Documento 861500

PROCEDIMIENTO
CONTROL DE DOCUMENTOS
1.
CÓDIGO: GD-PR-001
VERSIÓN: 00
FECHA: Oct / 14
Página 1 de 6
OBJETO:
Establecer los parámetros que se deben aplicar para la elaboración, revisión, aprobación,
edición, distribución y modificación de los documentos que integran el SGC de la
Empresa Departamental de Acueducto, Alcantarillado y Aseo del Tolima “EDAT S.A
E.S.P. OFICIAL”; adicionalmente, contempla los parámetros asociados a la revisión y
distribución de los documentos de origen externo.
2.
ALCANCE:
Aplica para todos los documentos que hacen parte de los procesos del Sistema de
Gestión de Calidad.
Así mismo, aplica para la identificación y control de la distribución de los documentos
externos.
3.
DEFINICIONES:
3.1
3.2
3.3
3.4
Información: datos que poseen significado.
Documento: información y su medio de soporte
Documentación: conjunto de documentos con especificaciones y registros.
Manual de calidad: documento que especifica el Sistema de Gestión de la
Calidad de una organización.
3.5 Plan de calidad: documento que especifica qué procedimientos y recursos
asociados deben aplicarse, quién debe aplicarlos y cuándo deben aplicarse a un
proyecto, proceso, producto o contrato específico.
3.6 Especificación: documento que establecen requisitos.
3.7 Procedimientos e instructivos: documentos que proporcionan información sobre
cómo efectuar actividades y procesos.
3.8 Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia
de actividades desempeñadas.
3.9 Documentos Controlados: Es aquel documento sobre el cual existe la
responsabilidad de reposición una vez actualizado. Se identifica con la leyenda
“COPÌA CONTROLADA”, en el pie de página del documento.
3.10 Documento No Controlado: es aquel documento sobre el cual NO existe la
responsabilidad de reposición una vez actualizado. Se identifica con la leyenda
“COPÌA NO CONTROLADA”.
3.11 Documento Obsoleto: documento que no está actualizado y no puede utilizarse
para corregir algún proceso. Identificado con un sello en color rojo, con la leyenda
“DOCUMENTO OBSOLETO”.
3.12 Documento de Referencia: documento de origen interno o externo que se utiliza
como soporte o consulta.
3.13 Documento Externo: documentos oficiales (reglamentación, legislación,
circulares, oficios, etc.) de las entidades públicas.
ELABORÓ:
Ángela Lezama
Jefe División Financiera
Fecha: 01/09/14
REVISÓ:
Ángela Lezama
Representante Dirección
Fecha: 24/09/14
APROBÓ:
Comité Calidad - MECI
Fecha: 03/10/14
COPIA CONTROLADA
PROCEDIMIENTO
CONTROL DE DOCUMENTOS
4.
CÓDIGO: GD-PR-001
VERSIÓN: 00
FECHA: Oct / 14
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CONDICIONES GENERALES:
4.1 La siguiente es la estructura de la documentación del S.G.C:
- Código Buen Gobierno
- Código Ética
- Plan anual estratégico y de inversiones (PAEI)
- Plan General Estratégico y de Inversiones (PGEI)
- Manual operativo del PAP – PDA
- Manual de Calidad.
- Política y objetivos de calidad.
- Caracterización de procesos
- Manuales, reglamentos, documentos externos, guías.
- Procedimientos
- Formatos de registro
4.2 Por eficacia en el proceso, el Representante de la Dirección, tiene la autoridad
para aprobar la modificación de los formatos de registro, sin llevarlos a Comité de
Calidad MECI.
4.3 Los documentos internos del SGC se identificarán de acuerdo con la siguiente
codificación
PROCESO
TIPO DE DOCUMENTO
(PE) Planeación Estratégica
(CI) Control Interno
(MC) Mejora Continua
(GP) Gestión de Proyectos
(PDA) Implementación PAP-PDAT
(DPAAA) Desarrollo Proyectos AAA
(APS) Aseguramiento Prestación Servicio
(GAF) Gestión Administrativa Financiera
(GH) Gestión Humana
(GC) Gestión Contractual
(GD) Gestión Documental
(MA) Manual
(CO) Códigos
(CP) Caracterización Procesos
(PR) Procedimientos
(IN) Instructivos
(MP) Mapa (procesos, riesgos)
(FO) Formato de Registro
(MT) Matriz (indicadores,
Requsitios, requisitos del cliente,
Despliegue estratégico,
producto/servicio no conforme)
CONSECUTIVO
001
002
003
4.4 Estructura de los Documentos:
La estructura de presentación de los documentos está conformada por los siguientes
