIMITO



ANON
BOROJO
CARAMBOLO CARAMBULO

CEREZA, CEREZA SABANERA

CIMARRON

CIRUELA










CHIRIMOYA
COCO
DURAZNO
FRESA
GUANABANA
HIGO
LIMA
MACADAMIA
MAMONCILLO
MANGOSTAN MANGOSTINO










CHONTADURO
COROZO
FEIJOA
GRANADILLA
GUAYABA
KIWI
LIMON
MADROÑO
MANDARINA
MANZANA










DATIL
CURUBA
FRAMBUESA
GUAMA
GULUPA
KUMQUAT
LULO
MAMEY
MANGO
MARACUYA









MARAÑON
MORA
NUEZ
PAPAYUELA
PIÑUELA
SANDIA – PATILLA
TOMATE DE ARBOL
UCHUVA
ZARZAMORA








MELOCOTON
NARANJA
PAMPLEMUSA
PERA
PITAHAYA
TAMARINDO
TOMATE TAMARILLO
UVA – VID








MELON
NISPERO
PAPAYA
PIÑA
POMA, POMARROSA
TANGELO
TORONJA
ZAPOTE
27
ANEXO No 2 DESPLIEGUE ESTRATÉGICO
POLITICA DE CALIDAD
OBJETIVOS DE CALIDAD
Asohofrucol es una organización gremial agro- 1. Aumentar el nivel de satisfacción de las
empresarial , orientada a satisfacer las necesidades de necesidades y expectativas de nuestros
los productores de frutas, hortalizas, plantas clientes y partes interesadas a nivel nacional.
aromáticas, especias y medicinales del país,
2. Aumentar la cobertura y presencia de
ASOHOFRUCOL a nivel nacional para el suba través de la representación, asesoría en la
sector Hortifruticola
producción, el procesamiento , la comercialización y la
promoción del consumo sano de las mismas, para lo
3. Ejecutar planes, programas y proyectos que
cual ejecuta planes, programas y proyectos ,
satisfagan las necesidades del subsector
hortifrutícola
con recursos propios y externos
4. Lograr un adecuado y oportuno recaudo de
la cuota de fomento
5. Asegurar el cumplimiento de los objetivos
de cada proceso para mejorar la eficacia del
con personal competente, buscando la satisfacción de SGC .
las partes interesadas, el cumplimiento de los
requisitos, y la mejora continua de la eficacia del 6. Mejorar continuamente la capacidad de
Sistema de Gestión de Calidad
cumplir con los requisitos de los clientes del
subsector
PROCESO
Recaudo,
Planes, Programas y Proyectos, Desarrollo
Gremial
Desarrollo Gremial
Recaudo
INDICADORES
1. Satisfacción de los Asociados
2. Satisfacción del cliente de los eventos
3. Satisfacción del cliente de la revista frutas y
hortalizas
4. Satisfacción del cliente de las capacitaciones
5. Satisfacción para seguimiento y control de proyectos
6. Satisfacción del cliente de recaudo
7. Incremento en el número de eventos para el gremio
(Incluye realización directa de Asohofrucol y
participación y apoyo en eventos organizados por otras
entidades)
8. Porcentaje promedio de la satisfacción del clienteconsultas técnicas ( en prueba)
1. Incremento en el número de eventos para el gremio
(Incluye realización directa de Asohofrucol y
participación y apoyo en eventos organizados por otras
entidades)
2. Incremento en el número de convenios suscritos
3. Incremento número de asociados por departamento
4. Eficacia ejecución de recursos a proyectos
5. Eficacia seguimiento a proyectos
6. Porcentaje de productores atendidos en el año
7. Porcentaje de recursos invertidos en el subsector
hortifrutícola
8. Informes técnicos finales ( en prueba)
1. Cumplimiento del recaudo
2. Costo por ingresos
3. Costo por recaudador
Todos los Procesos
Procesos Misionales: Recaudo
Planes, programas y proyectos
Desarrollo Gremial
1 Indicadores de cada uno de los procesos
28
ANEXO No 3 MATRIZ DE COMUNICACIONES
¿QUE SE COMUNICA?
¿COMO SE COMUNICA?
¿QUIEN LO COMUNICA?
¿CUANDO SE COMUNICA?
A QUIEN SE COMUNICA?
