PROCESO DE COMPRAS Código: Prueba Fecha Elaboración: Abril

PROCESO DE COMPRAS
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
OTRAS REGIONALES
Código: Prueba
Fecha Elaboración: Abril 2014
Versión: 6
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1. OBJETIVO:
Diseñar una metodología que permita la adquisición oportuna de productos en Pharmaser
desde otras regionales.
2. ALCANCE:
Aplica para las compras de medicamentos, material médico quirúrgico e insumos
hospitalarios en Pharmaser desde otras regionales.
3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS:
Orden de compras: documento escrito que contiene la solicitud productos suministrado a
un proveedor.
Mercancía o productos: medicamentos material médico-quirúrgico e insumos
hospitalarios suministrado por un proveedor.
Proveedor: toda organización que suministra mercancía o productos a Distribuciones
Pharmaser Ltda.
Proveedor de emergencia: Un proveedor de emergencia es aquel que durante la
evaluación puede obtener resultados debajo del estándar establecido, pero que la calidad
del producto no se vea afectada, ejemplos: no cumpla con entrega de documentos, haya
incumplido con plazos en las entregas de medicamentos, que maneje precios más altos
que los proveedores aprobados para algunas compras; pero que el producto que este
proveedor ofrezca sea de difícil consecución, o por causa de una queja asociada a la
entrega no oportuna, cuando un laboratorio no ha realizado la entrega oportuna de sus
productos.
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4. ACTIVIDADES:
ACTIVIDAD 1: Identificar medicamentos e insumos a solicitar. RESPONSABLE: Coordinadores
Regionales:
La identificación de los medicamentos e insumos que se compran desde otras regionales
provienen de:




Peticiones, quejas y reclamos.
Requerimientos de urgencia.
Medicamentos agotados en bodega central.
Medicamentos de control especial.


Productos pedidos y que no llegaron en el pedido correspondiente.
Productos que se compraron más costosos por no tener disponibilidad de los mismos.
Cabe aclarar que las compras deben hacerse a proveedores aprobados que cumplan con los
requisitos establecidos en el procedimiento de selección de proveedores.
ACTIVIDAD 2: cotizar medicamentos e insumos. RESPONSABLE: Coordinadores Regionales:
La cotización de los medicamentos se hace una vez se presente el requerimiento, se deben realizar
por lo menos 3 cotizaciones de estos medicamentos.
En caso de medicamentos regulados es necesario comunicarse con el jefe de compras quien debe
validar con el proveedor el cumplimiento de la normatividad vigente en cuanto a precios y demás
requisitos.
ACTIVIDAD 4: Aprobar orden de compra. RESPONSABLE: Jefe de compras / Gerente General:
El jefe de compras autoriza todas las compras a través de llamadas telefónicas o vía mail.
En caso de que el jefe de compras no se encuentre en las instalaciones pueden ser autorizadas
por el gerente a través de llamadas telefónicas o vía mail.
ACTIVIDAD 5: Seguimiento a Orden de compra. RESPONSABLE: Coordinadores Regionales:
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Una vez realizada la cotización y solicitud de los medicamentos, los coordinadores regionales
deben:



Realizar seguimiento a la solicitud realizada.
Verificar las novedades de precios y disponibilidad reportadas por el proveedor.
Gestionar la compra con otros proveedores siempre que el proveedor inicial incumpla con
los tiempos de entrega acordados.
ACTIVIDAD 6: Compras a través de coordinadores regionales. RESPONSABLE: Jefe de compras /
Coordinadores regionales




