Fecha de Elaboración: 11-sep-2013. Versión: 2. Código: FPP07-9.

PROCESO DE TALENTO HUMANO.
FORMATO DESCRIPCIÓN DEL CARGO
IDENTIFICACION
NOMBRE DEL CARGO: Auxiliar de Servicios Farmacéuticos.
PROCESO: Dispensación.
CARGO SUPERIOR INMEDIATO:
Coordinador Regional.
Fecha de Elaboración: 11-sep-2013.
Versión: 2.
Código: FPP07-9.
DESCRIPCION DEL CARGO
OBJETIVO: Realizar adecuadamente los procesos de recepción,
almacenamiento, toma física de inventarios, y dispensación de productos,
de acuerdo a lo establecido en los procedimientos, las condiciones técnicas
y de calidad de Pharmaser y lo establecido en la normatividad vigente para
garantizar la satisfacción del usuario y el buen uso de los medicamentos.
ORGANIGRAMA
PROCESO DE TALENTO HUMANO.
FORMATO DESCRIPCIÓN DEL CARGO
Fecha de Elaboración: 11-sep-2013.
Versión: 2.
Código: FPP07-9.
RESPONSABILIDADES FRENTE AL PROCESO
Nivel 1:
 Realizar oportunamente y según la rotación de los productos los pedidos al personal de almacén y garantizar que estos lleguen a su destino.
 Hacer la recepción de los productos de forma técnica verificando cantidad, nombre, presentación, forma farmacéutica, fecha de vencimiento, lote ,
estado, numero de traslado, fecha de recibido y firma de recibido.
 Almacenar los medicamentos en los SAF teniendo en cuenta los rotulados, las áreas establecidas en el SAF y los requisitos de almacenamientos
descritos en los procedimientos. Orden alfabético por principio activo.
 Registra diariamente la temperatura y humedad relativa del área de almacenamiento y la nevera, y tomar acción cuando se presenten
desviaciones.
 Ubicar sobre estibas los medicamentos que se encuentren en cajas pendientes por surtir.
 Hacer inventario general de todos los productos encontrados en el SAF, cuando sea programado.
 Informar por escrito al personal de control y gestión de productos en caso de errores en despacho, por cantidades, diferencias entre otros.
 Informar al personal de sistemas en caso de dificultades con los equipos de cómputo, internet, redes entre otros.
 Verificar la información descrita en las formulas medicas en cuanto a productos, cantidad presentación, forma farmacéutica. En caso de ser orden
de servicio verificar también este documento y que coincidan los datos.
 Sacar las cuentas de las cantidades de productos a entregar a los usuarios según la presentación, dosis y días del tratamiento.
 Verificar en todos los casos el derecho al suministro de medicamentos a los usuarios en los validadores correspondiente, bases de datos y FOSYGA.
 En todos los casos brindar a los usuarios un trato cálido y amable y toda la información necesaria para el uso adecuado de los medicamentos.
 Hacer entrega oportuna al coordinador regional la relación de medicamentos pendientes como recordatorio para la consecución y dispensación a
los usuarios.
 Verificar que la formula médica contenga toda la información correspondiente exigida por la normatividad vigente y que corresponda aun recetario
oficial humano en caso de ser medicamentos de control especial.
 Realizar un reporte al coordinador de S.F., al final de cada mes de la totalidad de los medicamentos de control especial que físicamente se
encuentran en el SAF, diligenciado previamente los formatos que describe el procedimiento correspondiente.
PROCESO DE TALENTO HUMANO.
FORMATO DESCRIPCIÓN DEL CARGO
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Fecha de Elaboración: 11-sep-2013.
Versión: 2.
Código: FPP07-9.
Diligenciar el informe de movimientos de medicamentos de control especial y hacerlo llegar a la dirección técnica, los cinco primeros días de cada
mes siguiente al mes reportado, junto con los originales de los recetarios oficiales completamente diligenciados.
Descargar las formulas médicas una vez recibidas por los usuarios, o digitalmente a través del sistema, antes de realizar la entrega física del
producto. Con el fin de mantener el sistema actualizado.
Cuando se entreguen medicamentos con órdenes de servicio descargarlas del sistema de inventario.
Inspeccionar constantemente la estantería de productos para relacionar los medicamentos con próximo vencimiento, teniendo en cuenta el
procedimiento establecido, y relacionando esta información en el formato de inspección.
Inspeccionar constantemente la estantería de productos a fin de detectar los productos que han bajado su rotación y relacionar los mismos a fin de
realizar la respectiva devolución.
Notificar de inmediato el requerimiento de un nuevo producto para su oportuna consecución.
Solicitar oportunamente la dotación de aseo y papelería al coordinador de S.F. para tramitar su consecución.
Enviar oportunamente las quejas y reclamos presentados por los usuarios al coordinador de calidad para su resolución, garantizando su recibo y
envío.
En todos los casos en los que se generen medicamentos pendientes, diligenciar los formatos correspondientes, informar al usuario cuando estén
disponibles y registrar esta información en los formatos.
Recibir visitas de entidades de vigilancia y control, evidenciando en estas el cumplimento de todos los procedimientos correspondientes al proceso.
Participar activamente en las capacitaciones programadas por la organización para la mejora continua del proceso.
Registrar las reacciones adversas en el formato correspondiente y enviar esta información al director de S.F. para tomar las acciones necesarias.