Nuevos documentos o cambios a los documentos
A través de un correo electrónico o
reuniones
Gestor de calidad
Cada vez que haya una modificación en la
documentación
A los procesos responsables o
afectados por el cambio
Importancia de satisfacer tanto los requisitos del cliente
(gremio y partes interesadas) como los legales y
reglamentarios
A través de correo electrónico, reuniones
con procesos, áreas de trabajo,
cartelera
Gerente general
Planificación del SGC
posterior a cada cambio
o cuando el gerente lo considere necesario
A toda la organización o
personas que considere
necesario el gerente general
Política de calidad
Cartelera, intranet, página web,
capacitaciones / inducciones
Gerente general, gestor de
calidad, talento humano
Ingreso de personal nuevo a Asohofrucol,
teinducciones
Implementación del SGC o cambios a este
A toda la organización (personal
directo o indirecto)
Responsabilidades y autoridades
Capacitaciones / inducciones, cartelera,
reuniones con procesos - áreas de
trabajo
Gerente general, gestor de
calidad, talento humano,
líderes de proceso
Ingreso de personal nuevo a Asohofrucol,
reinducciones,
implementación del SGC o cambios a éste
A toda la organización (personal
directo o indirecto)
Desempeño del SGC y cualquier necesidad de mejora
Correos electrónicos, reuniones
Coordinadora administrativa y
financiera
(representante de la dirección)
Permanentemente
Gerente general y junta de
Asohofrucol y del Fondo
Nacional Hortifruticola
Al gremio (productores
asociados y no asociados),
Gerente general y líderes del
Permanentemente o cuando se tenga una
miembros de juntas directivas,
proceso planes, programas y necesidad especifica de comunicar algún tema
Ministerio de Agricultura,
proyectos
o aspecto relacionado con el ítem mencionado
recaudadores, personal de
Asohofrucol
Información sobre planes, programas y proyectos, como
inversión en proyectos
Página web, reuniones de juntas,
congresos y actividades gremiales
Gestión de recaudo
Reuniones de junta directiva del FNFH y
con el Ministerio de Agricultura y
Desarrollo Rural, a través de los
asesores regionales
Gerente general y líder del
proceso de Recaudo
Permanentemente o cuando se tenga una
Miembros junta directiva del
necesidad especifica de comunicar algún tema FNFH, Ministerio de Agricultura
o aspecto relacionado con el ítem mencionado
y Desarrollo Rural
Desarrollo gremial
Página web, revista frutas y hortalizas,
reuniones de junta directiva de
Asohofrucol, congresos, actividades
gremiales
Gerente general
Productores asociados y no
Permanentemente o cuando se tenga una
asociados, miembros junta
necesidad especifica de comunicar algún tema
directiva de Asohofrucol, partes
o aspecto relacionado con el ítem mencionado
interesadas
Respuesta a consultas técnicas
Correo electrónico, fax
Lideres de proceso planes,
programas y proyectos
Cuando se reciben consultas técnicas
Persona o entidad que realizan
la consulta
Información sobre contratos (aclaraciones, aprobación de
prórrogas, modificaciones, etc.)
Cartas, oficios
Líderes del proceso planes,
programas y proyectos
Cuando surge la necesidad de comunicar
cambios o novedades de los contratos
Ejecutores
Cambios del SGC
(legislación, requisitos del servicio, y en general cambios
que afecten el SGC)
Reuniones con procesos - áreas de
trabajo
Gerente general y líderes de
procesos
Cuando hay un cambio en el sistema de
gestión de calidad
Personal involucrado en el
cambio
Retroalimentación de quejas
Correo electrónico, carta,
telefónicamente, etc.
