Manual de Procedimiento de la Municipalidad Provincial De Ilo I. INTRODUCCIÓN El Manual de Procedimientos Administrativos, se realiza con el fin de ayudar la gestión interna que uniforma, reduce, simplifica y unifica el trámite de procedimientos administrativos, ya que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos o más de ellas. Debe incluir además los puestos o unidades administrativas que intervienen, descritas en el MOF, la cual precisa su responsabilidad y participación. También contiene ejemplos de formularios o documentos necesarios que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa. El MAPRO facilita las labores de control interno por lo que respecta a la descripción de tareas y supervisión del control de costos en recursos humanos y recursos materiales, análisis de tiempo, delegación de autoridad, etc. Mostrando además si las labores realizadas se están realizando o no adecuadamente. Ayuda en la realización de análisis de las labores de todo el personal, para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria, aumentando así la eficiencia de los empleados y construye la base para el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos. II. OBJETIVOS Los principales objetivos a alcanzar con la elaboración de este manual son: Presentar los procedimientos de todas las dependencias de la MPI (incluye Gerencias, Sub Gerencias, Oficinas internas y externas) en forma compendiada en formato CP1 y CP2 para permitir que su aplicación sea de manera eficiente y práctica. Todos los procedimientos son mostrados en flujogramas, ya que permiten la visualización de las actividades innecesarias y verifica si la distribución del trabajo está equilibrada, o sea, bien distribuida en las personas, sin sobrecargo para algunas mientras otros trabajan con mucha holgura. Permitir definir responsabilidades, comprensión de las tareas a ser desarrolladas y direccionar su ejecución. Lograr establecer todos los procedimientos de las Sub-Gerencias, que permita que los resultados finales de su trabajo sean los esperados por la Alta Dirección de la Municipalidad y los Organismos Gubernamentales correspondientes. Describir cada procedimiento desarrollando secuencialmente las tareas que correspondan, incluyendo los formularios y los puestos que intervienen durante su ejecución. III. BASE LEGAL: NORMAS DE CARÁCTER GENERAL Ley No 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público Ley N° 28411 Ley General del Sistema de Presupuesto Ley No 27444, Ley de Procedimientos Administrativos Normatividad de la Municipalidad Provincial de Ilo. LEY N° 29951 - Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2013 Ley N° 27972.- Ley Orgánica de Municipalidades. (27/05/2003) Ley 29151 Ley General del Sistema de Bienes Estatales. IV. ALCANCE Y ACTUALIZACIÓN Los procedimientos comprendidos en el presente manual son de uso y aplicación obligatoria de todo el personal de la MPI, de acuerdo al órgano y/o unidad orgánica a la que pertenecen. Para la realización de las actualizaciones del presente manual, cada dependencia deberá hacer llegar sus propuestas a la Gerencia de Planeamiento Estratégico por medio de la Sub-Gerencia de Desarrollo Organizacional. También la Sub Gerencia de Planeamiento Estratégico podrá realizar sugerencias a partir de los estudios realizados de costos y tiempos a partir del presente manual de procedimientos, para posteriormente llevarlos a una mesa de discusión por todos los integrantes de la SGPE y Gerencia Municipal. La Gerencia de Planeamiento Estratégico preparará el documento correspondiente determinando si es modificación o actualización del manual. Aprobada la modificación y/o actualización del manual, Alcaldía emitirá, la resolución correspondiente la cual deberá ser oportuna y debidamente difundida precisando la fecha de vigencia de los cambios. La edición y difusión será de responsabilidad de la Gerencia de Planeamiento Estratégico. V. SIMBOLOGIA A UTILIZAR Un diagrama de flujo es una representación gráfica de los pasos que seguimos para realizar un proceso; partiendo de una entrada, y después de realizar una serie de acciones, llegamos a una salida. Para representar la información, necesitamos una serie de símbolos básicos que emplearemos en la confección de diagramas de flujo: Símbolo Significado Aplicación Terminal Indica el inicio o terminación del procedimiento Operación Representa el espacio para describir una actividad del procedimiento Desición o alternativa Documento Archivo Conector interpágina Conector de página Indica un punto del procedimiento o donde se toma una decisión entre dos opciones (si o no) Representa cualquier tipo de documento que se utilice o se genere en el documento. El documento podrá tener copias. Representa un archivo común y corriente de oficina donde se guarda un documento de forma temporal permanente Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo, con otra parte lejana del mismo Representa un enlace o conexión de una página a otra Conexiones de pasos o flechas Muestran dirección y sentido del flujo del proceso, conectando los símbolos. Almacenamiento de datos Acción de almacenamiento de datos en una tabla o archivo de datos. Base de datos Indica la existencia de un conjunto de tablas con datos almacenados previamente. Procedimiento Se utiliza para representar procesos ya definidos tales como llamada a procedimientos o funciones y el inicio mismo VI. DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS La parte descriptiva de cada procedimiento se efectuará en los formatos CP1, CP2 y Flujogramas siguientes: