Formación Empresarial EMT Informática Prof. Téc. Marly Cavia 2.5.1 Planificación Concepto y elementos Planear – Organizar – Dirigir – Coordinar – Controlar. El “PROCESO ADMINISTRATIVO” Planear, es la primera función administrativa; que sirve de base a las demás. Definición: es la acción de tomar decisiones para el futuro. Es un proceso, en el que se definen las situaciones que queremos alcanzar en el futuro, y se diseñan los caminos para lograrlo, lo llamamos Planificación. FAYOL: Formular el programa de acción que incluye el resultado a obtener, las conductas a desarrollar y los medios a utilizar. Es la función fundamental de la administración. Comprende objetivos, metas y mecanismos de cómo alcanzarlas. Su tarea primordial es reducir al mínimo los riesgos y al mismo tiempo aprovechar las oportunidades. Conceptos: Consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y la determinación en tiempo y números necesarios para su realización. Es la solución y relación de hechos, así como la formulación y uso de suposiciones respecto al futuro en la visualización y formulación de las actividades propuestas que se cree sean necesarias para alcanzar los resultados deseados. ELEMENTOS DEL CONCEPTO 1. Objetivo: el aspecto fundamental al planear es determinar los resultados deseados (¿Qué es lo que se quiere?). 2. Cursos alternos de acción: Al planear es necesario determinar diversos caminos, formas de acción o estrategias para alcanzar los objetivos. 3. Elección: La planeación implica la determinación, el análisis y la selección, entre alternativas, de la decisión más adecuada. 4. Futuro: La planeación trata de prever situaciones futuras y de anticipar hechos inciertos, prepararse para contingencias y trazar actividades futuras. Toma de decisiones • Debemos “tomar decisiones” para conseguir los objetivos fijados. Ello implica un “proceso” de comparar alternativas posibles y elegir las más adecuadas. • Diagnóstico – Alternativas posibles – Evaluación de alternativas – Selección – Ejecución (Resultados) 1 Formación Empresarial EMT Informática Prof. Téc. Marly Cavia Los T ip o s d e p l an e s pu e de n c l as if ic ar s e e n : Misión - equivale a enunciar la principal razón de existir de la organización. Son instituciones que poseen personalidad y una meta. Es identificar la función que cumple en la sociedad y, además, su carácter y filosofía básicos. Identificar la misión ayuda a una organización a delimitar su esfera de actividades y a establecer las formas en que sus gerentes y empleados deberán llevarlas a cabo. Las formulaciones de la misión dan a conocer esos límites y normas a todos los interesados. Objeti vos – son los fines hacia los cuales se dirige la actividad principal. Representan los resultados que la empresa espera obtener, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo específico. Son los fines hacia los cuales se dirigen las actividades de la organización y de los individuos. Representa lo que se espera alcanzar en el futuro como resultado del proceso administrativo. Políticas – son planteamientos generales que guían la toma de decisiones. Las políticas son guías para orientar la acción; son criterios, lineamientos generales a observar en la toda de decisiones, sobre problemas que se repiten una y otra vez dentro de una organización. Estrategias – reflejan a menudo un programa general de acción, mostrando la dirección y el empleo general de recursos y esfuerzos, asumiendo una condición competitiva. Son cursos de acción general, o alternativas que muestran la dirección y el empleo general de los recursos y esfuerzos, dirigidos a los objetivos en las condiciones más ventajosas. Procedimientos – establecen un método habitual de manejar actividades futuras. Son guías de acción que detallan la forma exacta bajo la cual ciertas actividades deben cumplirse. Aspect os importantes: ➢ Los pr ocedimientos deben f ijarse por escrit o y de pref erencia gráf icamente (gráf icas de proceso, f lujogramas). ➢ Deben ser per iódicamente revisados par a hacer los más ef icientes. 