Gerente general y líderes de
procesos
Una vez analizada la queja y que se haya
determinado que es válida, y cuando se tenga
plan de acción o su estado (análisis de la
misma)
Quejoso
Requisitos de compra
Orden de compra
Gestor de operaciones
administrativas y financieras
(responsable de compras)
Cada vez que se tenga una orden de compra
(necesidad de adquirir un bien o servicio)
Proveedor
29
ANEXO No 4
MATRIZ DE CORRESPONDENCIA DE REQUISITOS
REQUISITO
DOCUMENTOS SOPORTE
4. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
4.1 REQUISITOS GENERALES
Manual calidad
con caracterizaciones de los procesos
4.2 REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN
4.2.1 Generalidades
4.2.2 Manual de calidad
4.2.3 Control de documentos
4.2.4 Control de registros
5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN
5.1 COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN
5.2 ENFOQUE AL CLIENTE
5.3 POLITICA DE LA CALIDAD
Despliegue estratégico: política y objetivos de calidad
Manual de calidad
Procedimientos documentados y registros en cada proceso
Manual de calidad
Procedimiento control de documentos
Procedimiento control de registros
Matriz de comunicaciones anexo manual de calidad
Política de calidad
Objetivos de calidad
Procedimiento revisión por la dirección
Presupuesto - PAI (plan anual de inversiones)
Manual de calidad
Listado de requisitos del cliente de Asohofrucol
Política de calidad
Registros de divulgación y capacitación
Revisiones por la dirección
Registros de inducción
Recuadros en recepción
5.4 PLANIFICACIÓN
5.4.1 Objetivos de la calidad
Despliegue estratégico: objetivos de calidad e indicadores de gestión
5.4.2 Planificación del sistema de gestión de la calidad
Manual de calidad
Caracterizaciones de procesos
Despliegue estratégico
Revisión por la dirección
Planificación del cambio: acciones preventivas
Cronograma actividades SGC
5.5 RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN
5.5.1 Responsabilidad y autoridad
Manual de funciones y descripción de cargos
Organigrama
Evaluaciones de desempeño
5.5.2 Representante de la dirección
Acta nombramiento representante de la dirección
Responsabilidades mencionadas en el manual de calidad
5.5.3 Comunicación interna
Matriz de comunicaciones (anexo al manual de calidad)
30
ANEXO No 4
MATRIZ DE CORRESPONDENCIA DE REQUISITOS
5.6 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
5.6.1 Generalidades
5.6.2 Entradas para la revisión
5.6.3 Salidas de la revisión
Procedimiento revisión por la dirección.
Acta de revisión por la dirección
Informes de gestión por proceso, informes de auditorias internas y externas, plantilla de
indicadores, encuestas de satisfacción, quejas sugerencias y felicitaciones, servicio no
conforme, acciones correctivas, preventivas y de mejora
Acta de revisión por la dirección
6. GESTIÓN DE LOS RECURSOS
6.1 PROVISIÓN DE RECURSOS
Presupuesto y PAI (plan anual de inversiones)
Acciones correctivas y preventivas
Caracterización de procesos
Acta de revisión por la dirección
Planes de calidad (proyectos)
Presupuesto de los proyectos
6.2 RECURSOS HUMANOS
6.2.1 Generalidades
Manual de funciones y descripción de cargos
6.2.2 Competencia, formación y toma de conciencia
Manual de funciones y descripción de cargos
Programa de capacitación
Registros de evaluación de formación y capacitación
Evaluaciones de desempeño
Registros de sensibilización y participación en SGC
Registros en cada hoja de vida de educación, formación, habilidades y experiencia
6.3 INFRAESTRUCTURA
Cronograma de mantenimiento de instalaciones físicas
Procedimiento mantenimiento de equipos
Procedimiento de backups de información
6.4 AMBIENTE DE TRABAJO
Cronograma de mantenimiento de Instalaciones físicas
Programa de salud ocupacional
Reglamento de higiene y seguridad industrial
31
ANEXO No 4
MATRIZ DE CORRESPONDENCIA DE REQUISITOS
7. REALIZACIÓN DEL PRODUCTO
Procedimiento formulación de proyectos
Procedimiento evaluación de propuestas de proyectos
Procedimiento trámite de consultas técnicas
Procedimiento para elaboración y publicación de convocatorias
Procedimiento identificación, vinculación, acompañamiento y visitas a recaudadores
Procedimiento determinación y pago de las obligaciones por concepto de la cuota de fomento
hortifrutícola
Procedimiento afiliación de asociados
7.1 PLANIFICACIÓN DE LA REALIZACIÓN DE PRESTACIÓN
Procedimiento elaboración y difusión de la revista frutas y hortalizas
DEL SERVICIO
Procedimiento preparación y realización de eventos
Procedimiento identificación y realización de convenios interinstitucionales
Lineamientos de política para el sector hortifrutícola
