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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES-GALAXIA

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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (MOF).
1.1 ¿Qué es el MOF?
El Manual de Organización y Funciones, es un documento normativo que describe las
funciones específicas a nivel de cargo o puesto de trabajo desarrollándolas a partir de
la estructura orgánica y funciones generales establecidas en el Reglamento de
Organización y Funciones, así como en base a los requerimientos de cargos
considerados en el Cuadro de Asignación de Personal (CAP).
Es un documento es formal que las empresas elaboran para plasmar parte de la forma
de la organización que han adoptado, y que sirven como guía para todo el personal.
1.2 ¿Qué pretende el MOF?
Proporcionar información a los servidores, directivos y funcionarios sobre sus funciones
y ubicaciones dentro de una estructura general de la organización.
Proporcionar información de todas las funciones específicas, requisitos,
responsabilidades comprendidas y las condiciones que el puesto exige para poder
desempeñarlo adecuadamente.
Definir las competencias básicas y transversales necesarias para cada puesto.
1.3 Objetivos del MOF
 Describe las funciones principales de cada dependencia, delimitado la amplitud,
naturaleza y campo de acción de la misma.
 Determinar los cargos dentro de una estructura orgánica y las funciones que le
competen.
 Precisar las interrelaciones jerárquicas y funcionales internas y externas de la
dependencia.
 Describir los procedimientos administrativos racionalizados.
 Proporciona información a los trabajadores sobre sus funciones y ubicación
dentro de la estructura.
 Facilitar el proceso de inclusión al personal nuevo, su adiestramiento y
orientación del cargo al cual ha sido asignado.
1.4 Utilidades del MOF


Ayuda a institucionalizar la simplificación administrativa proporcionando
información sobre las funciones que le corresponde desempeñar al personal al
ocupar los cargos que constituyen los puntos de trámite en el flujo de los
procedimientos.
Facilita el proceso de inducción de personal nuevo y el de adiestramiento y
orientación del personal en servicio, permitiéndoles conocer con claridad sus
funciones y responsabilidades del cargo a que han sido asignados así como
aplicar programas de capacitación.
1.5 Limitaciones del MOF
 No es la solución a todos los problemas administrativos, si bien constituyen un
instrumento que puede propiciarla.
 Si no se actualiza permanentemente, pierde vigencia.
 Su costo de confección y revisión puede ser oneroso.
 Los aspectos informales de la organización no se hallan contenidos en él.
1.6 PROCEDIMIENTOS DE FORMULACIÓN
Generalmente comprende las siguientes etapas:
1.6.1 PLANEAMIENTO
En esta fase se determinará lo siguiente:






Propósitos del Manual
Usuarios del Manual
Designación del personal responsable de su elaboración
Actividades a desarrollar. Cronograma de trabajo
Recursos materiales necesarios.
Establecer el método a utilizarse en la recolección de datos y análisis de la
misma.
1.6.2 RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN
Se recopila información, de acuerdo al método fijado en la fase del planeamiento. Puede
ser la investigación documental de archivos; entrevistas a los empleados y jefes para
obtener datos de las actividades y operaciones en que intervienen; la observación
directa, etc.
Es recomendable emplear el método mixto, o sea el uso de la encuesta con
cuestionarios y en los casos especiales o dudosos la entrevista.
1.6.3 ESTUDIO Y ANÁLISIS
Se procederá al estudio exhaustivo de la información obtenida para establecer si se
encuentra ambigüedades, contradicciones o duplicidad al describir tanto las funciones
generales como específicos. Este estudio puede enfocarse en dos formas:
De lo específico a lo general, o sea partiendo del análisis desde el cargo como célula
básica del órgano, hasta llegar a establecer las funciones generales que posibiliten el
logro del objetivo.
De los general a lo específico, es decir iniciando el análisis del objetivo de la
dependencia e ir desagregando en funciones generales, funciones específicas de cada
una de las unidades estructurales, luego las actividades hasta llegar a las tareas cuyo
conjunto constituye el cargo.
1.6.4 REDACCIÓN DEL PROYECTO
Una vez analizada la información y delimitados los campos de acción de las unidades
orgánicas que integrar la dependencia, se procederá a la redacción del Manual, de
acuerdo al esquema que luego detallamos.
Se recomienda utilizar el lenguaje claro, sencillo, concreto y breve. Al describir las
funciones, se deberán emplear el infinitivo de los verbos al iniciar cada párrafo. Ej.
Revisar, redactar, supervisar, formular, etc.
1.6.5 REVISIÓN Y APROBACIÓN
Redactado el proyecto del Manual, será presentado a la autoridad superior de la
dependencia descrita para que haga las correcciones necesarias, lo revise y otorgue el
visado al documento.
Con la visación del Jefe de la dependencia interesada y el visto bueno de la Oficina de
Racionalización, se formulará en coordinación con la Oficina de Asesoría Jurídica la
norma que lo apruebe y lo ponga en vigencia, de acuerdo a los niveles de
desconcentración de atribuciones.
1.6.6 PRESENTACIÓN E IMPRESIÓN
El Manual aprobado se hace imprimir:
Se recomienda se haga en hojas sueltas, que permita hacer modificada parciales sin
alterar todo el documento.
En hojas de tamaño A-4 según norma.
Guardarlos fólderes que permita su fácil manejo o intercambio.
Utilizar clave para la numeración, que evite trastornos mayores en la sustitución.
No usar letra muy pequeña ni muy grande.
1.6.7 DIFUSIÓN
El Manual aprobado e impreso debe repartirse entre el personal de la dependencia, y el
personal directivo de las Oficinas con quienes debe coordinarse.
1.6.8 ACTUALIZACIÓN
Periódicamente se procederá a estudiar y verificar si el documento ha cumplido con el
objetivo; qué puntos hay que mejorar o sustituirlos por otros.
1.7 ELABORACIÓN DE UN MOF

Primero se creara un equipo técnico para la elaboración del MOF
Constitución del equipo técnico.
Entre todos revisan y verifican conclusiones del análisis de los puestos con respecto a
sus actividades y deberes. Por tanto la elaboración del MOF suele implicar un esfuerzo
común entre el equipo técnico, los trabajadores y sus jefes inmediatos.
El perfil del Puesto y los pasos para hacerlo:
Es un proceso mediante el cual se busca determinar las actitudes, cualidades y
capacidades que son fundamentales para una adecuada ocupación.
Para la elaboración del perfil es conveniente tomar en cuenta la experiencia laboral el
nivel de formación adquirida y las condiciones de trabajo.
1.7.1 PASOS PARA ELABORAR UN MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
1º PASO
Análisis de Jerarquización
Luego de reunir la información requerida se revisa la estructura orgánica para
determinar la dependencia jerárquica del puesto y con que unidades orgánicas mantiene
una relación directa de coordinación.
2º PASO
Análisis desde los objetivos institucionales
A partir de la información recogida e revisara si el análisis de cargos realizado
corresponde realmente al perfil que la institución desea y necesita para mejorar el
desarrollo de sus funciones: se revisara la conducta requerida a los empleados, las
condiciones de trabajo y los requerimientos humanos.

¿Es el perfil del trabajador para el puesto?. Si no lo es ¿Cuál es el adecuado?

Las tareas y actividades son suficientes para el puesto?
3º PASO
Elaborar la descripción del puesto:
Con la información y el análisis realizado se elabora una descripción y especificación
del puesto:

La descripción del puesto incluye las responsabilidades inherentes al mismo así
como las características importantes y las condiciones de trabajo

La especificación del puesto resume las cualidades personales necesarias para
el desempeño del puesto.
4º PASO
Revisión del análisis con los participantes:

El análisis realizado debe ser verificado con el trabajador

Esta verificación ayudara si la descripción realizada es correcta, esta completa y es
fácil de entender para todos los involucrados.
5º PASO
Llenar los formatos del MOF
1.7.2 DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
1.1 IDENTIFICACION

Nombre del puesto :

Área al que pertenece :

Cargo del jefe directivo :

Números de plazas :
1.2 FUNCION BASICA
Brindar asistencia técnica y apoyo al área de presupuesto.
1.3 FUNCIONES ESPECÍFICAS
ACTIVIDADES Y TAREAS

Organizar el archivo documentos, fuentes de ingresos y gastos.

Registrar diariamente la información de documentos de gastos e ingresos.

