PRONUNCIAMIENTO N° 668-2013/DSU Entidad: Servicio de Administración Tributaria de Lima Referencia: Concurso Público Nº 004-2013-SAT, convocado para la “Contratación del Servicio de Digitalización de Documentos Fase II” 1. ANTECEDENTES Mediante Oficio N° 701-082-00000032, recibido con fecha 10.07.2013, el Presidente del Comité Especial del proceso de selección de la referencia remitió al Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado (OSCE) las cuatro (4) observaciones formuladas por el participante IMAGING PERU S.A.C., así como el respectivo informe técnico, en cumplimiento de lo dispuesto por el artículo 28 del Decreto Legislativo Nº 10171, que aprueba la Ley de Contrataciones del Estado, en adelante la Ley, y el artículo 58° de su Reglamento, aprobado por Decreto Supremo Nº 184-2008EF2, en adelante el Reglamento. Al respecto, resulta importante resaltar que, atendiendo a lo dispuesto en el artículo 58 del Reglamento, independientemente de la denominación que les haya dado el participante, este Organismo Supervisor se pronunciará únicamente respecto de: a) las observaciones presentadas por el solicitante que no hayan sido acogidas o son acogidas parcialmente; b) las respuestas a las observaciones del solicitante que, pese a ser acogidas, son consideradas por éste contrarias a la normativa; o, c) el acogimiento de las observaciones formuladas por un participante distinto al solicitante, cuando este último manifieste que considera tal acogimiento contrario a la normativa siempre que el solicitante se haya registrado como participante hasta el vencimiento del plazo previsto para formular observaciones. Sobre el particular, del pliego de absolución de observaciones, se advierte que si bien el participante IMAGING PERU S.A.C. formuló cuatro (4) observaciones, sus Observaciones Nº 2, Nº 3 y Nº 4 fueron acogidas; por lo tanto, este Organismo Supervisor no se pronunciará respecto de ellas. Adicionalmente, se evidencia que su Observación Nº 1 fue acogida parcialmente; por lo tanto, solo se emitirá pronunciamiento sobre el extremo no acogido de la referida observación. Sin perjuicio de las observaciones de oficio que se formulen respecto al contenido de las Bases, de conformidad con el artículo 58 de la Ley. 1 2 Modificado mediante Ley Nº 29873. Modificado mediante Decreto Supremo Nº 138-2012-EF. 2 2. OBSERVACIONES Observante: IMAGING PERU S.A.C. Observación 1: Contra la posibilidad de subcontratar el servicio de bóveda En el extremo no acogido de la presente observación, el participante solicita que se permita subcontratar el servicio de bóveda, ya que el mismo no representa ni el 0.2% del valor referencial del proceso; adicionalmente, señala que tal disposición representa una barrera de participación, que no permite un trato igualitario a los postores, ya que a la fecha en el país existirían más de cincuenta (50) empresas certificadas para brindar servicios de digitalización con valor legal, pero sólo cinco (5) o seis (6) que cuentan con bóveda propia. Pronunciamiento Respecto a la Bóveda de microarchivos, de los Términos de Referencia contenidos en el Capítulo III de la Sección Específica de las Bases, se advierte que ésta es requerida para que las microformas generadas se encuentren en custodia del contratista por un plazo mínimo de un (1) año. Adicionalmente, se indica que no puede subcontratarse ninguna actividad relacionada con el servicio. En relación con ello, en el Memorando Nº 189-092-00005638 emitido por el área usuaria, el cual fue anexado al informe técnico remito con ocasión de la integración de las Bases, se precisa, entre otros aspectos, que “el SAT requiere mantener directamente la relación contractual con el postor adjudicado en todos los alcances del presente servicio especializado, más aun siendo información confidencial la que es materia de la digitalización y que residirá en los discos blue ray”. Sobre el particular, cabe recordar que, conforme con lo previsto en el artículo 13 de la Ley, concordado con el artículos 11 del Reglamento, es facultad de la Entidad determinar, sobre la base de sus propias necesidades, las características, requerimientos y especificaciones técnicas de los bienes, servicios u obras que desea adquirir y/o contratar. Por su parte, el artículo 37 de la Ley concordado con el artículo 146 del Reglamento establecen que el contratista podrá subcontratar, previa aprobación de la Entidad, parte de sus prestaciones en el contrato, salvo prohibición expresa contenida en las Bases, siempre que las prestaciones a subcontratarse con terceros no excedan del cuarenta por ciento (40%) del monto del contrato original. Con relación a ello, de las Bases se advierte que se ha consignado expresamente una disposición que prohíbe la subcontratación, lo cual fue ratificado en los pliegos absolutorios de consultas y observaciones. En virtud de lo expuesto y siendo competencia de la Entidad la determinación de los requerimientos técnicos mínimos en atención al mejor conocimiento de la necesidad que intenta satisfacer, lo cual incluye la posibilidad de subcontratar, este Organismo 3 Supervisor ha decidido NO ACOGER la presente observación. Sin perjuicio de ello, se recuerda a los participantes, que tienen expedita la facultad de consorciase, a efectos de cumplir con los requerimientos de la Entidad. CONTENIDO DE LAS BASES CONTRARIO A LA NORMATIVA SOBRE CONTRATACIONES DEL ESTADO En ejercicio de su función de velar por el cumplimiento de la normativa vigente en materia de contrataciones del Estado, conforme a lo señalado en el inciso a) del artículo 58, este Organismo Supervisor ha procedido a realizar la revisión de las Bases remitidas, habiendo detectado el siguiente contenido contrario a la Ley y el Reglamento: 3.1 Índice Se solicita que dentro de la propuesta técnica se presente un índice de documentos. Al respecto, debe tener en cuenta que la omisión del índice no descalifica la propuesta, ya que su presentación no tiene incidencia en el objeto de la convocatoria; por lo que, a efectos de evitar controversias al respecto, dicha precisión deberá realizarse en las Bases Integradas. 