Documento de transformación institucional de asohofrucol en el periodo 2009-2014
Planes de calidad de proyectos
Actas de juntas directivas
Instructivo para programación de visitas de recaudo
7.2 PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE
7.2.1 Determinación de los requisitos relacionados con el
producto
7.2.2 Revisión de los requisitos relacionados con el producto
7.2.3 Comunicación con el cliente
Procedimientos procesos misionales
Planes de calidad de proyectos
Listado de requisitos legales de Asohofrucol
Listado de requisitos del cliente de Asohofrucol
Ley 118 de 1994 con decretos reglamentarios
Contrato administrativo con el Ministerio de Agricultura para la administración de fondos
Procedimiento formulación de proyectos
Procedimiento de evaluación de propuestas de proyectos
Procedimiento de preparación y ejecución de eventos
Revisión jurídica de los contrato
Resultados de las evaluaciones de las convocatorias
Términos de referencia para convocatorias
Planes de calidad
Procedimiento identificación, vinculación, acompañamiento y visitas a recaudadores
Acta de visita a recaudadores
Procedimiento afiliación de asociados
Matriz de comunicaciones
Manual de calidad
Instructivo para el registro y tratamiento de las quejas, sugerencias y felicitaciones
32
ANEXO No 4
MATRIZ DE CORRESPONDENCIA DE REQUISITOS
7.3 DISEÑO Y DESARROLLO (Exclusión)
7.4 COMPRAS
7.4.1 Proceso de compras
7.4.2 Información para las compras
7.4.3 Verificación de los productos comprados
7.5 Prestación del servicio
7.5.1 Control de la producción y de la prestación del servicio
7.5.2 Validación de los procesos de la producción y de la prestación del
servicio
7.5.3 Identificación y trazabilidad
7.5.4 Propiedad del cliente
7.5.5 Preservación del producto
7.6 Control de Equipos
Procedimiento de compras y formatos relacionados
Procedimiento formulación de proyectos
Procedimiento para elaboración y publicación de convocatorias
Planes de calidad de los proyectos
Procedimiento identificación, vinculación, acompañamiento y visitas a recaudadores
Procedimiento análisis, verificación, seguimiento y control al recaudo de la cuota de fomento hortifruticola
Procedimiento afiliación de asociados
Procedimiento de preparación y ejecución de eventos
Procedimiento de elaboración y difusión de la revista frutas y hortalizas
Procedimiento de seguimiento y control de proyectos
Instructivo para consignación cuota de recaudo
Instructivo para elaboración y presentación del informe mensual de recaudo
Instructivo para revisión de informes financieros de proyectos
Instructivo para revisión de informes técnicos de proyectos
Planes de calidad de los proyectos
Asohofrucol valida sus procesos para demostrar la capacidad de estos para alcanzar los resultados
planificados a través de seguimiento y control permanente en cada uno de ellos, incluyendo los controles
definidos en los planes de calidad.
Procedimiento de análisis, verificación, seguimiento y control al recaudo de la cuota de fomento hortifruticola
Procedimiento de seguimiento y control de proyectos
Encuestas de satisfacción (seguimiento y control, recaudo)
A través de toda la prestación de los servicios en recaudo, planes, programas y proyectos y desarrollo gremial
se identifican de acuerdo con su naturaleza y proceso:
Planes, programas y proyectos: Número de proyecto y nombre de planes o programas (carpetas)
Recaudo: Identificación por Nit y cédula del recaudador (recaudonet)
Desarrollo gremial: Nombre de los eventos, Cédula de los asociados, Número de edición de la revista
En los casos que se utilice bienes que son propiedad del cliente, Asohofrucol asegura su identificación,
verificación, protección y salvaguarda de estos
Recaudo: se protege información de los recaudadores (aplicativo recaudonet con acceso restringido),
procedimiento administración de la seguridad (back up), procedimiento control de registros
Planes programas y proyectos: Ficha de presentación de proyecto (se registra el autor de la idea de
proyecto), cláusula de confidencialidad en contrato con ejecutores, procedimiento administración de la
seguridad (back up), procedimiento control de registros
Desarrollo gremial: se protege información de los asociados (base de datos asociados con acceso
restringido), procedimiento administración de la seguridad (back up), procedimiento control de registros
Se cumple a través de los puntos: propiedad del cliente, identificación y trazabilidad y control de la producción
y de la prestación del servicio
Para planes, programas y proyectos en el caso que se necesiten equipos para la ejecución de proyectos de
