Código: CITEC P-GT0002 Página: 1 de 6 Versión: 01 Fecha de Emisión: Mayo 2015 Hecho por: Revisado y Aprobado por: Referencia: Dirección Ejecutiva Junta Directiva CITEC Sesión #, Acuerdo# Procedimiento para la solicitud de asignación de recursos para actividades de desarrollo del agremiado 1. Objetivo Definir los pasos a seguir por los grupos de trabajo para solicitar la asignación del presupuesto de la partida “gestión de grupos de trabajo” para el financiamiento de actividades de desarrollo del agremiado. 2. Alcance Este procedimiento define los pasos que debe seguir cada uno de los grupos de trabajo de CITEC para solicitar la asignación de presupuesto de la partida “gestión de grupos de trabajo” para el financiamiento de actividades de desarrollo del agremiado que no fueron contempladas en el presupuesto ordinario asignado. 3. Definiciones 3.1 Centro de costo: denominación contable de cada uno de los grupos de trabajo, se encuentra compuesta por diferentes partidas. 3.2 CFIA: Colegio Federado de Ingenieros y de Arquitectos. 3.3 CITEC: Colegio de Ingenieros Tecnólogos. 3.4 Cronograma de plazos: fechas establecidas para la solicitud de la asignación de recursos. Trimestre Fecha inicio de recepción III Sem hábil de octubre Fecha final de recepción II Sem hábil de noviembre II I Sem hábil de enero III I Sem hábil de Abril IV I Sem hábil de junio II Sem febrero II Sem Mayo II Sem Agosto I hábil de Fecha de análisis de solicitudes por JD Última sesión de noviembre del año anterior al año de asignación de presupuesto. Última sesión de febrero hábil de Última sesión de mayo hábil de Última sesión de agosto Sem: Semana 3.5 DE: Dirección Ejecutiva. 3.6 Encargado(s): entiéndase como el presidente de la asociación, coordinador del grupo de trabajo o su correspondiente suplente. En el Código: CITEC P-GT0002 Página: 2 de 6 Versión: 01 Fecha de Emisión: Mayo 2015 Hecho por: Revisado y Aprobado por: Referencia: Dirección Ejecutiva Junta Directiva CITEC Sesión #, Acuerdo# Procedimiento para la solicitud de asignación de recursos para actividades de desarrollo del agremiado caso de las asociaciones y grupos de trabajo con cedula jurídica se considerará como encargados al presidente y tesorero. 3.7 JD: Junta Directiva del Colegio de Ingenieros Tecnólogos. 3.8 La Administración: La secretaria asignada a cada grupo de trabajo. 3.9 Liquidación: acción de hacer efectivo el ajuste formal de una cuenta, al pagar entera o parcialmente el gasto relacionado a la misma. 3.10 Partida: es una cuenta que ofrece la información sobre cada concepto de gasto que se ha presupuestado, en este caso específico: gastos operativos. 3.11 Presupuesto ordinario asignado: es el recurso económico asignado por la JD a inicio de cada año. 3.12 Solicitud: refiérase al formulario “Solicitud de presupuesto para gestión de grupos de trabajo” y sus anexos. 3.13 Trimestre: se definen los trimestres ejecutables en las siguientes fechas: TRIMESTRE Primero Segundo Tercero Cuarto INICIO 1ero de enero 1ero de abril 1ero de julio 1ero de octubre 3.14 Tipo de Actividad: .clasificación del evento a realizar. Puede ser: 3.14.1 Congreso: Reunión, normalmente periódica (anual, bianual, etc) , en la que, durante uno o varios días, personas de distintos lugares que comparten la misma profesión o actividad presentan conferencias o exposiciones sobre temas relacionados con su trabajo o actividad para intercambiarse informaciones y discutir sobre ellas. 3.14.2 Charla/Conferencia: Disertación o exposición en público sobre un tema o un asunto específico. 3.14.3 Foro: Reunión de personas para tratar un asunto de interés, a menudo expertos ante un público que también puede expresar su opinión. 3.14.4 Curso de capacitación: Cursos, charlas o exposiciones de trabajos, en el marco de un programa, que se brindan a profesionales por parte de una persona de reconocida idoneidad, para que se informen y apliquen Código: CITEC P-GT0002 Página: 3 de 6 Versión: 01 Fecha de Emisión: Mayo 2015 Hecho por: Revisado y Aprobado por: Referencia: Dirección Ejecutiva Junta Directiva CITEC Sesión #, Acuerdo# Procedimiento para la solicitud de asignación de recursos para actividades de desarrollo del agremiado nuevas técnicas o conozcan avances en su disciplina y lograr una educación mejor. 3.14.5 Curso CAP: Cursos de capacitación que ofrecen puntaje para la certificación profesional por el CFIA. 3.14.6 Taller: Curso, generalmente breve, en el que se enseña una determinada actividad práctica o artística. 3.14.7 Seminario: Conjunto de actividades que realizan en común profesores y alumnos, y que tiene la finalidad de encaminarlos a la práctica y la investigación de alguna disciplina. 3.14.8 Gira técnica: Viaje o excursión en que se visitan distintos lugares con fines de aprendizaje. 3.14.9 Desayuno técnico: Charla técnica que se realiza en horas de la mañana 3.14.10 Actividad deportiva: entiéndase como todas aquellas actividades deportivas que se realicen con el fin de involucrar e integrar a los diferentes miembros del CITEC. 