2 Formación Empresarial EMT Informática Prof. Téc. Marly Cavia Reglas – son la f orma más sim ple de un plan y puede f ormar parte de un procedim iento. Una regla ordena que se tome o no, una acción específ ica y def ina con respecto a una situación. Ejemplo: “NO FUMA R”. Por su natur aleza, las reglas están diseñadas para restringir el pensamiento. Program as – involucra met as, políticas, procedimientos, reglas, asignaciones de tar eas, pasos a darse, recursos a emplear para llevar adelante det erminada acción, amparándose en el capital necesario y el pr esupuesto de f uncionamiento. Un esquema en donde se establecen: la secuencia de actividades específ icas que habrán de realizarse par a alcanzar los obj etivos, y el tiempo r equerido para ef ectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución. La gráf ica más comúnmente ut ilizada par a un programa, es la gráf ica de Gantt (Henr y L. Gant t) Presupuestos – expresa un planteamient o de resultados num éricos, tanto en términos f inancieros, unidades de product o, horas-m áquina como cualquier otro mensurable numéricamente. Un pr esupuesto es un esquema escrit o de t ipo gener al y/o específ ico, que determina por anticipado, en términos cuantitat ivos (monetar ios y/o no monetarios, el origen y asignación de los recursos de la empresa, para un per íodo específ ico). Es la elaboración de planes par a un per íodo f uturo determinada, en términos numéricos. Los presupuestos son planeam ient os de los resultados que se anticipan, en términos f inancieros (como los presupuestos de ingresos y gastos) o en t érminos no f inancier os (cómo los presupuestos de horas – hombre). Diferentes Tipos de Planeación Planificación estrat égica – es la planeación más amplia. Tiene que ver con los objet ivos organizacionales y la estrategia. Planificación operativa – realizada para cada act ividad, más detallada y de corto plazo. 3 Formación Empresarial EMT Informática Prof. Téc. Marly Cavia PLANIFICACION ESTRATEGICA PETER DRUCKER: Respuesta a dos preguntas: ¿Cuál es nuestro negocio? ¿Cuál debería ser nuestro negocio? ALFRED CHANDLER Jr. Es la determinación de metas y Objetivos básicos de largo plazo de la empresa, la adopción de cursos de acción y la asignación de recursos necesarios para lograr dichas metas. Planificación Estratégica • Está definida en la cúpula estratégica. Abarca a la organización en su totalidad. • Está proyectada a largo plazo, efectos y consecuencias en el futuro. • Implica analizar y comprender el medio ambiente (Oportunidades vs Amenazas). • Implica analizar los distintos factores internos (Fortalezas vs Debilidades) Planificación Operativa • Está definida en el centro operativo para cada tarea o actividad. • Detalles necesarios para incorporar los planes estratégicos en las operaciones diarias de la empresa. • Pueden ser para actividades recurrentes o no recurrentes. • Proyectado para el futuro inmediato. • Metas específicas; muestra actividades por separado. Algunos instrumentos • Estratégicos – Análisis FODA – Plan de Acción, Plan de Negocios – Presupuesto Integral • Operativos – Plan de fábrica, cuanto producir, cuanto almacenar, en qué momentos, con qué insumos... – Plan de Compras, cuanto, cuando, a quien, cómo. 4 Formación Empresarial EMT Informática Prof. Téc. Marly Cavia – Flujo de Caja, previsiones de ingresos y egresos, determinación de necesidades según momentos – Gráfico Gantt, graficar