investigación, su control se realizará a través del grupo de seguimiento y control y queda estipulado en los
planes de calidad. En el caso de equipos en comodato, el control de su estado y mantenimiento se realizará a
través del procedimiento de control de activos. Para la prestación del servicio aplica para la verificación
33 del
software (proyenet - recaudonet- base de asociados), actividad desarrollada por el proceso de tecnología de
la información (Manual verificación de aplicaciones propias)
ANEXO No 4
MATRIZ DE CORRESPONDENCIA DE REQUISITOS
8. Mediciones, análisis y mejora
8.1 Generalidades
Este requisito se aplica en Asohofrucol con el fin de demostrar la conformidad de los requisitos del
producto, asegurarse la conformidad del SGC, y mejorar continuamente la eficacia del SGC
8.2 Seguimiento y medición
8.2.1 Satisfacción del cliente
Manual de calidad
Encuesta de satisfacción para seguimiento y control de proyectos
Encuesta de satisfacción de eventos
Encuesta de satisfacción de la revista Frutas y Hortalizas
Encuesta de satisfacción asociados a Asohofrucol
Encuesta satisfacción cliente recaudo
Evaluación de la satisfacción de la capacitación
8.2.2 Auditoria interna
Procedimiento de auditoria interna
8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos
Caracterizaciones de los procesos
Fichas técnicas de indicadores por procesos
Plantillas de indicadores de gestión por procesos
8.2.4 Seguimiento y medición del producto
Procedimiento de análisis, verificación, seguimiento y control al recaudo de la cuota de fomento
hortifruticola
Procedimiento de seguimiento y control de proyectos
8.3 Control de servicio no conforme
Procedimiento control de servicio no conforme
8.4 Análisis de datos
En Asohofrucol se hace análisis de los siguientes datos:
- Satisfacción del cliente
- Conformidad requisitos del producto
- Características y tendencias de los procesos y productos
- Proveedores
8.5 Mejora
8.5.1 Mejora continua
Se mejora continuamente la eficacia del SGC a través de uso política de calidad, objetivos de calidad,
resultados de auditorias, análisis de datos, acciones correctivas y preventivas y revisión por la dirección
8.5.2 Acción correctiva
Procedimiento acciones correctivas, preventivas y de mejora
8.5.3 Acción preventiva
Procedimiento acciones correctivas, preventivas y de mejora
34
ANEXO No 5
LISTADO DE REQUISITOS DEL CLIENTE DE ASOHOFRUCOL
PROCESO
RECAUDO
PLANES,
PROGRAMAS Y
PROYECTOS
CLIENTES
REQUISITOS DEL CLIENTE
DOCUMENTOS EN LOS QUE QUEDAN
DOCUMENTO SOPORTE REQUISITOS DEL
PLASMADOS LOS REQUISITOS DEL CLIENTE
CLIENTE
1. Solicitud de expedición de paz y salvo
1.Informar de manera clara y amplia sobre la
1. Caracterización del Proceso
(correo electrónico, comunicación escrita,
normatividad de recaudo que oriente y
2. Ley 118 de 1994
etc.)
Recaudadores
facilite esta actividad (requisito inherente).
3. Ley 726 de 2001
2. Solicitud de certificado de pago (correo
2.Visitas. 3.Expedición del paz y salvo a los
4. Decreto 3748 de 2004
electrónico, comunicación escrita, etc.)
recaudadores
5. Decreto 2025 de 1996
3. Actas de visitas
1. Ley 118 de 1994 con decretos
reglamentarios
2- Ley 101 de 1993
3. Ley 726 de 2001
Ministerio de Agricultura y 1.Velar por el oportuno y correcto recaudo de 1. Contrato de administración del Fondo y ley 4. Decreto 3748 de 1994
Desarrollo Rural
la cuota de Fomento Hortifrutícola
118 de 1994
5. Decreto 2025 de 1996
6. Contrato administrativo con el Ministerio
de Agricultura para la administración de
fondos
1.Formular, evaluar y ejecutar proyectos en
temas referentes al mejoramiento del sistema
1. Actas de los Consejos de las Cadenas
productivo,
acceso
a
mercados,
2. Lineamientos de Política del Subsector
Productores,
conocimientos, asociatividad, acceso a 1. Actas de los consejos de las cadenas
HortifrutícolaFNFH
comercializadores,
servicios de otras entidades del sector. 2. Documentos de otras actividades de
3. Actas de reunión de Juntas del FNFH y
procesadores
2.Buen manejo de los proyectos y de los participación del subsector
ASOHOFRUCOL
resultados de los mismos por parte de los
ejecutores (requisito inherente).3.Difusión de
resultados de los proyectos
1. Ley 118 de 1994 con decretos
reglamentarios
2- Ley 101 de 1993
3. Ley 726 de 2001
Ministerio de Agricultura y 1.Inversión de la cuota de fomento en los
4. Decreto 3748 de 1994
Desarrollo Rural
términos establecidos en la ley
5. Decreto 2025 de 1996
6. Contrato administrativo con el Ministerio
de Agricultura para la administración de
fondos
1.Orientación en los procedimientos de la
organización y en la resolución de problemas.
