100.08.04 Bogotá, D.C, 26-07-2013 Doctora: GUSTAVO ENRIQUE MORALES COBO Superintendente Nacional de Salud Bogotá Ref.: Informe de seguimiento al cumplimiento de las actividades establecidas en el Plan de Acción Medida de Vigilancia especial, para periodo comprendido del 01 al 30 de Junio de 2013 y en algunas actividades como inventario físico de cuentas hasta el 25 de julio de 2013. Cordial saludo: De manera atenta me permito entregar el informe de las actividades establecidas en el Plan de Acción Medida de Vigilancia Especial, realizadas en el período comprendido del 01 al 30 de Junio, excepto la actividad de la línea de acción No 2, correspondiente al Inventario Físico de cuentas., cuyo corte se entrega hasta el 25 de julio del presente y Plan de información y Giro Directo con corte al 15 de julio del presente. Atentamente, JUAN CARLOS TRUJILLO BERNAL Gerente General ( E ) Anexo: Informe de Seguimiento al Plan de Acción Junio 2013 CD. Con soportes y tablero de mando. Carrera 58 No. 9-97 (Antigua Carrera 58 No. 12-83) Puente Aranda PBX No. 4269500 – FAX ext. 1165 Bogotá, D.C. – Colombia www.convida.com.co - Email: Convida@convida.com.co 1 2013 CONVIDA EPS-S 22-07-2013 Carrera 58 No. 9-97 (Antigua Carrera 58 No. 12-83) Puente Aranda PBX No. 4269500 – FAX ext. 1165 Bogotá, D.C. – Colombia www.convida.com.co - Email: Convida@convida.com.co 2 PRESENTADO POR: GERENTE, EQUIPO DIRECTIVO, JEFES DE AREA Y DUEÑOS DE PROCESOS. EPS-S CONVIDA PRESENTADO A: DR. GUSTAVO ENRIQUE MORALES COBO SUPERINTENDENTE NACIONAL DE SALUD Carrera 58 No. 9-97 (Antigua Carrera 58 No. 12-83) Puente Aranda PBX No. 4269500 – FAX ext. 1165 Bogotá, D.C. – Colombia www.convida.com.co - Email: Convida@convida.com.co 3 INTRODUCCION El presente documento contiene información referente a los avances del Plan de Acción de la EPS-S CONVIDA, con las actividades realizadas en las ocho líneas de acción presentadas por la Superintendencia Nacional de Salud en el periodo del 01 al 30 de Junio de 2013 y en algunos casos específicos como el inventario físico de las cuentas se incluyen las acciones ejecutadas con corte a 22 de Julio de 2013, Plan de Información y Giro Directo corte 15 de julio del presente. La información reportada atiende a los datos e informes suministrados por los responsables de cada uno de los procesos que conforman las operaciones de la entidad. . Carrera 58 No. 9-97 (Antigua Carrera 58 No. 12-83) Puente Aranda PBX No. 4269500 – FAX ext. 1165 Bogotá, D.C. – Colombia www.convida.com.co - Email: Convida@convida.com.co 4 TABLA DE CONTENIDO I. AVANCES DEL PLAN DE ACCION INTRODUCCION 1. OBJETIVOS 1.1. GENERAL. 1.2. ESPECIFICOS 2. LINEA DE ACCION No. 1: PLAN DE INFORMACIÓN 3. LINEA DE ACCION No. 2: DEPURACIÓN CONTABLE 4. LINEA DE ACCION No. 3: PLAN DE RECUPERACIÓN Y SOSTENIBILIDAD FINANCIERA. 5. LINEA DE ACCION No. 4: REORGANIZACIÓN DE LA RED Y SRC 6. LINEA DE ACCION No. 5: MONITOREO Y EVALUACIÓN EN LA ATENCIÓN EN SALUD . 7. LINEA DE ACCION No. 6: AUDITORÍA FORENSE CONTABLE 8. LINEA DE ACCION No 7: FORTALECIMIENTO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN 9. LINEA DE ACCION No. 8: PRÁCTICAS DE BUEN GOBIERNO Y MEJOR SERVICIO 10. LINEA DE ACCION No. 9: TABLERO DE CONTROL DEL PLAN DE ACCIÓN 11. NOTA ACLARATORIAS DEL INFORME 12. PROYECCION FINANCIERA. II. INFORME DE GESTION DEL AREA TECNICO CIENTIFICA Carrera 58 No. 9-97 (Antigua Carrera 58 No. 12-83) Puente Aranda PBX No. 4269500 – FAX ext. 1165 Bogotá, D.C. – Colombia www.convida.com.co - Email: Convida@convida.com.co 5 OBJETIVO GENERAL Presentar a la Superintendencia Nacional de Salud, de una manera detallada, el Sexto informe que contiene los avances al Plan de acción vigilancia especial de CONVIDA EPS-S, según las líneas de acción establecidas en el documento: “Requisitos de Funcionamiento” OBJETIVOS ESPECIFICOS Informar sobre los resultados obtenidos en la ejecución del plan de acción propuesto a la Superintendencia Nacional de Salud por el equipo directivo, jefes y dueños de procesos de la EPS-S CONVIDA. Presentar los soportes de las actividades de acuerdo a cada línea de acción. Carrera 58 No. 9-97 (Antigua Carrera 58 No. 12-83) Puente Aranda PBX No. 4269500 – FAX ext. 1165 Bogotá, D.C. – Colombia www.convida.com.co - Email: Convida@convida.com.co 6 LINEA DE ACCION 1: PLAN DE INFORMACION AREA RESPONSABLE DE L PROCESO: SUBGERENCIA COMERCIAL LINEA DE ACCION: 1 OBJETIVO: Comunicar a los diferentes actores del Régimen subsidiado en salud que CONVIDA EPS-S se encuentra bajo una medida cautelar de Vigilancia Especial, que consiste en un acompañamiento preventivo que realiza la Superintendencia Nacional de Salud para proteger los intereses de nuestros afiliados, de las ESE e IPS que conforman nuestra Red de servicios y de nuestros proveedores, con el propósito de generar confianza y seguridad en el régimen subsidiado, haciendo énfasis en que se seguirán cancelando las obligaciones pendientes de pago, sin ningún traumatismo, de acuerdo con el giro de los recursos que realice Ministerio, del Fosyga y de los Entes Territoriales. ACTIVIDADES: Publicar en la Página Web de la entidad, los avances del Plan de Acción de la Medida Cautelar de Vigilancia especial de la Superintendencia Nacional de Salud. Informar a los Entes territoriales sobre la prórroga de la medida de vigilancia especial PERIODO INFORMADO: 01-06-2013- 15-07-2013 META ESPERADA: Publicar en nuestra página web las acciones y avances al Plan de Acción Medida de Vigilancia Especial de la EPS-S CONVIDA. Informar a los Entes municipales sobre la prórroga de la medida de vigilancia especial hasta el mes de septiembre de 2013. RESULTADO A 15 DE JULIO 2013: Publicación en la página WEB el Quinto informe de avances al cumplimiento de las actividades establecidas en el Plan de Acción. Información a los entes municipales sobre la prórroga de la medida de vigilancia especial hasta el mes de septiembre de 2013 % DE CUMPLIMIENTO DE LA META: 100% AVANCE DEL INDICADOR: Municipios informados/Total de Municipios a informar 108/114= 95% 1. DETALLE (Descripción): Se elaboró oficio con dirigido a los alcaldes de los 114 municipios, con la información de la prórroga de la medida de vigilancia especial hasta el mes de septiembre de 2013. 2. Se continua informando a nuestro usuarios que son atendidos en los diferentes puntos de atención, sobre la prórroga de la medida de vigilancia especial, aclarando que CONVIDA EPS-S continuará garantizando los procesos de aseguramiento de la prestación de los servicios de salud. 3. En el informe del mes de Mayo, se entregan los soportes de la información Carrera 58 No. 9-97 (Antigua Carrera 58 No. 12-83) Puente Aranda PBX No. 4269500 – FAX ext. 1165 Bogotá, D.C. – Colombia www.convida.com.co - Email: Convida@convida.com.co 7 suministrada a la Red Prestadora y la publicación en las oficinas municipales de carteleras informativas sobre la prórroga hasta el mes de septiembre de la medida de vigilancia especial. ESTADO (EN EJECUCION -EN ESPERA - TERMINADO): TERMINADO SOPORTES: Oficio comunicación a los entes territoriales Guías de envío de la información ANALISIS DE LA ACTIVIDAD 1. IMPORTANCIA O IMPACTO: Información oficial disponible para todos los actores del SGSSS sobre la Prórroga de la medida preventiva cautelar asignada a CONVIDA EPSS. 2. INCONVENIENTES Y ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN: No se han presentado inconvenientes. 3. OBSERVACIONES Y EXPECTATIVAS: Continuar informando a nuestra población afiliada sobre la ejecución del Plan de Acción mediante su publicación en: -La página de la entidad -Carteleras informativas ubicadas en todos los puntos de atención. (Oficina municipal y oficina principal). . ´ Carrera 58 No. 9-97 (Antigua Carrera 58 No. 12-83) Puente Aranda PBX No. 4269500 – FAX ext. 1165 Bogotá, D.C. – Colombia www.convida.com.co - Email: Convida@convida.com.co 8 AREA RESPONSABLE DEL PROCESO: SUBGERENCIA TECNICA. CUENTAS MÉDICAS. LINEA DE ACCION: 2 FACTOR CRITICO: CUENTAS POR PAGAR OBJETIVO: Contar con un inventario físico de las cuentas por pagar. ACTIVIDADES: Realizar y organizar el Inventario Físico de las Cuentas PERIODO INFORMADO: 01-06-2013 A 22- 07-2013 META ESPERADA: Crear un archivo físico de cuentas médicas y cotejarlo con el PL cuentas y con la información registrada contablemente. % DE CUMPLIMIENTO DE LA META. FASE 01: CLASIFICACION DE LAS FACTURAS QUE SE DEBEN BUSCAR: 100% FASE 02: ARMAR GRUPO DE TRABAJO PARA LA BUSQUEDA DEL ARCHIVO EN CARVAJAL Y QUINTA PAREDES. 100% FASE 03: GRUPO DE TRABAJO EN SEDE PRINCIPAL CON REVISORES DE CUENTAS: 65% FASE 04: INCIIO BUSQUEDA ARCHIVO CAMPO: 55% FASE 05: ENTREGA DE FACTURAS FISICAS EN LOS TRES SITIOS DE ARCHIVO: 55% RESULTADO DE LA META 22 DE JULIO DE 2013 1. UNA VEZ TRASLADADO EL ARCHIVO DE CUENTAS MEDICAS A LA BODEGA CONTRATADA POR LA ENTIDAD, SE ESTABLECIÓ QUE EL TOTAL DE CAJAS PARA REVISAR SON 6.000 APROXIMADAMENTE Y A LA FECHA SE HAN REVISADO APROXIMADAMENTE 2.500 LO QUE NOS INDICA QUE EL PROCESO TIENE UNA COBERTURA DEL 42 %. 2. EL TOTAL DE FACTURAS SON 14.753 Y SE HAN ENCONTRADO 5.716 PARA UN TOTAL DEL 38,74%. AVANCE DEL INDICADOR: No Facturas de cuentas por pagar encontradas/ no de facturas de cuentas por pagar a buscar 1. DETALLE (Descripción): 2. ESTADO (EN EJECUCION -EN ESPERA - TERMINADO): EN EJECUCIÓN SOPORTES: Archivo con organización de facturas por IPS. ANALISIS DE LA ACTIVIDAD Carrera 58 No. 9-97 (Antigua Carrera 58 No. 12-83) Puente Aranda PBX No. 4269500 – FAX ext. 1165 Bogotá, D.C. – Colombia www.convida.com.co - Email: Convida@convida.com.co 9 1. IMPORTANCIA O IMPACTO: Medio 2. INCONVENIENTES Y ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN: Se unifica las facturas encontradas en el la bodega y las encontradas en la sede principal, dejando un único registro de marcación en el archivo. 3. OBSERVACIONES Y EXPECTATIVAS: Teniendo en cuenta los inconvenientes presentados es necesario prorrogar por un mes más los contratos del recurso humano responsable del proceso de organización del inventario físico de las cuentas para culminar con el proceso. . Carrera 58 No. 9-97 (Antigua Carrera 58 No. 12-83) Puente Aranda PBX No. 4269500 – FAX ext. 1165 Bogotá, D.C. – Colombia www.convida.com.co - Email: Convida@convida.com.co 10 LINEA DE ACCION 2.: DEPURACION CONTABLE AREA RESPONSABLE DEL PROCESO: SUBGERENCIA TECNICA: CUENTAS MEDICAS, OFICINA ASESORA JURIDICA. LINEA DE ACCION: 2 FACTOR CRITICO: CUENTAS QUE NO ESTAN SOPORTADAS AL 100% OBJETIVO: 1. Realizar la depuración de la facturación que incorpora el valor de (20,123,688) miles de pesos mediante una reclasificación de las cuentas dentro del balance como una Otros Gastos por servicios de salud, según la Resolución 413 de 2013 y mediante concepto jurídico y análisis del comité de sostenibilidad contable, para establecer la realidad de las obligaciones de la institución respecto de este valor. 2. Tramitar ante las autoridades competentes las conciliaciones prejudiciales que permitan el reconocimiento y pago de los valores que resulten a deber por la EPS a las IPS en la depuración de la facturación, que incorpora el valor de (20,123,688) miles de pesos trasladados a otros Gastos por servicios de salud, según la Resolución 413 de 2013. 3. Reconocer y pagar a la Red Prestadora los valores que resulten a reconocer en la depuración de la facturación que incorpora el valor de (20,123,688) miles de pesos traslados a otros Gastos por servicios de salud según la Resolución 413 de 2013, una vez los procesos conciliatorios prejudiciales se encuentren en firme ACTIVIDADES: -Adelantar el Cruce de cuentas con la red hospitalaria, por parte del área de cuentas medicas con actas de soporte. -Realizar la Depuración contable de las cuentas objeto de reclasificación PERIODO INFORMADO: 01-06-2013 15-07-2013 META ESPERADA A 15 DE JULIO DE 2013: 1. Realizar el cruce de cuentas con la Red prestadora que incorpora la Resolución 413 de 2013 (por medio de la cual se ordena la reclasificación de cuentas), según cronograma de trabajo establecido. 2. Entregar un informe al área jurídica sobre el estado de las cuentas objeto de reclasificación establecidas en la Resolución 413 de 2013. RESULTADO DE LA META A 15 DE JULIO DE 2013 1. Cruce de cartera con los representantes de la Red prestadora por valor de $ 14.695,806, 562 correspondiente a las cuentas reclasificadas según Resolución 413 Carrera 58 No. 9-97 (Antigua Carrera 58 No. 12-83) Puente Aranda PBX No. 4269500 – FAX ext. 1165 Bogotá, D.C. – Colombia www.convida.com.co - Email: Convida@convida.com.co 11 de 2013, con el soporte de actas, a 15 de junio de 2013. 