Publicar en todos los casos los informes de acciones correctivas en la cartelera informativa para retroalimentación con el usuario.
Realizar encuestas mensuales a los usuarios para medir el nivel de satisfacción con relación al servicio recibido.
Cumplir con el reglamento interno de trabajo, procedimientos y normas de seguridad e higiene industrial de la empresa.
Leer, conocer e implementar los procedimientos, instructivos y formatos del sistema de gestión de calidad de la empresa.
Realizar otras funciones que se le asignen y sean compatibles con su cargo.
Nota: El auxiliar de servicio farmacéutico del nivel 1 es competente para realizar las actividades descritas en su nivel 2.
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FORMATO DESCRIPCIÓN DEL CARGO
Fecha de Elaboración: 11-sep-2013.
Versión: 2.
Código: FPP07-9.
Nivel 2:
 Recepción de órdenes de servicio.
 Verificar la información descrita en las formulas medicas en cuanto a productos, cantidad presentación, forma farmacéutica, orden de servicio
verificar también este documento y que coincidan los datos.
 Verificar órdenes de servicio en el portal web.
 Gestionar el envió de medicamentos de alto costo.
 Recepción técnica de pedidos recibidos en el Saf de medicamentos de alto costo.
 Verificar que los medicamentos recibidos hayan sido los solicitados.
 Coordinar actividades para las entregas de medicamentos por evento, CTC y tutelas con apoyo de auxiliares de servicio farmacéuticos disponibles.
 Verificar que todos los medicamentos de alto costo recibidos sean entregados.
 Verificar que las ordenes entregadas sean enviadas al proceso de facturación con relación adjunta.
 Apoyo en el inventario de medicamentos de alto costo.
 Justificar existencias en físico de medicamento de alto costo a final de cada mes.
 Comunicarse con los usuarios para informar la disponibilidad de medicamentos en el Saf.
 Gestión para envió de medicamentos de alto costo al domicilio de los usuarios.
 Realizar traslados entre puntos con previa autorización del Coordinador regional.
Nota: El auxiliar de servicio farmacéutico del nivel 2 es competente para realizar las actividades descritas en el nivel 1.
Nivel 3:
 Presentar informes de medicamentos de control especial ante el ente de control.
Nota: El auxiliar de servicio farmacéutico del nivel 3 es competente para realizar las actividades descritas en su nivel 1 y nivel 2.
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FORMATO DESCRIPCIÓN DEL CARGO
Fecha de Elaboración: 11-sep-2013.
Versión: 2.
Código: FPP07-9.
NATURALEZA DE LA TOMA DE DECISIONES
A TOMAR :
N/A
A PROPONER:
 Nivel 3: Traslado entre puntos.
¿CON QUIEN?(AREAS)
Coordinación Administrativa
Dirección de Servicio Farmacéutica
Talento Humano
Sistema
RELACIONES INTERNAS
PROPOSITO
Requerimientos
de
papelería,
aseo
e Frecuencia Alta.
infraestructura.
Orientación en cuanto al cumplimiento de Frecuencia Alta
requisitos técnicos, legales y contractuales de los
SAF.
Mantener la comunicación para solicitud de Frecuencia media.
permisos y documentación personal.
Soporte tecnológico para en el software
Frecuencias media
Control y gestión de productos
Reporte de errores en despacho y tomas físicas de Frecuencia alta.
inventario.
Almacén
Despacho de pedidos.
Frecuencia Alta
FRECUENCIA
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FORMATO DESCRIPCIÓN DEL CARGO
Fecha de Elaboración: 11-sep-2013.
Versión: 2.
Código: FPP07-9.
Comercial
Envió de órdenes de servicio para facturar.
Frecuencia Alta.
¿CON QUIEN?(AREAS)
Entes de control y auditores externos.
RELACIONES EXTERNAS
PROPOSITO
Atención de visitas.
Frecuencia Media
Coordinación Clientes EPS.
FRECUENCIA
Mantener una buena comunicación para una Frecuencia Alta
adecuada prestación del servicio.
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
NUMERAL
Enero/2011 4. Funciones del
cargo y
responsabilidades, 5
autoridad.
Junio 2015
Responsabilidades
frente al cargo
DESCRIPCION
RESPONSABLE
Debido a los cambios realizados por la junta de socios de la empresa para la
estructura organizacional se reasignaron los nombres de los cargos, las
funciones, responsabilidades y autoridades, a cargo Auxiliar de servicio
farmacéutico.
Cambio realizado por Ivoneth Pulido.
Asesor de calidad por solicitud de la
gerencia, evidenciado en acta de
revisión gerencial año 2011.
Se estableció la distribución de actividades a realizar por niveles en el cargo.
Ivoneth Pulido G. Coordinador de
Calidad – Tayra Toro Coordinador de
Calidad. Acta N°210615
Modificación del logo por cambios de la imagen corporativa.
PROCESO DE TALENTO HUMANO.
FORMATO DESCRIPCIÓN DEL CARGO
Fecha de Elaboración: 11-sep-2013.
Versión: 2.
Código: FPP07-9.
ELABORADO POR
REVISADO POR
APROBADO POR
IVONETH PULIDO – TAYRA TORO
ASESOR Y COORDINADORA DE CALIDAD
DIMAS CHAMORRO
GERENTE TECNICO
ANA LUCIA POLO
GERENTE GENERAL