1. Contratos con los ejecutores
2.Estudio de las solicitudes de modificaciones
2. Informes de visita de seguimiento
Ejecutores de Contratos que el ejecutor presente para aprobación
1. Contratos con los ejecutores
3. Encuestas de satisfacción seguimiento y
3.Resolución oportuna y diligente de las
control
consultas formuladas por el Ejecutor
MEDICIÓN SATISFACCIÓN DEL CLIENTE
1 Encuesta de satisfacción al Cliente
Proceso Gestión Recaudo - Recaudadores
2. Servicio no conforme
3. Reporte de quejas, sugerencias y/o
felicitaciones
1. Actas de la Junta Directiva FNFH
2. Informes de la Contraloría General de la
República
1. Evaluación de la satisfacción de la
capacitación
2. Encuesta de satisfacción de beneficiarios de
proyectos (encuesta en proceso de validación
antes de implementación)
3. Encuesta de satisfación de la revista frutas
y hortalizas
4. Servicio no conforme
5. Reporte de quejas, sugerencias y/o
1. Actas de la junta directiva FNFH
2. Informes de la Contraloría General de la
República
1. Encuesta de satisfacción para seguimiento
y control de proyectos
2. Servicio no conforme
3. Reporte de quejas, sugerencias y/o
felicitaciones
35
ANEXO No 5
LISTADO DE REQUISITOS DEL CLIENTE DE ASOHOFRUCOL
PROCESO
DESARROLLO
GREMIAL
CLIENTES
REQUISITOS DEL CLIENTE
DOCUMENTOS EN LOS QUE QUEDAN
DOCUMENTO SOPORTE REQUISITOS DEL
PLASMADOS LOS REQUISITOS DEL CLIENTE
CLIENTE
1.Información sobre el comportamiento de la
producción, transformación, comercialización
y consumo de los reglones hortifrutícolas 1. Estatutos de la asociación hortifrutícola de
estratégicos. 2.Capacitación y actualización en Colombia
temas estratégicos para la producción, 2. Encuestas de satisfacción de la revista
transformación, comercialización y consumo 3. Encuestas de satisfacción de eventos
Productores asociados y no
de frutas y hortalizas. 3.Acompañamiento en 4. Correos electrónicos
asociados
procesos de promoción y consolidación de la 5. Documento de lineamientos de política
asociatividad en el sector. 4.Atención hortifrutícola
adecuada e idoneidad por parte de los 6. Proyectos encaminados a capacitación de
funcionarios que prestan los servicios de la productores
Asociación
(requisito
inherente).
5.Representavidad gremial
1. Plan anual de inversiones
2. Documento de transformación institucional
de asohofrucol en el periodo 2009-2014
3. Estatutos de Asohofrucol
MEDICIÓN SATISFACCIÓN DEL CLIENTE
1. Encuesta de satisfacción a asociados
2. Encuesta satisfacción eventos
3. Encuesta de satisfacción revista frutas y
hortalizas
4. Encuesta de satisfacción de las
capacitaciones
ANEXO No 6
MATRIZ COMUNICACION Y APROBACION DE
DOCUMENTOS EMITIDOS PARA PARTES INTERESADAS
A quien
Junta FNFH
Contraloria
Interventor
convenio
MADR
Que
comunica
Informe de
Gestion
Informe de
Gestion
Informe
Interventor
Informe de
Junta
Gerencia
Asohofrucol
Junta
Ruta de
Aprobación
1
Ruta de
Aprobación
2
Trimestral
Consolidación de los informes
de las direcciones:
administrativa y financiera,
recaudo, unidad tecnica de
proyectos, unidad de
seguimiento y control.
Cumplimiento con las
obligaciones del contrato
Generadores de
vigente de administración
información,
del FNFH, Cláusulas
Líderes de los
"Obligaciones Asohofrucol" y procesos y
"Vigilancia Administrativa", Gerencia
especificaciones de la Junta
Directiva del FNFH y del PAI
Responsable de la
información elabora
y revisa el informe
mediante envío de
correo electrónico
Revisión y
consolidación de
la información por
lider de proceso
mediante envío
de correo
electrónico
Verificación de
los informes
VS Orden del
día por el
Ingeniero de
Sistemas
Revisión Final y
aprobación por
el Gerente
General,
mediante envío
de correo
electrónico y/o
VoBo en físico.
Semestral
Consolidación de los informes
Generadores de
de las coordinaciones:
Resolución 5544, articulo
información,
administrativa y financiera,
35, capitulo IV, Titulo II de la Líderes de los
recaudo, unidad técnica de
procesos y
Contraloría General
proyectos, unidad de
Gerencia
seguimiento y control.
Responsable de la
información elabora
y revisa el informe
mediante envío de
correo electrónico
Revisión y
consolidación de
la información por
líder de proceso
mediante envío
de correo
electrónico
Consolidación
y verificación
por parte de la
Dirección
Administrativa
y Financiera
Revisión Final y
aprobación por
el Gerente
General,
mediante envío
de correo
electrónico y/o
VoBo en físico
Trimestral
Consolidación de la información
Director (a)
del estado de los proyectos por
Solicitud del Interventor del Seguimiento y
parte de la Dirección de
Control a
FNFH
Seguimiento y Control a
Proyectos
Proyectos
Responsable de la
información elabora
y revisa el informe
mediante envío de
correo electrónico
Revisión y
consolidación de
la información por
Director (a) de
N.A.