2. Cruce de cartera del 15 de junio de 2013 a 16 de julio de 2013 $694.131.456. Para un total de $15.389.938.018 para un porcentaje de 76% Suma de Total NIT 800174851 800196939 832008321 832010436 860002541 860013874 860020094 860024030 892000501 899999092 Total general De tal l e s S.M.O. NUESTRA SENORA DE HOSPITAL OCCIDENTE DE KEN CENTRO DE SALUD DE TAUSA E.S.E MARIA AUXILIADORA D CLINICA DE MARLY S.A. INSTITUTO DE ORTOPEDIA IN HOSPITAL NUESTRA SENORA D HOSPITAL DIOGENES TRONCOS HOSPITAL DEPARTAMENTAL DE INSTITUTO NACIONAL DE CAN Años CONCILIACION 2013 $ 3.435.820 $ 282.604.055 $ 4.959.153 $ 4.024.621 $ 86.442.144 $ 233.645.386 $ 4.421.704 $ 666.790 $ 12.842.868 $ 61.088.915 $ 694.131.456 Total general $ 3.435.820 $ 282.604.055 $ 4.959.153 $ 4.024.621 $ 86.442.144 $ 233.645.386 $ 4.421.704 $ 666.790 $ 12.842.868 $ 61.088.915 $ 694.131.456 3. Entrega de informe con los soportes al área jurídica sobre el estado de cruce de cartera de las cuentas establecidas en la Resolución 413 de 2013. 4. Valores solicitados a Conciliación ante a la Procuraduría IPS ESE HOSPITAL SAN RAFAEL DE CAQUEZA ESE HOSPITAL SAN ANTONIO DE GUATAVITA VALOR SOLICITADO A CONCILAR ANTE LA PROCURADURIA POR LA IPS $ 413.343.471 $ 329.071.960 $ 742.415.431 5. Depuración contable por: $ 707,392 % DE CUMPLIMIENTO DE LA META: 1. PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO EN EL PROCESO DE CRUCE DE SALDOS CON LA RED PRESTADORA ES 76% 2. ENTREGA DEL INFORME CON SUS SOPORTES AL AREA JURIDICA. AVANCE DEL INDICADOR: Cuentas reclasificadas/ Total de cuentas a reclasificar Carrera 58 No. 9-97 (Antigua Carrera 58 No. 12-83) Puente Aranda PBX No. 4269500 – FAX ext. 1165 Bogotá, D.C. – Colombia www.convida.com.co - Email: Convida@convida.com.co 12 1. DETALLE (Descripción): Se Organizaron mesas de trabajo, según cronograma establecido para realizar procesos de cruces y conciliación de los saldos de cartera con los representantes de la red prestadora, saldos que posteriormente son depurados contablemente. 2. Se entregó informe con soportes al área jurídica informando los resultados del proceso de cruce de cartera. 2. ESTADO (EN EJECUCION -EN ESPERA - TERMINADO): EN EJECUCIÓN SOPORTES: -Actas cruce de cartera ANALISIS DE LA ACTIVIDAD 1. IMPORTANCIA O IMPACTO: Con este trámite se busca que la EPS-S CONVIDA realice la depuración financiera de la facturación presentada por las IPS que componen el monto de los servicios referidos en la Resolución 413 del 22 marzo de 2013 y realizar su pronto pago a la Red prestadora en cumplimiento de la Normatividad existente en esta materia logrando con ello que las IPS no interrumpan la prestación del servicio y de esa manera se pueda garantizar la continuidad del tratamiento de nuestros usuarios. 2. INCONVENIENTES Y ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN: Para éste trámite, la EPS-s se ha permitido requerir mediante oficios para notificar a la red prestadora que involucra las cuentas de que trata la Resolución 413 del 22 de marzo de 2013, encontrando el inconveniente que algunas IPS no han accedido a ésta solicitud en las fechas fijadas, no obstante como alternativa de solución continuamos requiriéndolos para realizar el cruce de cuentas, depuración y resultado real de posibles deudas que nos permitan en unos términos muy cortos llevarlos a conciliación prejudicial ante la autoridad competente y de lograrse ésta una vez aprobada por el ministerio público y realizado el control de legalidad por la autoridad judicial competente, se realicen los pagos oportunamente, con el antecedente importante y es que contamos con el rubro presupuestal y la disponibilidad de caja para el pago de las obligaciones. 3. OBSERVACIONES Y EXPECTATIVAS: La EPS-s Convida tiene como expectativa lograr que la facturación que involucra la Resolución 413 del 22 de Marzo de 2013, sea cruzada en su totalidad con los prestadores, logrando con ello reflejar el valor real a reconocer, pagar y pagado que permita reflejar la realidad económica de la EPS.S en sus estados financieros con sus prestadores y por consiguiente la presentación de los indicadores de habilitación financiera, sin embargo este proceso en valor ya ha tenido revisión de más de $ 14.000 millones soportado con las actas respectivas, y fuera de esto se viene ejecutando el proceso diariamente. Carrera 58 No. 9-97 (Antigua Carrera 58 No. 12-83) Puente Aranda PBX No. 4269500 – FAX ext. 1165 Bogotá, D.C. – Colombia www.convida.com.co - Email: Convida@convida.com.co 13 AREA RESPONSABLE MEDICAS LINEA DE ACCION: 2 DEL PROCESO: SUBGERENCIA TECNICA. CUENTAS FACTOR CRITICO: LEGALIZACION GIRO DIRECTO OBJETIVO: Realizar de manera efectiva la legalización del Giro Directo ACTIVIDADES: En conjunto las áreas de cuentas médicas, presupuesto y contabilidad ejecutar el proceso de legalización del Giro Directo, definiendo las actuaciones a seguir para cada uno de los pagos realizados durante cada mes. PERIODO INFORMADO: 01-06-2013- 30-06-2013 META ESPERADA: Realizar el proceso de legalización del Giro Directo por $ 23.311,317 miles de pesos META ESPERADA A 30 DE JUNIO DE 2013: Organizar el equipo de trabajo para realizar el seguimiento y legalización del giro directo, mediante la evaluación y trazabilidad de los pagos efectuados. RESULTADO DE LA META A 30 DE JUNIO DE 2013: Se realizaron conciliaciones para los giros efectuados por el Ministerio a las IPS, frente al valor legalizado en presupuesto en los periodos enero a junio de 2013, con el fin de determinar las diferencias y los valores por legalizar. Se evidencio que hubo giros a IPS sin descontar valores por concepto de copagos y retención en la fuente; por lo que se procedió a informarlo a las IPS afectadas, solicitando su reintegro o descuento en próximas cuentas. Dado que en estos días se está legalizando una suma importante de giros de mayo y junio, se procederá a realizar las conciliaciones de dichos meses, una vez se termine de realizar este proceso. Carrera 58 No. 9-97 (Antigua Carrera 58 No. 12-83) Puente Aranda PBX No. 4269500 – FAX ext. 1165 Bogotá, D.C. – Colombia www.convida.com.co - Email: Convida@convida.com.co 14 RESUMEN DE LEGALIZACION DE GIROS DIRECTOS A IPS VIGENCIA 2013 Girador Periodo Valor girado a IPS Capita Evento Valor Legalizado Total Evento Total Capita Evento Total Ministerio de Salud y Protección Social ene-13 678.268.528 3.906.236.964 4.584.505.492 24.026.616 566.055.489 590.082.105 Ministerio de Salud y Protección Social feb-13 3.901.544.637 5.630.007.525 9.531.552.162 3.799.589.174 5.593.720.435 9.393.309.609 101.955.463 36.287.090 138.242.553 Ministerio de Salud y Protección Social mar-13 630.279.896 11.116.130.675 11.746.410.571 505.705.341 10.678.276.524 11.183.981.865 124.574.555 437.854.151 562.428.706 Ministerio de Salud y Protección Social abr-13 634.727.533 10.008.350.347 10.643.077.880 584.552.644 9.763.233.282 10.347.785.926 50.174.889 245.117.065 295.291.954 Ministerio de Salud y Protección Social may-13 562.196.562 10.536.667.259 11.098.863.821 538.575.557 10.283.231.719 10.821.807.276 23.621.005 253.435.540 277.056.545 Ministerio de Salud y Protección Social jun-13 440.747.799 10.687.810.324 11.128.558.123 458.493.188 9.094.884.407 9.553.377.595 -17.745.389 1.592.925.917 1.575.180.528 Esfuerzo propio Secretaria de Salud feb-13 3.004.067.515 3.004.067.515 2.819.850.777 2.819.850.777 184.216.738 0 184.216.738 Esfuerzo propio Secretaria de Salud mar-13 2.714.835.742 2.714.835.742 2.575.555.933 2.575.555.933 139.279.809 0 139.279.809 Esfuerzo propio Secretaria de Salud abr-13 2.787.571.077 2.787.571.077 2.669.397.187 2.669.397.187 118.173.890 0 118.173.890 Esfuerzo propio Secretaria de Salud may-13 3.040.192.467 3.040.192.467 2.900.932.951 2.900.932.951 139.259.516 0 139.259.516 Esfuerzo propio Secretaria de Salud jun-13 2.974.717.277 2.974.717.277 2.458.454.791 2.458.454.791 516.262.486 0 516.262.486 Esfuerzo propio Entes Territoriales feb-13 172.589.848 172.589.848 162.928.782 162.928.782 9.661.066 0 9.661.066 Esfuerzo propio Entes Territoriales mar-13 177.902.530 177.902.530 167.011.024 167.011.024 10.891.506 0 10.891.506 Esfuerzo propio Entes Territoriales abr-13 191.889.246 191.889.246 184.046.498 184.046.498 7.842.748 0 7.842.748 Esfuerzo propio Entes Territoriales may-13 157.799.817 157.799.817 148.275.867 148.275.867 9.523.950 0 9.523.950 Esfuerzo propio Entes Territoriales jun-13 148.341.991 148.341.991 147.917.080 147.917.080 424.911 0 424.911 22.241.699.081 52.451.258.583 74.692.957.664 20.799.555.322 49.319.583.331 70.119.138.653 1.442.143.759 3.131.675.252 4.573.819.011 Totales 702.295.144 4.472.292.453 5.174.587.597 Capita Valor por Legalizar AVANCE DEL INDICADOR: Valor efectivamente girado legalizado/ valor efectivamente girado (MILES DE PESOS) 70.119/83,632= 83% vigencia corriente DETALLE Como se puede apreciar, de la vigencia corriente de enero a junio de 2013 se giró $74.692.957.664 de los cuales falta por legalizar vigencia corriente $ 8.940.166 que corresponde a legalización de facturas por evento, copagos y retenciones giradas que se encuentran en las áreas de Tesorería y Cuentas Médicas, en el mes de junio encontramos $516.262.486 millones de cápita que la entidad a través del Comité de Sostenibilidad Contable y las diferentes áreas se encuentran estudiando a fin de definir el procedimiento legal a seguir. Lo mismo ocurre con las cuentas médicas de vigencias anteriores. En cuanto al valor por legalizar de vigencias anteriores; el área de Cuentas Médicas, está reuniendo las facturas certificadas, para que se elabore el acto administrativo que ordene la legalización del pago a través de Contabilidad. Para la vigencia del 2013 se lleva el control de los valores legalizados con las diferentes áreas de la entidad. Carrera 58 No. 9-97 (Antigua Carrera 58 No. 12-83) Puente Aranda PBX No. 4269500 – FAX ext. 1165 Bogotá, D.C. – Colombia www.convida.com.co - Email: Convida@convida.com.co 15 4. ESTADO (EN EJECUCION -EN ESPERA - TERMINADO): EN EJECUCIÓN SOPORTES: Legalización Giro Directo, soportes contables ANALISIS DE LA ACTIVIDAD 1. IMPORTANCIA O IMPACTO: Alto 2.INCONVENIENTES Y ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN: Agotamiento de saldos presupuestales de años anteriores Información de los giros de esfuerzos propios un mes posterior al giro, es decir la secretaria de salud del departamento, gira lo correspondiente a esfuerzos propios y este valor hace parte de nuestra cápita, pero el reporte nos llega un mes después y hasta no tenerlo completo nuestro proceso se interfiere para que se haga más oportuno. Legalización de las adiciones de los contratos de la vigencia corriente. 3.OBSERVACIONES Y EXPECTATIVAS: Para mejorar la gestión del Giro Directo, se organizó una auditoria para el seguimiento al proceso por parte de un funcionario del área administrativa, quien supervisará y verificara la trazabilidad del mismo logrando mejorar la oportunidad y efectividad en su legalización y causación contable.. Carrera 58 No. 9-97 (Antigua Carrera 58 No. 12-83) Puente Aranda PBX No. 4269500 – FAX ext. 1165 Bogotá, D.C. – Colombia www.convida.com.co - Email: Convida@convida.com.co 16 AREA RESPONSABLE DEL PROCESO: SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Y SUBGERENCIA TECNICA: CUENTAS MEDICAS LINEA DE ACCION: 2 FACTOR CRITICO: DEPURAR LAS CUENTAS POR PAGAR OBJETIVO: Definir el valor real de las cuentas por pagar y así tener claridad de las obligaciones que tiene la EPS´S con su red de prestadores. ACTIVIDADES ABRIL A JUNIO Cruces de saldos de cartera con los prestadores PERIODO INFORMADO: 01-06-2013-30-06-2013 META ESPERADA: Conciliar con los 36 prestadores establecidos en el Cronograma de trabajo para el proceso de conciliación y depuración de las cuentas por pagar. META A CORTE 30 DE JUNIO 2013: Realizar mesas de trabajo para conciliación de las cuentas por pagar con los 39 prestadores establecidos en el cronograma de conciliación RESULTADO META AL CORTE 30 DE JUNIO DE 2013: Se realizó el proceso de conciliación de las cuentas por pagar con los 12 prestadores de servicios de salud establecidos en el cronograma de trabajo, con el fin de finiquitar el saldo de la cuenta. Adicionalmente se realizó conciliación de cuentas por pagar con 10 prestadores que no se encontraban dentro del cronograma y se reprogramaron 4 conciliaciones que se ven reflejadas en el mes de julio, para un total de 22 conciliaciones de cruce de cartera. Se realizó un cronograma para el cruce de saldos de cartera con las diferentes IPS % DE CUMPLIMIENTO META: 61% de cruce de cartera con los prestadores del mes de junio de 2013. AVANCE DEL INDICADOR: N° de Cruces de cartera realizados / Total de cruces de cartera programados para el mes de junio. 