PROCESO DE TALENTO HUMANO Código: IPP07 – 2. Fecha

PROCESO DE TALENTO HUMANO
Código: IPP07 – 2.
Fecha Elaboración:
16/12/2011.
INSTRUCTIVO MANEJO DE
ESTUDIANTES EN PRACTICA
Versión: 3.
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1. OBJETIVO:
Diseñar un instructivo guía para el manejo supervisión y entrenamiento de estudiantes en
práctica.
2. ALCANCE:
Aplica para todos los estudiantes en práctica vinculados a Distribuciones Pharmaser Ltda.
3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS:
Practica profesional: actividades que se realizan bajo supervisión o asesoramiento de un
maestro, tutor o profesional en el área, se efectúa en instituciones, entidades,
organizaciones, entre otras que aportan ambientes reales de trabajo. En esta la entidad
colabora con la función docente mediante la orientación y supervisión que brinda al
estudiante y la oportunidad que le ofrece para poder aplicar los conocimientos adquiridos
y confrontarlo con situaciones y actividades concretas.
4. ACTIVIDADES:
ACTIVIDAD 1: Requerimiento de estudiantes en práctica. RESPONSABLE: Dueños de procesos.
Para los requerimientos de estudiantes en práctica se deben tener en cuenta aquellas áreas que
no manejen información confidencial y cuyo entrenamiento no corresponda a un periodo mayor al
de las prácticas. Los requerimientos los deben pasar a gerencia y estos al ser aprobados se
entregaran al jefe de talento humano e iniciar el proceso de selección. Ver procedimiento de
selección contratación FPP07 – 1.
Las áreas en las cuales se seleccionan estudiantes en práctica son:
 Facturación.
 Servicios farmacéuticos.
 Talento humano.
Los estudiantes en práctica desempeñaran funciones de:




Salud ocupacional.
Regencia en farmacia.
Auxiliar de facturación.
Auxiliar de servicio farmacéutico.
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ACTIVIDAD 2: Supervisión de estudiantes en práctica. RESPONSABLE: Jefe de talento Humano.
El jefe de talento humano informa al personal encargado de los estudiantes en práctica, las
condiciones de contratación y brinda las indicaciones generales para que todos los funcionarios
que a continuación se mencionan supervisen, entrenen, apoyen y orienten de manera adecuada a
los estudiantes en práctica correspondientes:



Jefe de talento humano supervisa a estudiante en práctica de salud ocupacional.
Gerencia Técnica supervisa a estudiante en práctica de regencia en farmacia.
Auxiliar de servicio farmacéutico supervisa a estudiante en práctica auxiliar de servicio
farmacéutico (de acuerdo en el SAF que se encuentre).
Cabe resaltar que todos los estudiantes en práctica se incluirán en los programas de capacitación
de Distribuciones Pharmaser, siempre que estas apliquen al cargo y funciones que están
desempeñando.
El monitoreo de los estudiantes en práctica lo realizan las entidades a través de formatos que debe
diligenciar el jefe inmediato.
ACTIVIDAD 3: Responsabilidad de estudiantes en práctica. RESPONSABLE: Dueños de proceso.
Los estudiantes en práctica realizan actividades según el cargo y funciones asignadas asociadas a la
carrera profesional, técnica y/o tecnológica estudiada. Y en todos los casos la responsabilidad del
desarrollo, cumplimiento de las actividades le corresponde al jefe inmediato a través de la
supervisión, monitoreo y apoyo brindado.
Se exime a los estudiantes en práctica de toda responsabilidad por el desarrollo de las actividades.
ACTIVIDAD 4: Descripción de funciones de estudiantes en práctica. RESPONSABLE: Dueños de
proceso.
Estudiante en práctica de Salud ocupacional:







Manejo de comité paritario de salud ocupacional.
Coordinación de brigadas de emergencias.
Actualización de planes de emergencia.
Manejo de actividades de pausas activas.
Seguimiento de actividades de salud ocupacional en los SAF.
Inspecciones de puestos de trabajo.
Identificar mejoras en puestos de trabajo.
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