Seguimiento y
Control a
Proyectos
N.A
Mensual
Consolidación de los informes
de las coordinaciones:
administrativa y financiera,
Estatutos de la Asociación y
recaudo, unidad tecnica de
Código de Comercio
proyectos, unidad de
seguimiento y control.
Responsable de la
información elabora
y revisa el informe
mediante envío de
correo electrónico
Revisión y
consolidación de
la información por
lider de proceso
mediante envío
de correo
electrónico
Revisión Final y
aprobación por
el Gerente
General,
mediante envío
de correo
electrónico
Frecuencia
Procedimiento
Requisito
Responsables
Generadores de
información,
Líderes de los
procesos y
Gerencia
Ruta de
Ruta de
Aprobación Aprobación
3
4
Verificación de
los informes
VS Orden del
día por el
Ingeniero de
Sistemas
ANEXO No 6
MATRIZ COMUNICACION Y APROBACION DE
DOCUMENTOS EMITIDOS PARA PARTES INTERESADAS
A quien
Que
comunica
Frecuencia
Asamblea Informe anual
Anual
Asohofrucol Asamblea
Contraloria
Contraloria
Junta FNFH
Informe al
chip
Contraloria
Procedimiento
Consolidación de los informes
de las coordinaciones:
administrativa y financiera,
recaudo, unidad tecnica de
proyectos, unidad de
seguimiento y control.
Trimestral
Registro de información
presupuestal, mediante el
aplicativo CHIP
Informe SICE Trimestral
Registro de información
presupuestal, mediante el
aplicativo SICE
Informe
indicadores
Semestral
Diligenciamiento de Matriz de
indicadores Técnicos y
Financieros
Requisito
Estatutos de la Asociación y
Código de Comercio
Resoluciones 5593 y 6054 de
2008 y 2009 respectivamente
Ley 598 de 2000
Solicitud del MADR, Dirección de
Cadenas Productivas
Responsables
Ruta de
Aprobación
1
Generadores de Responsable de la
información,
información elabora
Líderes de los
y revisa el informe
procesos y
mediante envío de
Gerencia
correo electrónico
Ruta de
Aprobación
2
Ruta de
Ruta de
Aprobación Aprobación
3
4
Revisión Final y
Revisión y
Consolidación
aprobación por
consolidación de y verificación
el Gerente
la información por por parte de la
General,
líder de proceso Coordinación
mediante envío
mediante envío de Administrativa
de correo
correo electrónico y Financiera
electrónico
Profesional de
Presupuesto
Profesional de
Presupuesto,
elabora, revisa y
registra información
en línea en
aplicativo CHIP
N.A.
N.A.
N.A
Profesional de
Presupuesto
Asistente de
Presupuesto,
elabora, revisa y
registra información
en línea en
aplicativo SICE
N.A.
N.A.
N.A
Profesional de
Presupuesto y
Dirección de
Seguimiento y
Control a
Proyectos
Registro de
Información
Registro de
técnica en la
Información
Matriz de
presupuestal en la
Aprobación por
indicadores, por
Matriz de
Gerente
parte de Director
indicadores, por
General
(a) de
parte de Profesional
Seguimiento y
de Presupuesto
Control a
Proyectos
N.A
ANEXO No 6
MATRIZ COMUNICACION Y APROBACION DE
DOCUMENTOS EMITIDOS PARA PARTES INTERESADAS
A quien
Que
comunica
Frecuencia
Informe
Contraloría,
avances al Cuatro
Junta FNFH
Plan de
meses
y MADR
Mejoramiento
Ejecutores
Convenios
Requisito
Responsables
Ruta de
Aprobación
1
Ruta de
Aprobación
2
Ruta de
Ruta de
Aprobación Aprobación
3
4
Plan de Mejoramiento de la
Contraloría, Directiva
Presidencial 08 2002
Generadores de
información,
Líderes de los
procesos y
Gerencia
Responsable de la
información elabora
y revisa el informe
mediante envío de
correo electrónico
Revisión y
consolidación de
la información por
líder de proceso
mediante envío
de correo
electrónico
Consolidación
y verificación Revisión Final y
por parte de la aprobación por
Dirección
el Gerente
Administrativa
General,
y Financiera
Responsable de la
información elabora
y revisa el informe
mediante envío de
correo electrónico
Revisión y
consolidación de
la información por
Director (a) de
Seguimiento y
Control a
Proyectos
mediante envío
de correo
electrónico
N.A.