Los coordinadores regionales pueden hacer compras de emergencias o compra de
medicamentos de control especial. Estas compras se realizan previa información y
autorización del jefe de compras y director de S.F., a través de un correo electrónico o
telefónicamente.
Es necesario que los coordinadores regionales realicen la compra según los montos
disponibles en caja menor, en casos de medicamentos que superen estos montos se debe
gestionar con el director financiero el pago correspondiente. diligencien el formato de
contingencia para órdenes de compra FPP02 – 7, y envíen una copia escaneada de este al
director financiero para efectuar el pago.
Para estos casos el coordinador debe enviar al jefe de compras: orden de compra por
contingencia previa autorización, factura de compra de medicamentos, y recepción
técnica de mercancía (para crear productos en el sistema), el coordinador debe quedarse
en sus instalaciones con una copia de la factura de compra.
Con la recepción técnica el jefe de compras crea el producto en el sistema en caso de ser
necesario, realiza la orden de compra en el sistema, se informa al jefe de almacén para
realizar el ingreso de la mercancía y formalizar el traslado correspondiente, Seguidamente
el jefe de compras causa la factura del proveedor y la envía al área de contabilidad. Todos
estos documentos deben archivarse en orden cronológico en la dirección financiera.
ACTIVIDAD 7: Causación de facturas del proveedor. RESPONSABLE: Jefe de compras:
El jefe de compras debe causar la factura, luego del ingreso de la mercancía al sistema, obteniendo
el comprobante de Causación de factura.
ACTIVIDAD 8: Devolución a proveedores. RESPONSABLE: Jefe de compras:
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Acordar con el proveedor la devolución y condiciones de transporte, cuando:
 Se reciban productos diferentes a los requeridos en la orden de compra.
 Productos averiados.
 Se detecte algún defecto técnico durante la recepción.
 Cuando la fecha de vencimiento así lo requiera.
 Baja rotación.
Teniendo en cuenta las políticas de devolución del proveedor correspondiente. Se elabora una
carta de devolución, diligenciando el formato de devolución a proveedores (FPP02 - 8) y se hace
seguimiento a la devolución realizada. La devolución en el sistema y de los medicamentos en físico
al proveedor debe realizarla el coordinador regional que haya realizado la compra.
ACTIVIDAD 9: Verificación de documentos y archivos. RESPONSABLE: Jefe de compras:
Finalizada el proceso el jefe de compras debe archivar:




