Código: CITEC P-GT0001 Página: 1 de 6 Versión: 01 Fecha de Emisión: Marzo 2015 Hecho por: Revisado y Aprobado por: Referencia: Dirección Ejecutiva Junta Directiva CITEC Sesión #, Acuerdo# Procedimiento de liquidación de facturas 1. Objetivo Definir la estructura y forma para satisfacer las necesidades de pago de los clientes externos e internos oportunamente. 2. Alcance Este procedimiento define los pasos que deben seguir los grupos de trabajo para el trámite oportuno y exacto de los documentos de pago correspondiente a la liquidación de la partida de gastos operativos y refrigerios de cada centro de costo del presupuesto del CITEC. 3. Definiciones 3.1 Boleta de Ingreso de Facturas (BIF): formulario oficial del Colegio de Ingenieros Tecnólogos con la información referente a la factura específica a tramitar para la liquidación de gastos. 3.2 Centro de costo: denominación contable de cada uno de los grupos de trabajo, se encuentra compuesta por diferentes partidas. 3.3 CFIA: Colegio Federado de Ingenieros y de Arquitectos. 3.4 CITEC: Colegio de Ingenieros Tecnólogos. 3.5 Encargado(s): entiéndase como el presidente de la asociación, coordinador del grupo de trabajo o su correspondiente suplente. En el caso de las asociaciones y grupos de trabajo con cedula jurídica se considerará como encargados al presidente y tesorero. 3.6 Factura: Documento con el que se comprueba el gasto. 3.7 Gastos Operativos: Se consideran todos los gastos relacionados con la operación del grupo de trabajo como: honorarios y gastos legales y contables, publicidad, pagina web, horas extra de personal administrativo del CITEC, divulgación de actividades, membresías, gastos administrativos, gastos de representación, así como cualquier otro gasto que se justifique y relacione con la operación misma de la organización del grupo de trabajo. 3.8 JD: Junta Directiva del Colegio de Ingenieros Tecnólogos. Código: CITEC P-GT0001 Página: 2 de 6 Versión: 01 Fecha de Emisión: Marzo 2015 Hecho por: Revisado y Aprobado por: Referencia: Dirección Ejecutiva Junta Directiva CITEC Sesión #, Acuerdo# Procedimiento de liquidación de facturas 3.9 Liquidación: acción de hacer efectivo el ajuste formal de una cuenta, al pagar entera o parcialmente el gasto relacionado a la misma. 3.10 Partida: es una cuenta que ofrece la información sobre cada concepto de gasto que se ha presupuestado, en los casos específicos de: gastos operativos y refrigerios. 3.11 Refrigerios: Gastos por alimentación en los que incurre el grupo de trabajo que correspondan a: sesiones, reuniones de trabajo y asambleas. Dicho gasto se recomienda que sea de un monto máximo aproximado a los diez mil colones (10.000,00 ₵) por persona por sesión. 3.12 Reintegro: Liquidación de un gasto cuando el mismo ya fue ejecutado y pagado por el grupo de trabajo. 4. Responsables 4.1 Asistente administrativa: recibir documentación para iniciar el proceso de liquidación de gastos, elaborar la boleta de presupuesto, remitir la boleta de presupuesto y demás información a la Dirección Ejecutiva y posteriormente a su autorización, tramitar el respectivo pago con el Departamento de Financiero del CFIA. 4.2 Departamento de Financiero: realizar el pago correspondiente según boleta de presupuesto y procedimiento del CFIA. 4.3 Dirección Ejecutiva: coordinar el trámite interno del CITEC de aprobación de la factura. 4.4 Encargado(s): solicitar ante la asistente administrativa el trámite de la liquidación de la factura correspondiente, garantizando el cumplimiento de este procedimiento. 5. Procedimiento 5.1 Solicitud de (los) encargado(s) a la asistente administrativa del inicio del proceso de liquidación del gasto mediante el llenado de la “Boleta de Ingreso de Facturas (BIF)” 5.2 Además, deberá presentar la factura cumpliendo los siguientes requisitos: i. Encontrarse a nombre de la siguiente razón social: CFIA-CITEC(nombre de Asociación o grupo de trabajo) ii. Indicar fecha del servicio o compra. Código: CITEC P-GT0001 Página: 3 de 6 Versión: 01 Fecha de Emisión: Marzo 2015 Hecho por: Revisado y Aprobado por: Referencia: Dirección Ejecutiva Junta Directiva CITEC Sesión #, Acuerdo# Procedimiento de liquidación de facturas iii. Si es para aplicar a la partida de refrigerio: a. En caso de sesiones y asambleas, debe contener la firma de el/los encargado (s) y adjuntar la lista de asistencia, debidamente firmada por los presentes. b. En caso de reuniones de trabajo diferentes a las indicadas en el punto a, debe contener la firma y nombre de cada uno de los miembros que participaron en la reunión o en su defecto hoja de asistencia. iv. Si es para aplicar a la partida de gastos operativos: a. Debe contener la firma de el/los encargado(s) b. Al reverso de la factura, debe indicarse el motivo por el cual se efectúa el gasto. Si el pago de la factura tramitada corresponde a un reintegro, se debe indicar, en la “BIF”, el nombre de la persona física o jurídica a la cual se le debe generar el pago. Así como definir si desea el pago mediante cheque o transferencia, en cuyo caso debe indicar los datos requeridos para la realización de la transferencia bancaria. 5.3 La asistente administrativa verifica que la documentación se encuentre completa según el punto anterior y procede a realizar la boleta de presupuesto. En el caso de hacer falta algún requisito deberá comunicárselo al encargado. 5.4 Una vez verificada la información, la asistente administrativa remite la documentación a la Dirección Ejecutiva para el trámite interno de aprobación de factura por parte del Presidente y Tesorero. La remisión de boletas a la Dirección Ejecutiva se realizará los días jueves de cada semana, o bien, su día hábil anterior en caso de feriados, asuetos, etc. 5.5 La asistente administrativa una vez que la boleta contenga todas las firmas, deberá dar trámite ante el Departamento de Financiero del CFIA, quien dispone por procedimientos internos, de 22 días hábiles para realizar el pago. En el caso de no ser aprobada la boleta, se realizará comunicación al encargado indicando por qué se rechazó el trámite. 6. De las Autorizaciones y Vigencia Código: CITEC P-GT0001 Página: 4 de 6 Versión: 01 Fecha de Emisión: Marzo 2015 Hecho por: Revisado y Aprobado por: Referencia: Dirección Ejecutiva Junta Directiva CITEC Sesión #, Acuerdo# Procedimiento de liquidación de facturas Cualquier modificación en la definición, alcances y contenidos en este procedimiento, solo se podrá realizar con el visto bueno de la Dirección Ejecutiva y la Junta Directiva del CITEC. Vigencia. Rige a partir de la aprobación de la Junta Directiva y su publicación. 7. Anexos Código: CITEC P-GT0001 Página: 5 de 6 Versión: 01 Fecha de Emisión: Marzo 2015 Hecho por: Revisado y Aprobado por: Referencia: Dirección Ejecutiva Junta Directiva CITEC Sesión #, Acuerdo# Procedimiento de liquidación de facturas 7.1. Diagrama de Flujo Código: CITEC P-GT0001 Página: 6 de 6 Versión: 01 Fecha de Emisión: Marzo 2015 Hecho por: Revisado y Aprobado por: Referencia: Dirección Ejecutiva Junta Directiva CITEC Sesión #, Acuerdo# Procedimiento de liquidación de facturas 7.2. Boleta de Ingreso de Facturas (BIF) Se encuentra en la página web del CITEC (www.citec.or.cr)