apartados, los cuales pueden variar de acuerdo con la clase de documento, así:
ELABORÓ:
Ángela Lezama
Jefe División Financiera
Fecha: 01/09/14
REVISÓ:
Ángela Lezama
Representante Dirección
Fecha: 24/09/14
APROBÓ:
Comité Calidad - MECI
Fecha: 03/10/14
COPIA CONTROLADA
PROCEDIMIENTO
CONTROL DE DOCUMENTOS
Apartado
1.
2.
3.
4.
Objeto
Alcance
Definiciones
Normatividad
5. Condiciones generales
6. Descripción de
Actividades
7. Documentos y Registros
Referenciados.
8.
Identificación de cambios
9.
Anexos
CÓDIGO: GD-PR-001
VERSIÓN: 00
FECHA: Oct / 14
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Tipo de Documento
Procedimientos
Instructivos
A
A
A
A
A
O
O
O
A
O
Manuales
A
A
O
O
O
Proceso
A
A
N/A
A
O
Formatos
NA
NA
NA
NA
NA
O
A
A
A
NA
A
A
A
A
NA
A
O
A
O
A
O
A
O
NA
NA
A: Aplica (Obrigatório); NA: No aplica; O:Opcional
 Objeto: establece el fin para el cual es elaborado el documento.
 Alcance: define los límites de aplicabilidad del documento y determina en que
actividades es aplicable el contenido del mismo.
 Definiciones: se relacionan los términos y la interpretación necesaria para la
comprensión del documento. Se deben definir los términos que no son conocidos o
que pueden tener varias interpretaciones dependiendo del contexto en que se
encuentre.
 Normatividad: establece las normas para manuales, procesos, procedimiento e
instructivo
 Condiciones generales: Aspectos especiales a ser tenidos en cuenta para el
desarrollo de las actividades, pueden ser políticas de operación, directrices de la
alta dirección, etc.
 Descripción de actividades: es la lista de acciones que indican la manera de
realizar el proceso en mención. La descripción del procedimiento o instructivo se
realiza en forma narrativa
4.5 Encabezado de Los Documentos
Los documentos son diligenciados por el personal que ejecuta la actividad que se
describe en ellos, se utilizará el siguiente encabezado; el cual será incluido
también en los formatos utilizados para demostrar la evidencia del SGC
TIPO DOCUMENTO
NOMBRE DOCUMENTO
ELABORÓ:
Ángela Lezama
Jefe División Financiera
Fecha: 01/09/14
REVISÓ:
Ángela Lezama
Representante Dirección
Fecha: 24/09/14
CODIGO:
VERSIÓN:
FECHA:
Página:
APROBÓ:
Comité Calidad - MECI
Fecha: 03/10/14
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PROCEDIMIENTO
CONTROL DE DOCUMENTOS
CÓDIGO: GD-PR-001
VERSIÓN: 00
FECHA: Oct / 14
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4.6 Pie Pagina de los Documentos:
La aprobación se describe de la siguiente manera (excepción de los formatos de
registro, los cuales no llevan esta tabla):
ELABORÓ:
Nombre:
Cargo:
REVISÓ:
Nombre:
Cargo:
APROBÓ:
Fecha:
Fecha:
Fecha:
Comité Calidad - MECI
COPIA CONTROLADA
4.7 Para los documentos obsoletos se aplicará la siguiente identificación:
Para los documentos impresos que permanecen en el SGC: se almacenarán en
una carpeta nombrada como “DOCUMENTOS OBSOLETOS” de acceso
restringido al Representante de la Dirección al S.G.C y se identificarán con el
sello tinta roja “DOCUMENTO OBSOLETO” que debe aparecer junto a los datos
de elaboración, revisión y aprobación del documento.
Para los documentos magnéticos, se guardaran en la Carpeta Obsoletos.
4.8 Los formatos de registro están sometidos adicionalmente a los requisitos
establecidos en el procedimiento de Control de registros (GD-PR-002).
4.9 Los Documentos que se mencionan a continuación deben ser revisados por el
Comité de Calidad – MECI y aprobados por la Junta Directiva:
- Código Buen Gobierno
- Código Ética
- Manual Contratación
- Manual Funciones
4.10 El Comité Directivo del PAP-PDA Tolima aprueba los siguientes Documentos:
- Plan anual estratégico y de inversiones (PAEI)
- Plan General Estratégico y de Inversiones (PGEI)
- Manual operativo del PAP – PDA
4.11 Serán aprobados por Resolución previa aprobación Comité de Calidad – MECI
los siguientes Documentos:
- Manual Interventoría
- Manual Inventarios
- Manual Gestión Documental
- Manual Talento Humano
- Manual Control Interno
- Manual Información y comunicación