1. DETALLE (Descripción): Se procedió a realizar un cruce de cuentas por pagar con la red prestadora que incluye: Se procedió a realizar un cruce de cuentas por pagar con la red prestadora que incluye: ESE HOSPITAL SANTA MATILDE DE MADRID, ESE HOSPITAL SAN FRANCISCO DE VIOTA, CENTRO DE SALUD DE TAUSA, ESE CENTRO DE SALUD DE RICAURTE, ESE CENTRO DE SALUD TIMOTEO RIVERO CUBILLOS DE UNE, ESE HOSPITAL NUESTRA SEÑORA DEL ROSARIO DE SUESCA,ESE HOSPITAL SAN VICENTE DE PAUL DE SAN JUAN DE RIO SECO, ESE MARIA AUXILIADORA DE MOSQUERA, HOSPITAL DIOGENES TRONCOSO DE PUERTO SALGAR, INSTITUTO ROOSVELTH, TU SALUD H&G S.A.S., IPS PROCARDIO, ESE HOSPITAL DE KENNEDY III NIVEL, ESE HOSPITAL SAN RAFAEL DE FUSAGASUGA, FUNDACION CLINICA SHAIO, ESE HOSPITAL DE FONTIBON II NIVEL, IPS MEDICOS ASOCIADOS, ESE HOSPITAL SAN ANTONIO DE ANOLAIMA, HOSPITAL SIMON BOLIVAR. Carrera 58 No. 9-97 (Antigua Carrera 58 No. 12-83) Puente Aranda PBX No. 4269500 – FAX ext. 1165 Bogotá, D.C. – Colombia www.convida.com.co - Email: Convida@convida.com.co 17 Los movimientos que se realizan en el sistema de información por parte del área de cuentas médicas son enviados inicialmente al área de presupuesto con sus debidos soportes a través del sistema de información de la EPS-S, y estos movimientos a su vez son leídos por la oficina de contabilidad. En las actas de cruce de saldos de cartera con las diferentes IPS se establece la trazabilidad de la factura y el estado de la misma como lo es el valor de la factura, valor certificado, valor glosa definitiva etc, por lo anterior se anexa encabezado de acta donde se identifica lo anteriormente descrito. El PL CUENTAS refleja la presentación, radicación, trazabilidad y estado en que se encuentran cada una de la facturas allí relacionadas, en el área de contabilidad se refleja la causación de la factura más no su estado. Para dar trámite a las facturas relacionadas en la base de PL CUENTAS se anexan todos los soportes al área de presupuesto como es la factura y la certificación de la auditoria de la misma. 2. ESTADO (EN EJECUCION -EN ESPERA - TERMINADO): EN EJECUCIÓN ACTIVIDAD PERMANENTE SOPORTES: Actas de Cruce de cartera Cronograma conciliación, mes Junio ANALISIS DE LA ACTIVIDAD 1. IMPORTANCIA O IMPACTO: Alto 2. INCONVENIENTES Y ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN: Aún existen prestadores que no envían respuesta a las carteras a pesar de haberse enviado las circulares. Los prestadores no presentan la cartera de forma adecuada para el cruce por el cual no se logró el cumplimiento del cronograma al 100%. Para dar cumplimiento al 100% dependemos de que las IPS citadas asistan a dicho cruce, existen IPS que su cartera no ha sido depurada y su presentación no es la adecuada para cruzar, si nos referimos a una conciliación a la procuraduría esta acción o proceso depende de la IPS que debe presentar dicha solicitud ante este ente. Para la entidad es imposible determinar los tiempos ya que dicha solicitud de conciliar ante la procuraduría corresponde a las IPS 3. OBSERVACIONES Y EXPECTATIVAS: Continuar con la revisión de los estados de deuda enviados por los prestadores y realizar las conciliaciones. Esta es una actividad Permanente. 4. Se reprogramaron citas de conciliación a los hospitales: CLINICA SHAIO, HOSPITAL DE SASAIMA, ESE DE GUADUAS para el mes de julio. Carrera 58 No. 9-97 (Antigua Carrera 58 No. 12-83) Puente Aranda PBX No. 4269500 – FAX ext. 1165 Bogotá, D.C. – Colombia www.convida.com.co - Email: Convida@convida.com.co 18 AREA RESPONSABLE DEL PROCESO: SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Y SUBGERENCIA TECNICA: CUENTAS MEDICAS LINEA DE ACCION: 2 FACTOR CRITICO: DEPURACION DE LAS GLOSAS OBJETIVO: Definir el valor real de las cuentas por pagar y así tener claridad de las obligaciones que tiene la EPS´S con su red de prestadores. ACTIVIDADES: Realizar depuración de las Glosas con los Proveedores de Servicio de años anteriores al 2013, según el balance contable con corte a 30 de Marzo 2013 y realizar los movimientos respectivos en el sistema de información. PERIODO INFORMADO: 01-06-2013-30-06-2013 META ESPERADA: Depurar las glosas con los proveedores de servicios de años anteriores al 2013 por valor de $ 17,456, 588 miles de pesos, con corte a 30 de marzo de 2013. META A CORTE 30 DE JUNIO 2013: Depurar las glosas con los proveedores de servicios de años anteriores al 2013 por valor de $ 1.809.991.224. RESULTADO META AL CORTE 30 DE JUNIO DE 2013: Se realizó el proceso de conciliación de las glosas transitorias con los proveedores de servicios años anteriores por valor de $1.809.991.224 de lo que estaba pendiente de $10.840.662 miles de pesos por lo tanto con un cumplimiento de conciliación de 17%, de la meta establecida para el mes de junio quedando pendiente para el mes de julio el valor de $ 9.030.671 miles de pesos % DE CUMPLIMIENTO META 17% AVANCE DEL INDICADOR: total de glosas transitorias conciliadas/ total de glosas transitorias a conciliar 30 de marzo de 2013. 1. DETALLE (Descripción): Se procedió a realizar la conciliación de las glosas con los proveedores de servicios de salud de vigencias años anteriores al 2013, las conciliaciones se dividen en dos las que realiza la firma auditora RGC según anexo y las que se realizan con los auditores de Convida EPS-S según anexo, la mayoría de conciliaciones se realizan a través del aplicativo web, las fechas de conciliación son diarias, para una IPS. Carrera 58 No. 9-97 (Antigua Carrera 58 No. 12-83) Puente Aranda PBX No. 4269500 – FAX ext. 1165 Bogotá, D.C. – Colombia www.convida.com.co - Email: Convida@convida.com.co 19 CONCILIACIONES DE GLOSA TRANSITORIA A 30 DE JUNIO DE 2013 EPS-S CONVIDA IPS FECHA VALOR FACTURACION GLOSAS TRANSITORIAS VALOR A PAGAR 26 DE JUNIO DE 2013 $ 8.873.205 $ 686.657 $ 1.535.533 14 ENERO DE 2013 $ 600.440.150 $ 74.146.096 $ 62.274.519 $ 11.871.577 FUNDACION HOMI 05 MARZO DE 2013 $ 267.906.225 $ 25.536.868 $ 4.617.374 $ 20.919.494 CLINICA VASCULAR NAVARRA 16 DE MARZO 2013 $ 106.564.972 $ 15.795.977 $ 6.469.759 $ 9.326.218 EUSALUD 25 ABRIL DE 2013 $ 296.409.343 $ 49.428.352 $ 3.690.231 $ 45.738.121 EUSALUD 09 MAYO DE 2013 $ 1.153.306.508 $ 230.661.301 $ 11.533.066 $ 219.128.235 CLINICA JUAN NCORPAS VIDELMEDICA $ 2.222.190 VALOR ACEPTADO PORCENTAJE DE GLOSA DEFINITIVA 31 84 18 41 7 5 $ 22 $ 2.433.500.403 $ 397.790.784 $ 89.271.606 $ 308.519.178 INFORME DE CONCILIACION MES DE JUNIO IPS Valor factura glosa inicial glosa_final % SOBRE LA % SOBRE GLOSA INICI FACTURACION PROCARDIO SERVICIOS MEDICOS INTEGRALES LTDA SOACHA 4.770.961.274 1.301.777.470 206.284.544 E.S.E. HOSPITAL SANTA MATILDE DE MADRID 115.103.794 80.052.144 19.775.217 E.S.E. HOSPITAL MARCO FELIPE AFANADOR DE TOCAIMA 43.232.131 21.919.214 8.434.460 HOSPITAL SAN BLAS II NIVEL E.S.E. 24.852.676 3.381.411 625.250 UNION TEMPORAL HOSPITAL CARDIOVASCULAR DEL NIÑO DE CUNDINAMARCA 22.982.355 4.520.125 5.500 CENTRO POLICLINICO DEL OLAYA 3.041.700 329.676 157.200 CPO S A 1.977.244 27.400 ESE HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE RIONEGRO 549.000 123.400 26.100 HOSPITAL LOCAL DE GUAMAL PRIMER NIVEL E.S.E. 160.300 48.300 REDSALUD ARMENIA ESE 21.300 21.300 Total general 4.982.881.774 1.412.200.440 235.308.271 15,85% 4,32% 24,70% 17,18% 38,48% 19,51% 18,49% 2,52% 0,12% 0,02% 47,68% 0,00% 5,17% 0,00% 21,15% 4,75% 0,00% 0,00% 16,66% 0,00% 0,00% 4,72% 2. ESTADO (EN EJECUCION -EN ESPERA - TERMINADO): EN EJECUCIÓN ACTIVIDAD PERMANENTE Es una actividad que se realiza todos los días hábiles, y según la disponibilidad de la IPS para traer los soportes para conciliar la glosa. Carrera 58 No. 9-97 (Antigua Carrera 58 No. 12-83) Puente Aranda PBX No. 4269500 – FAX ext. 1165 Bogotá, D.C. – Colombia www.convida.com.co - Email: Convida@convida.com.co 20 SOPORTES: Listado con el valor de cada IPS conciliado, valor aceptado, por RGC Auditores y Asesores Listado con el valor de cada IPS conciliado, valor aceptado, Auditores por Convida EPS-S. ANALISIS DE LA ACTIVIDAD 1. IMPORTANCIA O IMPACTO: Alto 2. INCONVENIENTES Y ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN: En el avance del mes anterior no se reportó algunas IPS que vinieron a conciliar. Para la conciliación de glosas se depende si la IPS trae los soportes de glosa completos lo que genera demoras en el proceso de conciliación. Hay que entender que el proceso corriente de conciliación de glosas aumenta la provisión de glosas debido a que a diario llegan cuentas por pagar las cuales se certifican con una reserva de glosa, después esta factura pasa auditoria donde se genera una objeción inicial después la IPS tiene un tiempo establecido por norma para contestar y si se reitera las glosa se amplían los plazos para llegar a la conciliación por lo cual la gestión de la conciliación de la glosa corriente se ve reflejada de tres a cuatros meses después. 3. OBSERVACIONES Y EXPECTATIVAS: Continuar con el proceso de conciliación de las glosas para lograr el cumplimiento al 100% de la meta establecida. 4. NOTAS ACLARATORIAS: Es de aclarar que los movimientos y trazabilidad de las facturas presentadas por las diferentes IPS son dinámicas y los resultados de glosa no depende totalmente de la EPS CONVIDA ya que esta es un resultante de como la IPS presenta estas facturas y los soportes que anexe a la misma, se debe tener en cuenta que se depende de la respuesta de la IPS para la conciliación. Otro factor es el incremento en la facturación debido a la unificación del POS generando aumento en las glosas. Carrera 58 No. 9-97 (Antigua Carrera 58 No. 12-83) Puente Aranda PBX No. 4269500 – FAX ext. 1165 Bogotá, D.C. – Colombia www.convida.com.co - Email: Convida@convida.com.co 21 LINEA DE ACCION 3: PLAN DE RECUPERACION Y SOSTENIBILIDAD FINANCIERA AREA RESPONSABLE DEL PROCESO: GERENCIA Y SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA REQUERIMIENTO ESPECIFICO: ANALISIS Y AJUSTES ADMINISTRATIVOS PARA RACIONALIZACION DEL GASTO. OBJETIVO: Asegurar los recursos financieros y económicos que permitan la atención adecuada de los afiliados al Sistema General de Seguridad Social en Salud COMPORTAMIENTO DE LA OPERACIÓN CORRIENTE, CON CORTE A JUNIO 30 DE 2013 COMPORTAMIENTO DE INGRESOS Vs. COSTOS Y GASTOS CORRIENTE CORTE A 30 DE JUNIO DE 2013 INGRESOS OPERACIONALES (UPC) INGRESOS NO OPERACIONALES (otros) TOTAL INGRESOS GASTOS DE ADMINISTRACION COSTO DE OPERACIÓN MISIONALES COSTOS DE OPERACIÓN SERVICIOS ASISTENCIALES $ 106,578,444,455 $ 5,169,601,058 $ 111,748,045,513 $ 7,008,291,394 $ 83,210,617,051 $ 4,422,106,305 TOTAL GASTOS Y COSTOS $ 94,641,014,750 INGRESOS UPC Vs COSTOS (OPERACIÓN Y MISIONALES) $ 18,945,721,099 INGRESOS UPC Vs COSTOS (OPERACIÓN Y MISIONALES) Y GASTOS ADMINISTRATIVOS $ 11,937,429,705 TOTAL INGRESOS Vs. TOTAL COSTOS Y GASTOS $ 17,107,030,763 El comportamiento al mes de Junio de 2013 de la operación corriente de la EPS-S lo demos visualizar de la siguiente manera: 1- Los ingresos por UPC acumulados a la fecha de corte 30 de Junio de 2013 es de $ 106,578,444,455 para un promedio mes de $ 17,763,074,076 y con un promedio de usuarios de 354,769 2- Los costos operacionales misionales, los cuales se explicaron en informe pasado y hacen referencia a todo personal que este en contacto con la atención al usuario cuyo valor acumulado al mes de Junio es de $ $ 4,422,106,305 con un promedio mes de $ 703,684,384 y con un porcentaje acumulado del 4,8% sobre los ingresos por UPC. 3- Los costos operacionales por servicios asistenciales acumulados al mes de junio son de $ 83,210,617,051 Ahora bien si tomamos los costos de operación corriente y los restamos a