el control

REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL ROMULO GALLEGOS
CONVENIO IUTECP
CARRERA: ADMINISTRACION COMERCIAL
ASIGNATURA: PROCESOS ADMINISTRATIVOS
EL CONTROL
Profesor:
Lic. Yelitze Quintero
Integrantes:
Arocha Leida V-10.097.533
Fonseca Hector V- 16.820.918
Hernandez Daysi V- 19.304.201
Marquina Janeth V- 16.676.524
Rodrigues Marisol V- 18.955.448
Guatire, 17 de mayo de 2013
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INDICE
pp.
INTRODUCCION…………………………………………………….….. 3
EL CONTROL
Fundamentos…………………………………………………………… 4-5
Definición…………………………………………………………………5
Establecimientos de Objetivos…………………………………………….5-6
Establecimiento de Estándares..………………………………………… 6-7
Pasos del proceso………………………………………………………….7-9
Gráficos de control…………………………………………………….… 9-10
Balanced Scorecard………………………………………………………10-11
CONCLUSION……………………………………………………………...12
REFERENCIAS BIBLIOGRAFIAS……………………………………….13
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INTRODUCCION
A lo largo de nuestras vidas nos vemos envueltos en una serie de
organizaciones, ya sean formales o informales, que tienen como propósito alcanzar
una meta en común, a través de diversos planes establecidos y a través de los recursos
que se posean. Es en ese momento cuando nace el sentido de la administración, es
decir, aquel proceso que llevan a cabo los miembros de una organización para lograr
captar sus objetivos.
La administración en sentido formal, es aquella que se realiza en una empresa.
Posee cuatros funciones específicas que son: la planificación, la organización, la
dirección y el control; estas en conjuntos se conocen como proceso administrativo y
se puede definir como las diversas funciones que se deben realizar para que se logren
los objetivos con la optima utilización de los recursos.
Este proceso se lleva a cabo de la siguiente manera: como se puede observar
estas cuatros funciones no son independientes una de la otra sino que interactúan en
conjunto para lograr que las organizaciones logren sus metas.
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EL CONTROL
Fundamentos
El origen del control interno, suele ubicarse en el tiempo con el surgimiento
de la partida doble, que fue una de las medidas de control, pero no fue hasta a fines
del siglo XIX que los hombres de negocios se preocuparon por formar y establecer
sistemas adecuados para la protección de sus intereses.
A finales de este siglo como consecuencia del notable aumento de la
producción, los propietarios se vieron imposibilitados de continuar atendiendo
personalmente lo problemas productivos , comerciales y administrativos, viéndose
forzados a delegar funciones dentro de la organización conjuntamente con la creación
de sistemas y procedimientos que disminuyeran los fraudes y errores. A lo largo de
nuestras vidas nos vemos envueltos en una serie de organizaciones, ya sean formales
o informales, que tienen como propósito alcanzar una meta en común, a través de
diversos planes establecidos y a través de los recursos que se posean. Es en ese
momento cuando nace el sentido de la administración, es decir, aquel proceso que
llevan a cabo los miembros de una organización para lograr captar sus objetivos.
La administración en sentido formal, es aquella que se realiza en una empresa.
Posee cuatros funciones específicas que son: la planificación, la organización, la
dirección y el control; estas en conjuntos se conocen como proceso administrativo y
se puede definir como las diversas funciones que se deben realizar para que se logren
los objetivos con la optima utilización de los recursos
Dentro de este proceso la verdadera importancia del control radica en que
ocupa un puesto fundamental en el proceso, como bien sabemos en este contamos con
un ciclo muy ordenado que se cumple al planear, organizar, dirigir y controlar; en
donde el control va muy de la mano con la planeación, ya que cuando se planea
debemos supervisar siempre lo que está sucediendo o lo que va a suceder con el plan
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previsto, debido a que no existe una garantía de que las actividades vayan a salir de la
mejor manera ni que haya un cumplimiento de las metas propuestas.
Definición
El control es la función administrativa por medio de la cual se evalúa el
rendimiento, puede definirse como el proceso de regular actividades que aseguren
que se están cumpliendo como fueron planificadas y corrigiendo cualquier desviación
significativa, y permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las
actividades proyectadas.
También lo podemos definir el control como la función que permite la
supervisión y comparación de los resultados obtenidos contra los resultados
esperados originalmente, asegurando además que la acción dirigida se esté llevando a
cabo de acuerdo con los planes de la organización y dentro de los límites de la
estructura organizacional.
Establecimiento de objetivos