actividades según secuencia y transcurso del tiempo Misión - Visión • Para comprender la planificación estratégica, debemos definir algunos conceptos que influirán en este tipo de planificación: Visión – Misión Planeamiento Estratégico Misión - Visión • Visión – se define con los siguientes elementos: • Propósito principal de la empresa • Su futuro • Definición de mercados a atender • Valores, conductas y actitudes deseadas • Escenarios esperados Misión - Visión • Misión – la declaración de la misión incluye: • ¿Qué es lo que hacemos? (¿cuál es el negocio?) • ¿En dónde lo hacemos? (¿cuál es el mercado?) • ¿Para quién lo hacemos? (¿qué necesidad satisfacemos y cómo lo hacemos?) 5 Formación Empresarial EMT Informática Prof. Téc. Marly Cavia • Ejemplo de una empresa uruguaya Misión: Visión: Desagregación PROPOSITO: actividad de la organización. A que se dedica: medicina, alimentación, agropecuaria MISION: especificidad del objeto: dentro de la medicina el cáncer, de la alimentación los lácteos, de la agropecuaria los cereales. OBJETIVO: logro para un determinado período de tiempo, situación que deseamos vivir: • atender 100 pacientes en consulta por día, • vender 1.000 kilogramos de quesos en un mes, • producir 1.000 kilogramos de trigo en una zafra ESTRATEGIA: camino que se utilizará para insertarse en el futuro. Abrir una policlínica con 10 oncólogos profesores de la Universidad, la policlínica en determinado lugar, con tal honorario o tarifa por consulta,........ Principios de administración aplicados a la Planificación • Definición del objetivo – la finalidad de la planificación es determinar quién, cómo y cuando se alcanzará la idea o el objetivo. • Flexibilidad en la planeación – la planeación es permanente; debe tener flexibilidad y corregir defectos durante el desarrollo. Determinación de Objetivos • Es la primera actividad: saber adónde pretendemos llegar. • Los “objetivos” son la expresión de una situación que queremos vivir en el futuro. • Lista de verificación: ser específico, ser realista, ser verificable, tener un plazo, incluir metas intermedias, plantear un desafío y plantear un compromiso. 6 Formación Empresarial EMT Informática Prof. Téc. Marly Cavia Análisis FODA Es u na h er r am ie nt a q ue f ac i li t a e l a n á lis is de s i t uac i ó n I nt er n a, p or m ed i o de l F LO A s e r e a l i za u na e va l uac i ó n d e los f a c tor es pr i nc i pa l es q u e s e es p er a i nf l u ya n e n e l c um pl im i en to de pr o pós i tos bá s ic os de la em pr es a o i ns t i tuc i ó n; r eq u i er e es c u dr i ña r y de a lg u na m an er a pr e dec ir lo qu e s e s up o n e va oc ur r ir o l as n ec es id a des q u e s e t e ndr á n, a d em ás d e l o qu e s e de b e h ac er p ar a es tar pr e p ar ad o. Las f ue r zas y l as l im it ac io n es ( de b i li d a des ) s on p ar te d e l m un do i nt er no d e l a em pr es a, e n do n de p ue d e i nf l uir s e d i r ec t am en te e n e l f ut ur o. L as op or tu n i da d es y am en a zas t i e ne n l u gar en e l m un d o ex t er no d e l a em pr es a o i ns t it uc i ón , qu e n o e s c o ntr o la b l e p er o s i i nf l u ib l e, pr ác t ic a és ta q ue d e be c ons i d er ar s e e n los p l an es . Los as u n tos e num er ad os d e be n s er es p ec íf ic os par a l a em pr es a e n p a r tic u l ar . Fortalezas 1. Re pr es e n ta n l os pr i n c i pa l es p un tos a f a v or c o n l os qu e c u e n ta l a em pr es a o i ns t it uc i ón en c u atr o am p l ias c at eg or ías : Po te nc i a l h u m ano, Ca p ac i d ad d e pr oc es o ( lo qu e i nc l u ye e q u ip os , e d if ic ios y s is t em as ) Pr od uc tos y s er v ic ios y R e c ur s os f i na nc i er o s . Limitaciones 2. S e s us t it u ye e l t