los ingresos de UPC acumulada a Junio la EPS-S tendría a su favor la suma de $ 18,945,721,099 Si a los costos de operación corriente le sumamos los gastos de administración acumulados al mes de junio diremos que la operación sigue a favor de la EPS-S en $ 11,937,429,705 Carrera 58 No. 9-97 (Antigua Carrera 58 No. 12-83) Puente Aranda PBX No. 4269500 – FAX ext. 1165 Bogotá, D.C. – Colombia www.convida.com.co - Email: Convida@convida.com.co 22 Los ingresos NO operacionales acumulados a la fecha es de $ 5.169,601,058 y si sumamos estos con los ingresos operacionales (UPC), nos da total de ingreso acumulado al mes de Junio es de $ 111.748.045.513. Los Gastos de administración acumulados al mes de mayo son de $ 7,008,291,394 y dando un porcentaje del 6,27% acumulado sobre el total de ingresos de UPC al mes de junio; si tomamos estos gastos y los sumamos a los costos misionales y costos de servicios asistenciales tendremos que el valor acumulado al mes de Junio es de $ 94,641,014,750 Al tomar los ingresos totales y restarles los costos de operación (misional y asistencial) y los gastos de administración, el comportamiento de la operación sigue a favor de la EPS-S en $ 17,107,030,763 En conclusión podríamos decir que el acumulado a junio sigue evidenciando la viabilidad de la EPS-S. Igualmente podríamos decir que el acumulado a junio del gasto administrativo sigue estando por debajo del 8% autorizado por ley. La EPS viene garantizando la prestación de servicios a los usuarios mediante el pago oportuno a la red contratada tanto pública como privada. Carrera 58 No. 9-97 (Antigua Carrera 58 No. 12-83) Puente Aranda PBX No. 4269500 – FAX ext. 1165 Bogotá, D.C. – Colombia www.convida.com.co - Email: Convida@convida.com.co 23 FACTOR CRITICO: PLAN DE ACCION DE RECOBROS OBJETIVO: Asegurar los recursos financieros y económicos que permitan la atención adecuada de los afiliados al Sistema General de Seguridad Social en Salud ACTIVIDADES: Analizar las cuentas susceptibles de recobro para determinar la posibilidad de implementar mejoras en el proceso. Realizar un proceso de cruce de cuentas entre el área de recobros, cartera y contabilidad por concepto de los recobros a Fosyga y Secretaria de Salud. Acompañamiento de la oficina Asesora Jurídica en los proceso de recuperación de recursos por concepto de recobros. Implementación de proceso de recobros con glosa administrativa de acuerdo a lo consagrado en la ley 1608, Decreto 347 y Resolución 832 de 2013. Radicar la solicitud de pago a la Secretaria de Salud de Cundinamarca el valor de $264.723.579 aportando el certificado de tesorería de la EPS donde se señala que este valor no ha sido girado a las cuentas de la EPS. Radicar ante la superintendencia nacional de salud la solicitud de control jurisdiccional para el recobro por CTC y TUTELAS, el cual tuvo lugar con oficio radicación No. NUR C 2. 1-2013-0388-96 del 22 de Mayo de 2013. PERIODO INFORMADO: 01-06-2013-30-06-2013 META ESPERADA: 1. FORTALECER EL PROCESO DE RECOBROS DE DIFICIL RECUPERACIÓN ANTE LA SECRETARÍA DE SALUD. GENERAR NUEVAS COMUNICACIONES ANTE EL CONSORCIO SAYP, QUE DETALLEN LAS DEUDAS COBRADAS, INSISTIENDO HASTA LOGRAR PODER CONCILIAR Y/O REVISAR LOS DISTINTOS MONTOS Y CUENTAS, INICIANDO POR LAS CUENTAS CON MAYOR ANTIGÜEDAD 2. AJUSTAR EL PROCEDIMIENTO DE RECOBROS E INCLUIR EL PROCESO DE CRUCE Y CAUSACIÓN CONTABLE”. 3. REALIZAR UN CRUCE DE SALDOS ENTRE CARTERA Y CONTABILIDAD PARA SU RESPECTIVO AJUSTE. 4. CONSTRUIR UNA BASE DE DATOS UNIFICADA DE LAS CUENTAS SUSCEPTIBLES DE RECOBRO PARA DETERMINAR LA TRAZABILIDAD DE LAS FACTURAS EN EL PROCESO. Carrera 58 No. 9-97 (Antigua Carrera 58 No. 12-83) Puente Aranda PBX No. 4269500 – FAX ext. 1165 Bogotá, D.C. – Colombia www.convida.com.co - Email: Convida@convida.com.co 24 5. IMPLEMENTAR EL PROCESO DE RECOBROS A OTRAS EPS EN EL MARCO DE LAS RESTITUCIONES REALIZADAS EN LA LMA INFORMAR A JURIDICA SOBRE LOS COBROS QUE SE DEBEN HACER A OTRAS EPS CON SUS SOPORTES. 6. ESTABLECER LA PROVISIÓN DE LAS CUENTAS POR COBRAR POR RECOBROS, EN TANTO SE GESTIONAN Y SE HACE EFECTIVA SU RECUPERACIÓN O PROCEDER AL CASTIGO DE LAS MISMAS, PREVIA AUTORIZACIÓN RESULTADO DE LA META A 30 DE JUNIO DE 2013. 1. FORTALECER EL PROCESO DE RECOBROS DE DIFICIL RECUPERACIÓN ANTE LA SECRETARÍA DE SALUD. GENERAR NUEVAS COMUNICACIONES ANTE EL CONSORCIO SAYP, QUE DETALLEN LAS DEUDAS COBRADAS, INSISTIENDO HASTA LOGRAR PODER CONCILIAR Y/O REVISAR LOS DISTINTOS MONTOS Y CUENTAS, INICIANDO POR LAS CUENTAS CON MAYOR ANTIGÜEDAD” Se implementa el proceso de consecución de soportes para cuentas de glosa, apoyados en reuniones con los proveedores de medicamentos, y con las IPS más representativas en el ámbito de recobros. Apoyados con la oficina jurídica se solicita claridad en cuanto a algunos conceptos de glosa mediante oficio REC-039 de la oficina de recobros del cual se obtiene respuesta por parte de la dirección de aseguramiento de la Secretaria de Salud de Cundinamarca Oficio Numero. SDAS 0848/2013 (Se Adjunta Copia) Se realiza oficio REC- 066 donde se reitera la solicitud de certificación de no pago por un valor de 264.723.579 en el marco de la Resolución 3797 y decretos de emergencia social el cual es radicado al Ministerio de Salud y Protección Social y a la dirección de aseguramiento de la Secretaria de Salud de Cundinamarca CE- 20113535540. (Se Adjunta Copia) 2. AJUSTAR EL PROCEDIMIENTO DE RECOBROS E INCLUIR EL PROCESO DE CRUCE Y CAUSACIÓN CONTABLE”. Se procede a realizar la numeración de los formatos. Se publica la versión final firmada. Con la versión final se inicia el proceso de capacitación del aplicativo con las sugerencias al área de sistemas para implementar mejoras en el aplicativo, de igual manera con el ánimo de mejorar los tiempos de fotocopiado y digitación de las cuentas susceptibles de recobro y en vista del incremento en la glosa por arte del ente departamental, se inicia el piloto de escaneo de todos los soportes previos a la radicación para almacenar los soportes y así minimizar la posibilidad de glosa. De igual manera se sigue el plan de formatos para entrega de paquetes de cuentas de recobro y entrega de cuentas procesadas al archivo. Se realiza contabilización de recobros radicados en el mes de junio en el mismo mes ajustado los saldos a la realidad de los tiempos de presentación de los recobros. Se adjunta evidencia de formatos diligenciados en el área de recobros, como ejemplo de las Carrera 58 No. 9-97 (Antigua Carrera 58 No. 12-83) Puente Aranda PBX No. 4269500 – FAX ext. 1165 Bogotá, D.C. – Colombia www.convida.com.co - Email: Convida@convida.com.co 25 modificaciones y mejoras realizadas al proceso en el mes de Julio de 2013. Actividad cumplida al 100% en seguimiento. 3. REALIZAR UN CRUCE DE SALDOS ENTRE CARTERA Y CONTABILIDAD PARA SU RESPECTIVO AJUSTE. Se realiza el proceso de ubicación de las cuentas por cobrar, su estado y su antigüedad. Se procede a realizar los ajustes de acuerdo a las glosas emitidas por los entes y no ajustadas en la contabilidad. Se realiza el desmonte de los valores glosados que son presentados nuevamente a los entes. Se realiza la contabilización del pago realizado por el Consorcio SAYP 2011 por un valor de $53.448.240 CINCUENTA Y TRES MILLONES CUATROCIENTOS CURENTA Y OCHO MIL DOSCIENTOS CUARENTA PESOS correspondientes a cuentas de recobro presentadas al Consorcio SAYP 2011 en el mes de ABRIL DE 2013 Se realiza el proceso de contabilización de las radicaciones presentadas al FOSYGA y Secretaria de Salud de Cundinamarca en el mes de JUNIO. Se ajustan los valores que por devolución de las cuentas por parte de la secretaria de salud de Cundinamarca no se habían desmontado y aparecían como cuenta por cobrar. CUADRO DE CONTABILIDAD CON CORTE A 30 DE JUNIO DE 2013 CONCEPTO RECOBROS DE VALOR REGISTRADO EN CONTABILIDAD FOSYGA $4.839.995.911 SECRETARIA DE $4.885.834.705 SALUD DE CUNDINAMARCA GRAN TOTAL VALOR REGISTRADO EN INFORMACION DE RECOBROS $4.839.995.911 $4.885.834.705 $9.725.830.616 4 “CONSTRUIR UNA BASE DE DATOS UNIFICADA DE LAS CUENTAS SUSCEPTIBLES DE RECOBRO PARA DETERMINAR LA TRAZABILIDAD DE LAS FACTURAS EN EL PROCESO. ANALIZAR LA BASE DE DATOS Y DEFINIR LAS ACTUACIONES A SEGUIR PARA CADA UNO DE LOS CASOS PRESENTADOS BASADOS EN LOS INDICADORES DE SEGUIMIENTO REALIZAR UN INFORME DE LOS RESULTADOS EN EL PROCESO DE RECOBROS ANTE EL FOSYGA POR $ 2.000 MILLONES. Y SECRETARIA DE SALUD POR 4.000 MILLONES CON SUS RESPECTIVOS SOPORTES DOCUMENTALES Y PRESENTARLO AL ÁREA JURÍDICA PARA SU REVISIÓN Y DEFINICIÓN DE LAS ACTUACIONES A SEGUIR. Analizar las cuentas susceptibles de recobro para determinar la posibilidad de Carrera 58 No. 9-97 (Antigua Carrera 58 No. 12-83) Puente Aranda PBX No. 4269500 – FAX ext. 1165 Bogotá, D.C. – Colombia www.convida.com.co - Email: Convida@convida.com.co 26 implementar mejoras en el proceso. o Se toma la base de datos consolidada en el mes de abril y sobre ella s e aplican los criterios descritos en la resolución 832 de 2013 para determinar cuáles cuentas son susceptibles de ser presentadas en el marco de dicha resolución. o Se asiste a las capacitaciones citadas por el ministerio de salud y Protección Social en el marco de la res 832 de 2013. o Se realiza una separación física de los recobros glosados en poder de EPS CONVIDA. o Se Realiza el proceso de fotocopiado Digitación y Presentación del primer paquete de recobros en el marco de la resolución 832 de 2013 por un valor de $113.094.279 o Se proyecta el valor a radicar en el mes de Julio y los formatos requeridos ára tal presentación. o Se realizan los trámites necesarios para la cesión del AUD 1712 de 2012 por un valor de CUATROCIENTOS CUARENTA Y OCHO MILLONES DOSCIENTOS TREINTA Y SEIS MIL SETECIENTOS VIENTI SIETE PESOS ($448.236.727), los cuales fueron cedidos mediante contrato de cesión a la EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL SIMÓN BOLÍVAR E.S.E III NIVEL identificada con el NIT No. 800196433-9 (se adjunta CD con imágenes de documentos presentados). o Proceso de Auditoria a cuentas de recobro, conciliación y generación de certificados por parte de la Secretaria de salud de Cundinamarca, se realizan reuniones semanales de conciliación con el ánimo de adelantar gestiones de consecución de los recursos de recobros obteniendo unos valores certificados mediante AUD 776 por un valor de $244.544.281 AUD 613 por un valor de $329.697.201 y AUD 733 por un Valor de $97.310.877 Dado lo anterior me permito remitir la documentación que soporta lo consignado en el avance del plan de acción con corte al mes de Junio de 2013, con respecto al tema de unificación de la base de datos de recobro y análisis de la misma. Impacto esperado del proceso de presentación de glosa administrativa para levantamiento en el marco de la resolución 832 de 2013. Dado que las cuentas de recobro identificadas y separadas para este proceso son de difícil recaudo, se encontraban en proceso de separación para entregar a la Oficina jurídica para iniciar acciones ante la superintendencia nacional de salud para que el Ente supervisor defina las diferencias de concepto entre el FOSYGA y la EPS al iniciar una labor de presentación en el marco de la Ley 1608, Decreto 347 y Resolución 832; pasan a ser presentaciones de recobro con alta posibilidad de recuperación, esto favorece el margen de solvencia y los indicadores financieros de la compañía toda vez que se debe cambiar la edad de las cuentas al ser presentadas nuevamente. El valor final identificado para este proceso es de SETECIENTOS VEINTE SEIS MILLONES SEIS CIENTOS TREINTA Y SIETE MIL DOSCIENTOS CUARENTA Y CUATRO PESOS ( $ 726.637.244 ) A la fecha de corte se han presentado cuentas por un valor de $113.094.279 “INICIAR EL PROCESO DE RECOBROS A OTRAS EPS BASE A MARZO-2013”. Carrera 58 No. 9-97 (Antigua Carrera 58 No. 12-83) Puente Aranda PBX No. 4269500 – FAX ext. 1165 Bogotá, D.C. – Colombia www.convida.com.co - Email: Convida@convida.com.co 27 Se realiza una reunión con los diversos actores del proceso Se genera versión aprobada del proceso Se publica la versión final firmada. Con el procedimiento avalado se procede a realizar las primeras búsquedas de cuentas susceptibles de recobro a otras EPS. Identificadas las cuentas se solicita a cuentas médicas los soportes físicos para iniciar el proceso operativo del recobro a EPS. Las anteriores actividades se han realizado completamente 6. ESTABLECER LA PROVISIÓN DE LAS CUENTAS POR COBRAR POR RECOBROS, EN TANTO SE GESTIONAN Y SE HACE EFECTIVA SU RECUPERACIÓN O PROCEDER AL CASTIGO DE LAS MISMAS, PREVIA AUTORIZACIÓN. Una vez conciliados y ajustados los valores de las cuentas por cobrar en el sistema contable de la EPS CONVIDA. Se realiza un análisis de las cuentas con mayor edad y mayor dificultad para el recaudo. Se verifican las cuentas contables y se procede a realizar la contabilización de la provisión de cuentas por cobrar de recobros al Fosyga y SSC. Cuadro de Provisión de Glosas de Recobros % DE CUMPLIMIENTO DE LA META: BASE UNIFICADA. 