Implica seguir una metodología lógica que contemple algunos aspectos
importantes para que los objetivos reúnan algunas de las características señaladas.
Para establecer objetivos tenemos que tener en cuenta:
Escala de prioridades para definir objetivos: es necesario establecer escalas de
prioridad para ubicar a los objetivos en un orden de cumplimiento de acuerdo a su
importancia o urgencia.
Identificación de estándares: es necesario establecer estándares de medida que
permitan definir en forma detallada lo que el objetivo desea lograr, en qué tiempo y si
es posible, a que costo. Los estándares constituirán medidas de control para
determinar si los objetivos se han cumplido o vienen cumpliéndose, y si es necesario
modificarlos o no.
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A los gerentes de hoy se les pide comúnmente fijar objetivos para sí mismos,
para sus departamentos y para sus empleados. Los 3 pasos principales que un gerente
debe seguir para desarrollar una serie de objetivos de la organización se presentan a
continuación:
-
Realizar una jerarquía de objetivos de la organización.
-
Realizar una serie de objetivos para la empresa como un todo.
-
Determinar la existencia de cualquier tendencia del entorno que pueda
significativamente influir en la operación de la organización.
Estos 3 pasos están interrelacionados y por lo general requieren información
de diferentes personas, de diferentes niveles y de diferentes secciones operativas de la
empresa.
Análisis de tendencias
El primer paso para el establecimiento de los objetivos organizacionales
consiste en hacer una lista de las principales tendencias que hayan existido en el
medio ambiente organizacional durante los cinco últimos años y determinar si estas
tendencias han tenido un efecto notorio en el éxito organizacional. Concebiblemente,
las tendencias podrían incluir factores tales como innovaciones de mercadotecnia de
los competidores, controles gubernamentales y tendencias sociales.
Establecimiento de estándares: Es la primera etapa del control, que define los
estándares o criterios de evaluación o comparación. Un estándar es una norma o un
criterio que sirve de base para la evaluación o comparación de alguna cosa. Existen
cuatro tipos de estándares; los cuales se presentan a continuación:
• Estándares de cantidad: Como volumen de producción, cantidad de existencias,
cantidad de materias primas, números de horas, entre otros.
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• Estándares de calidad: Como control de la calidad de la materia prima recibida,
control de calidad de producción, especificaciones del producto, entre otros.
• Estándares de tiempo: Como tiempo estándar para producir un determinado
producto, tiempo medio de existencias de un productos determinados, entre otros.
• Estándares de costos: Como costos de producción, costos de administración, costos
de ventas, entre otros.
Pasos del proceso
El control administrativo: Es un esfuerzo sistemático para establecer normas
de desempeño con objetivos de planificación, para diseñar sistemas de información,
para comparar los resultados reales con las normas previamente establecidas, para
determinar si existen desviaciones y para medir su importancia, así como para tomar
aquellas medidas que se necesiten para garantizar que todos los recursos de la
empresa se usen de la manera más eficaz y eficiente posible para alcanzar los
objetivos de la empresa.
En ella se divide el control en cuatro pasos los cuales son:
-
Establecer normas y métodos para medir el rendimiento.
-
Medir los resultados.
-
Tomar medidas correctivos.
-
Retroalimentación.
-
Principios de control
Equilibrio: A cada grupo de delegación conferido debe proporcionarle el grado de
control correspondiente. De la misma manera la autoridad se delega y la
responsabilidad se comparte. De la oportunidad: El control, necesita ser oportuno, es
decir, debe aplicarse antes de que se efectúe el error, de tal manera que sea posible
tomar medidas correctivas, con anticipación.
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De los objetivos: Se refiere a que el control existe en función de los objetivos.
De las desviaciones: Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en
relación con los planes deben ser analizadas detalladamente.
De la costeabilidad: El establecimiento de un sistema de control debe justificar el
costo que este represente en tiempo y dinero, en relación con las ventajas reales que
este reporte.
De excepción: El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades
excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando
adecuadamente que funciones estratégicas requieren el control.
De la función controladora: La función controladora por ningún motivo debe
comprender a la función controladora
Según Terry (1999) Libro “Principios de la Administración” Los tipos de Control
son: RETROALIMENTACIÒN, CONCURRENTE y PRELIMINAR