N.A
Lider de Proyecto
Elabora y revisa
Lider de
informe para su
Proyecto,
Revisión Final y
Lider de proyecto, elabora y revisa Según oblicaciones del Contrato
presentación al
Directores de
aprobación por el
informe para presentar a Gerencia
ó Convenio
Director de la
Unidad Técnica,
Gerente General,
Unidad técnica que
Gerencia General
tenga a cargo el
proyecto.
N.A.
N.A
Procedimiento
Consolidación de los informes de las
direcciones: administrativa y
financiera, recaudo, unidad técnica
de proyectos, unidad de seguimiento
y control.
Profesionales de
Seguimiento y
Consolidación
de
la
información
del
Informe visita
Procedimiento SGC " PP-PR-003 Control, Director
estado de los proyectos por parte de
Procedimiento Seguimiento y
(a) Unidad
seguimiento y Permanente
la Dirección de Seguimiento y
control de proyectos"
Seguimiento y
control
Control a Proyectos
Control a
Proyectos
Informe
convenios
firmados
Según
convenios
ANEXO No 6
MATRIZ COMUNICACION Y APROBACION DE
DOCUMENTOS EMITIDOS PARA PARTES INTERESADAS
A quien
Que
comunica
Plan Anual
Junta FNFH de
Inversiones
Frecuencia
Anual
Presentación
Medios
Secretaria
Mágneticos
de Hacienda
Anual
de Secretaria
Distrital
de Hacienda
Distrital
DIAN
Presentación
Medios
Anual
Mágneticos
de la DIAN
Informe
Tesorería
Tesorería
General de
Semestral
General de la
la Nación.
Nación.
Informe
Contraloría Tarifa Control Anual
Fiscal
Procedimiento
Requisito
Cumplimiento con las
obligaciones del contrato vigente
de administración del FNFH,
Preparación de la información de
Cláusulas "Obligaciones
cada uno de los procesos, revisión y
Asohofrucol" y "Vigilancia
ajustes de la información entre
Administrativa", especificaciones
Gerencia y cada uno de los
de la Junta Directiva del FNFH,
procesos, consolidación de la
resolución 09554 de 2000 del
Información.
MADR, Lineamientos de
Inversión establecidos por la
Junta Directiva del FNFH
Responsables
Todos los
procesos
Ruta de
Aprobación
1
Ruta de
Aprobación
2
Envío al
Revisión de la
coordinador de
información por Consolidación de Planeación y
Responsable de la líder de proceso la información y Seguimiento
información elabora con la Gerencia presentación a la Presupuestal de
y revisa.
General y
Junta Directiva
Fondos
aprobación por de Asohofrucol. Parafiscales del
parte del Gerente.
MADR y a
Junta del FNFH
Contador de la
Asociación envía
información a
Secretaría de
Hacienda
Distrital
N.A
Profesional de
contabilidad
consolida
información
Contador de la
Revisión final y
Asociación envía
aprobación por el
información a la
Revisor Fiscal
DIAN
N.A
Profesional
consolida
información
Director de
Recaudo revisa
Revisión Final y
información y
aprobación por el
presenta a
Gerente General,
Gerencia General
en medio fisico
para su
aprobación
N.A
Diligenciamiento del
El Director
Gerente General
formato por parte Administrativo y
aprueba y firma
del Profesional de
Financiero da
el formato físico.
Presupuesto
visto bueno.
N.A
Preparación y revisión de la
Asistente contable Revisión final y
Resolución 8660 de Agosto 30
información contable, consolidación
Contador Público
consolida
aprobación por el
de 2010
de la información.
información
Revisor Fiscal
Preparación y revisión de la
información contable, consolidación
de la información.
Resolución 112487 de 31 de
Marzo de 2011
Preparación y revisión informe sobre
el monto de los recursos de las Contrato 206 de 1996 y prórroga
cuotas recaudadas en el semestre # 2 y modificaciones al contrato.
anterior
Preparación y diligenciamiento del
formato Anexo 02.
Circular 106, Articulo 4o de la
Ley 106 de 1993, de la
Contraloría General de la
República
Contador Público
Profesional y
Director de
Recaudo
Profesional
presupuesto
Ruta de
Ruta de
Aprobación
Aprobación 3
4
ESPERAMOS QUE ESTE
MANUAL TE SIRVA PARA
EL DESARROLLO DE TUS
ACTIVIDADES Y
FUNCIONES EN
ASOHOFRUCOL!
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