Orden de compra.
Recepción técnica del producto.
Factura del proveedor.
Causación de factura.
Estos documentos se archivan en orden cronológico por proveedor.
Cabe aclarar que los coordinadores regionales deben custodiar una copia de todos los
documentos.
5. DOCUMENTOS ASOCIADOS:
CODIGO
No codificado
No codificado
No codificado
FPP02 – 2
No codificado
FPP02 – 7
No codificado
IPP02 – 1
PPP02 – 3
DOCUMENTO
Listado de medicamentos
Listas de precios
Cotizaciones
Listado de proveedores aprobados
Orden de compra
Formato orden de compra por contingencia
Listado de medicamentos regulados.
Instructivo creación de productos en el sistema
Procedimiento compra de medicamentos de control especial
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FPP02 – 8
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Formato de devolución a proveedores
6. CONTROL DE CAMBIOS
Fecha
Descripción del cambio
Realizado
Aprobado
13-Feb2009
Es necesario que los coordinadores regionales
Realicen cotización de los productos requeridos
y estos sean autorizados y aprobados según lo
describe la actividad, deben enviar el formato
orden de compra totalmente diligenciado a la
secretaria recepcionista para llevar el control
de los consecutivos, no se tendrán en cuenta
aquellas compras que no cumplan con dichos
requisitos.
Se realizo el cambio haciendo la aclaración que
los proveedores de emergencia deben ser
también excelente y buenos, la clasificación de
los proveedores en su evaluación es.
Proveedores excelentes, buenos, regulares y
malos. Por cual fue necesario también realizar
el cambio en el formato de evaluación de
proveedores FPP02 – 3.
Se realizo cambio dejando claridad que se
cuenta con una herramienta informática que se
alimenta automáticamente de las salidas del
sistema, con esta herramienta se realizan los
pedidos correspondientes.
Se realizo cambio incluyendo en el
procedimiento la metodología que se sigue
cuando los proveedores hacen visita a las
instalaciones de Pharmaser dejando evidencia
de las visitas y los acuerdos a los que se llegan
durante las visitas a la organización incluyendo
las devoluciones que los proveedores acepten.
Se realizo cambio en el procedimiento
incluyendo en la actividad evaluación de
proveedores que se debe realizar una
retroalimentación con el proveedor siempre
que se realice una evaluación e indicarle los
aspectos en los cuales debe mejorar ,debe
quedar evidencia en actas de las acciones que
se tomaran con aquellos proveedores cuyo
Ivoneth
Pulido G. –
Coordinador
de Calidad.
Cesar
Hernández –
Gerente
General.
Acta 001,
13-022009.
Ivoneth
Pulido G. –
Asesor de
Calidad.
Ana
Lucia Formato
Polo
– Control de
Gerente
Cambio.
General.
22-Sep2010
Documento
Aprobación
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Febrero
2011
Junio 2013
Abril 2014.
resultado sea regular o malo. Incluyendo el
formato FPP02 – 11.
Se realizo cambio por modificación en la
estructura organizacional de la empresa, los
integrantes del comité de compras y se
determino independizar la compra de
medicamentos e insumos de las compras de
productos y servicios varios.
Cambio del objetivo del procedimiento para
hacer un énfasis mas claro en la adquisición de
productos en pharmaser.
Se realizo un procedimiento exclusivo para
compras y devolución a proveedores y otro
para la selección, evaluación y reevaluación de
proveedores.
Para la información de las compras el jefe de
almacén no envía requerimientos al jefe de
compras se realiza a través de la herramienta
informática.
Se reclasificaron y explicaron con mayor detalle
las actividades asociadas a la adquisición de
medicamentos e insumos en: Identificar
medicamentos e insumos a solicitar, cotizar
medicamentos e insumos, elaborar orden de
compra,
aprobar
orden
de
compra,
seguimiento a orden de compra, compras de
emergencias,
compras
a
través
de
coordinadores regionales, causación de
facturas al proveedor, devolución a
proveedores, verificación de documentos y
archivos.
Se incluyeron especificaciones para la compra
de medicamentos regulados.
Descripción mas especifica de las actividades
asociadas al seguimiento de la orden de
compra.
Actividad 1: Para el caso de medicamentos anti
convuslsivantes, anti coagulantes y otros
medicamentos
con
estrecho
margen
terapéutico no se puede realizar cambio de
laboratorios en para los usuarios, por lo tanto
se debe retroalimentar entre el Jefe de
Compras y Director Comercial la Información
Correspondiente. Actividad 2: El jefe de
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Ivoneth
Pulido G. –
Asesor de
Calidad.
Ana
Lucia Revisión
Polo
– Gerencial
Gerente
año 2011.
General.
Ivoneth
Pulido G. –
Asesor de
Calidad.
Ana
Lucia Acta No 7
Polo
– del 2013.
Gerente
General.
Ivoneth
Pulido G. –
Asesor de
Calidad.
Ana
Lucia Acta No 6
Polo
– del 2014.
Gerente
General.
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Junio 2015
compras debe negociar con el proveedor el
despacho de medicamentos con fecha de
vencimiento próxima, ya sea aceptar
devoluciones de estos productos, mejores
precios u otras negociaciones. Actividad 5: Una
vez realizadas y autorizadas las órdenes de
compra los auxiliares de compra deben
entregar diariamente el listado de las órdenes
de compra realizadas a los auxiliares de
facturación y gestores de medicamentos
(documentales), haciendo 2 cortes al día, es
necesario dejar evidencia de las órdenes de
compra entregadas y siempre que se presenten
correcciones en estas. Inclusión de la
ACTIVIDAD 11: Reportes del Proceso y Comité
de compras
Procedimiento compras en otras regionales: se
modificaron las actividades que describían
compras realizadas a laboratorios y
distribuidores directamente de la regional
ELABORADO POR
REVISADO POR
Ivoneth Pulido G. Asesor de Héctor Castro.
Calidad.
Compras
Tayra Toro Coordinador de
Calidad.
Jefe
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Ivoneth
Pulido
Asesor de
Calidad –
Tayra Toro
Coordinador
de calidad.
Ana
Lucia Acta
Polo
– N°210615
Gerente
General.
APROBADO POR
de Ana Lucia Polo.
General.
Gerente