100% CRUCE DE INFORMACION: 100% Secretaria de Salud CRUCE DE INFORMACION: 100% Fosyga ENTREGA DEL 100% SOPORTES A JURIDICA. RADICACION A LA SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD LA SOLICITUD DE CONTROL JURISDICCIONAL POR RECOBRO DE CTC Y TUTELAS. AVANCE DEL INDICADOR: Facturas ingresadas en la base de datos / Total de facturas Soportes entregados/Soportes a entregar 1. DETALLE (Descripción): Se ingresó el 100% de las facturas que deben conformar la base de datos para evaluar su trazabilidad. a dar trámite para recobro con fecha de corte 30 de JUNIO de 2013. Se realizó un proceso de cruce del 100% de las cuentas de la Secretaría de Salud y el 100% de las cuentas del Fosyga entre las áreas de recobros, cartera y Contabilidad. Se entregó el 100% de los soportes a jurídica para inicio de los trámites y se dio apoyo a los proceso de la oficina asesora jurídica Para el mes de Junio se cerraron las cuentas: Carrera 58 No. 9-97 (Antigua Carrera 58 No. 12-83) Puente Aranda PBX No. 4269500 – FAX ext. 1165 Bogotá, D.C. – Colombia www.convida.com.co - Email: Convida@convida.com.co 28 14115 que corresponde a cuentas por cobrar al FOSYGA en un valor de $4.839.995.911 141190 que corresponde a cuentas por cobrar a la Secretaria de salud de Cundinamarca por un valor de $4.885.834.705 Una vez realizada la provisión contable del mes de mayo los saldos en cuenta por cobrar son: Cuenta 141115 por un valor de RECOBROS 1--90 RECOBROS JUNIO/2013 RECOBROS MAYO/2013 91--180 181--360 MAS -360 TOTAL 220.914.916 220.914.916 900.580.406 RECOBROS FEB/13 DIC/12 900.580.406 1.013.966.442 RECOBROS DIC/12 A ABR/12 1.013.966.442 1.565.613.058 RECOBROS DIC/12 1.565.613.058 1.138.921.090 1.138.921.090 Cuenta 141190 por un valor de RECOBROS 1--90 91--180 181--360 MAS -360 TOTAL 486.761.743 RECOBROS JUNIO/2013 RECOBROS MAYO/2013 486.761.743 1.110.373.993 RECOBROS MARZO/2013 1.110.373.993 704.059.211 RECOBROS FEB /2013 704.059.211 1.159.377.009 RECOBOS SEP A DIC/12 1.159.377.009 1.374.912.581 RECOBROS 2011 1.374.912.581 50.350.168,69 50.350.169 - En total se provisionan PROVISION CARTERA RECOBROS SECRETARIA DE SALUD CORRIENTE PROVISION CARTERA RECOBROS SECRETARIA DE SALUD 100% PROVISION CARTERA RECOBROS FOSYGA CORRIENTE PROVISION CARTERA RECOBROS FOSYGA 100% 195.460.109 50.350.169 207.259.628 1.138.921.090 GRAN TOTAL PROVISION JUNIO 1.591.990.995 Quedando conciliado al 100% el valor de las cuentas por cobrar entre el área de recobros y lo registrado en la contabilidad de la Entidad. ACCIONES JURIDICAS: Carrera 58 No. 9-97 (Antigua Carrera 58 No. 12-83) Puente Aranda PBX No. 4269500 – FAX ext. 1165 Bogotá, D.C. – Colombia www.convida.com.co - Email: Convida@convida.com.co 29 Mediante solicitud de control jurisdiccional se solicitó a la Superintendencia Nacional de salud para que dirima el pago de $ 320,507,984, que la Secretaría de Salud de Cundinamarca debe reconocer a la EPS CONVIDA por concepto de Recobros de CTC y fallos de tutela y en espera de que se fije la fecha para la diligencia. En cuanto a la recuperación de cartera por un valor de $ 264,723,579 correspondiente a servicios médicos autorizados por CTC o fallos de tutela, que fueron auditados y certificados por la Secretaría de Salud de Cundinamarca, mediante derecho de petición No. 100.09.02.0469 de fecha 09-07-2013 se le insistió nuevamente a la Directora de Aseguramiento de la Secretaría de Salud de Cundinamarca se realice el giro de dichos recursos a las cuentas que tienen reportadas la EPS ante esta entidad. Si está petición no es atendida, se iniciaran las acciones judiciales 2. ESTADO (EN EJECUCION -EN ESPERA - TERMINADO): EN EJECUCIÓN SOPORTES: Base de Datos Cruce de información: Soportes magnéticos, Soportes de entrega a jurídica. Soportes de reporte de información Nota Externa 211486 y 211487 del Ministerio de salud. Recepción de la información por parte de la SSC para el pago de 448 millones. Procedimiento actualizado ANALISIS DE LA ACTIVIDAD IMPORTANCIA IMPACTO: Para las anteriores actividades se estima que el impacto de las acciones realizadas disminuya el riesgo de glosa por no cumplimiento de las normas de igual manera se pretende optimizar los recursos y disminuir costos y tiempos de procesamiento de las cuentas Contar un una base de datos desde la cual se permite proyectar una recuperación por concepto de levantamiento de glosa de carácter administrativo con 264 cuentas y un valor aproximado de $ 726.637.244 el cual se presentara de manera priorizada por valor desde Junio a Diciembre de 2013. Al realizar un contrato de cesión de deuda con la EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL SIMÓN BOLÍVAR E.S.E III NIVEL por un valor de CUATROCIENTOS CUARENTA Y OCHO MILLONES DOSCIENTOS TREINTA Y SEIS MIL SETECIENTOS VIENTI SIETE PESOS ($448.236.727.oo) se afecta positivamente la cuenta por pagar y se consigue la recuperación de cuentas por cobrar a la Secretaria de salud de Cundinamarca de las cuales debe encontrarse una parte provisionada como de difícil recaudo. INCONVENIENTES Y ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN Carrera 58 No. 9-97 (Antigua Carrera 58 No. 12-83) Puente Aranda PBX No. 4269500 – FAX ext. 1165 Bogotá, D.C. – Colombia www.convida.com.co - Email: Convida@convida.com.co 30 La recuperación de los dineros aprobados por parte de la secretaria de salud de Cundinamarca y no girados a convida depende de una certificación emitida por el Ministerio de salud y Protección Social, y este proceso está en espera desde hace un tiempo, para lo cual se está ubicando al responsable de generar la información en el MS y PS de manera que se pueda agilizar el proceso. Los constantes cambios en los criterios de auditoría por parte de la SSC hacen que el flujo de los recobros no sea constante para lo cual se implementó un proceso de consecución de soportes para los recobros, apoyados en la información de la subgerencia técnica, subgerencia comercial y oficina asesora jurídica. Se sigue trabajando en integrar el módulo de tutelas al módulo de recobros para garantizar la trazabilidad de la información en la compañía. OBSERVACIONES Y EXPECTATIVAS De igual forma la expectativa es el trabajo en equipo con las diferentes áreas para lograr el recobro efectivo de todos los procedimientos y servicios NO POSS, prestados a los afiliados de la EPSS. Generar procesos de mejora desde la alta gerencia sobre el procedimiento que se Aplicaría a facturas glosadas por los entes ya que se deben iniciar acción de reparación directa o solicitudes a la Superintendencia Nacional de Salud para que dirima las diferencias de criterio entre las partes. Carrera 58 No. 9-97 (Antigua Carrera 58 No. 12-83) Puente Aranda PBX No. 4269500 – FAX ext. 1165 Bogotá, D.C. – Colombia www.convida.com.co - Email: Convida@convida.com.co 31 AREA RESPONSABLE DEL PROCESO: SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Y OFICINA ASESORA JURIDICA LINEA DE ACCION: 3 FACTOR CRITICO: LIQUIDACION DE CONTRATOS OBJETIVO: Asegurar los recursos financieros y económicos que permitan la atención adecuada de los afiliados al Sistema General de Seguridad Social en Salud ACTIVIDADES 1. Es importante mencionar que este proceso se realizó el traslado a la Oficina Jurídica para realizar el respectivo procedimiento jurídico. 2. Realizar el proceso de liquidación de 67 contratos bipartitas vigencias anteriores (Abril- Mayo de 2010; y Junio de 2010 a Marzo de 2011), según reporte entregado por la Subgerencia Administrativa y Financiera.. PERIODO INFORMADO: 01-06-2013-15-07-2013 META ESPERADA: 1. Realizar el proceso de liquidación de 67 contratos bipartitos de vigencias anteriores (Abril- Mayo de 2010; y Junio de 2010 a Marzo de 2011) por valor de $ 1.657 millones. META ESPERADA A 15 DE JULIO DE 2013. 1. Realizar seguimiento y acompañamiento al proceso de liquidación de contratos bipartitos los cuales fueron entregados a la oficina asesora jurídica. (Subgerencia Administrativa y Financiera: Liquidación de contratos) 2. Realizar las actuaciones jurídicas pertinentes frente al proceso. RESULTADO DE LA META A 15 DE JULIO DE 2013. A la fecha se logró suscribir 20 Actas de liquidación bilateral con las Alcaldías Municipales de Venecia, villa pinzón, Une, Anapoima, cota, Guayabal de Ziquima, Nilo, Bituima, Cota, La Peña, Ubaque y Viota, entre otros, de los cuales el valor liquidado es de $ 230.671.752 dentro del cual está incluido el valor de Alto Costo por $31.127.080 devuelto a los municipios. Lo anterior en atención al requerimiento que realizó la EPS’S a los entes territoriales a través de derechos de petición. FECHA XII 31 2013 I 30 2013 II 28 2013 III 31 2013 IV 30 2013 V 31 2013 VI 31 2013 TOTALES CONTRATOS FALTAN POR LIQUIDAR 158 148 145 127 106 67 47 CTOS LIQUIDADOS V/R REAL LIQUIDADO ALTO COSTO TOTAL LIQUIDADO 10 168,546,211.00 15,120,253.00 183,666,464.00 3 32,137,272.00 0.00 32,137,272.00 18 226,643,989.00 92,264,631.00 318,908,620.00 21 230,206,353.00 175,444,487.00 405,650,840.00 39 667,270,382.00 82,221,243.00 749,491,625.00 20 199,544,672.00 31,127,080.00 230,671,752.00 111 1,524,348,879.00 396,177,694.00 1,920,526,573.00 Carrera 58 No. 9-97 (Antigua Carrera 58 No. 12-83) Puente Aranda PBX No. 4269500 – FAX ext. 1165 Bogotá, D.C. – Colombia www.convida.com.co - Email: Convida@convida.com.co 32 En el cuadro anterior resumimos que a la fecha quedan pendientes 47 contratos por liquidar de los 158 contratos a corte Diciembre de 2012 para un cumplimiento del 70%. 2. ACTUACIONES JURIDICAS a.- Sobre los municipios que a la fecha no se han pronunciado sobre la petición realizada por la Entidad, se están reuniendo los soportes correspondientes de pre-liquidación y notificación para iniciar el trámite de conciliación prejudicial ante la Procuraduría General de la Nación. AVANCE DEL INDICADOR: % DE CONTRATOS BIPARTITAS LIQUIDADOS VIGENCIA (Abril- Mayo de 2010; y Junio de 2010 a Marzo de 2011) = 70% por un valor total de $ 1,920,526,573.00 y un total de 111 contratos 1. DETALLE (Descripción): Se entregó a jurídica la información y los soportes correspondientes a 67 contratos de aseguramiento bipartito, para que se adelanten las acciones judiciales pertinentes. Es de vital importancia mencionar que este proceso por disposiciones del comité de Saneamiento contable y de seguimiento a la medida cautelar pasó a la Oficina asesora Jurídica con el fin de buscar la culminación del mismo. 2 ESTADO (EN EJECUCION - EN ESPERA - TERMINADO): TERMINADO EN LAS ACCIONES ADMINISTRATIVAS EN EJECUCION. LAS ACCIONES JURIDICAS CON ACOMPAÑAMIENTO DEL AREA ADMINISTRATIVA SOPORTES: Base de Datos ANALISIS DE LA ACTIVIDAD: 1. IMPORTANCIA O IMPACTO: Alto 2,INCONVENIENTES Y ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN: Dentro de los inconvenientes se mencionan: –Falta de compromiso y responsabilidad de los alcaldes en buscar la viabilidad para finiquitar el proceso. -Inestabilidad en las firmas auditoras y/o interventores que representan los municipios en el proceso, situación que dilata los procedimientos que se realizan con estas firmas. ALTERNATIVAS DE SOLUCION Se ha establecido comunicación permanente vía telefónica, correo electrónico y certificado, visitas a los alcaldes, auditores y/o interventores para realizar mesas de trabajo encaminadas a terminar el proceso. Procedimiento Jurídico de acercamiento para realizar la conciliación y determinar acciones y actividades para dar por finiquitado este proceso de liquidación, vigencia 2010 - 2011. Derecho de Petición sobre el proceso de Liquidación e invitación a finiquitar el tema de manera Carrera 58 No. 9-97 (Antigua Carrera 58 No. 12-83) Puente Aranda PBX No. 4269500 – FAX ext. 1165 Bogotá, D.C. – Colombia www.convida.com.co - Email: Convida@convida.com.co 33 conjunta ó sino buscar la intermediación de un ente de vigilancia y control. 