Organización municipal y los instrumentos de gestión Siendo los gobiernos municipales el tercer nivel del estado, necesitan mayor atención por que es la institución mas próxima y mejor informada de las carencias que puedan tener la población dentro de su jurisdicción. Todas las sociedades del mundo están organizadas de alguna manera (formal o informalmente) La palabra organización puede emplearse con dos significados diferentes: 1.- Organización como unidad o entidad social, en donde las personas interactúan para alcanzar objetivos específicos. Desde este punto de vista, la organización puede concebirse desde dos aspectos, la primera es la organización formal, la cual se basa en la división racional del trabajo y la diferenciación e integración de los miembros, de acuerdo con algún criterio establecido por quienes dirigen el proceso decisorio. La segunda hace referencia a la organización informal, la cual surge espontanea y naturalmente entre las personas que ocupan posiciones y establecen relaciones dentro de la organización formal. Estas relaciones pueden ser de consenso o conflicto. 2,- Organización como función administrativa y parte del proceso de desarrollo. En este sentido, organización significa estructurar e integrar los recursos y los órganos encargados de su administración, relacionarlos y fijarles sus atribuciones. 1. El diseño organizacional, en este caso a nivel municipal: Debe reflejar la configuración estructural y su funcionamiento. Por un lado, la configuración de la estructura organizacional comprende los órganos que componen una institución y sus relaciones de interdependencia. El funcionamiento incluye el establecimiento de las funciones y actividades necesarias para conseguir los objetivos. Requisitos fundamentales para un diseño organizacional 1. Como estructura básica: se refiere a los aspectos estáticos de la organización y corresponde a una radiografía del cuerpo organizacional donde están representados los órganos y partes que componen la organización. 2. Como mecanismo de operación: para indicar a los miembros de la institución lo que deben (y lo que no deben) hacer. se basa en la existencia de normas, reglas y reglamentos, y define los aspectos dinámicos de la organización y se refleja a través de los manuales de la organización o de las rutinas y procedimientos. 3. Como mecanismo de decisión: establece el proceso de toma de decisión para encontrar consonancia entre los objetivos globales de la organización y los objetivos, componen este mecanismo define el poder de tomar decisiones dentro de la organización, y la autoridad, Corresponde a la distribución del poder y a la jerarquía de autoridad. 4. Como mecanismo de coordinación entre partes: define cómo debe armonizar e integrar la organización sus diferentes partes, en función de la división del trabajo organizacional. LA ORGANIZACIÓN MUNICIPAL EN EL PERÚ “La administración municipal está integrada por los funcionarios y servidores públicos, empleados y obreros, que prestan servicios para la municipalidad. Corresponde a cada municipalidad organizar la administración de acuerdo con sus necesidades y presupuesto”. la organización municipal se debe de tener en cuenta dos elementos, que se entrelazan y complementan dentro de la municipalidad: el primero los ÓRGANOS DE GOBIERNO y el segundo la ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL. Son órganos de gobierno local las municipalidades provinciales y distritales. La estructura orgánica de las municipalidades está compuesta por el concejo municipal y la alcaldía”. El DISEÑO ORGANIZACIONAL.- debe tenerse en cuenta para el diseño de las organizaciones municipales; tales como EL AMBIENTE Y LA ESTRATEGIA CENTRAL A DESARROLLAR. Debiendo considerarse diversas dimensiones culturales, como el colectivismo, conciencia cívica, participación ciudadana, equidad de género, etc. Pero para un desempeño correcto y efectivo requiere de: LOS INSTRUMENTOS NORMATIVOS DE GESTIÓN. El diseño organizacional municipal cuenta con algunos documentos (instrumentos) normativos de gestión que contienen la propuesta que se ha diseñado: la finalidad omisión, los objetivos, las funciones generales y la estructura básica, los cuáles se formalizan en el reglamento de organización y funciones (ROF), y los respectivos organigramas. Las funciones específicas, estructura orgánica desagregada, actividades, tareas y funciones de los cargos se establecen en el manual de organización y funciones (MOF). La planta orgánica propuesta (cargos) se establece en el cuadro para asignación de personal (CAP). Las plazas a cubrir, se expresa en el presupuesto analítico de personal (PAP). Para lo cual debemos insistir en que estos instrumentos deben ser elaborados en forma participativa, en talleres y en equipos de trabajo, lo cual permitirá que los trabajadores se involucren, desarrollen capacidades y se apropien de los instrumentos, evitando que estos terminen en los archivos. Empezar a elaborar el ROF, MOF, CAP, sin revisar antes la estructura, es intentar dar un salto al 4 paso de una escalera sin antes haber pisado mínimamente el primer escalón( tal como lo señala nuestro docente) . Es que el ROF, el MOF, el CAP, y el PAP, es la continuación de un proceso de ordenado para el buen funcionamiento de una organización. El orden de elaboración de estos instrumentos es el siguiente: 1. Elaboración un organigrama. 2. Elaboración del ROF. 3. Elaboración del CAP 4. Elaboración del MOF. 5. Elaboración del PAP. (Esto se elabora para incluir en el presupuesto anual) Pero para poder estructurar dicho organigrama y crear los órganos que la conformaran sin antes respondernos algunas preguntas: 1. ¿Qué institución somos? 2. ¿De qué nos encargamos (competencias) según la ley? 3. ¿De acuerdo a esas competencias como estoy resolviendo los problemas, bien o mal? (opinión interna y externa) 4. ¿Qué nuevos desafíos organizativos me plantean el Plan de Desarrollo Concertado elaborado por la población? 5. ¿Qué nuevos o viejos problemas tenemos que enfrentar ahora? 6. ¿Así como estamos organizados hoy, podremos responder a esos problemas? 7. ¿Es esta la única forma de organizarnos para responder con éxito y ganarle a los problemas? 8. ¿Qué órganos debe tener la municipalidad obligatoriamente de acuerdo a Ley? Conclusión Por todo lo que eh podido aprender en nuestro modulo comparto la idea de implantar en la elaboración de los instrumentos de organización municipal realizarlo de manera participativa y con apoyo y asesoría de los técnicos, para q los trabajadores se sientan identificados con los instrumentos los cuales ellos hacen uso día a día y servirá para que se sientan incluidos dentro de un sistema meramente administrativo hasta ahora. De esta manera contribuir a un desarrollo con inclusión a sus pobladores y trabajadores , porque ellos también muy a aparte se ser trabajadores, son miembros de la sociedad.