Radicado No. 20133710478713 Fecha: 11-12-2013 ~MA'I'Oft 1111111111111111111111111111111111111111111111111111111111111111111111111111111 DE·IilOOOfArt(¡, SC'CI«!YMIIA OI!!GOmI!!I'iHO EDILBERTO GUERRERO RAMOS Alcalde Local de Candelária En cumplimiento a las funciones asignadas a ésta Oficina, se programo una visita a la Alcaldía Local a su cargo con el propósito de realizar un arqueo a la caja menor y verificar el cumplimiento de las normas que rigen los procesos administrativos y operativos de las cajas menores, el buen uso, control y agilidad en la utilización de los fondos, la cual fue realizada el día 27 de Noviembre de 2013 encontrándose lo siguiente: Mediante Resolución 02 del 21 de Enero de 2013, se constituyó la caja menor de la Alcaldía Local de Candelaria con una cuantía equivalente a Quince Millones de Pesos ($15.000.000.00), en la cual se designo como responsable de la misma a la servidora pública Adda Yanette Zapata. Posteriormente y mediante Resolución 041 del 18 de Abril de 2013 se designo como responsable de la misma a la servidora pública Elizabeth Rodríguez Jáuregui, funcionaria que actualmente maneja la caja menor. ®Y Edificio Liévano Calle 11 No. 8 ·17 Te!. 3387000 . 3820660 Información Línea 195 www.gobiernobogota.gov.eo ISO 9001: 2008 NTC GP 1000: 2009 BUREAU VERITAS Certification ...·OII I "OTA BHU<1 ANA ,\"Í! Radicado No. 20133710478713 Fecha: 11-12-2013 ~I'MYOO 11111111111111111111111111111111 11111 111111111111111111111111111111 111111111111 oe tIOGOl'A ll,C Sil!CAl!TAIlIA OI! GII)Ilg!AHO 3-1-2 -O1-02 -00-0000-00 3-1-2-01-04-00-0000-00 3-1-2-02-03-00-0000-00 3-1-2-02-04-00-0000-00 3-1-2 -02 -05-00-0000-00 3-1-2-02-11-00-0000-00 3-1-2 -02 -18-00-0000-00 1.000.000,00 2.500.000,00 2.000.000,00 1.000.000,00 4.000.000,00 4.000.000,00 500.000,00 Analizados los conceptos de gastos, llama la atención que en dicha resolución se incluyeron rubros tales como: publicidad, mantenimiento de la entidad, impresos y publicaciones, promoción institucional, conceptos que no se consideran como imprevistos y que deben surtir un proceso diferente. 2. En el momento del arqueo el funcionario responsable de la caja menor tenía en su poder Veinticuatro (24) cheques en blanco del número 961852 al 961876, todos con el sello de "Páguese a la orden del primer beneficiario". clf? la cuenta la cuenta corriente No. 2650384430 del Banco de Occidente. 3. Se evidencio que el funcionario responsable se encuentra amparado con la póliza de manejo NO.1001188 vigente hasta el 20 de Diciembre de 2013. 4. No se están pagando oportunamente los gastos de transporte de los notificadores de la localidad. Se evidencio que mediante comprobante de Egreso No. 054 del 7 de Octubre de 2013 se cancelaron los gastos de transporte correspondientes al periodo del 11 de febrero al 13 de septiembre de 2013 del notificador Héctor Ortiz Ballesteros por valor de $498.800.00. aspecto que desconoce lo establecido en el artículo 3.4 resolución 340 del 4 de Septiembre de 2013 y del Decreto N061 del 14 de Febrero de 2007 que establece: "... al generarse el gasto deberá semanal y de acuerdo a las necesidades de la alcaldía, entregar un avance en efectivo al servidor público para atender la función de notificador que requiera de gastos de transporte". Edificio Liévano Calle 11 No. 8 -17 Te!. 3387000 - 3820660 Información Línea 195 www.gobiernobogota.gov.co ISO 9001: 2008 NTC GP 1000: 2009 BUREAU VERITAS Certification BOGOTÁ HU~ANA Radicado No. 20133710478713 Fecha: 11-12-2013 JIl.C:AlDÍI\MAII'OR 1111~1111111111111111111111111111111111111111111111111IIII~IIIIIIIIIIIIIIIIII Pfi~Aoc S!lCI«:YÁRIA CIi! 00l!Iiíf!l'lf«l 5. No fue posible verificar que se hubiera enviado una copia de la resolución de la constitución de la caja menor a la Secretaria de Hacienda, situación que incumple lo normado en el numeral 2.3 "Constitución" que dice: "... Copia de la Resolución aprobada se enviara a la Secretaria de Hacienda" de la Resolución 340 del4 de Septiembre de 2013. Por lo descrito anteriormente es importante se tomen las acciones correctivas necesarias las cuales deben coordinar y tener los controles que garanticen el cumplimiento estricto de la norma, el buen uso, manejo y agilidad en la utilización de los recursos del fondo de caja menor y los procedimientos que afecte. Es importante aplicar el procedimiento y dar cumplimiento al Decreto 061 de febrero de 2007, la Resolución No.DDC-0000001 de mayo 12 de 2009 "por la cual reglamenta el funcionamiento de las Cajas Menores y los avances en Efectivo", Resolución 340 del 4 de Septiembre de 2013 por la cual se adopta y actualiza Manual para el Manejo y Control de Cajas Menores de la Secretaria Distrital Gobierno y Alcaldías Locales. LUz.. ER ZA FORERO DAZA Jefe Oficina De Control Interno Revisó l Aprobó: Luz Esperanza Forero Daza Proyectó: Edgar Fernando Sierra Oíaz. Edificio Liévano Calle 11 No. 8 -17 Tel. 3387000 - 3820660 Información Línea 195 www.gobiernobogota.gov.co ISO 9001: 2008 NTC GP 1000: 2009 BUREAU VERITAS Certification 14 se la el de