1. OBSERVACIONES Y EXPECTATIVAS: Finiquitar en el 100% la liquidación de los contratos bipartitas. Carrera 58 No. 9-97 (Antigua Carrera 58 No. 12-83) Puente Aranda PBX No. 4269500 – FAX ext. 1165 Bogotá, D.C. – Colombia www.convida.com.co - Email: Convida@convida.com.co 34 AREA RESPONSABLE DEL PROCESO: SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA LINEA DE ACCION: 3 REQUERIMIENTO GENERAL: Plan de recuperación y sostenibilidad Financiera, que estaría orientado a garantizar la liquidez de la entidad y el cumplimiento de los estándares financieros que establece el Sistema de Seguridad Social en Salud para las EPSS, en particular lo que tenga que ver con la liquidez, el patrimonio, el capital y la rentabilidad. REQUERIMIENTO ESPECIFICO: Plan de acción de recuperación de cartera OBJETIVO: Asegurar los recursos financieros y económicos que permitan la atención adecuada de los afiliados al Sistema General de Seguridad Social en Salud ACTIVIDADES Análisis, revisión y depuración del saldo de cartera a marzo por los siguientes conceptos: - - - Contratación tripartita vigencias anteriores al año 2002 $ 5.102.999.130 Contratación Bipartita vigencia 2004 a marzo/10 por actas de liquidación. Representado en 93 municipios (Acuerdos: 262, 267, 290, 917, 8890, 939, 337 y 1207) Contratación Bipartita vigencia abril de 2010 a marzo 2011 Actas de liquidación y contratos pendientes de liquidar. Representado en 79 municipios. (Acuerdos 1038, 9641 y 9642) $ 1,427,184,890 Contratación actual vigencia acuerdo 971. $ 10,321,945,846 $ 3.421.561.542 3. Legalizar partidas conciliatorias de los bancos Bogotá y Davivienda por $ 865.636.870. PERIODO INFORMADO: 01-06-2013-15-07 -2013 1. RESULTADO DE LA META A 15 DE JULIO DE 2013. Carrera 58 No. 9-97 (Antigua Carrera 58 No. 12-83) Puente Aranda PBX No. 4269500 – FAX ext. 1165 Bogotá, D.C. – Colombia www.convida.com.co - Email: Convida@convida.com.co 35 RESULTADO DE LA META A 30 DE JUNIO DE 2013. ITE M CONCEPTO Análisis, revisión y depuración del saldo de cartera a marzo de 2013 RECUPER AR LAS C X C POR UPC'S $13.274.865 .920 1 contratación tripartita y bipartita vigencias anteriores al año 2002 contratación bipartita vigencia 2004 a marzo de 2010 por acta de liquidación (acuerdos 262, 267, 290, 917, 8890, 939, 337 y 1207 contratación bipartita vigencia abril de 2010 a marzo de 2011- actas de liquidación y contratos pendientes de liquidar, representado en 79 municipios (acuerdos 1038, 9641 y 9642) contratación actual vigencia acuerdo 971 con corte a junio de 2013 META A 30 DE VR. BASE JUNIO DE 2013 RESULTADO A JUNIO $5.028.019.963 dar traslado a la oficina jurídica Esta cartera está conformada por la contratación tripartita vigencias anteriores al año 2002, por valor de $3.482.528.501 y la bipartita por $1.545.491.462, contratos bipartitos (acuerdos 222 y 243). Se le dio traslado a la oficina Jurídica de los contratos tripartitos, donde el mayor deudor es la Secretaría de Salud de Cundinamarca. $1.240.558.738 30% equivale nte a $372.16 7.621 se recaudó por contratación bipartita vigencia 2004 a marzo de 2010 por actas de liquidación de los acuerdos 1081 y 1207 la suma de $ 333.315.628 $3.027.895.591 se recaudó por liquidación bipartita 30% vigencia abril 2010 a marzo de 2011 equivale actas de liquidación y contratos nte a pendientes de liquidar acuerdos 1038, $908.36 y 9641-9642 la suma de 8.677 $190.752.293, correspondiente a cartera mayor a 360 días. $3.978.391.628 30% equivale nte a $1.193. 517.488 se recaudó por la vigencia abril 2011a la fecha Acuerdo 971 la suma de $251.109.603, correspondiente a cartera mayor a 181 días. Carrera 58 No. 9-97 (Antigua Carrera 58 No. 12-83) Puente Aranda PBX No. 4269500 – FAX ext. 1165 Bogotá, D.C. – Colombia www.convida.com.co - Email: Convida@convida.com.co 36 DEPURAR PARTIDAS CONCILIAT ORIAS 2 legalizar partidas conciliatoria s de los bancos Bogotá y Davivienda $550.740.339 30% se legalizaron recursos del Banco equivale Davivienda por valor de $71.493.456 y nte a recursos del Banco de Bogotá por $342.21 $181.037.574 1.844 La entidad a través de la subgerencia Administrativa y Financiera, área de cartera ha realizado actividades priorizando 20 municipios de los cuales se han visitado 10 para el mes de junio, correspondiente al 50% de la meta de visitas programadas LIQUIDACION DE CONTRATOS DE ASEGURAMIENTO: CONTRATOS DE ASEGURAMIENTO TRIPARTITOS: En cuanto al ítem de contratación tripartita es importante precisar que este tema fue trasladado a la Oficina Asesora Jurídica en el mes de mayo a fin de que sea esa dependencia quien adelante el cobro persuasivo y/ coactivo correspondiente, por lo que para la Subgerencia Administrativa y Financiera es una actividad cerrada. Cabe anotar que el equipo interadministrativo de liquidaciones está pendiente de apoyar a la oficina Asesora Jurídica en los procesos de apoyo técnico que esta requiera. CONTRATOS DE ASEGURAMIENTO BIPARTITOS: Respecto a los contratos de aseguramiento bipartitos también fueron trasladados a la Oficina Asesora Jurídica para que se proceda por parte de ella a adelantar el trámite de presentación ante la Procuraduría con el fin de agotar la etapa de procedibilidad y lograr la liquidación ante el Ministerio Público, de no obtenerse resultado, se procederá a presentar la demanda correspondiente. ACCIONES JURIDICAS. CONTRATOS TRIPARTITAS. Sobre este punto la entidad contrato un profesional en derecho para que asuma la gestión jurídica que corresponda, a la fecha ya se presentó 78 poderes que están para la firma del señor Gerente y se empiecen a gestionar las demandas ante el Contencioso Administrativo. Igualmente se solicitó a la Secretaria de Salud de Cundinamarca toda la información pertinente con las actas de liquidación, resoluciones y soportes relacionados en atención a que la documentación no se recibió completa. Carrera 58 No. 9-97 (Antigua Carrera 58 No. 12-83) Puente Aranda PBX No. 4269500 – FAX ext. 1165 Bogotá, D.C. – Colombia www.convida.com.co - Email: Convida@convida.com.co 37 AVANCE DEL INDICADOR: Se Visitaron 10 municipios de los 20 programadas correspondiente al 50% de visitas. 1. DETALLE (Descripción): - El área de cartera realizó actividades para la recuperación de los recursos a través de contactos vía telefónica, reuniones para con los interventores para aclarar saldos, envío de comunicados a los municipios, visitas a los entes territoriales dentro de los cuales podemos mencionar: Chía, Girardot, Madrid, Facatativa, Tocaima, Fomeque, Utica, Quipile, Mosquera Y Cota. - - A través de los promotores el proceso se sigue fortaleciendo para la recepción de los soportes de pago vía correo electrónico y físico. En cuanto a la depuración de las partidas conciliatorias de las cuentas del Banco de Bogotá y Davivienda, se han remitido oficios al tesorero de la entidad para así oficiar a los bancos y depurar los saldos por conciliar. 2.ESTADO (EN EJECUCION -EN ESPERA - TERMINADO): EN EJECUCION SOPORTES: Oficios, Correos, ANALISIS DE LA ACTIVIDAD: 1. IMPORTANCIA O IMPACTO: Alto 2. INCONVENIENTES Y ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN: Dentro de los inconvenientes manifestamos lo siguiente. PARTIDAS CONCILIATORIAS. - Falta de información como el NIT y NOMBRE DEL MUNICIPIO que dificultan la identificación del pagador. - Falta de oportunidad en la respuesta por parte de los municipios suministrando la Información requerida, para poder legalizar partidas conciliatorias y el valor de la UPC del período corriente. - Dentro de las alternativas la entidad ofició a los bancos para que suministren Información completa sobre las consignaciones hechas por los municipios. RECUPERACION DE CARTERA por UPC, los inconvenientes presentados se detallan a continuación: - Los municipios no reportan oportunamente los giros efectuados a las IPS. ALTERNATIVAS DE SOLUCION: - Campañas de socialización para que los tesoreros de los municipios envíen Carrera 58 No. 9-97 (Antigua Carrera 58 No. 12-83) Puente Aranda PBX No. 4269500 – FAX ext. 1165 Bogotá, D.C. – Colombia www.convida.com.co - Email: Convida@convida.com.co 38 oportunamente los soportes de pago. - Oficiar a los bancos para que no reciban consignaciones que no cuenten con la información completa. ( NIT y Nombre del Municipio) . 3. OBSERVACIONES Y EXPECTATIVAS: Legalizar el 100% la cartera Carrera 58 No. 9-97 (Antigua Carrera 58 No. 12-83) Puente Aranda PBX No. 4269500 – FAX ext. 1165 Bogotá, D.C. – Colombia www.convida.com.co - Email: Convida@convida.com.co 39 AREA RESPONSABLE DEL PROCESO: ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA SUBGERENCIA TECNICA Y SUBGERENCIA LINEA DE ACCION: 3 (Plan de Acción para la disminución gradual del Costo en salud generado por la prestación de servicios) FACTOR CRITICO: (Plan de Acción para la disminución del Costo en Salud generado por la prestación de servicios) OBJETIVO: Disminuir los Costos Médicos en salud generados por la prestación de servicios mediante la implementación de un modelo de atención que permite controlar y minimizar los factores de riego en la población afiliada. ACTIVIDADES ESTABLECIDAS A EJECUTAR DE MAYO 2013: Implementar programas especiales de promoción y prevención mediante trabajo de campo con el equipo de salud extramural (educadoras en salud). Ajustar el sistema de la entidad con la parametrizacion de la matriz de control del costo en salud en la que se incluyen las siguientes variables: -Definir los centros de costos que aplican para la EPS-S CONVIDA -Parametrizar cada CUPS si es evento Pos o No Pos según acuerdo 29 de 2011. -Asignar en el sistema el código SOAT y su valor actual. -Parametrizar la descripción anatómica de cada procedimiento. -Actualizar el nivel de complejidad de cada procedimiento -Parametrizar y/o clasificar por cada CUPS que defina procedimientos quirúrgicos su grupo quirúrgico definidos en manual tarifario SOAT (2 al 6; 7 al 10; 11 al 13 y del 20 al 23). -Marcar las CUPS que definen actividades de alto costo. -Listar contratos en libro de Excel, para facilitar su cargue al sistema. -Parametrizar los Números de contratos de I Nivel, II Nivel, III Nivel y promoción y prevención, su valor y código de la IPS. PERIODO INFORMADO: 01-06-2013-30-06-2013 META ESPERADA: Prevenir el desarrollo de enfermedades de alto costo fortaleciendo los programa de promoción y prevención de la enfermedad. Mejorar la operación de la EPSS, a través de un modelo de gestión que permita, disminuir los costos en salud por la prestación del servicio. Contar con un sistema de información ajustado según variables establecidas en matriz parametrizada. META ESPERADA A 30 DE JUNIO DE 2013: Visitas a los 17 municipios según cronograma establecido por el equipo de salud extramural para educar la población afiliada y visitar a la red prestadora en el seguimiento y cumplimiento de los programas de promoción y prevención. Sistema de información ajustado según parámetros establecidos en la matriz de control del costo. Carrera 58 No. 9-97 (Antigua Carrera 58 No. 12-83) Puente Aranda PBX No. 4269500 – FAX ext. 1165 Bogotá, D.C. – Colombia www.convida.com.co - Email: Convida@convida.com.co 40 RESULTADO DE LA META A 30 DE JUNIO DE 2013. 