Revisar la afectación presupuestaria consignada en los comprobantes de pagos.

Llenar los formatos de ejecución de ingresos y gastos presupuestarios

Corregir e informar oportunamente las deficiencias detectadas.
FACTORES DE EVALUACION

Organizar el archivo de documentos, fuentes, ingresos y gastos.

Registrar diariamente la información de documentos de los gastos e ingresos.

Revisar la afectación presupuestaria consignada en los comprobantes de pago.
1.4 COORDINCION

Unidad de Tesorería

Unidad de Contabilidad

Unidad de Personal

Unidad de Abastecimiento
1.5 SUPERVISION

SUPERVISA A:
No tiene a quien Supervisar

SUPERVISADO POR:
Gerencia
1.6 CONDICIONES DE TRABAJO
Lugar Físico: El cargo se desarrolla principalmente dentro de la oficina de planificación y
presupuesto ubicada en establecimiento.
1.8 ¿CUÁLES SON LOS ERRORES COMUNES EN EL DISEÑO DEL MANUAL DE
ORGANIZACIÓN
Y
FUNCIONES?
• Que su elaboración obedezca solo al cumplimiento de la norma y formalidades.
• Que sea un documento desconocido por el personal en general.
• Que no guarde relación con el plan de desarrollo de capacidades, o en ausencia de
éste
con
el
plan
de
capacitación.
• Que el perfil del cargo, requisitos, competencias etc. sean maximalistas y sus costos
no
puedan
ser
cubiertos
con
el
presupuesto
disponible.
1.9
RELACIÓN
CON
LOS
OTROS
INSTRUMENTOS
DE
GESTIÓN:
El MOF se elabora a partir del cuadro para asignación de personal (CAP) y del
reglamento de organización y funciones (ROF). No puede haber un manual de
organización y funciones que no tenga relación causal con estos instrumentos.
FORMATO DE MOF
1. DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
1.1. IDENTIFICACIÓN
 Nombre del puesto

Área a la que pertenece

Cargo del jefe directo

Número de Plazas
1.2. FUNCIÓN BÁSICA
1.3. FUNCIONES ESPECÍFICAS
Actividades / Tareas







1.4. FACTORES DE EVALUACIÓN







1.5. COORDINACIÓN





1.6. SUPERVISIÓN
Supervisa a:
1.7. CONDICIONES DE TRABAJO
 Lugar físico:

Horario de trabajo:
Supervisado por:
2. PERFIL DEL PUESTO
2.1. PERFIL DEL PUESTO

Estudios

Especialidad

Experiencia

Otros estudios
2.2. COMPETENCIAS BÁSICAS
NIVEL DE RELEVANCIA
MEDIANO
ALTO
MUY ALTO
COMPETENCIAS - VALORES
1. Probidad y conducta.
2. Vocación de servicio público.
3. Sensibilidad social.
4. Lealtad institucional.
COMPETENCIAS – GENÉRICAS
1. Manejo informático a nivel de usuario.
2. Conocimiento de los servicios públicos.
2.3. COMPETENCIAS ESPECÍFICAS
NIVEL DE RELEVANCIA
MEDIANO
COMPETENCIAS DE GESTIÓN
1. Gestión por resultados.
2. Identifica y propone indicadores de resultados
COMPETENCIAS DE TRABAJO EN EQUIPO
1. Trabajo en equipo.
2. Motivación.
COMPETENCIAS PERSONALES
1. Orientación al logro.
2. Capacidad autocrítica.
3. Tolerancia al estrés.
4. Manejo de los errores personales.
5. Iniciativa.
6. Auto organización.
ALTO
MUY ALTO
EJEMPLO
1. DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
1.1. IDENTIFICACIÓN
 Nombre del puesto
Asistente administrativo.

Área a la que pertenece
Oficina de planificación y presupuesto.

Cargo del jefe directo
Jefe de la oficina de planificación y presupuesto.

Número de Plazas
01.
1.2. FUNCIÓN BÁSICA
Brindar asistencia técnica y apoyo al área de presupuesto.
1.3. FUNCIONES ESPECÍFICAS
Actividades / Tareas

Organizar el archivo de documentos, fuentes de ingresos y gastos.

Registrar diariamente la información de documentos de gastos e ingresos.

