Radicado No. 20133710476593 Fecha: 11-12-2013 ~MAron ~llOOafÁnc ll.!'iCfol:!!1i1f1IAC'l! 1111111111111111111111111111111111111111111111111111111111111111111111111111111 ~1'l:«O WILLlAM ALEXANDER SANTOYO SANTOS Alcalde Local de Suma paz. En cumplimiento a las funciones asignadas a ésta Oficina, se programo una visita a la Alcaldía Local a su cargo con el propósito de realizar un arqueo a la caja menor y verificar el cumplimiento de las normas que rigen los procesos administrativos y operativos de las cajas menores, el buen uso, control y agilidad en la utilización de los fondos, la cual fue realizada el día 4 de Diciembre de 2013 encontrándose lo siguiente: 1. Mediante Resolución 001 del 14 de Enero de 2013, se constituyó la caja menor de la Alcaldía Local de Sumapaz con una cuantía equivalente a Ochocientos Veintidós Mil Pesos ($822.000.00) y se designo como responsable de la misma a la servidora pública Jeimmy Carolina Cifuentes. 3. En el momento del arqueo el funcionario responsable de la caja menor tenía en su poder Tres (3) cheques en blanco del número 286669 al 286671, todos sin el sello de "Páguese a la orden del primer beneficiario, situación que incumple lo normado en el numeral 3.5 que dice .." Los cheques en blanco deben contar con el sello de protección "Páguese al primer beneficiario", de la Resolución 340 del4 de Septiembre de 2013. 3. Se evidencio que la póliza No. 121100001188 que ampara responsable se encuentra vigente hasta el16 de Diciembre de 2013. Edificio Liévano Calle 11 No. 8 -17 Te!. 3387000 - 3820660 Información Unea 195 www.gobiernobogota.gov.co ISO 9001: 2008 NTC GP 1000: 2009 BUREAU VERITAS Certification el funcionario U .A B'. "Ot'OTí HU<1ANA lB ~MAmR Radicado No. 20133710476593 Fecha: 11-12-2013 IIII~IIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIII11111111111111111111111 OnOOOT4D,C Sl!CRiffAIIIIA OE GOI!!lI!RHO 4. No fue posible verificar que se hubiera enviado una copia de la resolución de la constitución de la caja menor a la Secretaria de Hacienda, situación que incumple lo normado en el numeral 2.3 "Constitución" que dice: "... Copia de la Resolución aprobada se enviara a la Secretaria de Hacienda" de la Resolución 340 del 4 de Septiembre de 2013. Por lo descrito anteriormente es importante se tomen las acciones correctivas necesarias las cuales deben coordinar y tener los controles que garanticen el cumplimiento estricto de la norma, el buen uso, manejo y agilidad en la utilización de los recursos del fondo de caja menor y los procedimientos que afecte. Es importante aplicar el procedimiento y dar cumplimiento al Decreto 061 de febrero de 2007, la Resolución No. DDC-0000001 de mayo 12 de 2009 "por la cual reglamenta el funcionamiento de las Cajas Menores y los avances en Efectivo", Resolución 340 del 4 de Septiembre de 2013 por la cual se adopta y actualiza Manual para el Manejo y Control de Cajas Menores de la Secretaria Distrital Gobierno y Alcaldías Locales. 14 se la el de Revisó I Aprobó: Luz Esperanza Forero Daza Proyectó: Edgar Fernando Sierra Díaz. Edificio Liévano Calle 11 No. 8 -17 Tel. 3387000 - 3820660 Información Línea 195 www.gobiernobogota.gov.co ISO 9001: 2008 NTC GP 1000: 2009 BUREAU VERITAS Certification BOGOTÁ HUC'JANA