DIRECCIÓN GENERAL DE INNOVACIÓN, SERVICIOS Y COMERCIO INTERIOR INSTRUCTIVO DE TRABAJO PARA LA OPERACIÓN DEL GRUPO DE MEJORA 1. Propósito Describir la estructura y operación de los Grupos de Mejora, con el fin de asegurar el proceso de mejora continua dentro de las actividades del Sistema de Gestión de la Calidad del SNIIM. 2. Alcance La estructura y operación de los Grupos de Mejora aplica a las áreas del Sistema de Gestión de la Calidad del SNIIM. 3. Referencias COPIA CONTROLADA Procedimiento Control de Acciones Correctivas y Preventivas Procedimiento de Revisión al Sistema de Gestión de la Calidad MNX-CC-9001-IMNC-2008 (ISO-9001:2008) Sistemas de Gestión de Calidad – Requisitos (Capítulo 8.5.1) MNX-CC-9000-IMNC-2008 (ISO-9000:2005) Sistemas de Gestión de la Calidad – Fundamentos y Vocabulario 4. Contenido 4.1. Identificación de las propuestas de mejora De conformidad con los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad del SNIIM, se formará un "Grupo de Mejora" preferentemente de 5 personas que pertenezcan al Sistema de Gestión de la Calidad de la Dirección del SNIIM. El grupo se reunirá con regularidad en horas laborales para: Emitir propuestas de mejora continua; Emitir acciones correctivas o preventivas; Conocer los resultados de los indicadores de gestión; Analizar las sugerencias de los clientes; Establecer objetivos y metas para mejorar sus actividades; y. Dar solución de problemas en las áreas o en los procesos del SNIIM Durante el desarrollo de la propuesta que atenderá el grupo de mejora, deben considerarse el cumplimiento de las siguientes etapas: Núm. Rev: 5 Fecha Elab. 08/05/14 Página: 1 de 4 DIRECCIÓN GENERAL DE INNOVACIÓN, SERVICIOS Y COMERCIO INTERIOR INSTRUCTIVO DE TRABAJO PARA LA OPERACIÓN DEL GRUPO DE MEJORA I.- Presentación del problema. De una forma clara, concisa y con lenguaje sencillo debe describirse el problema para ser presentado a integrantes del grupo de mejora que deben estudiarlo. II.- Búsqueda de datos y análisis. Es preciso recopilar información complementaria que ayude a la solución del problema. Deben considerarse aspectos de normatividad, técnicos y económicos para dar solución del problema en cuestión. III.- Propuesta de solución. COPIA CONTROLADA La solución debe ser aceptada por todos los integrantes del grupo de mejora, para proceder a la redacción definitiva de la propuesta. IV.- Aprobación y puesta en marcha. La propuesta de solución al problema es entregado a la Dirección del SNIIM, quién la aprueba o rechaza dependiendo de la factibilidad de implementación, Si es aprobada da las instrucciones pertinentes para que se ponga en marcha, si es rechazada, notifica al grupo de mejora las razones por la que es inviable. V.- Seguimiento y control. Una vez aprobada la propuesta por la Dirección del SNIIM, se incorpora al informe de evaluación del Sistema de Gestión de la Calidad. 4.2. Formación del Grupo de Mejora. De conformidad con los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad del SNIIM, se formará un “Grupo de Mejora” por al menos 3 personas que pertenezcan al Sistema de Gestión de la Calidad . 4.3. Periodicidad de las reuniones El Grupo de Mejora se reunirá cuando sea necesario y en la periodicidad que requiera la realización de la propuesta de mejora. Si no se han presentado Núm. Rev: 5 Fecha Elab. 08/05/14 Página: 2 de 4 DIRECCIÓN GENERAL DE INNOVACIÓN, SERVICIOS Y COMERCIO INTERIOR INSTRUCTIVO DE TRABAJO PARA LA OPERACIÓN DEL GRUPO DE MEJORA proyectos, al menos se reunirán una vez cada tres meses para ver si se identifican proyectos de mejora a realizar. La duración de las reuniones será de 1 hora como máximo, durante la jornada laboral. 4.4. Identificación del grupo de mejora El grupo debe tener un nombre, mismo que será designado por sus integrantes. 4.5. Integración del grupo de mejora. El grupo de mejora estará integrado por un líder y secretario técnico, mismos que serán elegidos por el grupo. COPIA CONTROLADA a) Funciones del líder: Representar al grupo ante el director de área, motivar y buscar resultados, establecer metas alcanzables y cuantificables y verificar el cumplimiento de los compromisos establecidos. Deberá informar de las acciones correctivas y preventivas, así como de las propuestas de mejora surgidas del grupo, al director de área. Conocer las técnicas de lluvia de ideas, diagrama de causa y efecto y pareto, así como las demás técnicas si es el caso comprendidas en el manual de sistema de medición y mejora continua. Proponer las técnicas que se aplicarán en las reuniones, verificar el cumplimiento de la técnica seleccionada y capacitar a sus compañeros en la implementación de las mismas, así como apoyar en la elaboración de la agenda de trabajo. b) Funciones del secretario técnico: Núm. Rev: 5 Es la persona responsable de tomar nota sobre los asuntos tratados en la reunión del grupo de mejora y estructurar la agenda de trabajo en coordinación con el líder. Verificar durante el mes, el cumplimiento de los compromisos acordados en la sesión anterior, informar al líder de las causas del incumplimiento de los compromisos y reprogramar las fechas de cumplimiento de los Fecha Elab. 08/05/14 Página: 3 de 4 DIRECCIÓN GENERAL DE INNOVACIÓN, SERVICIOS Y COMERCIO INTERIOR INSTRUCTIVO DE TRABAJO PARA LA OPERACIÓN DEL GRUPO DE MEJORA compromisos, para lo cual deberá utilizar el cuadro de seguimiento de acuerdos. Para cada reunión del grupo de mejora debe generar y custodiar la Minuta de la reunión COPIA CONTROLADA Núm. Rev: 5 Fecha Elab. 08/05/14 Página: 4 de 4