Revisar la afectación presupuestaria consignada en los comprobantes de pago.

Controlar permanentemente la enumeración secuencial de documentos fuente.

Corregir e informar oportunamente deficiencias detectadas.

Ingresar data presupuestaria de ingresos y gastos en la computadora.

Llenar los formatos de ejecución de ingresos y gastos presupuestarios.
1.4. FACTORES DE EVALUACIÓN
 Organizar el archivo de documentos, fuentes de ingresos y gastos.

Registrar diariamente la información de documentos de gastos e ingresos.

Revisar la afectación presupuestaria consignada en los comprobantes de pago.

Controlar permanentemente la enumeración secuencial de documentos fuente.

Corregir e informar oportunamente deficiencias detectadas.

Ingresar data presupuestaria de ingresos y gastos en la computadora.

Llenar los formatos de ejecución de ingresos y gastos presupuestarios.
1.5. COORDINACIÓN
 Unidad de Tesorería.

Unidad de Contabilidad.

Unidad de Personal.

Unidad de Abastecimiento.
1.6. SUPERVISIÓN
Supervisa a:
No tiene actividades de supervisión.
Supervisado por:
Gerencia municipal.
1.7. CONDICIONES DE TRABAJO

Lugar físico: El cargo se desarrolla principalmente dentro de la oficina de planificación y presupuesto
ubicada en la sede de la institución.

Horario de trabajo: Lunes a viernes de 8.00 am a 4.30 pm, con 45 minutos de refrigerio.
2. PERFIL DEL PUESTO
2.1. PERFIL DEL PUESTO

Estudios
Bachiller universitario / técnico.

Especialidad
Contabilidad, economía.

Experiencia
Idealmente uno o dos años en el área o cargos similares.

Otros estudios
Manejo intermedio de Office.
2.2. COMPETENCIAS BÁSICAS
NIVEL DE RELEVANCIA
MEDIANO
ALTO
MUY ALTO
COMPETENCIAS - VALORES
1.
Probidad y conducta.
X
2.
Vocación de servicio público.
X
3.
Sensibilidad social.
X
4.
Lealtad institucional.
X
COMPETENCIAS – GENÉRICAS
1.
Manejo informático a nivel de usuario.
X
2.
Conocimiento de los servicios públicos.
X
2.3. COMPETENCIAS ESPECÍFICAS
NIVEL DE RELEVANCIA
MEDIANO
ALTO
COMPETENCIAS DE GESTIÓN
1.
Gestión por resultados.
X
2.
Identifica y propone indicadores de resultados
X
COMPETENCIAS DE TRABAJO EN EQUIPO
1.
Trabajo en equipo.
X
2.
Motivación.
X
COMPETENCIAS PERSONALES
1.
Orientación al logro.
X
2.
Capacidad autocrítica.
X
3.
Tolerancia al estrés.
X
4.
Manejo de los errores personales.
X
5.
Iniciativa.
X
6.
Auto organización.
X
MUY ALTO
CONCLUSIONES
· Permite superar la duplicidad, las superposiciones e interferencias orientando a la
eficiencia y eficacia.
· Desarrolla los perfiles de los cargos considerados en el CAP, así el personal conoce
su ubicación, dependencia, jerarquía, responsabilidad y requisitos mínimos para el
cargo específico.
· Contribuye a realizar el seguimiento, la evaluación y el control de las actividades de
cada órgano.
· Permite a los supervisores distinguir con precisión y orden los elementos que integran
cada puesto.
· Permite a los trabajadores realizar mejor y con mayor facilidad sus labores, si conocen
con detalle cada una de las operaciones que las forman y los requisitos necesarios para
hacerlas bien.
· Es fuente de información básica para la gestión de los recursos humanos de la
INSTITUCION.
BIBLIOGRAFIA
 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
http://www.monografias.com/trabajos76/organigramas-manual-organizacionfunciones/organigramas-manual-organizacion-funciones.shtml
http://recursoshumanosperu.blogspot.com/2007/09/manual-de-organizacin-yfunciones.html
http://victorzegarra.net/2012/08/17/que-es-el-mof-manual-de-organizacion-yfunciones/
AUTOR: Víctor Zegarra
ANEXOS
MODELO DE PROCESO DE MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
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