- Manual de Calidad
ELABORÓ:
Ángela Lezama
Jefe División Financiera
Fecha: 01/09/14
REVISÓ:
Ángela Lezama
Representante Dirección
Fecha: 24/09/14
APROBÓ:
Comité Calidad - MECI
Fecha: 03/10/14
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PROCEDIMIENTO
CONTROL DE DOCUMENTOS
5.
CÓDIGO: GD-PR-001
VERSIÓN: 00
FECHA: Oct / 14
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DESCRIPCION DE ACTIVIDADES:
5.1 Procedimiento para la aprobación de nuevos documentos:
5.1.1 Los Responsables de Proceso de acuerdo a sus necesidades y la
reglamentación establecida, elaboran el borrador del nuevo documento, y
solicitan al Representante de la Dirección al S.G.C, la revisión del mismo, por
medio del formato (GD-FO-011) Solicitud de Elaboración o Modificación
Documentos.
5.1.3 El Representante de la Dirección al S.G.C, recibe el borrador del
documento junto con el formato (GD-FO-011), lo revisa, analiza y verifica con el
fin de determinar si cumple con los requisitos de la norma NTC GP1000.
5.1.4 Si está de acuerdo con la norma, el Representante de la Dirección al S.G.C,
remite al Comité de Calidad - MECI, el cual verifica el documento para su
aprobación; en caso de no ser aprobado, se deja registro en el formato (GD-FO011), y es devuelto a la dependencia solicitante (Ver 4.9).
5.1.6 Si el documento es aprobado por el Comité de Calidad - MECI, debe
quedar registro de los documentos aprobados en Acta de Comité (Ver 4.9 - 4.10
- 4.11).
5.1.7 El Representante de la Dirección al S.G.C solicita al Responsable de
Sistemas subir las nuevas versiones de los documentos a la página web, al igual
que enviar a la carpeta de obsoletos las versiones anteriores (Ver 4.7), si se
requiere distribuir físicamente algún documento, conserva registró en el formato
Control Distribución de Documentos internos y externos (GD-FO-012),
posteriormente informa al Responsable del Proceso la aprobación de los
documentos,
5.1.8 El Representante de la Dirección al S.G.C actualiza el listado maestro de
documentos (GD-FO-013) y lo ubica en la estructura documental
5.2 Procedimiento para la actualización de documentos internos:
5.2.1 Para la aprobación de modificaciones o actualizaciones a los documentos
internos deben cumplirse los pasos descritos en el numeral 5.1.
5.2.2 Los cambios aprobados en cada versión, deben aparecer descritos en el
espacio “Lista de Versiones” de cada documento. Este control no aplica para los
formatos de registro, en estos casos los cambios se controlan a través de la
Solicitud de elaboración o modificación de documentos (GD-FO-011) y el Listado
maestro de documentos (GD-FO-013).
ELABORÓ:
Ángela Lezama
Jefe División Financiera
Fecha: 01/09/14
REVISÓ:
Ángela Lezama
Representante Dirección
Fecha: 24/09/14
APROBÓ:
Comité Calidad - MECI
Fecha: 03/10/14
COPIA CONTROLADA
PROCEDIMIENTO
CONTROL DE DOCUMENTOS
CÓDIGO: GD-PR-001
VERSIÓN: 00
FECHA: Oct / 14
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5.3 Procedimiento para documentos externos:
5.3.1 Todas las dependencias recepcionan los
relacionados con el desempeño de sus actividades.
documentos
externos
5.3.2 El Responsable de la dependencia actualiza el Listado maestro de
documentos externos (GD-FO-014) lo envían al el Representante de la Dirección
para que revise que dicho listado es adecuado.
5.3.3 El Responsable de la dependencia realiza la distribución del documento
externo y conserva en el formato de Control de distribución de documentos
internos y externos (GD-FO-012). Según su conveniencia.
6.
7.
DOCUMENTOS Y REGISTROS REFERENCIADOS

Solicitud de elaboración o modificación de documentos (GD-FO-011)

Control de distribución de documentos internos y externos (GD-FO-012).

Listado maestro de documentos (GD-FO-013).

Listado maestro de documentos externos (GD-FO-014)
CONTROL DE CAMBIOS
Versión
Fecha de aprobación
ELABORÓ:
Ángela Lezama
Jefe División Financiera
Fecha: 01/09/14
REVISÓ:
Ángela Lezama
Representante Dirección
Fecha: 24/09/14
Descripción de cambios
APROBÓ:
Comité Calidad - MECI
Fecha: 03/10/14
COPIA CONTROLADA