Control preliminar, este tipo de control tiene lugar antes de que principien
las operaciones e incluye la creación de políticas, procedimientos y reglas
diseñadas para asegurar que las actividades planeadas serán ejecutadas con
propiedad. En vez de esperar los resultados y compararlos con los objetivos es
posible ejercer una influencia controladora limitando las actividades por
adelantado.

Control concurrente, este tipo de control tiene lugar durante la fase de la
acción de ejecutar los planes e incluye la dirección, vigilancia y
sincronización de las actividades según ocurran, en otras palabras, pueden
ayudar a garantizar que el plan será llevado a cabo en el tiempo específico y
bajo las condiciones requeridas. La forma mejor conocida del control
concurrente es la supervisión directa.
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
Control de retroalimentación, este tipo de control se enfoca sobre el uso de la
información de los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones
futuras de estándar aceptable. Control de retroalimentación, este tipo de
control se enfoca sobre el uso de la información de los resultados anteriores
para corregir posibles desviaciones futuras de estándar aceptable.
Gráficos de Control
La idea tradicional de inspeccionar el producto final y eliminar las unidades
que no cumplen con las especificaciones una vez terminado el proceso, se reemplaza
por una estrategia más económica de prevención antes y durante del proceso
industrial con el fin de lograr que precisamente estos productos lleguen
al consumidor sin defectos.
Los gráficos de control sirven para poder analizar el comportamiento de los
diferentes procesos y poder prever posibles fallos de producción mediante métodos
estadísticos. Estas se utilizan en la mayoría de los procesos industriales. Permiten
distinguir entre las causas de variación. Todo proceso tendrá variaciones, pudiendo
estas agruparse en:

Causas aleatorias de variación. Son causas desconocidas y con poca
significación, debidas al azar y presentes en todo proceso.

Causas específicas (imputables o asignables). Normalmente no deben estar
presentes en el proceso. Provocan variaciones significativas.
Las causas aleatorias son de difícil identificación y eliminación. Las causas
específicas sí pueden ser descubiertas y eliminadas, para alcanzar el objetivo de
estabilizar el proceso.
Supervisar procesos de producción e identificar inestabilidad y circunstancias
anormales. Las graficas de control se utilizan en la industria como técnica de
diagnósticos para los datos se registran durante el funcionamiento del proceso de
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fabricación y a medida que se obtienen. Un gráfico de control es un diagrama
especialmente preparado donde se van anotando los valores sucesivos de la
característica de calidad que se está controlando.
Balanced Scorecard:
Conocido como cuadro de mando integral es una herramienta de administración
de empresas que muestra continuamente cuándo una compañía y sus empleados
alcanzan los resultados definidos por el plan estratégico. También ayuda a las
compañías a expresar los objetivos e iniciativas necesarias para cumplir con la
estrategia.
El cuadro de mando integral es un instrumento revolucionario para movilizar a la
gente hacia el pleno cumplimiento de la misión a través de canalizar las energías,
habilidades y conocimientos específicos de la gente en la organización hacia el logro
de metas estratégicas de largo plazo. Permite tanto guiar el desempeño actual como
apuntar al desempeño futuro.
Este robusto sistema de aprendizaje intenta probar, obtener realimentación y
actualizar la estrategia de la organización. Provee el sistema gerencial para que las
compañías inviertan en el largo plazo en clientes, empleados, desarrollo de nuevos
productos y sistemas más bien que en gerenciar la última línea para bombear
utilidades de corto plazo. Cambia la manera en que se mide y maneja un negocio.
El cuadro de mando integral sugiere que veamos a la organización desde
cuatro perspectivas, cada una de las cuales debe responder a una pregunta
determinada:

Desarrollo y Aprendizaje ¿Podemos continuar mejorando y creando valor?

Interna del Negocio ¿En qué debemos sobresalir?

Del cliente ¿Cómo nos ven los clientes?
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
Financiera ¿Cómo nos vemos a los ojos de los accionistas?
El cuadro de mando integral es por lo tanto un sistema de gestión estratégica
de la empresa, que consiste en:

Formular una estrategia consistente y transparente.

Comunicar la estrategia a través de la organización.

Coordinar los objetivos de las diversas unidades organizacionales.

Conectar los objetivos con la planificación financiera y presupuestaria.

Identificar y coordinar las iniciativas estratégicas.

Medir de un modo sistemático la realización, proponiendo acciones correctivas
oportunas.
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CONCLUSION
El control es una función administrativa, es la fase del proceso administrativo
que mide y evalúa el desempeño y toma la acción correctiva cuando se necesita. De
este modo, el control es un proceso esencialmente regulador.
La aplicación de un control en las organizaciones busca atender dos
finalidades principales: corregir fallas o errores existentes, y prevenir nuevas fallas o
errores de los procesos. Para que el control sea efectivo debe desarrollarse como una
unidad y aplicarse en todo momento en cada proceso de las organizaciones.
El control se apoya en la comprobación, fiscalización e inspección de las
variables organizativas para descubrir desviaciones reales o potenciales que influyen
o pueden llegar a influir sobre los objetivos de la empresa.
La aplicación del control a una unidad, elemento, proceso o sistema puede
generar distintos beneficios y logros, sin embargo, su aplicación indistintamente del
proceso que se quiera "controlar" es importante porque establece medidas para
corregir las actividades, de forma que se alcancen los planes exitosamente, se aplica a
todo; a unidades, a personas, y a los actos, determina y analiza rápidamente las causas
que pueden originar desviaciones, para que no vuelvan a presentar en el futuro,
localiza los sectores responsables de la administración, desde el momento en que se
establecen las medidas correctivas, proporciona información acerca de la situación de
la ejecución de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse en el proceso de
planeación, reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores, su aplicación incide
directamente en la racionalización de la administración y consecuentemente, en el
logro de la productividad de todos los recursos de la empresa.
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REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
DE CASTRO, E., GARCÍA DEL JUNCO, J. (2001) Administración y
Dirección. España: McGraw - Hill Interamericana de España, S.A.
CHIAVENATTO, A., Administración: Proceso Administrativo Tercera Edición
Colombia: Makron Books Do Brasil Editora, LTDA.
IVANCEVICH, J., M LORENZI, P. SKINNER, J. (1997) Gestión: Calidad y
Competitividad. España: McGraw - Hill Interamericana de España, S.A.
STONER, F., FREEMAN, E. Administración (1996) Sexta Edición México:
Prentice-Hall Hispanoamericana, S.A.
El control (2011). Disponible en: www.monografías.com/trabajos12/cofas.shtml
El control como fase del proceso administrativo (2010). Disponible en: www.infortel.
Com/?gclip=CPzW6v-R1rcCFYNx4Aod9ykAcg
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