1. Se visitaron los 17 municipios, según cronograma establecido, tanto en la zona urbana como rural para educar a la población afiliada y aplicación de las siguientes actividades: ACTIVIDADES REALIZADAS EN EL MES DE JUNIO CANTIDAD FICHAS FAMILIARES APLICADAS 681 POBLACION EDUCADA EN SALUD 2.688 USUARIOS IDENTIFICADOS PARA SEGUIMIENTO 26 INDUCCION A LA DEMANDA 707 REVISION DE HISTORIAS CLINICAS 78 ODONTOLOGIA 0 TOMA DE TALLA Y PESO 1786 APOYO EN JORNADAS DE VACUNACION 0 CRECIMIENTO Y DESARROLO 0 MEDICINA GENERAL 0 APOYO A TOMA DE CITOLOGIAS 16 OPTOMETRIA 791 ENCUESTAS DE RIESGO CANCER PROSTATICO 28 2. Sistema de información ajustado con las variables de la Matriz parametrizada, % DE CUMPLIMIENTO META: Cumplimiento del 100% en la visita de los municipios por el equipo de salud extramural. Con las actividades de demanda inducida cuyo objetivo es el de Impactar a la comunidad afiliada de Convida EPS’s en los programas de Promoción de la Salud y Prevención de la Enfermedad, por medio de demanda inducida para control y minimización de factores de riesgo, mediante el desarrollo de actividades como: Inducir a la utilización de los servicios detección temprana y protección específica según grupo etáreo. Detectar los usuarios con enfermedades precursoras y de alto costo minimizando la progresión del estado patológico. Fortalecer los programas de demanda inducida en cada uno de los municipios en trabajo conjunto de Promoción y Prevención y el área comercial de Convida EPS’s. Educar a la población afiliada en los programas de promoción y prevención. Disminuir los costos de operación impactando en el control del riesgo. Incremento en coberturas de salud. Mayor capacidad resolutiva de parte de las IPS contratadas de acuerdo a su nivel de complejidad, dado por un control de las patologías y el adecuado uso de los servicios de salud. Disminución de los costos de tratamiento médico, farmacológico, quirúrgico y de estudios diagnósticos en las enfermedades precursoras. Carrera 58 No. 9-97 (Antigua Carrera 58 No. 12-83) Puente Aranda PBX No. 4269500 – FAX ext. 1165 Bogotá, D.C. – Colombia www.convida.com.co - Email: Convida@convida.com.co 41 AVANCE DEL INDICADOR: AVANCE DEL INDICADOR: Total municipios visitados / Total Municipios programados a visitar 1. DETALLE (Descripción): Se visitó la población afiliada en los 17 municipios para educarlas en la promoción de la salud y prevención de la enfermedad y el desarrollo de actividades propias de demanda inducida. 2. se implementa el Modelo de Atención Integral de Detección Temprana de Cáncer de Seno en alianza con la Secretaria de Salud de Cundinamarca, teniendo como objetivo “Disminuir en forma progresiva y sostenida la morbilidad-mortalidad por cáncer de mama, mediante la aplicación de estrategias de promoción, prevención, diagnóstico temprano y tratamiento, tendiente a incrementar las posibilidades de curación y el tiempo de sobrevida de nuestras mujeres afiliadas”. 3. Base de datos estructurada en el 100% dentro del sistema de información con los centros de costos, parametrizacion de los CUPS, código SOAT y valor actual, descripción anatómica de los procedimientos, nivel de complejidad, clasificación por CUPS con sus grupos quirúrgicos y Niveles de contratación, etc. Ahora bien, la EPS-S valoriza estas autorizaciones a tarifa SOAT, sin embargo el valor no es del todo exacto, el valor de las autorizaciones de hospitalización solo se emite la estancia pero no se tienen los valores de los diferentes insumos, medicamentos, de la atención en la estancia día, esta se ve finalmente en cuentas medicas cuando se realiza la auditoria, sin embargo nos da una idea del costo en salud y podemos decir que estamos por debajo de lo presupuestado en el costo en salud, esto puede ser porque la contratación con la red mejoro o se consiguieron descuentos con las IPS, igualmente la EPS-S ha venido buscando contratar por jornadas de procedimientos quirúrgicos electivos los cuales por economía de escala se ofertan más económicos favoreciendo el control del costo de la EPS-S. 4. ESTADO (EN EJECUCION -EN ESPERA - TERMINADO): EN EJECUCION SOPORTES: Matriz con el informe de visita a municipios Base de datos parametrizada al 100% dentro del sistema de información de la entidad. ANALISIS DE LA ACTIVIDAD 1. IMPORTANCIA O IMPACTO: Alto 2. INCONVENIENTES Y ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN: Frente a las actividades establecidas en el ajuste al proceso de radicación de cuentas, la entidad informa que se encuentra adelantando los trabajos logísticos en la nueva bodega y adecuar este punto como sitio de recepción y radicación de las cuentas de la entidad. 3. OBSERVACIONES Y EXPECTATIVAS: Se espera que a partir del mes de Agosto se tengan los arreglos logísticos necesarios para dar inicio a este proceso. Carrera 58 No. 9-97 (Antigua Carrera 58 No. 12-83) Puente Aranda PBX No. 4269500 – FAX ext. 1165 Bogotá, D.C. – Colombia www.convida.com.co - Email: Convida@convida.com.co 42 3. LINEA DE ACCION No. 4: REORGANIZACIÓN DE LA RED Y SRC: AREA RESPONSABLE DEL PROCESO: SUBGERENCIA TECNICA REQUERIMIENTO ESPECIFICO: Red de Servicios Suficiente OBJETIVO: Garantizar la suficiencia de la Red de Prestadores de servicios de salud y mejorar la calidad en la atención ACTIVIDADES ESTABLECIDAS A EJECUTAR DE MAYO 2013: Evaluar la capacidad instalada de la Red de prestadores de servicios PERIODO INFORMADO: 01-06-2013-30-06-2013 META ESPERADA: RED CONFORMADA CON OFERTA SUFICIENTE PARA LA DEMANDA ESPERADA ACTUALIZACION Y AJUSTE DE LA ESTRUCTURA DOCUMENTAL DE . SELECCIÓN DE LA RED PRESTADORA. META ESPERADA A 30 DE JUNIO DE 2013: RED CONFORMADA ACTUALIZACION DE LA ESTRUCTURA DOCUMENTAL DE SELECCIÓN DE LA RED CONTRATADA RESULTADO DE LA META A 30 DE JUNIO DE 2013. RED CONFORMADA ACTUALIZACION DE LOS PROCEDIMIENTOS DE SELECCIÓN DE LA RED CONTRATADA. CUMPLIMIENTO META: SI AVANCE DEL INDICADOR: RED CONFORMADA PARA LA ATENCION DE LA DEMANDA ESPERADA 1. DETALLE (Descripción): La entidad cuenta con una Red de Prestadores de servicios de salud de todos los niveles de atención ( I-II Y III NIVEL) la cual se encuentra publicada en la página web de la entidad, garantizando la prestación de los servicios de acuerdo a los contenidos del plan obligatorio de Salud (POSS), Acuerdo 029 de 2011, para el cubrimiento en todo el departamento de Cundinamarca de la demanda de la población afiliada a la EPS´S Por otra parte, la entidad implementó como herramienta de control interno el manejo de un comité de liquidación de contratos y seguimiento a la ejecución presupuestal garantizando la continuidad en la contratación de la Red, mediante la supervisión en la ejecución logrando de esta manera que se tomen decisiones oportunas para ejecutar las adiciones, evitando sobre ejecuciones presupuestales Carrera 58 No. 9-97 (Antigua Carrera 58 No. 12-83) Puente Aranda PBX No. 4269500 – FAX ext. 1165 Bogotá, D.C. – Colombia www.convida.com.co - Email: Convida@convida.com.co 43 5. ESTADO (EN EJECUCION -EN ESPERA - TERMINADO): TERMINADO SOPORTES: Red de servicios ANALISIS DE LA ACTIVIDAD Para garantizar la accesibilidad de nuestros usuarios a los servicios de salud, se ha conformado la red de prestadores, teniendo en cuenta la ubicación geográfica de nuestros afiliados para la asignación de las IPS que prestará el servicio, verificando que estos tengan la capacidad de oferta suficiente para cubrir la demanda potencial de servicios de I, II y III nivel de atención. OBSERVACIONES Y EXPECTATIVAS: Mantener la red de prestadores, amplia y suficiente de acuerdo los contenidos del POSS de tal manera que garantice la prestación de los servicios a nuestros afiliados. . Carrera 58 No. 9-97 (Antigua Carrera 58 No. 12-83) Puente Aranda PBX No. 4269500 – FAX ext. 1165 Bogotá, D.C. – Colombia www.convida.com.co - Email: Convida@convida.com.co 44 6. LINEA DE ACCION No. 5: MONITOREO Y EVALUACIÓN EN LA ATENCIÓN EN SALUD AREA RESPONSABLE DEL PROCESO: SUBGERENCIA TECNICA LINEA DE ACCION: 5 FACTOR CRITICO: SEGUIMIENTO A L A CALIDAD EN LA PRESTACION DE LOS SERVICIOS OBJETIVO: Mejorar la calidad en la prestación del servicios de salud ACTIVIDADES ESTABLECIDAS Realizar las actividades de Auditoría PERIODO INFORMADO: 01-06-2013-30-06-2013 META ESPERADA: 100% DE EJECUCION DE LAS AUDITORIAS PROGRAMADAS Oportunidad del 100% en la entrega de los Planes de Mejoramiento META ESPERADA A 30 DE JUNIO DE 2013: Ejecución del 100% de las Auditorias según lo establecido en el cronograma de trabajo. Oportunidad en la entrega de los Planes de Mejoramiento del 100% % DE CUMPLIMIENTO META: Se realizaron las respectivas actividades de auditoría de acuerdo con lo establecido en el cronograma de trabajo, programando 11 visitas de las cuales fueron efectivas 9 para un porcentaje del 81,81%. Oportunidad en la entrega de los Planes de Mejoramiento 77,77% De los 9 prestadores visitados, sólo 7 han remitido el plan de mejoramiento en los tiempos definidos en la guía de auditoría. AVANCE DEL INDICADOR: N° auditorias efectuadas / Total auditorias programadas en el mes No de prestadores de salud visitados que enviaron el plan de mejoramiento / No de prestadores de salud visitados que deben enviar el plan de mejoramiento 1. DETALLE (Descripción): Se mantiene activo el cronograma de auditorías del año 2013, El promedio de visitas disminuyo debido a que en este mes se realizan los informes de gestión y consolidado de información para la entrega semestral a los entes de control. 2. La guía de auditoría tiene definidos 30 días desde la remisión del informe de auditoría para el envío del respectivo plan de mejoramiento. Esta verificación se realizó de acuerdo a la oportunidad emitida en los planes de mejoramientos de las visitas del 2013 a los Hospitales, centros de salud y red privada. Carrera 58 No. 9-97 (Antigua Carrera 58 No. 12-83) Puente Aranda PBX No. 4269500 – FAX ext. 1165 Bogotá, D.C. – Colombia www.convida.com.co - Email: Convida@convida.com.co 45 ESTADO EN EJECUCION: PERMANENTE SOPORTES: Informe de Auditorias y Planes de Mejoramiento ANALISIS DE LA ACTIVIDAD 1. IMPORTANCIA O IMPACTO: Seguimiento y control a la prestación de servicios de salud por parte de las IPS que hacen parte de nuestra red. 2. INCONVENIENTES Y ALTERNATIVA S DE SOLUCIÓN: El promedio de visitas en el periodo AUMENTO con respeto a la línea de base. 2. OBSERVACIONES Y EXPECTATIVAS: Que una vez formulados los planes de mejoramiento a las IPS, estas cumplan con las actividades y tiempos establecidos. Por otra parte la entidad informa que se encuentra realizando los ajustes al MODELO DE ATENCION DE LA ENTIDAD, según las observaciones emitidas por la Contralora, para lo cual se entregará este documento en el informe presentado para el mes de junio. Carrera 58 No. 9-97 (Antigua Carrera 58 No. 12-83) Puente Aranda PBX No. 4269500 – FAX ext. 1165 Bogotá, D.C. – Colombia www.convida.com.co - Email: Convida@convida.com.co 46 7. LINEA DE ACCION No. 6: AUDITORÍA FORENSE CONTABLE Frente a ésta línea se informa que el día 02 de julio de 2013 radicado con NUR: 1-2013051555, se envió oficio a la Dra. RUTTY PAOLA ORTIZ JARA, Delegada para las medidas especiales, solicitando apoyo a fin de aclarar algunas dudas que se tienen con el tema de auditoría forense contable, como perfil y características de la empresa. Una vez se cuente con información clara del proceso, la entidad adelantara las acciones correspondientes para dar cumplimiento con este requisito. Carrera 58 No. 9-97 (Antigua Carrera 58 No. 12-83) Puente Aranda PBX No. 4269500 – FAX ext. 1165 Bogotá, D.C. – Colombia www.convida.com.co - Email: Convida@convida.com.co 47 8. LINEA DE ACCION No 7: FORTALECIMIENTO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN AREA RESPONSABLE DEL PROCESO: SISTEMA DE INFORMACION LINEA DE ACCION: 3 (Plan de Beneficios) FACTOR CRITICO: RECOBROS OBJETIVO: Realizar de manera continua los procesos de capacitación para la socialización adherencia de los diferentes aplicativos del sistema de información de la entidad. y ACTIVIDADES ESTABLECIDAS Socializar el manejo del aplicativo para realizar el proceso de Autorizaciones, Referencia y Contra referencia, Consulta Inicial de Urgencias Comité técnico científico y cuentas médicas. PERIODO INFORMADO: 01-06-2013-30-06-2013 META ESPERADA: capacitar a los funcionarios y contratistas de la entidad en el manejo de los aplicativos del sistema de información para los procesos de: Recobros Realizar análisis medición y tabulación de la adherencia al proceso mediante la aplicación de encuestas. META ESPERADA A 30 DE JUNIO DE 2013: Capacitación a los funcionarios y contratistas responsables del proceso en el manejo del módulo de Recobros. Realizar análisis medición y tabulación de la adherencia al proceso mediante la aplicación de encuestas. RESULTADO DE LA META A 30 DE JUNIO DE 2013. Se Capacito 8 funcionarios en el manejo del aplicativo de Recobros. AVANCE DEL INDICADOR: AVANCE DEL INDICADOR: IMPLEMENTACION DEL APLICATIVO 1. DETALLE: La entidad organizó dos jornadas de capacitación para la socialización y adherencia del aplicativo institucional en los procesos de: Recobros, con una duración de 3 horas. Por otra parte se aplicaron unas encuestas para evaluar la adherencia y calidad en el proceso, continuando con la tabulación de la información y su respectivo análisis. 