er m i no d eb i l i da d es c o n qu e s e l e ha d en om i na d o tr a d ic io n a lm ent e p or q ue és t e im pl ic a qu e a l go a n da m al ó c o n l o c u a l s e d eb e c o n v i vi r c o m o s i f u er a d is c ap a c i da d; en v ía un m ens aj e ne g at i v o. E l t er m in o l i m itac io n es c o n ti e ne m en os pr ej u ic io as oc ia d o, l a de b i l id a d n o es m ás que f a lt a d e f uer za . L a s lim it ac i on es r e l ac io n ad as c on po te nc i a l h um an o, c a p ac id a d d e pr oc es o o f in a n zas s e p ue d en r ef or za r o t om ar ac c i o nes a m od o q ue im pi d an el a va nc e. Oportunidades 3. S on e v en tos o c ir c un s ta nc ias q ue s e es p e r a q u e oc ur r a n o p u ed e n i nd uc ir s e a q u e oc u r r an en e l m und o ex t er i or y qu e p o dr í a n te n er u n im pac t o pos i t i vo e n e l f utur o de l a em pr es a . Es t o t ie n d e a ap ar e c er e un a o m as de l as s i g u ie nt es gr an d es c at e gor í as : M er c ad os , C l i en t es , In d us tr i a, G o b i er n o , C om pet e nc ia y T ec no l o gí a. Amenazas 4. S on e v en t os o c ir c u ns ta nc ias q ue p u ed e n oc ur r ir e n e l m un do ex t e r i or y qu e p u d ier a n te n er u n im pac to ne g at i v o e n e l f ut ur o de l a em pr es a ; ti e nd e n a a pa r ec er en l as m is m as gr an d es c a t eg or ías q u e las op or tu n i da d es . C on u n enf oq u e c r ea t i vo , m uc has am en a zas l l e ga n a tor n ar s e en o p or t u n id a des o m in im i za r s e c o n un a p l a ne ac ió n c u id a dos a. El análisis FLOA también es conocido como Foda ó Dofa. Es t e t i p o d e a n á lis is r epr es en t a u n es f ue r zo p ar a ex am in ar la in t er ac c i ó n en tr e l as c ar ac ter ís t ic as d e u n a em pr es a e n par tic u l ar y e l e nt or n o e n e l c u a l c om pit e . El F LO A t ie ne m ú lt i pl es ap l ic ac io nes y p u e d e s er u t i l iz ad o c o mo h e rr a mi en t a p o r t o d o s lo s n iv el e s d e l a o r g an iz ac ió n y en d if e r en t es cat eg o r í as d e an ál is i s t a l es co m o p ro d u ct o , m er c ad o , l ín ea d e p ro d u c t o s , d ep a rt a m en t o , em p r es a , á re a f u n c io n al , etc . M uc h as de l as c onc l us io n es 7 Formación Empresarial EMT Informática Prof. Téc. Marly Cavia ob t en i das c om o r es u l ta d o d el an á l is is , p o dr á n s e r de gr an ut i l i da d p ar a l a f or m ulac i ón d e l pr og r am a de es tr a te g ia s p ar a s er inc or p or a d as en e l p l an es tr at é g ic o Da d o q u e e n es t e c a s o la h er r am ien t a F L O A s e es t á u t i li za n d o c o n f i n es es tr at é g ic os ( l ar go p la zo ) d e be enf oc ar s e s o l am ent e h ac i a l os f ac t or es c l a ves par a e l éx it o f u t ur o de l a or g an i za c ió n . De b e r es a l tar las f or ta l e zas y las de b i l id a des d if er e nc ia l es i nt er n as d e m an er a o bj e t i va y r ea l is ta , a s í c om o l as op or tu n i da d es y am en a zas c la v es d e l e nt or n o. R Reelleevvaannttee PPoossiittiivvaass N Neeggaattiivvaass EExxtteerriioorr O Oppoorrttuunniiddaaddeess AAm meennaazzaass IInntteerriioorr FFoorrttaalleezzaass LLiim miittaacciioonneess Análisis ambiental – Oportunidades y Amenazas • De la industria y el mercado • De los competidores • Político y regulatorio • Social – aspectos sociales y grupos de interés • De recursos humanos • Macroeconómico • Tecnológico Análisis de recursos internos – Fortalezas y Debilidades Análisis: • Financiero • Evaluación de recursos humanos • De comercialización y marketing • De operaciones • De otros recursos internos: administración, • I + D, Innovación y Desarrollo • compras • informática 8