Identificar necesidades de botiquín, brigadas y demás actividades de salud ocupacional.
Coordinación de simulacros.
Apoyar a jefe de talento humano en la coordinación de capacitaciones de salud
ocupacional.
 Investigar accidentes laborales.
 Reporte de accidentes laborales a la ARP.
 Otras asignadas por su jefe inmediato asociadas al cargo.
El estudiante en práctica no tiene ninguna responsabilidad en cuanto a los resultados de las
actividades realizadas, le corresponde al jefe de talento humano quien supervisa.
Estudiante en práctica de regencia en farmacia:

Apoyo en la recepción y tabulación de datos, indicadores del proceso de dispensación,
medicamentos de control especial, formulas medicas, quejas y reclamos, temperatura (de
la cual debe hacer un informe), pendientes.
 Archivo de documentos del servicio farmacéutico.
 Apoyo en envío de documentos, formatos, elementos requeridos para el SAF a todas las
regionales.
 Seguimiento a pendientes reportados por los SAF.
 Apoyo en la recepción técnica de medicamentos en la bodega central.
 Apoyo en la entrega y dispensación de medicamentos en los SAF.
 Recepción de documentos y requerimiento de los SAF.
El estudiante en práctica no tiene ninguna responsabilidad en cuanto a los resultados de las
actividades realizadas, le corresponde al Director de Servicios Farmacéuticos quien supervisa.
Estudiante en práctica de auxiliar de servicios farmacéuticos:





Almacenamiento adecuado de medicamentos en el SAF.
Registrar diariamente la temperatura y humedad relativa en el formato correspondiente.
Apoyar al auxiliar encargado en la toma física de inventarios y errores en despacho.
Verificación de formulas medicas.
Apoyar al auxiliar de servicio farmacéutico en el control de fechas de vencimiento según
procedimiento.
 Brindar trato cálido y amable a los usuarios.
 Apoyar al auxiliar de servicio farmacéutico en seguimiento a medicamentos pendientes.
 Recibir quejas y reclamos y hacer su envío al área de calidad.
El estudiante en práctica no tiene ninguna responsabilidad en cuanto a los resultados de las
actividades realizadas, le corresponde al Auxiliar de Servicio Farmacéutico (asignado) quien
supervisa.
Estudiante en práctica de auxiliar de facturación:

Organizar documentos, órdenes de servicio, traslados y facturas.
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 Archivar documentos, órdenes de servicio, traslados y facturas.
 Verificar que cada orden de servicio entregada por el SAF tenga un pedido digitado.
 Apoyar al personal de facturación en la digitación de pedidos de las órdenes.
El estudiante en práctica no tiene ninguna responsabilidad en cuanto a los resultados de las
actividades realizadas, le corresponde al Jefe de Facturación quien supervisa.
5. DOCUMENTOS ASOCIADOS:
CÓDIGO
PPP07 – 1
DOCUMENTO
Procedimiento de selección y contratación.
6. CONTROL DE CAMBIOS
Fecha
Descripción del cambio
Realizado
Aprobado
Documento
Aprobación
16-12-2011.
Creación del documento, se creo instructivo
debido a una visita realizada por la
secretaria de salud distrital, DADIS, con el
fin de dejar claridad sobre los
procedimientos asociados al personal en
práctica y su monitoreo a todo el personal
en práctica que afecte la prestación del
servicio; se determinó hacer el instructivo
para todo el personal en práctica de la
organización.
Se incluyó la definición de prácticas
profesionales.
Ivoneth
Pulido G –
Asesor
de
Calidad.
Ana Lucia
Polo
Gerente
General.
Formato
aprobación de
documentos.
Ivoneth
Pulido G
Asesor
Calidad.
Ivoneth
Pulido G
Asesor
Calidad.
Ana Lucia
Polo
Gerente
General.
Ana Lucia
Polo
Gerente
General.
Acta No
2013.
Septiembre
2013.
Junio 2015.
Actividad 3: cambia el nombre del cargo
director de servicio farmacéutico a gerente
técnico. Modificación del logo por cambio
en imagen corporativa. Cambia versión 2 a
versión 3.
–
de
–
de
Acta
210615.
ELABORADO POR
REVISADO POR
APROBADO POR
Ivoneth Pulido G. Asesor de Lercy Rodelo – Jefe de Talento Ana Lucia Polo.
Calidad.
Humano.
General.
7
No
Gerente