2. ESTADO (EN EJECUCION -EN ESPERA - TERMINADO): EN EJCUCION, ESTA ACTIVIDAD SE REALIZARA DE MANERA PERMANENTE. Carrera 58 No. 9-97 (Antigua Carrera 58 No. 12-83) Puente Aranda PBX No. 4269500 – FAX ext. 1165 Bogotá, D.C. – Colombia www.convida.com.co - Email: Convida@convida.com.co 48 SOPORTES: REGISTRO DE FIRMAS Y ACTAS DE CAPACITACION. ANALISIS DE LA ACTIVIDAD 1. IMPORTANCIA O IMPACTO: Alto 2. INCONVENIENTES Y ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN: Ninguno 3. OBSERVACIONES Y EXPECTATIVAS Mejorar la oportunidad en el proceso de recobros. Carrera 58 No. 9-97 (Antigua Carrera 58 No. 12-83) Puente Aranda PBX No. 4269500 – FAX ext. 1165 Bogotá, D.C. – Colombia www.convida.com.co - Email: Convida@convida.com.co 49 AREA RESPONSABLE DEL PROCESO: SUBGERENCIA TECNICA LINEA DE ACCION: 3 (Plan de Beneficios) FACTOR ESPECIFICO: SISTEMA DE RED GESTION DE INDICADORES OBJETIVO: Mantener el monitoreo constante de los tableros de control de indicadores Concertar la elaboración de los planes de Mejoramiento. ACTIVIDADES ESTABLECIDAS Recopilar, administrar, procesar e informar los resultados de los indicadores de gestión en nuestra red de prestadores. Concertar la elaboración de los Planes de Acción PERIODO INFORMADO: 01-06-2013-30-06-2013 META ESPERADA: Consolidación y análisis de los indicadores de alerta temprana correspondientes al segundo trimestre del 2013. META ACORTE 30 DE JUNIO 2013: Entregar informe de análisis de los indicadores de Alerta temprana informados por la red prestadora contratada. RESULTADO META AL CORTE 30 DE JUNIO DE 2013: RESULTADOS A JUNIO 2013 NOMBRE INDICADOR Tiempo espera consulta médica general Tiempo de espera consulta médica especializada, medicina interna Tiempo de espera consulta médica especializada, Ginecología Tiempo de espera consulta médica especializada, Pediatría Tiempo de espera consulta médica Cirugía General Tiempo de espera consulta médica especializada, Obstetricia Tiempo de consulta odontología general Tiempo de espera servicio de imagenologia y apoyo diagnostico Tiempo de espera en toma de muestras de laboratorio NUMERADO R 459,501 DENOMINADOR 139,932 RESULTAD O 3 DIAS ESTANDAR 22,797 3,366 6 DIAS 30 DIAS 16,518 2,071 7 DIAS 15 DIAS 8,677 1,399 6 DIAS 5 DIAS 6,476 915 7 DIAS 20 DIAS 7,321 873 8 DIAS 5 DIAS 174899 76,759 2 DIAS 3 DIAS 28,553 17,930 1 DIA 3 DIAS 157,085 105,381 1 DIA 1 DIA 3 DIAS Carrera 58 No. 9-97 (Antigua Carrera 58 No. 12-83) Puente Aranda PBX No. 4269500 – FAX ext. 1165 Bogotá, D.C. – Colombia www.convida.com.co - Email: Convida@convida.com.co 50 Tiempo de espera en la realización de cirugía Tasa de infección intrahospitalaria Proporción de vigilancia de eventos adversos Tiempo de espera en consulta de urgencias 2,399 307 7 DIAS 30 DIAS 6 1 1,118 1 0,53 100% 1,5 100% 694,798 29,317 23 MINUTOS 30 MINUTOS Al analizar los resultados correspondientes al segundo trimestre de 2013, encontramos que los únicos indicadores que se encuentran por encima del estándar son: CONSULTA MEDICA ESPECIALIZADA DE PEDIATRIA: OPORTUNIDAD DE 6 DIAS con un estándar de 5 días. CONSULTA MEDICA DE OBSTETRICIA: OPORTUNIDAD 8 DIAS con un estándar de 5 DIAS. Frente a los resultados de los demás indicadores evidenciamos un cumplimiento con el estándar establecido. De igual manera mediante el proceso de auditorías de calidad se realiza seguimiento al cumplimiento de la oportunidad en los diferentes prestadores, solicitando los planes de mejoramiento con las actividades que corrijan la brecha entre la calidad observada de la esperada. 2. ESTADO (EN EJECUCION -EN ESPERA - TERMINADO): EN EJECUCIÓN SOPORTES: Consolidado de indicadores de Alerta Temprana. ANALISIS DE LA ACTIVIDAD 1. IMPORTANCIA O IMPACTO: La red de prestadores adscrita a CONVIDA, deben cumplir con los principios de calidad en la prestación de servicios, descritos en los indicadores de calidad de la circular 056 de 2006 y en cumplimiento de la ley anti tramite Decreto ley 019 de 2012. 2. INCONVENIENTES Y ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN: proyectado. 3. OBSERVACIONES Y EXPECTATIVAS: Solicitar a la Red Prestadora la entrega oportuna de los indicadores de calidad y alerta temprana Para el próximo informe del mes de julio se entregará el consolidado y análisis de los indicadores de calidad correspondientes al primer semestre de 2013. Se han generado planes de Mejoramiento mensual y trimestral los cuales buscan fortalecer la prestación de los servicios. Se implementó el aplicativo TUN EMUL, el cual valida la información en el sistema contemplando los códigos de habilitación de las sedes, subsedes, frente a la base del Ministerio de Protección Social. Carrera 58 No. 9-97 (Antigua Carrera 58 No. 12-83) Puente Aranda PBX No. 4269500 – FAX ext. 1165 Bogotá, D.C. – Colombia www.convida.com.co - Email: Convida@convida.com.co 51 AREA RESPONSABLE DEL PROCESO: ADMINISTRATIVA-COMERCIAL Y TECNICA LINEA DE ACCION: 7 FACTOR CRITICO: ANALISIS DE LA INFORMACION DE LA POBLACION AFILIADA OBJETIVO: Realizar el seguimiento al impacto del aseguramiento en la solvencia financiera de la empresa. ACTIVIDADES ESTABLECIDAS ACTIVIDADES: Elaboración de los siguientes reportes para el Área Financiera y la Gerencia: 1. Reconocimientos 2. LMA 3. Giro directo a Prestadores 4. Costo en Salud 5. Costo por actividad 6. Autorizados vs Facturados 7. Contratación vs Ejecución por Contrato y por IPS. PERIODO INFORMADO: 01-06-2013-31-30-06-2013 META ESPERADA: Diseño de siete (07) reportes de las actividades propias de los procesos misionales para el área financiera. META ACORTE 30-06-2013: Reportar Archivos de tres (03) Actividades. AUTORIZACIONES, Y LIQUIDACION MENSUAL DE AFILIADOS, RECONOCIMIENTOS RESULTADO META AL CORTE 30-06- 2013: SE ENTREGARON LOS INFORMES CORRESPONDIENTES AL PROCESO DE AUTORIZACIONES, LIQUIDACION MENSUAL DE AFILIADOS Y RECONOCIMIENTOS PARA SU ANALISIS Y TOMA DE DECISIONES ESTRATEGICAS. % DE CUMPLIMIENTOMETA: 100% AVANCE DEL INDICADOR: REPORTES ENTREGADOS/ REPORTES SOLICITADOS . ESTADO (EN EJECUCION -EN ESPERA - TERMINADO): EN EJECUCION SOPORTES: ARCHIVO INFORMES ENTREGADOS VER SOPORTE LINEA DE ACCION 7 ANALISIS DE LA ACTIVIDAD 1. IMPORTANCIA O IMPACTO: IDENTIFICAR POR MUNICIPIO LOS INGRESOS POR CONCEPTO DE UPC AFILIADO MENSUAL DISTRIBUIDO POR FUENTE DE FINANCIACION. 2. INCONVENIENTES Y ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN: Ninguno 3. OBSERVACIONES Y EXPECTATIVAS: Información Financiera Detallada Carrera 58 No. 9-97 (Antigua Carrera 58 No. 12-83) Puente Aranda PBX No. 4269500 – FAX ext. 1165 Bogotá, D.C. – Colombia www.convida.com.co - Email: Convida@convida.com.co 52 9 .LINEA DE ACCION No. 8: PRÁCTICAS DE BUEN GOBIERNO Y MEJOR SERVICIO La entidad revisó, actualizo y publicó el código de ética y buen gobierno, actividad en cabeza del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno y Equipo MECI. 10. LINEA DE ACCION No. 9: TABLERO DE CONTROL DEL PLAN DE ACCIÓN En el tablero de control se presentan el avance parcial de las actividades propuestas en el Plan de Acción, para este cuarto informe se reporta con corte a 30 de Abril, así: ACTIVIDAD CONTROL COSTOS EN SALUD ACCIONES VARIAS DEPURACION CONTABLE SOSTENIBILIDAD FINANCIERA TOTAL ACTIVIDADES TOTAL ACTIVIDADES 8 EN EJECUCION 2 EN ESPERA TERMINADA 0 6 14 4 0 10 12 10 0 2 22 12 0 10 56 28 0 28 ANALISIS DEL ESTADO DE LAS ACTIVIDADES RECUPERACION Y SOSTENNIBILIDAD FINANCIERA Cambiar el anexo 3 con corte a 30 septiembre de 2012 el cual se encuentra con un valor de 14.921 millones Liquidación de 111 de los 158 contratos bipartitas ye entra de los soportes a jurídica ACTIVIDADES TERMINADAS para que se continúe con el proceso. Base de datos de cuentas susceptibles de recobro con su respectivo análisis Proceso de recobros a otras EPS Se estableció provisión para el proceso de recobros ACTIVIDADES EN EJECUCION Todas las actuaciones jurídicas frente a este proceso, Carrera 58 No. 9-97 (Antigua Carrera 58 No. 12-83) Puente Aranda PBX No. 4269500 – FAX ext. 1165 Bogotá, D.C. – Colombia www.convida.com.co - Email: Convida@convida.com.co 53 DEPURACION CONTABLE ACTIVIDADES TERMINADAS ACTIVIDADES EN EJECUCION Actualización y socialización del procedimiento de radicación de cuentas, auditoria, administración de glosas Inventario físico de cuentas y cruce contable Cruces de cartera de las cuentas por pagar, Depuración de glosas Legalización del giro directo ACCIONES VARIAS Implementación del procedimiento de ACTIVIDADES TERMINADAS manejo de embargos Consolidación de los estados financieros con el balance régimen contributivo Capacitación en los aplicativos del sistema de información Informe detallado de los ingresos y egresos a la cuenta maestra ACTIVIDADES EN EJECUCION Partidas conciliatorias Acciones jurídicas Ajustes contables de la venta del bien CONTROL DEL COSTO EN SALUD ACTIVIDADES TERMINADAS ACTIVIDADES EN EJECUCION Actualización base de datos, costos y códigos (Matriz parametrizada) Matriz parametrizada dentro del sistema de información de la entidad. Parametrizacion de la matriz dentro del sistema de información de la entidad Socialización y adherencia de la matriz por los dueños de los procesos. 11. NOTA ACLARATORIAS DEL INFORME 1. MATRIZ - TABLERO DE CONTROL Se entrega la ejecución al cumplimiento de las actividades comprendidas entre el 01 y 30 Carrera 58 No. 9-97 (Antigua Carrera 58 No. 12-83) Puente Aranda PBX No. 4269500 – FAX ext. 1165 Bogotá, D.C. – Colombia www.convida.com.co - Email: Convida@convida.com.co 54 del mes de Junio de 2013 y para algunas actividades como inventario físico y giro directo el reporte es hasta el 15 de julio de 2013. 2 .ENVIO DE SOPORTES Se enviarán el informe y los soportes en un CD rotulado 2. ACCIONES VARIAS: La ejecución de las actividades establecidas dentro de esta matriz pueden evidenciarse en el tablero de mando adjunto. 12. PROYECCION FINANCIERA COMPORTAMIENTO Y PROYECCION A DICIEMBRE DE 2013: COMPORTAMIENTO DE INGRESOS Vs. COSTOS Y GASTOS CORRIENTE A 30 DE JUNIO DE 2013 INGRESOS OPERACIONALES (UPC) INGRESOS NO OPERACIONALES (otros) TOTAL INGRESOS GASTOS DE ADMINISTRACION COSTO DE OPERACIÓN MISIONALES COSTOS DE OPERACIÓN SERVICIOS ASISTENCIALES TOTAL GASTOS Y COSTOS PROYECCION A DICIEMBRE DE 2013 $ 106,578,444,455 $ 213,156,888,910 $ 5,169,601,058 $ 10,339,202,115 $ 111,748,045,513 $ 223,496,091,025 $ 7,008,291,394 $ 14,016,582,788 $ 83,210,617,051 $ 166,421,234,102 $ 4,422,106,305 $ 8,844,212,610 $ 94,641,014,750 $ 189,282,029,499 $ 18,945,721,099 $ 37,891,442,198 $ 11,937,429,705 $ 23,874,859,410 $ 17,107,030,763 $ 34,214,061,526 INGRESOS (UPC) Vs COSTOS (OPERACIÓN Y MISIONALES) INGRESOS (UPC) Vs COSTOS (OPERACIÓN Y MISIONALES) Y GASTOS ADMINISTRATIVOS TOTAL INGRESOS Vs. TOTAL COSTOS Y GASTOS Carrera 58 No. 9-97 (Antigua Carrera 58 No. 12-83) Puente Aranda PBX No. 4269500 – FAX ext. 1165 Bogotá, D.C. – Colombia www.convida.com.co - Email: Convida@convida.com.co 55 Como se puede observar este comportamiento financiero, muestra un panorama positivo, que conjugado con las otras acciones descritas en el informe, justifican de manera clara que la viabilidad con un mayor número de usuarios sería más favorable, en atención a que la infraestructura que actualmente se tiene, nos permitiría atender más población y por ende aumentar los ingresos marginales, que sin lugar a duda van a redundar en la mejor atención para nuestros usuarios que debe reflejarse en rentabilidad social, como la única EPS S del departamento, y que siempre apoya la red pública hospitalaria, ya que hacemos parte integral del Departamento de Cundinamarca y con su respaldo. Por esos reiteramos nuevamente se tenga en cuenta nuestra solicitud de poder tener la autorización de afiliar nuevamente y más ahora cuando hay dos EPS en liquidación, y de manera independiente a que presentamos algunos inconvenientes, somos la única EPS que está presente en 114 municipios de los 116. JUAN CARLOS TRUJILLO BERNAL GERENTE ( E ) Consolido: Luisa Fernanda Salamanca Revisó: Comité de Gerencia Carrera 58 No. 9-97 (Antigua Carrera 58 No. 12-83) Puente Aranda PBX No. 4269500 – FAX ext. 1165 Bogotá, D.C. – Colombia www.convida.com.co - Email: Convida@convida.com.co 56