Código: CITEC P-F0004 Página: 1 de 5 Versión: 01 Fecha de Emisión: Marzo 2015 Hecho por: Revisado y Aprobado por: Referencia: Dirección Ejecutiva Junta Directiva CITEC Sesión #, Acuerdo# Procedimiento de liquidación de actividades de desarrollo del agremiado 1. Objetivo Definir la estructura y forma de liquidación de facturas para satisfacer las necesidades de pago relacionadas al desarrollo de actividades para los agremiados. 2. Alcance Este procedimiento define los pasos que deben seguir los grupos de trabajo para el trámite oportuno y exacto de los documentos de pago correspondiente a la liquidación de la partida de capacitaciones de cada centro de costo del presupuesto del CITEC. 3. Definiciones 3.1 Actividades: Entiéndase como cursos de capacitación, desayunos técnicos, giras técnicas, charlas, conferencias, mesas redondas, foros, talleres, seminarios, congresos o cualquier otra actividad que atienda las necesidades de educación continua, ejercicio profesional y desarrollo integral de los agremiados al CITEC. 3.2 Boleta de Ingreso de Facturas (BIF): formulario oficial del Colegio de Ingenieros Tecnólogos con la información referente a la factura específica a tramitar para la liquidación de gastos 3.3 Boleta de presupuesto: documento oficial del CFIA para liquidación de gastos. 3.4 Centro de costo: denominación contable de cada uno de los grupos de trabajo, se encuentra compuesta por diferentes partidas. 3.5 CFIA: Colegio Federado de Ingenieros y de Arquitectos. 3.6 CITEC: Colegio de Ingenieros Tecnólogos. 3.7 DE: Dirección Ejecutiva. 3.8 Encargado(s): entiéndase como el presidente de la asociación, coordinador del grupo de trabajo o su correspondiente suplente. En el caso de las asociaciones y grupos de trabajo con cedula jurídica se considerará como encargados al presidente y tesorero. 3.9 Factura: Documento con el que se comprueba el gasto. Código: CITEC P-F0004 Página: 2 de 5 Versión: 01 Fecha de Emisión: Marzo 2015 Hecho por: Revisado y Aprobado por: Referencia: Dirección Ejecutiva Junta Directiva CITEC Sesión #, Acuerdo# Procedimiento de liquidación de actividades de desarrollo del agremiado 3.10 JD: Junta Directiva del Colegio de Ingenieros Tecnólogos. 3.11 Liquidación: acción de hacer efectivo el ajuste formal de una cuenta, al pagar entera o parcialmente el gasto relacionado a la misma. 3.12 Partida: es una cuenta que ofrece la información sobre cada concepto de gasto que se ha presupuestado, en este caso específico: capacitación. 3.13 Reintegro: Liquidación de un gasto cuando el mismo ya fue ejecutado y pagado. 4. Responsables 4.1 Asistente administrativa: recibir documentación para iniciar el proceso de liquidación de gastos, elaborar la boleta de presupuesto, remitir la boleta de presupuesto y demás información a la Dirección Ejecutiva y posteriormente a su autorización, tramitar el respectivo pago con el Departamento de Financiero del CFIA. 4.2 Departamento de Financiero: tramitar el pago correspondiente según boleta de presupuesto y procedimiento del CFIA. 4.3 Dirección Ejecutiva: coordinar el trámite interno del CITEC de aprobación de la factura. 4.4 Encargado(s): solicitar ante la asistente administrativa el trámite de la liquidación de la factura correspondiente, garantizando el cumplimiento de este procedimiento. 5. Procedimiento 5.1. Solicitud de (los) encargado(s) a la asistente administrativa del inicio del proceso de liquidación del gasto mediante el llenado de la “Boleta de Ingreso de Facturas (BIF)” 5.2. Además, deberá presentar los siguientes requisitos: i. ii. iii. Informe de Cierre de Actividades (Según formato “Informe de Cierre de Actividades”) Copia de la lista de asistencia. Factura(s) cumpliendo los siguientes requisitos: Código: CITEC P-F0004 Página: 3 de 5 Versión: 01 Fecha de Emisión: Marzo 2015 Hecho por: Revisado y Aprobado por: Referencia: Dirección Ejecutiva Junta Directiva CITEC Sesión #, Acuerdo# Procedimiento de liquidación de actividades de desarrollo del agremiado a. b. c. Encontrarse a nombre de la siguiente razón social: CFIA-CITEC- (nombre de Asociación o grupo de trabajo) Indicar fecha del servicio o compra. Debe contener la firma de el/los encargado(s) En caso de un grupo de trabajo con personería jurídica, podrá presentar una única factura que abarque el total de los gastos a liquidar correspondientes a la actividad, para lo cual deberá adjuntar copia de las facturas que respalden dicho monto. Si el pago de la factura tramitada corresponde a un reintegro, se debe indicar en la solicitud el nombre de la persona física o jurídica a la cual se le debe generar el pago. Así como definir si desea el pago mediante cheque o transferencia, en cuyo caso debe indicar los datos requeridos para la realización de la transferencia bancaria. 5.3 Una vez verificada la información, la asistente administrativa remite la documentación a la Dirección Ejecutiva para el trámite interno de aprobación de factura por parte del Presidente y Tesorero. La remisión de boletas a la Dirección Ejecutiva se realizará los días jueves de cada semana, o bien, su día hábil anterior en caso de feriados, asuetos, etc. 5.4 La asistente administrativa una vez que la boleta contenga todas las firmas, deberá dar trámite ante el Departamento de Financiero del CFIA, quien dispone por procedimientos internos, de 22 días hábiles para realizar el pago. En el caso de no ser aprobada la boleta, se realizará comunicación al encargado indicando por qué se rechazó el trámite. 6. De las Autorizaciones y Vigencia Cualquier modificación en la definición, alcances y contenidos en este procedimiento, solo se podrá realizar con el visto bueno de la Dirección Ejecutiva y la Junta Directiva del CITEC. Vigencia. Rige a partir de la aprobación de la Junta Directiva y su publicación. 7. Anexos Código: CITEC P-F0004 Página: 4 de 5 Versión: 01 Fecha de Emisión: Marzo 2015 Hecho por: Revisado y Aprobado por: Referencia: Dirección Ejecutiva Junta Directiva CITEC Sesión #, Acuerdo# Procedimiento de liquidación de actividades de desarrollo del agremiado 7.1. Diagrama de Flujo Código: CITEC P-F0004 Página: 5 de 5 Versión: 01 Fecha de Emisión: Marzo 2015 Hecho por: Revisado y Aprobado por: Referencia: Dirección Ejecutiva Junta Directiva CITEC Sesión #, Acuerdo# Procedimiento de liquidación de actividades de desarrollo del agremiado 7.2. Boleta de Ingreso de Facturas (BIF) Se encuentra en la página web del CITEC (www.citec.or.cr) 7.3. Formato “Informe de Cierre de Actividades” Se encuentra en la página web del CITEC (www.citec.or.cr)