3.2 Personal Propuesto De la revisión de las Bases se advierte que, dentro de la relación de documentos obligatorios a presentar en la propuesta técnica, se solicita la presentación de los curriculums vitaes documentados del personal propuesto, documentos con los cuales se acreditaría la experiencia y calificaciones solicitadas al personal. Ahora bien, en los Términos de Referencia, se señala que la experiencia del personal requerido debe ser acreditada con certificados o constancias. De otro lado, dentro de la relación de documentos facultativos y al final del factor de evaluación referido al personal propuesto, se solicita la presentación de una declaración jurada para acreditar la experiencia calificada en dicho factor. De lo señalado en los párrafos precedentes se advierte que no existe congruencia respecto de la forma de acreditar la experiencia del personal propuesto, lo cual podría generar confusión en los participantes al momento de elaborar sus propuestas. En ese sentido, a efectos de evitar confusiones, con ocasión de la integración de las Bases, deberá precisarse claramente la forma de acreditar la experiencia del personal, forma de acreditación que deberá ser homogénea en todos los casos, sea que se trate de la experiencia establecida como requerimiento mínimo o aquella calificada dentro de los factores de evaluación. Cabe indicar que, en caso se requiera documentación sustentatoria, en lugar de una declaración jurada, deberá precisarse que dicha documentación podrá ser: (i) contratos con su respectiva conformidad o (ii) constancias o (iii) certificados o (iv) cualquier otro documento que, de manera fehaciente, demuestre la experiencia del profesional propuesto. 4 3.3 Factores de Evaluación Dentro del factor de evaluación referido al personal propuesto se califica la experiencia de los “operadores de producción”. Sobre el particular, dentro de los requerimientos técnicos mínimos no se advierte personal requerido para puestos con dicha denominación; no obstante ello, si se evidencia personal para puestos con otras denominaciones. Por lo tanto, a efectos de no generar confusión en los participantes, con ocasión de la integración de las Bases deberá precisarse la experiencia de qué personal se estaría calificando en el factor referido a los “operadores de producción” y cuánto personal es el calificado. Cabe precisar que, de ser más de un trabajador, también deberá indicarse como se asignarán los cinco (5) puntos previstos en dicho factor. 4. CONCLUSIONES En virtud de lo expuesto, este Organismo Supervisor ha dispuesto: 4.1. El Comité Especial deberá cumplir con lo dispuesto por este Organismo Supervisor al absolver las observaciones indicadas en el numeral 2 del presente Pronunciamiento. 4.2. El Comité Especial deberá tener en cuenta lo indicado en el numeral 3 del presente Pronunciamiento a fin de efectuar las modificaciones a las Bases que hubiere a lugar, así como registrar en el SEACE la documentación solicitada. 4.3. Publicado el Pronunciamiento del OSCE en el SEACE, el Comité Especial deberá implementarlo estrictamente, aun cuando ello implique que dicho órgano acuerde bajo responsabilidad, la suspensión temporal del proceso y/o la prórroga de sus etapas, en atención a la complejidad de las correcciones, adecuaciones o acreditaciones que sea necesario realizar, de conformidad con lo dispuesto por el artículo 58 del Reglamento. 4.4. Al momento de integrar las Bases el Comité Especial deberá modificar las fechas de registro de participantes, integración de Bases, presentación de propuestas y otorgamiento de la buena pro, para lo cual deberá considerar que, de conformidad con lo dispuesto por el artículo 53 del Reglamento, las personas naturales y jurídicas que deseen participar en el presente proceso de selección podrán registrarse hasta un (1) día después de haber quedado integradas las Bases, y que, a tenor del artículo 24 del Reglamento, entre la integración de Bases y la presentación de propuestas no podrá mediar menos de cinco (5) días hábiles, computados a partir del día siguiente de la publicación de las Bases integradas en el SEACE. 4.5. A efectos de integrar las Bases, el Comité Especial también deberá incorporar al texto original de las Bases todas las correcciones, precisiones y/o modificaciones dispuestas en el pliego de absolución de consultas, en el pliego de absolución de observaciones y en el Pronunciamiento, así como las modificaciones dispuestas por este Organismo Supervisor en el marco de sus acciones de supervisión, de 5 acuerdo con lo dispuesto por el artículo 59 del Reglamento. 4.6. Conforme al artículo 58 del Reglamento, compete exclusivamente al Comité Especial implementar estrictamente lo dispuesto por este Organismo Supervisor en el presente Pronunciamiento, bajo responsabilidad, no pudiendo continuarse con el trámite del proceso en tanto las Bases no hayan sido integradas correctamente, bajo sanción de nulidad de todos los actos posteriores. 4.7. En caso la Entidad continúe con el proceso sin sujetarse a lo dispuesto en el presente Pronunciamiento, tal actuación constituirá un elemento a tomar en cuenta para la no emisión de las constancias necesarias para la suscripción del respectivo contrato; siendo que la dilación del proceso y los costos en los que podrían incurrir los postores y el ganador de la buena pro son de exclusiva responsabilidad de la Entidad. Jesús María, 24 de julio de 2013 PATRICIA ALARCÓN ALVIZURI Directora de Supervisión ELV/