3.14.11 Actividad recreativa: entiéndase como todas aquellas actividades sociales, culturales o con fines de recreación que se realicen con el fin de involucrar e integrar a los diferentes miembros del CITEC. 3.14.12 Otro: cualquier otro evento o proyecto específico que no se encuentre en las definiciones del 3.19.1 a 3.19.11. 2. Responsables 3.1 Junta Directiva: autorizar o rechazar la solicitud. 3.2 Dirección Ejecutiva: gestionar la comunicación del acuerdo de asignación de los recursos de la partida “gestión de grupos de trabajo” a la asistente administrativa y a los grupos de trabajo. 3.3 Encargado(s): solicitar ante la JD el financiamiento de la actividad de desarrollo del agremiado y preparar toda la documentación requerida y de existir solicitudes adicionales o de corrección, también deberá subsanar y presentarlas. 4. Procedimiento: 4.1 Completar el formulario “Solicitud de presupuesto para gestión de grupos de trabajo” y recopilar la documentación complementaria necesaria según los siguientes pasos: 4.1.1 Grupo de trabajo: indicar el nombre de la asociación, comisión o grupo de trabajo. 4.1.2 Nombre de la actividad: Indicar el título de la actividad. Ej.: “II Congreso Nacional de Ingeniería y de Arquitectura” 4.1.3 Justificación: indicar el beneficio para el CITEC y sus agremiados considerando el impacto en el ejercicio profesional, actualización Código: CITEC P-GT0002 Página: 4 de 6 Versión: 01 Fecha de Emisión: Mayo 2015 Hecho por: Revisado y Aprobado por: Referencia: Dirección Ejecutiva Junta Directiva CITEC Sesión #, Acuerdo# Procedimiento para la solicitud de asignación de recursos para actividades de desarrollo del agremiado 4.1.4 4.1.5 4.1.6 4.1.7 4.1.8 4.1.9 profesión, integración de los miembros al CFIA, innovación y tecnología, proyección del CITEC a la sociedad en general. Tipo de Actividad: se debe seleccionar la clasificación de la actividad según la definición del tipo de actividad indicada en este procedimiento. Fecha de la actividad: Indicar la(s) fecha(s) estimadas para la realización de la actividad. Descripción del evento: Describir en qué consiste la actividad, las calidades del expositor o conferencista en el caso que corresponda, y cualquier otro detalle relacionado a la actividad y su trascendencia Alcance: indicar la cantidad de personas que se espera que participen en la actividad y el número de horas efectivas de la actividad. Presupuesto solicitado de la actividad: indicar el presupuesto a ser solicitado a la Junta Directiva desglosado por ítem de la actividad. Costo de inscripción: Indicar el monto estimado que se espera cobrar por la participación o si la actividad es gratuita 4.2 Presentar el formulario “Solicitud de presupuesto para gestión de grupos de trabajo” y la documentación complementaria a la administración. 4.3 La administración verifica el cumplimiento de todos los requisitos definidos en este procedimiento, y lo remitirá a la JD para el análisis correspondiente. En caso de que no cumpla con todos los requisitos se le informara al encargado para que los complete dentro de los plazos de recepción. 4.4 La JD analizará la información presentada bajo los siguientes criterios: - - Tipo de Actividad Alcance Costo de inscripción Costo de la actividad Costo unitario: Costo de la actividad/Beneficiario Ingresos esperados: Alcance*Costo de inscripción Tasa de Ejecución de actividades anteriores: relación de las actividades programas en un período de tiempo específico (trimestre o año) versus las ejecutadas. Ejecución eficiente del presupuesto asignado. La capacidad del presupuesto CITEC del año correspondiente El análisis de esta información se realizará conforme al cronograma de plazos. Código: CITEC P-GT0002 Página: 5 de 6 Versión: 01 Fecha de Emisión: Mayo 2015 Hecho por: Revisado y Aprobado por: Referencia: Dirección Ejecutiva Junta Directiva CITEC Sesión #, Acuerdo# Procedimiento para la solicitud de asignación de recursos para actividades de desarrollo del agremiado Transitorio: Debido a la aplicación de este procedimiento a partir del año 2015 es que no se tiene referencia según procedimiento para dar inicio al ciclo de asignación por lo que para la primera asignación no se aplicará la “tasa de ejecución de actividades anteriores” 4.5 La administración comunicará la resolución de la JD en los siguientes 7 días hábiles de la sesión en la que se tome el acuerdo. 5. De las Autorizaciones y Vigencia Cualquier modificación en la definición, alcances y contenidos en este procedimiento, solo se podrá realizar con el visto bueno de la Dirección Ejecutiva y la Junta Directiva del CITEC. Vigencia. Rige a partir de la aprobación de la Junta Directiva y su publicación. Código: CITEC P-GT0002 Página: 6 de 6 Versión: 01 Fecha de Emisión: Mayo 2015 Hecho por: Revisado y Aprobado por: Referencia: Dirección Ejecutiva Junta Directiva CITEC Sesión #, Acuerdo# Procedimiento para la solicitud de asignación de recursos para actividades de desarrollo del agremiado